Auditoria

CHAEWELD E.U.

Martin Elías Guerrero Martínez, Laura Yinet García Riaño,

Luisa Fernanda Becerra Barrera, Natalia Garzón Pineda Fundación

Fundación Universitaria del Área Andina

Marzo 04 de 2019

Nota

Sistemas de Gestión. Profesor (a): Deisy Lisette Rodríguez Araujo, Especialización en

Gerencia en Seguridad y Salud en el Trabajo, Fundación Universitaria Del Área Andina. La

correspondencia relacionada con este documento deberá ser enviada a Plataforma institucional

Canvas
 Tabla de contenido

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS AL

SISTEMA DE GESTIÓN...................................................................................................................... 1

OBJETIVO....................................................................................................................................1

ALCANCE....................................................................................................................................1

DEFINICIONES.............................................................................................................................1

REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA......................................................................................... 3

REQUISITOS DE LA AUDITORIA..................................................................................................3

MEMORANDO DE LA AUDITORÍA (PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA)..................................3

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA...................................................................................................4

RESULTADOS DE LA AUDITORIA................................................................................................5

CONSERVACIÓN DE REGISTROS.................................................................................................7

PROGRAMA DE AUDITORIA.......................................................................................................... 7

OBJETIVO DEL DOCUMENTO......................................................................................................7

OBJETIVO DE LAS AUDITORIAS....................................................................................................7

VOCABULARIO.............................................................................................................................8

EXTENSIÓN DEL PRESENTE PROGRAMA....................................................................................8

REQUISITOS PARA LA PLANIFICACIÓN......................................................................................9

RECURSOS...................................................................................................................................9

FINANCIEROS...............................................................................................................................9

LOCATIVOS................................................................................................................................10

METODOLOGÍA DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA........................................................................10

PERSONAL..................................................................................................................................11
 INFORME DE AUDITORIA........................................................................................................ 13

RESULTADOS DE AUDITORIA................................................................................................ 18

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA.................................................................................... 22

PLAN DE MEJORA CONTINUA PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE DE LA EMPRESA CHARWELD E.U...............23

ARTÍCULO 2.2.4.11.7. PLAN DE MEJORAMIENTO...................................................................23

METODOLOGÍA.........................................................................................................................23

CONCLUSIONES DEL PLAN DE MEJORA CONTINUA....................................................... 36

 1

Procedimiento para la realización de auditorías internas al sistema de gestión

Objetivo

Determinar las actividades a seguir para la ejecución de las auditorías internas a los sistemas

de gestión que permita evaluar el desarrollo del sistema de seguridad, salud en el trabajo y

ambiente (SSTA).

Alcance

En este proceso se dan los parámetros para la realización de auditorías a los Sistemas de

Gestión, tales como al sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y

procesos involucrados en el área de Calidad que operen en CHARWELD E.U.

Dentro de los cuales se contempla los siguientes requisitos auditar.

 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

 Organización del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, ambiente.

 Planificación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, ambiente

 Aplicación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, ambiente.

 Auditoria y Revisión de la alta Dirección

 Mejoramiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, ambiente

 Procesos de Calidad

 Requisitos Ambientales Aplicables

Definiciones

Acción Correctiva.

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no

deseable.
 2

Acción de Mejora.

Acción de optimización del sistema de gestión de la seguridad y y salud en el trabajo

(SGSST) para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el

trabajo de forma coherente con su política.

Actividad Rutinaria.

Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es

estandarizable.

Centro de Trabajo.

Se entiende por centro de trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una

actividad económica en una empresa determinada.

Efectividad.

Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo con la

máxima eficacia y la máxima eficiencia.

Eficacia.

Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.

Eficiencia.

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Responsabilidades

La alta dirección es responsable de suministrar los recursos apropiados desde la planificación

de las auditorias hasta el cierre y la ejecución de las actividades de mejora.

El Coordinador de HSE realizará la planificación y solicitara a una entidad externa

competente y autorizada para que realice el proceso de auditoría, el coordinador HSE revisara la

hoja de vida del o los auditores que sean programados para realizar el ejercicio de auditoria,
 3

verificando competencia y que demuestren la capacidad, formación e imparcialidad en el

ejercicio.

El líder del proceso auditado será responsable de tomar acciones para eliminar las no

conformidades y sus causas.

El auditor asignado es responsable de realizar la agenda de auditoría, las listas de chequeo y el

informe final de auditoría del proceso auditado y/o el Coordinador de HSE según sea adecuado

podrá realizar el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas que se hayan detectado en

el proceso para evaluar la eficacia de estas.

Realización de la auditoría

Requisitos de la auditoria

 Todos los especificados en Programa de auditoría SPG-019.

 Disponibilidad de Horario y recursos (Confirmada en reunión de apertura)

 Existencia de material de referencia en sitio y listas de chequeo por parte del auditor.

Memorando de la auditoría (Planificación de la Auditoria)

 Los objetivos de la auditoría.

