PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN IB-SGC-PG-001

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CONTROL DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. DESARROLLO

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

6. BUENAS PRÁCTICAS

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

ELABORADO REVISADO POR APROBADO POR

Ingeniero de Calidad Residente del Proyecto Gerente del proyecto

Cristina Salas Wilmer Cheje Max Romero

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del Página N° de
Razón del Cambio
cambio modificada Revisión
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología necesaria para llevar a cabo la correcta identificación,

aprobación, revisión, distribución y seguimiento de los documentos del Sistema de Gestión
de Calidad de LA EMPRESA.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

de LA EMPRESA.

3. DEFINICIONES

Aprobación
Es la actividad que permite dar validez a un documento para que éste pueda ser difundido
e implementado.

Carpeta
Se refiere a la Carpeta electrónicas de la red interna de LA EMPRESA o el proyecto, que
contiene los documentos y registros digitales del SGC.

Documentación actualizada
Se refiere a la documentación vigente con la que se debe ejecutar el Proyecto.

Documentación superada
Se refiere a la documentación desactualizada (planos, información técnica, etc.) que ha
sido reemplazada por una revisión posterior.

Elaboración
Se refiere a la redacción del documento y de los protocolos de chequeo necesarios utilizando
el formato estándar para el mismo.

Portal de Conocimiento
Página web donde se almacena y administra la información de las áreas de soporte y
proyectos de LA EMPRESA.

Revisión
Es la actividad que permite examinar el contenido del documento para corregirlo y
comentarlo.

4. DESARROLLO

4.1 Elaboración y aprobación de los documentos:

Todo documento afectado por el alcance de este procedimiento debe ser aprobado por
personal autorizado antes de su publicación y difusión.

La elaboración deberá ser realizada por el personal capacitado y autorizado teniendo en

cuenta el instructivo IB-SGC-IN-001 Codificación y formato de documentos.
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Se distingue la emisión, revisión y aprobación de la documentación generada por el Área

de calidad de la oficina principal y aquella generada por los proyectos. En el Cuadro 1 se
presenta la distribución de autoridad para éstas actividades.

Cuadro 1: Seguimiento y Aprobación de Documentos

DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Asistente de Calidad / Jefe
Propuesta de Área Calidad de LA
EMPRESA
Asistente de Calidad / Jefe
Plan de Área Calidad de LA
Proyecto EMPRESA
Responsable / Jefe de
Calidad del Proyecto
Procedimientos de Jefe de Área Calidad de LA
Gestión EMPRESA
Jefe de Área Calidad de
Gerente Técnico
LA EMPRESA
Jefe de Área Calidad de
Gerente del Proyecto /
LA EMPRESA / Gerente del
Gerente de División
Proyecto
Gerente del Proyecto /
Gerente del Proyecto Gerente de División/
Cliente (*)
Gerente Técnico Gerente General

Procedimientos de Jefe de Área Calidad de LA Comité de Calidad

Gerente Técnico
Control EMPRESA (Especialista)
Manual de Funciones Jefe de Área Calidad de
Asistente de Calidad Gerente Técnico
del Área de Calidad LA EMPRESA
EN LOS PROYECTOS

Procedimientos Ingenieros de Producción / Jefe de Producción / Gerente de Proyecto /

Específicos Jefe de Calidad del Proyecto Gerente de Producción Cliente (*)

Ingenieros de Producción / Jefe de Producción / Gerente de Proyecto /

Protocolos
Jefe de Calidad del Proyecto Gerente de Producción Cliente (*)
(*) En los proyectos, la aprobación final de los documentos puede ser realizada por el Cliente o su representante,
según lo especifique el Contrato. Esto significa la aceptación del Cliente a nuestro planteamiento de calidad.

El personal identificado para la Emisión y aprobación de los Documentos de SGC se

registrará en el formato IB-SGC-PG-001-F1 – “Registro y Nivel de Autorización de
Firmas”.

4.2 Cambios y revisiones a los documentos.

El Control de Cambios de los documentos generales del SGC será responsabilidad del Área
de Calidad de LA EMPRESA.

Los cambios podrán ser elaborados por o provenir de:

 Personal del área de Calidad
 Usuarios del área de Producción (proyectos)
 Auditoría interna
 Auditoria del Cliente o Supervisión
 Cambios en los procesos, tecnología, equipos, normas, etc.
 Revisión anual de documentos del Sistema de Gestión Calidad

Tomando en cuenta lo indicado en el Cuadro N°1; los cambios elaborados por el Equipo
del Proyecto a los documentos del SGC para que sean aplicables al estándar y alcance del
mismo; serán consignados como Procedimientos específicos y aprobados por el Gerente
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del Proyecto; luego serán remitidos al Área de Calidad de LA EMPRESA para su

conocimiento.

Cuando los cambios se realizan a la documentación general del SGC; éstos además serán
comunicados vía “Portal de conocimiento” a la Organización para su uso.

4.3 Registro de Cambios

Cuando se elabore una nueva revisión de algún documento del SGC, deberá actualizarse
el número de Revisión así como la fecha de emisión del nuevo documento.

