Programa de Formación Complementaria virtual

Controles y Seguridad Informática

Informe

Importancia De Las Funciones Organización, Control y Staff

CONTENIDO

PORTADA…………………………………………………………………………………

INTRODUCCION…………………………………………………………………………

OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………...........

OBJETIVO ESPECIFICO…………………………………………………………..........

¿CÓMO DEBE SER LA SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA EL

ÁREA DE SISTEMAS?.............................................................................................

¿QUÉ ESTÁNDARES SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA

EVALUACIÓN?.........................................................................................................
¿CUÁLES SON LOS ÍTEMS MÁS IMPORTANTES A CONSIDERAR CUANDO SE
REALIZA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN EL ÁREA DE
SISTEMAS?................................................................................................................

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR CAPACITACIÓN DE PERSONAL EN

ESTA ÁREA?..............................................................................................................

CONCLUSIONES………………………………………………………………………….

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………………….

INTRODUCCION

Saber entender la importancia de la función de organización es indispensable para

que sea ejecutada en una empresa, la organización está definida por las funciones
que sus integrantes llevan a cabo donde toda empresa deben sujetarse a las
funciones administrativas las cuales son fundamentales en la fijación de las
estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que
ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de incrementar la productividad y
disminuir los esfuerzos donde cada una de las actividades establecidas deben
relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresas.

Cualquier organización que desee alcanzar eficazmente sus metas planeadas,

deberá establecer la manera bajo, la cual el personal colaborará para hacerlo
posible. Para esto, se deberá definir, establecer y mantener una estructura que
dará soporte a las necesidades organizacionales.

Dentro de las distintas áreas como lo son; organización, control y staff. Una
estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente
clara, para todos y cada uno de los integrantes, quienes deben realizar
determinadas tareas, y funciones en las áreas de organización, control y staff, en
beneficios de la empresa, organismo o institución, y quienes son los responsable
por determinados resultados. De esta forma, se eliminan las dificultades que
ocasionan la imprecisión en la asignación de responsabilidades, y se logra un
sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los
objetivos de una empresa.

OBJETIVO GENERAL

Tener un control de los procesos que se llevan a cabo en cada una de sus áreas
de trabajo, sobre todo en el área de informática quien es la encargada del manejo
de la información de toda la empresa, en cuanto a salvaguardarla, conservarla, y
que los sistemas funcionen efectiva y eficientemente. Abordando temas
relacionados con controles administrativos, funciones específicas a evaluar:
Planeación, dirección, control, organización, staff.
 OBJETIVO ESPECIFICO

El entendimiento de las funciones administrativas para poder realizar una

evaluación de los controles administrativos que deben estar siendo utilizados para
lograr los objetivos organizacionales con eficiencia.
 Informe

Importancia De Las Funciones Organización, Control y Staff.

El encargado de realizar la evaluación de cada una de las funciones

administrativas es el auditor quien se encarga de realizar las recomendaciones
correspondientes para hacer mejoras en las áreas o procesos donde se identifican
deficiencias.

Para el desarrollo de esta actividad, realice una investigación donde profundice

sobre la evaluación a realizar a la función de organización y la función staff.

De respuesta a las siguientes preguntas:

 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de

sistemas?
 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?
  ¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la
contratación de personal en el área de sistemas?
 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

 ¿CÓMO DEBE SER LA SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

PARA EL ÁREA DE SISTEMAS?

Dicha selección involucra la preparación de un manual de especificaciones para la

distribución a vendedores de hardware y software.

Debe de estar preparado para comunicar a los vendedores las necesidades de

instalación.

Actuar como un documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los

presupuestos y facilitar la evaluación de los mismos.

También se deben evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la

configuración de hardware y software. Es necesario que sean planeados
formalmente pruebas de datos, la administración establece pesos relativos para
dar diferentes criterios en la evaluación.
HARWARE: Es el conjunto de elementos físicos mecánicos, eléctricos y
electrónicos que forman parte de una computadora y mediante los cuales ésta
consigue elaborar y ejecutar una serie de instrucciones preestablecidas.

La selección del modelo y capacidades del Hardware requerido por determinada

dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado
por un estudio elaborado por el área de soporte técnico, en el cual se enfatizan las
características y volumen de información que ameritan sistematización y
diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias.

Todo estudio determina una configuración mínima para el computador y los

aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas,
impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para backups en
cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como
una evaluación del costo aproximado de la inversión.

Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se

recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de
las preguntas que deben hacerse para poder elegir adecuadamente un equipo.

Han de considerarse los siguientes puntos para la adquisición de Hardware:

1. Determinación de tamaño del tamaño y requerimientos de capacidad.

2. Evaluación y medición de la computadora.

3. Compatibilidad.

4. Factores financieros.

5. Mantenimiento y soporte técnico.

6. Administración y control.

SOFTWARE: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los

cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Una vez que se conozcan los requerimientos de los sistemas que vamos a
desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que
cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto.

Preguntas que han de hacerse en cuanto a requerimientos de Software:

 ¿Qué transacciones y que tipos de datos vamos a manejar?

 ¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
 ¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
 ¿Cuál es el volumen de datos a almacenar?
 ¿Cuál es el volumen de operaciones?
 ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
 ¿Qué costo tiene?
 ¿Qué niveles de seguridad vamos a establecer en los sistemas que se
desarrollaran?