 El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades

organizacionales y funcionales o los procesos auditados y la agenda de auditoria

 La identificación de los entrevistados seleccionados.

 La identificación de los miembros del equipo auditor.

 Las fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de auditoría en el sitio.

 Los criterios de la auditoría.

 Metodología para la auditoria.

 4

Ejecución de la auditoria

 Reunión de apertura: se llevará a cabo en sitio y hora determinado por la agenda de la

auditoría. En la reunión se determinarán los siguientes elementos: Revisar el plan de

auditoría.

 Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades (Información acerca de

las condiciones en las cuales se puede terminar una auditoría, El método de presentación

de reportes, incluida cualquier clasificación de no conformidades)

 Confirmar los canales de comunicación (El método de presentación de reportes, incluida

cualquier clasificación de no conformidades)

 Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas (Información acerca de

cualquier sistema de apelación en cuanto a la realización o resultados de la auditoría,

Información acerca de cualquier sistema de apelación en cuanto a la realización o

resultados de la auditoría).

 Inicio y recolección de la información: Se da inicio formal a la auditoría y se procede de

parte del auditor a desarrollar su cuestionario recolectando la información que considere

adecuada mediante evidencia documental, declaraciones del auditado o la observación de

las actividades que hacen parte del proceso a auditar. Verificará la información presentada

según los criterios de auditoría preparados en las listas de chequeo y otras herramientas

preparadas para tal fin.

 De este proceso se derivarán los “Hallazgos de auditoría” que habrán de ser evaluados a

fin de determinar su conformidad o no respecto al Sistema de Gestión o la necesidad de

recoger más evidencia para poder determinar dicha conformidad con el Sistema de

Gestión.
 5

 Se debe soportar con la suficiente evidencia los casos de No conformidades a fin de

facilitar la siguiente etapa de tratamiento de las mismas.

 Reunión de cierre: el auditor y el líder del proceso auditado se reunirán para dar cierre a

la auditoria en sitio. Se darán los comentarios generales del ejercicio y una aproximación

a los resultados finales que se entregarán en el informe final, así como la fecha para el

mismo.

Resultados de la auditoria

Preparación del informe de auditoría. Con las evidencias recolectadas y según los criterios de

auditoría se debe preparar el informe de auditoría por parte del auditor designado. Para efectos

del control del informe y de asegurar la ejecución de esta parte del Coordinador HSE según sea

el caso, debe ser partícipe de este informe, revisando el formato del mismo y el original,

enviando una copia de este al líder del proceso auditado.

Entrega del informe de auditoría: Se debe entregar por parte del Auditor designado el informe

final de la Auditoría al Jefe del proceso. El contenido del informe final es:

 El reporte de auditoría debería incluir o hacer referencia a lo siguiente:

 Los objetivos de la auditoría.

 El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades

organizacionales y funcionales o los procesos auditados y el período de tiempo abarcado.

 La identificación del cliente de la auditoría.

 La identificación de los miembros del equipo auditor.

 Las fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de auditoría en el sitio.

 Los criterios de la auditoría.

 Los hallazgos de la auditoría.

 6

 Las conclusiones de la auditoría.

Si se reportan no conformidades en el proceso se dará inicio al procedimiento de toma de

acciones correctivas y preventivas, teniendo seguimiento por parte del Coordinador de HSE

según corresponda, y/o un auditor competente a intervalos de tiempo acordes a las acciones

propuestas.

De haber rechazo por parte del líder del proceso auditado se dará la oportunidad de discutir el

informe y de solicitar nuevamente la auditoria si a juicio del líder o Coordinador de HSE el

informe de auditoría no tiene la suficiente evidencia para soportar sus conclusiones, lo que

también dará inicio a una No Conformidad contra la labor del auditor designado.

La nueva auditoría contará con el apoyo de otro auditor designado aparte del primer

designado y el acompañamiento del líder o Coordinador HSE para asegurar la ejecución

completa del ejercicio y los criterios suficientes para determinar las No Conformidades que se

puedan presentar (Los integrantes del equipo auditor deben cumplir el perfil descrito. Los

integrantes del equipo auditor seleccionado no deben auditar su propio trabajo). Se debe repetir

el proceso completo desde el memorando o plan de auditoría hasta la reunión de entrega del

informe final de auditoría.

El líder del proceso auditado debe firmar el informe final y será el responsable de hacer

seguimiento a cada una de las acciones de mejora recomendadas o a las No Conformidades

 Cierre o fin de la auditoría: La auditoría se da por terminada cuando se ejecutan todas las

actividades del plan de auditoría y el reporte final de la misma se da por aceptado por

parte del líder del proceso auditado y la confirmación de las acciones propuestas.
 7

Conservación de registros

El Coordinador HSE debe conservar copia del memorando de auditoría, las listas de chequeo

originadas en la auditoría, los informes aceptados por este, igualmente de los reportes de

seguimiento de acciones correctivas/preventivas a que haya lugar de al menos los anteriores 12

meses a la fecha, luego de los cuales es libre de desechar los documentos que hayan cumplido su

ciclo.