El responsable de elaborar el documento registrará el cambio realizado en el cuadro de

“Control de Cambios” que se encuentra en la segunda página del documento.

4.4 Publicación, mantenimiento y archivo de Documentos

4.4.1 Documentos en Oficina Principal

El Área de Calidad de LA EMPRESA mantendrá una copia en físico y digital de los

documentos del SGC los cuales contarán con las firmas originales de los responsables
del Área de Calidad, Gerente Técnico y Gerente general.

Los documentos del SGC se encontrarán almacenados en la red interna de LA EMPRESA.

4.4.2 Documentos en el Proyecto

El responsable del Área de Calidad de cada proyecto se asegurará de mantener una

copia impresa y digital (actualizada) de los documentos del SGC. Cuando el contrato lo
estipule, los documentos deberán estar aprobados por el Cliente.

4.4.3 Documentos Externos

Las Normas, Estándares y/o Especificaciones Técnicas aplicables a cualquier documento

del SGC serán administrados y controlados por el Área de Calidad de LA EMPRESA.

Asimismo, el responsable del Área de Calidad del proyecto llevará el control de los
documentos generados en el proyecto que sean aplicables al SGC (Ver procedimiento
de IB-SGC-PG-002 – Control de Registros).

4.5 Control de Documentos Superados.

Los archivos digitales de los documentos superados del SGC, serán retirados de la carpeta
correspondiente y almacenados en una carpeta “SUPERADOS”.

Los documentos y registros impresos de versiones superadas deberán ser retirados de las
áreas de trabajo e identificados con un sello de superado (IB-SGC-PG-001-F11 Formato
de sellos).

4.6 Control de los Documentos recibidos y/o enviados

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4.6.1 Documentos recibidos

Los documentos remitidos por el cliente, a aplicar en forma específica al proyecto, son
controlados por el Jefe Oficina Técnica y el Área de calidad del proyecto.

El encargado de Control documentario mantiene un listado con la identificación de toda

la documentación entregada por el cliente, como Bases, Planos, Especificaciones,
Procedimientos, etc., usada para la realización de las actividades de la obra,
identificando además su fecha de recepción o revisión vigente si corresponde. La
revisión vigente de los documentos viene indicada por el cliente en el mismo documento
y es actualizada al momento de su recepción en el listado IB-SGC-PG-001-F2 Log de
Documentos recibidos,

Asimismo, mantiene la documentación entregada por el cliente, en original, identificada

con la impresión ORIGINAL y emite las copias a distribuir, las que identifica de igual
forma con la impresión COPIA en color distinto de negro.

El encargado de Control documentario mantiene un registro de entrega de los

documentos, quienes firman el listado respaldando la recepción de la Documentación
entregada por el cliente (este proceso puede realizarse con un sello en el documento
indicando las iniciales de los que reciben el documento). No obstante, el encargado de
Control documentario mantendrá la versión anterior a la vigente, identificada con la
leyenda SUPERADO. Toda distribución adicional debe ser solicitada al Jefe de Oficina
Técnica.

4.6.2 Documentos enviados al Cliente

Los documentos elaborados por el proyecto y remitidos al Cliente son controlados por
el Jefe de Oficina Técnica.

Se recomienda el envío de los documentos acompañados del protocolo IB-SGC-PG-

001-F4 Transmittal; en el cual se indican las características principales (código,
nombre, status, etc.). Este envío puede ser vía digital y/o en físico, según se acuerde
en el Contrato.

4.6.3 Responsabilidades en el proceso de Control documentario

a) Responsable del Control documentario (document Control):

 Recibe, revisa y clasifica los documentos que le son enviados por el
Gerente de Proyecto (internos), así como los documentos que le hace
llegar el cliente (en físico y/o digital).
 Incluye todos los documentos recibidos en el archivo IB-SGC-PG-001-
F2 Log de Documentos recibidos.
 Identifica el status de la revisión como Valido o superado.
 Distribuye la documentación, usando el formato IB-SGC-PG-001-F3
Distribución de documentos.
 Verifica que la documentación No Válida u Obsoleta sea identificada y
marcada con un sello con el término SUPERADO.
 Distribuye la nueva revisión, de los documentos y solicita la devolución
del documento superado a las entidades que les fueron entregadas, (se
analizará en qué casos es conveniente conservar la versión anterior en
campo, por ejemplo cuando en la nueva revisión indique alguna referencia
sobre el plano superado); si los responsables de área desean mantener la
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versión superada, deberán colocar el sello “SUPERADO”, o con plumón

escribirán esta palabra, de tal forma que se identifique plenamente la
versión obsoleta.
 Envía semanalmente en electrónico, la lista actualizada de control de
documentos a las áreas de producción y calidad.
 Cuando así se especifica; remite los documentos de LA EMPRESA al
Cliente, usando el formato IB-SGC-PG-001-F4 Transmittal
 Archiva y custodia los documentos mencionados anteriormente.