Las características a considerar en la adquisición de software son: flexibilidad,

capacidad, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos
del proveedor.

Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:

 En el almacenamiento de datos.
 En la producción de informes.
 En la entrada de datos.
 En la definición de parámetros.

CAPACIDAD:

 El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.

 El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
 El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
 Numero archivos que pueden trabajar.

PREVISIÓN DE AUDITORIA Y CONFIABILIDAD:

 Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.

 Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los
criterios.
 Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

APOYOS DEL PROVEEDOR:

 Frecuencia del mantenimiento.

 Servicios que se incluyen en el pago.
  Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
 Horarios disponibles de servicio.
 Saber si tienen servicio de emergencia.

CONTRATOS DE SOFTWARE: Hay dos tipos de contratos.

 Alquilar un paquete de Software y

 Asignación de programación al cliente.

Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.

Proceso de selección:

 Asignar personal.
 Preparar lista de requerimientos.
 Requerimiento de propuestas.
 Evaluar alternativas.
 Contactar usuarios para confirmación.
 Financiamiento para la adquisición.
 Negociación del contrato.
 Fecha de recepción.

¿QUÉ ESTÁNDARES SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA EVALUACIÓN?

Para guiar y controlar las actividades en el área de sistemas se deben tener

estándares de métodos y estándares de desempeño.

Estándares de métodos:

Establecer prácticas, uniformes procedimientos y reglas a ser seguidos en el área

informática, es una técnica organizacional que tiene cuatro propósitos:

 Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y

programadores.
 Reducir los efectos de la rotación de personal.
 Reducir los efectos del cambio tecnológico.
 Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de
medida común.
  Deben estar formalmente documentados en el manual de estándares del
área de sistemas.
 La planeación del personal involucra hacer un inventario de las habilidades
de staff actual y de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa
de rotación de personal y determinar cómo llenar dichos puestos.
 Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería
ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación.

La parte más problemática en la formulación de estándares es determinar el nivel

apropiado ya que estándares muy detallados son costosos de desarrollar y
mantener y por otro lado estándares superficiales son inútiles ya que proporcionan
una guía inadecuada para desarrollar las tareas.

¿CUÁLES SON LOS ÍTEMS MÁS IMPORTANTES A CONSIDERAR CUANDO

SE REALIZA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN EL ÁREA DE
SISTEMAS?

Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo

deben entender claramente los requerimientos del puesto.

Para cada posición en la instalación, un documento formal de especificación debe

de existir para definir la naturaleza del trabajo, sus obligaciones y sus
oportunidades de avance.

La selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como

son el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar
debidamente establecidos y deberán ser los apropiados.

El personal puede ser reclutado internamente o en forma externa.

El reclutamiento interno incrementa la moral y captura la experiencia dentro de la

organización. Por otro lado el reclutamiento externo puede resultar en una mejor
unión entre la especificación y las habilidades del aspirante. Este último también
proporciona nuevos conocimientos a la organización.

El administrador puede obtener información de los aspirantes, obtener información

de los aspirantes, evaluarlos por medio de entrevistas, pruebas de actitud,
referencias, hojas de vida.

Algunos procedimientos de controles básicos que pueden ser aplicados son:

 Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

 Exámenes mentales y físicos.
  Relación de empleados claves.
 Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

ALGUNOS OTROS CRITERIOS A TENER EN CUENTA SON:

 El aspirante al trabajo debe entender claramente los requerimientos del

puesto.
 Los criterios a considerar como son el nivel de educación, experiencia y
responsabilidad.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR CAPACITACIÓN DE PERSONAL EN

ESTA ÁREA?

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y

educación. Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las
habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas de la instalación.
Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades.

Estos procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de

departamento de servicios de información.

La capacitación debe ser continua ya que al auditor se encuentra constantemente

revisando diferentes tareas, deberá de encontrarse con la capacidad técnica
suficiente para poder realizar su trabajo, por lo que debe de ser capacitado
continuamente por medio de conferencias, seminarios u otras.

La evaluación del trabajo de los empleados se debe basar en los estándares

establecidos y responsabilidades específicas sobre una base regular.

El auditor deberá crear reportes donde se refleje el resultado de su trabajo.

 CONCLUSION

Podemos concluir que con una buena administración de cada una de estas
funciones podemos ser llevar a nuestra empresa al éxito, ya que es el proceso
para lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización,
delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras
personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual las personas y la
empresa pueda obrar con entusiasmo en conjunto con otras, sacando su máximo
su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados.

Si no se implementa una correcta planeación, los administradores no pueden

saber cómo organizar a su personal, ni delegar funciones, y mucho menos saber
utilizar los recursos de una empresa, debido a esto muy posiblemente no tendrían
ni idea de que es lo que se necesita organizar, y mucho menos por dónde
empezar.

La importancia de cada una de estas funciones nos trazan una meta estratégica,
la cual se enfoca en el ambiente interno de la organización, e implica identificar
sus recursos, valores, capacidades y aptitudes para darles impulso y
aprovecharlos al máximo y de esta manera alcanza sus metas en el ambiente
competitivo.

BIBLIOGRAFIA.

www.club de ensayos.

www.gestion de recursos informáticos.

www.mindomo.com

Recursos de aprendizaje Sena controles administrativos.

www.academia.edu