El Coordinador de HSE una vez se ha cerrado las auditorias y las acciones correctivas o

preventivas hayan demostrado su eficacia, puede desechar los documentos originales y conservar

el registro de los resultados de las acciones en formato magnético.

Programa de auditoria

Objetivo del documento

Establecer el procedimiento para planear y organizar las auditorias y tipo de cada una de ellas

a realizar, así como su alcance al SISTEMA DE GESTION AUDITADO e identificar los

recursos que se han de emplear en cada una de ellas.

Objetivo de las auditorias.

Establecer el grado de correspondencia o conformidad con las normas, guías o parámetros del

sistema de gestión (RUC, ISO 9001, ISO 18001, ISO 14001) Cumplir con los requisitos

específicos del cliente sobre el tratamiento de no conformidades y en general con la trazabilidad

y conformidad el producto-servicio entregado por CHARWELD E.U.

Establecer las oportunidades de mejora o adaptación a nuevos parámetros del medio o de la

organización.
 8

Vocabulario.

Criterios de auditoría.

Elementos físicos o abstractos, objetivos, que existen dentro de la organización y que

permiten establecer la medida o alineamiento de la organización hacia una conducta o concepto

definido (ej: procedimiento, reglamento, registro, norma, entro otros).

Plan de la auditoria.

Oficio en el que se establece el objetivo de la auditoría, la fecha y hora de ejecución, el

personal a auditar, el equipo auditor, el alcance o extensión de la auditoría y la descripción de los

puntos a tratar.

Material bibliográfico.

Material de referencia o de base para la consulta de criterios existentes. Estos son desde los

requisitos de la norma de certificación, los requisitos del cliente, las disposiciones de la empresa

y la reglamentación legal.

Extensión del presente programa

El presente programa se hace extensivo a todas las áreas, procesos, proyectos, elementos del

sistema y los procedimientos que hacen parte del SGHSE-CALIDAD de CHARWELD E.U., en

su fase de implementación, auditoría de seguimiento (incluyendo los procesos de mejora que de

esta se deriven), en sistemas de gestión, o para otra norma que contenga los requisitos a auditar,

además de servir de referente a las auditorias que se ejecuten al programa de HSE-CALIDAD.

Luego de la auditoria de seguimiento para el sistema de gestión HSE-CALIDAD, se debe

hacer un nuevo programa de auditorías, según lo determine la organización en su revisión

periódica del sistema como una mejora continua del mismo. Para el programa de HSE se
 9

abarcarán las auditorías internas requeridas por la guía de referencia hasta la auditoría del ente

calificador del año en curso (CCS-ISO).

Requisitos para la planificación

El coordinador del HSE publicará las fechas de ejecución de las auditorias en las que se debe

encontrar el proceso a auditar, el líder entrevistado, los criterios de la auditoría, la fecha e

intensidad de la auditoría y el auditor seleccionado. Esta programación se validará anualmente y

debe cubrir todos los procesos determinados para el SGHSE de CHARWELD E.U., o sistema de

gestión para el que este documento sirve de referente, considerando la importancia de cada uno

de ellos y su conformidad.

El coordinador del SGHSE-CALIDAD o líder del sistema de gestión a auditar, enviará al

auditor seleccionado los documentos (organigrama, memorandos, procedimientos, perfil de

cargos, listado de registros, y demás documentos de referencia que sirvan como criterios de

auditoría) o una referencia de su ubicación a fin de que este pueda contar con los criterios

suficientes para elaborar la agenda de la auditoría y las listas de chequeo.

Al menos una semana antes de la auditoría el líder del SG HSE-CALIDAD o líder del sistema

de gestión a auditar, enviará un memorando (Plan de la auditoría) al líder de cada proceso en el

cual se incluye la agenda y aspectos del ejercicio a realizar basado en la programación publicada

semestralmente.

Recursos

Financieros.

CHARWELD E.U., ha incluido dentro de su presupuesto para el presente año una para cubrir

los gastos directos e indirectos que se presenten en la inspección y capacitación del personal de
 10

la empresa como auditores internos y supervisores de la calidad que se requiera para el

funcionamiento eficaz del sistema de gestión.

El presupuesto para auditoría de recertificación está contemplado dentro de los gastos

planeados para el presente año.

Locativos.

La empresa dispondrá de sus oficinas, Equipos de oficina, transporte y demás equipos para la

realización de las inspecciones y auditorias que sean cubiertas por el presente programa.

Metodología del programa de auditoría.

El líder del SG HSE-CALIDAD de CHARWELD E.U., o líder del sistema de gestión a

auditar elaborará según los requisitos de la organización y de la guía RUC-ISO o el documento o

norma que contenga los requisitos a auditar, el calendario para la ejecución de las auditorías

internas a cada uno de los procesos definidos para el SG HSE. Así mismo se dispondrá en el

calendario de las fechas pertinentes para auditorías externas cuando sea del caso.