b) Área de Producción:
 Distribuye en los frentes de construcción; las copias de las revisiones
vigentes.
 Verifica por lo menos una vez al mes, que en obra siempre se esté
trabajando con la última revisión, usando el formato IB-SGC-PG-001-F2
Log de Documentos recibidos.
 Coordina con la Oficina Técnica, la elaboración de consultas o Solicitud de
Información (SI) y su envío al Cliente. Previa coordinación con el Cliente,
se puede remitir información vía mail (sin Transmittal); siempre y cuando
se registre y mantenga el estatus de las consultas efectuadas y sus
respuestas.

c) Responsable/ Jefe de Calidad:

 Verifica periódicamente y audita que en obra se esté trabajando con la
última revisión, usando el formato IB-SGC-PG-001-F2 Log de
Documentos recibidos.
 Verifica mensualmente el estatus de los SI o RFIs elaborados que han sido
remitidos al cliente.

Nota: En algunos casos, el cliente da respuesta a las consultas mediante sketchs, mails u otros
medios de comunicación. Para evitar esto, se sugiere coordinar al inicio del proyecto, el medio
formal de las comunicaciones y aprobaciones incluido el tiempo de respuesta.

4.7 Documentos externos

Estos pueden ser: Normas técnicas, reglamentos, información técnica de proveedores

(catálogos, manuales, etc.).

Los documentos externos recibidos por el proyecto serán controlados con el registro IB-
SGC-PG-001-F2 – Log de documentos recibidos. El registro será administrado por el
Responsable de control documentario del proyecto.

4.8 Regla para el almacenamiento de Archivos Digitales

Los documentos elaborados (procedimientos, protocolos, etc.) serán almacenados

colocando el Código propio, espacio y Nombre del archivo resumido.

Ejemplo: En el caso del procedimiento de Vaciado de Losas con código de IB-SGC-PC

Vaciado de Losas Revisión 0, el nombre del archivo digital será:
PC Vac. Losas Rev0

Todos los documentos del SGC generados en el proyecto (digitales y escaneados) se

grabarán en las carpetas correspondientes según lo indicado en registro IB-SGC-PG-001-
F2 - Esquema documental del SGC en el Proyecto.
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NOTA: Dentro de la Matriz de Aplicabilidad, se indican los procedimientos y protocolos que son
aplicables en cada proyecto.

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

LA EMPRESA

Producción
Calidad del

Gerente de
Calidad DE

Proyecto

Proyecto
Área de

Área de

Técnica
Oficina
Actividades

1 Elaborar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad X

2 Revisar y aprobar actualizaciones a los documentos del SGC X

Informar a los proyectos de los cambios y actualizaciones que

3 X
se realicen a los documentos del SGC

4 Elaborar los procedimientos Específicos X X X X

Llevar el control, mantenimiento y archivo de los documentos

5 X
del SGC aplicables al proyecto.
Asegurar que se esté trabajando con la información actualizada
6 X
y aprobada.
Realizar inspecciones en campo para identificar y retirar
7 X
documentos superados.
Administrar y ejecutar la información recibida por el
8 X X
responsable de calidad en el proyecto.
Informar al personal a su cargo de los cambios ocurridos en las
9 X X X X
nuevas revisiones.

10 Llevar a cabo el control de los documentos recibidos y remitidos X

11 Verificar el cumplimiento del presente procedimiento X

6. BUENAS PRACTICAS

 De acuerdo a la complejidad y volumen de documentación del proyecto, pueden

reemplazarse los Logs por un sistema informático (software) que permita administrar
la recepción y distribución de documentos.

 Realizar auditorías a los frentes de trabajo para detectar el uso de documentos

obsoletos, o la ejecución sin planos de consulta.

7. REFERENCIAS

IB-SGC-IN-001 - Codificación y formato de documentos.

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IB-SGC-PG-002 - Control de Registros de Calidad

IB-SGC-PS-002 - Administración del SGC en el proyecto.
IB-SGC-PS-002 -F2 - Esquema documental del SGC en el Proyecto

8. ANEXOS

IB-SGC-PG-001-F1 – Registro y nivel de Autorización de Firmas

IB-SGC-PG-001-F2 – Log de Documentos recibidos
IB-SGC-PG-001-F3 - Distribución de documentos
IB-SGC-PG-001-F4 – Hoja de Transmisión (Transmittal)
IB-SGC-PG-001-F5 – Estado de Transmittals
IB-SGC-PG-001-F6 – Cuadro de Distribución de Autoridad de los Protocolos
IB-SGC-PG-001-F7 – Log de Recepción de Planos y documentos técnicos
IB-SGC-PG-001-F8 – Log de Planos para aprobación
IB-SGC-PG-001-F9 – Log de Planos para control de acero dimensionado
IB-SGC-PG-001-F10 - Estado de cartas enviadas
IB-SGC-PG-001-F11 - Formato de sellos para documentos: SUPERADO, CARGO DE
RECEPCIÓN, ORIGINAL, COPIA Y CARGO.