Posteriormente, y según la disposición de auditores internos, asignará a cada uno de ellos el

proceso y fecha a auditar, quedando así confeccionada la programación de las auditorias por

fechas y ejecutores.

Determinados estos elementos se debe determinar los recursos necesarios a nivel de

infraestructura, transportes, manutención, técnicos y tecnológicos que se vallan a requerir en el

desarrollo de la programación.

Informada la alta gerencia de los recursos a usar se debe contar con su aprobación y así

publicar la programación de auditorías para el periodo en desarrollo.

 11

Para los casos en que la dinámica empresarial requiera la reprogramación de la programación,

esta deberá ser nuevamente publicada, informada a las partes involucradas y desarrollada según

el calendario.

Para el caso de la contratación de la auditoria de seguimiento, esta será determinada como una

compra, y seguirá el procedimiento del proceso de compras.

Todas las auditorias serán determinadas en su duración, desplazamientos y manutención

requerida para el equipo auditor según el proceso a auditar. Se establece una jornada laboral

como mínimo tiempo para la ejecución de una auditoria o inspección para uno de los procesos

pertenecientes al SG HSE y dos jornadas laborales completas para la inspección total al SG HSE

de CHARWELD E.U., Si hay lugar a desplazamientos a los frentes de obra, estos se

determinaran en su tipo (aéreo o terrestre) directamente con el responsable del equipo auditor, si

este es externo a la empresa.

Si es parte de CHARWELD E.U., se buscará coordinar dicho desplazamiento con las visitas

que realizan los funcionarios administrativos al frente de obra respectiva. La costumbre y

recursos de la empresa, ofrecen una estancia de comodidades restringidas en los frentes de obra,

por lo que de esto tendrá conocimiento el equipo auditor respectivo. Para las estancias de

auditores de origen externo para su desempeño en Yopal se hará uso del servicio hotelero y de

restaurantes de la ciudad y de su cargo se hará responsable CHARWELD E.U.

Personal

Todo el personal de la empresa será oportunamente informado de las fechas de inspecciones y

auditorias de las que sean objeto, y coordinará así la disponibilidad de tiempo para la atención

del equipo auditor. Así mismo delega en el Líder del SG HSE-CALIDAD de CHARWELD E.U.,
 12

la responsabilidad de coordinar las actividades de atención del personal ajeno ala empresa que

intervenga en cada actividad.

Se delega en el Administrador de la empresa la disponibilidad de personal para la atención de

las actividades propias de las inspecciones y auditorias, de manera tal que no afecte su ejercicio

ni el de las tareas rutinarias de la empresa.

Así mismo le delega el oportuno pago de los servicios prestados por el equipo auditor cuando

haya lugar a ello.

La alta gerencia de la empresa es responsable de recibir, calificar y responder el informe de

las inspecciones y auditorías realizadas. Para ello cuenta con la asesoría interna del líder del SG

HSE-CALIDAD, así como del personal que haya sido capacitado en los temas relacionados con

HSE. Además de esto, la empresa contará con los registros, solicitud de auditoria, y en general

con todos los registros que se levanten de las actividades realizadas.

 13

Informe de auditoria

Tabla 1

Informe de la auditoria

Ciudad: Yopal Fecha: Marzo 04 de 2019

Procesos/Actividades Auditados:

Todos
Alcance: Criterios /Documentos de Referencia:

Procesos administrativos y operativos CHAR RUC:2017 - 2019

WELD
Objetivo de la auditoria:

Verificar grado de adecuación, conformidad y eficacia del SIG

Información relacionada de proyectos auditados.

OBRAS MECANICAS
Aspectos Relevantes:

- La disposición y apoyo de todo el personal integrante de la empresa para la recepción de la

auditoría.

- El liderazgo del supervisor de HSE y apoyo del personal del operativo y administrativo para

implementar y mantener el sistema HSE.

- La idoneidad del supervisor en la implementación, verificación y mejoramiento del

 14

Sistema.

Debilidades:

- Cuando se presenta ingreso de personal de la región aun no competente para cumplir con las

políticas de HSE.

Aspectos por Mejorar (Situaciones o eventos que no generan incumplimiento de

requisitos sin embargo pueden desencadenar NC si no son tratados)

- Conocimiento por parte de los trabajadores de la descripción de la política de la empresa.

- Verificar que todo el personal este con evaluación de responsabilidades de HSE, para que se

dé cubrimiento al 100% del personal.

- Soportar el apoyo mutuo que se tiene por parte de los vecinos y comunidad en caso de una

emergencia; al que describir si notifica o no los peligros y aspectos a estos.

- Ampliar la descripción del análisis de tendencias del programa de capacitaciones, los

programas de gestión, programas de vigilancia epidemiológica, programas ambientales y

programa de inspecciones.

- Revisión del procedimiento de la identificación de requisitos legales para establecer periodos

de identificación de forma mensual y no bimensual como está actualmente; ya que permite que la

matriz de requisitos legales sea actualizada en períodos más cortos.

Desempeño de los procesos / actividades / requisitos (definido en el plan):

Gestión HSE - control operacional:

RUC: Toda.

Visita a Instalaciones. Controles y procedimientos especiales.

La empresa cuenta con programas de gestión de peligros, programas de vigilancia

epidemiológica, estos tienen sus respectivos soportes de implementación, seguimiento.

De igual forma se evidenció que se tienen procedimientos para el desarrollo de actividades

 15

críticas y no críticas.

Las evaluaciones médicas son realizadas según aspectos legales, evidenciándose el soporte de

certificados de aptitud sicofísica donde se ha realizado exámenes de ingreso, periódicos, de

egreso y otros específicos según exposición a peligros: Alturas, entre otros.

Se evidencia que la empresa tiene establecidos programas y controles ambientales, alineados

con el Plan de Manejo Ambiental y el PACA; observándose la adecuada disposición y manejo de

residuos; al igual cuenta en sus instalaciones con un área específica para el acopio y clasificación

de residuos, mientras son entregados al subcontratista que realiza a la disposición final de estos.

RUC: 3.2.7. Preparación y respuesta ante emergencias.

La empresa cuenta con un plan de emergencias, el cual tiene como anexos los números de

emergencia, listado de brigadistas, inventario de elementos para atención de emergencias, se

maneja el mecanismo de control al ingreso a las instalaciones; se dispone de mecanismos de

alarma. A nivel simulacros.

RUC:2.7 Comunicación, participación y consulta

La empresa cuenta con un programa de inducción que se realiza al ingreso de nuevos

trabajadores, al igual cada seis meses o según nuevos contratos se hace re inducción al personal

antiguo en la empresa. De igual forma la empresa se encuentra en implementación con el

programa de incentivos, para que el personal de la empresa se motive y participe en el sistema

HSE.

Gerencia:

RUC: La revisión del sistema se lleva por lo menos una vez al año, se incluyen todos

aspectos requerido en la guía RUC, se generan planes de acción resultantes de la revisión

gerencial, los empleados están familiarizados con los resultados de revisión gerencial.
 16

Mantenimiento:

RUC: 3.2.6. Mantenimientos correctivos y preventivos de equipos, herramientas, máquinas.

Formatos de hoja de vida de cada equipo, seguimiento de consumos de combustibles,

programación de mantenimientos.

El mantenimiento se realiza según cronograma establecido para equipos, vehículos y

maquinaria.

Gestión HSE:

RUC: 2.1. Documentación Control documentos Control registros formatos, en el listado

maestro de documentos internos, listado de registros, listado de procedimientos, listado de

programas, listado de planes.

RUC: 4.3. Acciones correctivas, preventivas, NC, producto no conforme.

La empresa cuenta con procedimiento de auditorías internas, se evidencia la realización de

auditoría anterior, se dispone la hoja de vida del auditor.

RUC: 3.1. Identificación de peligros y aspectos.

Se verifica que la empresa cuenta con un procedimiento de identificación de peligros y

aspectos, el cual es aplicado y soportado mediante la matriz de peligros y matriz de aspectos.

RUC: 2.2. Requisitos legales. Evaluación del cumplimiento legal.

Se cuenta con procedimiento para la identificación de requisitos legales y de otra índole; estos

se llevan registrados en la matriz de requisitos, donde se evidencia la descripción de acciones

para dar cumplimiento a estos; de igual forma se realiza una evaluación de seguimiento semestral

del cumplimiento de los planes de acción planteados.

RUC: Toda Medición, seguimiento al desempeño.

RUC: 4.1. Investigación de incidentes

 17

Se verifica que la empresa dispone de un procedimiento para investigación de incidentes y

accidentes; el cual no ha sido aplicado.

Recurso humano:

RUC: 2.4, 2.5, 2.6. Establecimiento de perfiles, programas de capacitación y formación. Nivel

de competencias. Ambiente de Trabajo y toma de conciencia.

RUC: 1.4, 2.3 Responsabilidad, recursos, funciones, rendición de cuentas.

Se evidenció que cada cargo dentro de la empresa tiene establecido su perfil y sus

competencias; de igual forma estas competencias son complementadas con el programa de

capacitación y entrenamiento, donde se tiene una matriz de capacitación y entrenamiento por

cargo, un cronograma de capacitaciones.

Compras – contabilidad y tesorería:

RUC: 3.2.1. Selección de proveedores. Hay un procedimiento definido para la administración

de contratistas – proveedores de acuerdo con la guía del RUC se evidencia que los criterios

SSOA estén acorde con las actividades a realizar por el contratista – proveedor al interior de la

empresa ni su implementación.

Gestión gerencial:

Se evidencia disposición y compromiso por parte de los niveles gerenciales a cargo de igual

forma se tiene políticas que contemplan los parámetros requeridos según Normas y guía RUC.

La empresa tiene establecido sus objetivos y metas en HSE, destinando los recursos necesarios

para su desarrollo e implementación.

 18

Resultados de auditoria

Tabla 2
Descripción de hallazgos

Proceso

Actividad NC Obs Numeral DESCRIPCION DEL HALLAZGO

Requisito
Se han documentado y comunicado a

todos los empleados sus funciones y

responsabilidades en SSOA, de acuerdo con

los cargos que van a desempeñar. Se cuenta

con un procedimiento para evaluar el

Funciones y RUC:
x cumplimiento de funciones y
responsabilidades 2.3
responsabilidades. Pero no se cuenta con

registro que evidencian que se retroalimenta

al empleado (supervisor de HSE) su

evaluación y que se encuentren

familiarizados con su evaluación.

La empresa ha definido los programas de

gestión de Riesgo Mecánico y Vial

Programa de RUC:
x prioritarios pero no se evidencia seguimiento
gestión de Riesgo 3.2.3
ni evaluación del cumplimiento de sus

objetivos y metas.
Sub programa RUC: La empresa dispone de los protocolos de
 19

vigilancia epidemiológica ocupacional y del

de medicina diagnóstico médico y cuenta con los P.V.E

preventiva y del 3.2.4 Visual, Auditivo y Ergonómico pero no se

trabajo evidencia seguimiento ni trazabilidad de los

indicadores de cobertura, eficacia e impacto.

La empresa ha establecido un

procedimiento de acciones correctivas SPR

Acciones
-014 en manejo de la no conformidad, pero
Correctivas y X RUC:
no se evidencia registro de acciones
Preventivas 4.3
correctivas y preventivas del formato Código

SFO – 010 que se tiene para el reporte.

Aunque la empresa realiza la revisión por

Elementos la gerencia, seguimiento a los mismos, los

visibles del planes de acción No son comunicados a los

x 1.2
compromiso empleados estos no se encuentran

gerencial familiarizados con los mismos. Según los

lineamientos de la guía RUC

No se evidencia el cumplimiento de los

objetivos y metas propuestas del 90% de las

Objetivos y capacitaciones en SSTA según en el

metas/ 1.3 cronograma.

X
capacitación 2.5 Aunque se evidencia el programa de

entrenamiento capacitación y entrenamiento con los

alineamientos de la guía RUC No se

evidencia algunos registros de capacitación

 20

El presupuesto de gestión SSTA no

Recursos X 1.4
contempla el seguimiento a su ejecución.
Aunque la empresa ha definido los

mecanismos para el reporte de condiciones de

Actos y
trabajo y salud a la fecha no se ha
condiciones X 3.1
implementado el seguimiento análisis y
inseguras
cierre de los elementos encontrados como sub

estándar.
No se evidencia conocimiento por parte de
Programas de
los trabajadores los PVE definidos por la
vigilancia 3.2.4,3.2.
X empresa. Ni conocimiento de la
epidemiológicas/ 6 3.2.6
vida útil de algunos EPP. No se
epp
evidencia señalización preventiva en el patio.
Aunque la empresa cuenta con un
Programa
procedimiento definido para la selección y
mantenimiento
X 3.2.6 uso de equipos y herramientas, No se
de equipos y
evidencia el criterio de la vida útil de los
herramientas
equipos.
No se evidencia en el procedimiento SPR
Gestión
X 3.2.8 -015 Se contempla el manejo de la ropa
ambiental
contaminada
No se evidencia que se lleve registros de
Incidentes X 4.1
casi accidentes ocurridos en la empresa
Acciones X 4.3 No se evidencia proceso de tratamiento del

correctivas y riesgo antes de implementar acción correctiva

preventivas – acción preventiva según los lineamientos de

 21

la guía RUC.
Datos obtenidos en el campo (elaboración propia)
 22

Conclusiones de la auditoria

 Los días 27 y 28 de febrero del 2019 se llevó a cabo la visita de seguimiento del sistema de

gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente en la empresa CHARWELD E.U, la

herramienta utilizada para conducir la visita fue el Formato Único de Evaluación del Sistema

de gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de Contratistas de Sector

Hidrocarburos.

 Para verificar la información suministrada por la empresa se realizaron entrevistas con las

personas conocedoras de los diferentes elementos incluidos, además de las entrevistas se

usaron diferentes técnicas de verificación para determinar que las actividades del programa

que se están ejecutando.

 Se realizó la reunión de cierre en la cual se presentaron los resultados de la auditoría. Se

detectaron (13) no conformidades al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y

Ambiente.

 Los resultados de la auditoria fueron comunicados a las partes interesadas en el transcurso de

la auditoria y posteriormente complementados en la reunión de cierre.

 Los hallazgos deben ser documentados, y deben implementarse acciones eficaces que

conduzcan al cierre de las No Conformidades; de igual forma el resultado de la acción

correctiva o preventiva, debe ser comunicado al personal.

 23

Plan de mejora continua para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y

Ambiente de la empresa CHARWELD E.U

Artículo 2.2.4.11.7. Plan de mejoramiento

El Plan de Mejoramiento continuo se realiza con el fin de que se efectúen los correctivos

tendientes a la superación de las situaciones irregulares detectadas en la auditoría realizada

internamente en la empresa de acuerdo con Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente y todas

normas vigentes

El plan de mejora continua debe contener como mínimo actividades concretas a desarrollar, la

persona responsable de cada una de ellas, plazo determinado para su cumplimiento y su

ejecución debe estar orientada a subsanar definitivamente las situaciones detectadas, así como a

prevenir que en el futuro se puedan volver a presentar.

El presente plan de mejora continua se realiza en conjunto de acciones planificadas,

organizadas, integradas y sistematizadas para obtener cambios, y mejoras del Sistema de Gestión

en Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la empresa CHARWELD E.U, generando que

estas acciones brinden beneficios a la empresa como reducción de costos, incremento de la

productividad, mejora de la calidad, satisfacción del cliente, adecuada comunicación entre los

departamentos y mayor nivel productivo.

Metodología

La empresa CHARWELD E.U, realiza el análisis de resultado de la auditoria sobre el Sistema

de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente, definiendo los problemas a

solucionar, y en función de estos estructurar un plan de mejora continua, que esté formado por

acción de mejora, este proceso debe ser alcanzable en un periodo determinado.

 24

Tabla 3

Plan de mejoramiento continuo

Plan de mejora continua para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente

de la empresa CHARWELD E.U.

Acción de mejora Actividades Responsable Tiempo Recursos Responsable

de la tarea
Mantener el Realizar semana de Jefe de cada 12 Infraestructura. Seguridad y

ambiente orden y aseo. departamento. meses. Salud en el

físico óptimo, en Realizar charlas de las Financiero. Trabajo

condiciones de 5s. Área de

orden, y aseo. Revisión mensual de la mantenimiento Locativo. Gerencia.

infraestructura de la

empresa. Trabajadores. Talento

Generar un correcto humano.

ambiente físico

laboral.
Fortalecer la Actividades de Jefe de cada 12 Financiero. Gerencia.

cultura integración con departamento. meses. Seguridad y

de trabajo en compañeros de trabajo Seguridad y Talento salud en el

equipo. y la familia. salud en el humano. trabajo.

Rotación de equipos de trabajo.

trabajo. Locativo. Talento

Actividades entre humano.

todos los Espacio al aire

departamentos para libre.

 25

tener interacción.

Capacitación en

liderazgo y

fortalecimiento de

trabajo en equipo.
Mantener Generar una política de Jefe del 12 Tecnológico Jefe del

Óptimamente los comunicación departamento. meses. Financiero departamento.

canales Actualizar la Talento

de información humano. Gerencia

comunicación. constantemente Locativo.

Comunicación acorde

vía email corporativo

Creación de Comunicación entre Jefe del 12 Talento Gerencia

identificación jefe y trabajador. departamento meses. humano.

del empleado con Establecer metas

la individuales y trabajo Locativo

empresa. en equipo.

Objetivos medibles. Financiero

Capacitación en Seguridad y 12 Infraestructura. Gerencia.

Prestación del cumplimiento de salud en el meses.

Servicio normas y trabajo. Locativo. Seguridad y

procedimientos. salud en el

Supervisión, Área de Financiero trabajo.

seguimiento y control mantenimiento

de las actividades. Talento

 26

Capacitación en uso de Trabajadores. humano.

equipos y condiciones

ambientales de trabajo.

Mantenimiento

adecuado en los

equipos.
Responsabilidad Capacitación sobre el Jefe del 12 Financiero Gerencia.

social correcto desecho de departamento meses.

corporativa recursos. Talento Seguridad y

Diseño, Seguridad y humano. salud en el

implementación, salud en el trabajo.

ejecución y control de trabajo. Locativo.

Capacitación y

evaluación al personal Trabajadores

del correcto uso del

manejo de la ropa

contaminada

Demarcación de los

puntos ecológicos.
Identificar los Análisis de datos. Seguridad y 12 Financiero Gerencia.

Procesos de Documentación de salud en el meses.

Gestión SST todo el sistema de trabajo. Talento Seguridad y

existentes en la gestión en SST y humano. salud en el

empresa. Ambiente en la trabajo.

 27

empresa. Locativo

Planificación del Talento

sistema de gestión en humano.

SST y Ambiente en la

empresa.

Revisión del sistema

de gestión en SST y

Ambiente.
Política de Diseño, Seguridad y 12 Financiero Gerencia.

Seguridad y implementación, salud en el meses.

Salud en el ejecución, control y trabajo. Talento Seguridad y

Trabajo y actualizar la política de humano. salud en el

Ambiente Seguridad y Salud en trabajo.

el Trabajo y Ambiente Locativo

Publicar la política de

Seguridad y Salud en

el Trabajo

Comunicar a todos los

trabajadores la política

de Seguridad y Salud

en el Trabajo y

Ambiente
Control de Diseño, Seguridad y 12 Tecnológico Gerencia.

Documentos y implementación, salud en el meses.

 28

Datos ejecución y control de trabajo. Financiero Seguridad y

toda la documentación salud en el

del SG-SST Talento Talento trabajo.

Actualizar, publicar y humano. humano.

divulgar cambios en la

documentación del Locativo.

SG-SST

Capacitar a todo el Trabajadores.

personal en temas de

Seguridad y Salud en

el Trabajo y Ambiente

Evaluar al personal

sobre las

capacitaciones

realizadas en

Seguridad y Salud en

el Trabajo y Ambiente
Programa de Diseño, Seguridad y 12 Tecnológico Gerencia.

Seguridad y Salud implementación, salud en el meses.

en el Trabajo y ejecución y control del trabajo. Seguridad y

Ambiente programa de vigilancia Financiero Salud en el

epidemiológica. Trabajo

Diseño, Talento

implementación, humano.
 29

ejecución y control de

indicadores para el

programa de vigilancia Locativo

epidemiológica,

exámenes de ingreso,

periódicos y de retiro.

Diseño,

implementación,

ejecución y control de

indicadores sobre

ausentismo laboral

sobre enfermedad

común o laboral.

Diseño,

implementación,

ejecución y control del

programa de

capacitación en tema

de Seguridad y Salud

en el Trabajo y

Ambiente.

Diseño,

implementación,
 30

ejecución y control del

registro sobre el

programa de acciones

correctivas y

preventivas

Diseño,

implementación,

ejecución y control de

la entrega de

elementos de

protección personal a

los trabajadores.

Diseño,

implementación,

ejecución y control en

capacitación del

funcionamiento de los

elementos de

protección personal y

su vida útil.

Demarcar y señalizar

los puntos de trabajos,

puntos las
 31

herramientas,

maquinaria y

vehículos, sendero

peatonal y vehicular

Diseño,

implementación,

ejecución y control del

plan estratégico de

seguridad vial para los

vehículos de la

empresa.

Diseño,

implementación,

ejecución y control de

la asistencia a

capacitaciones en

Seguridad y Salud en

el Trabajo y Ambiente.

Diseño,

implementación,

ejecución y control de

las evaluaciones sobre

capacitaciones que se
 32

le realicen a los

trabajadores en temas

de riesgos y peligros,

en Seguridad y Salud

en el Trabajo y

Ambiente.

Diseño,

implementación,

ejecución y control

sobre actos y

condiciones inseguras.

Realizar la

investigación de

incidentes y accidentes

de trabajo, y los actos

y condiciones

inseguras dentro de la

empresa, los resultados

deben ser divulgados a

todos los trabajadores.

Funciones y Diseño y Jefe del 12 Tecnológico Gerencia

Responsabilidades cumplimiento del plan departamento. meses.

de trabajo anual para Financiero Seguridad y

cada área específica Talento Salud en el

 33

con su respectivo humano. Talento Trabajo

presupuesto. humano.

Diseño,

implementación, Locativo.

ejecución y control de

los manuales y Comunicación

funciones en la asertiva.

empresa para cada

cargo.

Actualizar, publicar y

di vulgar cambios en la

documentación de los

manuales y funciones

en la empresa

Inducción y re-

inducción sobre las

funciones y

responsabilidades de

acuerdo con el cargo a

los trabajadores.
Administración Identificación de 12 Locativo Gerencia

del riesgo Peligros, Aspectos meses.

Ambientales, Tecnológico Seguridad y

Valoración y Salud en el
 34

Determinación de Talento Trabajo

Control de Riesgos e humano.

Impactos.

Diseño,

implementación,

ejecución, control y

actualización de la

matriz de riesgos, y Seguridad y

peligros. Salud en el

Capacitar a todo el Trabajo

personal en temas de

riesgo, peligro a los

que están expuesto en

su área de trabajo.

Diseño,

implementación,

ejecución y control

formatos de hoja de

vida o ficha técnica

para cada equipo.

Evaluación y Seguimiento y Seguridad y 12 Locativo Gerente.

monitoreo cumplimiento a los Salud en el meses.

Requisitos Legales y Trabajo. Financiero Seguridad y

de Otra Índole Salud en el

 35

Auditorías Internas al Tecnológico Trabajo.

Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en Talento

el Trabajo y Ambiente. humano

Conclusiones del plan de mejora continua

 Con la auditoria y sus resultados podemos ver que la implementación de la mejora continua

es posible en cualquier organización, sin importar su tamaño, campo o tipo.

 Para que un mejoramiento continuo sea eficiente y eficaz necesita de toda la participación de

la empresa.

 Si se implementa una mejora continua en la organización esta genera beneficios tanto para la

empresa, trabajadores, clientes, y sobre su producto o servicio.