BASES DE DATOS EN ACCESS

Una base de datos es una colección de datos organizada de tal manera que se facilite el acceso
y la consulta de la información. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos compuesta
de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que necesitamos al
consultar el catálogo de la biblioteca.
Debido al desarrollo de los sistemas computacionales la mayoría de las bases de datos se han
ido migrando a un formato electrónico ya que se obtienen diversas ventajas como son la
rapidez en las búsquedas y consultas de información.
Los programas que nos permiten interactuar con las bases de datos electrónicas son conocidos
como sistemas gestores de bases de datos o DBMS por sus siglas en inglés. Microsoft Access es
uno de esos sistemas gestores de bases de datos porque nos permite crear una base de datos
así como insertar información y realizar actualizaciones a la misma.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información.
Componentes de una Base de Datos:

Hardware: Constituido por dispositivos de almacenamiento como discos, tambores, cintas, etc.
Software: Es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos.
Datos: Están almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser procesados para
convertirse en información.

Tipos de usuarios en Base de Datos

Usuario Final: Es la persona que utiliza los datos.
Desarrollador de A plicaciones : Es la persona que desarrolla los sistemas que interactúan con
la Base de Datos.

BASES DE DATOS RELACIONALES

Las bases de datos se pueden clasificar por los métodos que utilizan para guardar y recuperar
la información. Estos métodos se refieren a ciertos algoritmos de computadora que hacen que
existan diferentes modelos de administración de bases de datos como son las bases de datos
transaccionales, las bases de datos multidimensionales, las bases de datos orientadas a objetos
y las bases de datos relacionales. Microsoft Access es un sistema de base de datos relacional.
Lo que caracteriza a una base de datos relacional es que está formada por una colección de
tablas, donde cada tabla contiene información sobre un tema específico. Por ejemplo, la base
de datos incluida en Access 2010 llamada Northwind contiene una tabla llamada Customers
(Clientes) donde se almacena el nombre de cada cliente y toda su información de contacto.
Podemos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel en donde solamente se
almacena información relacionada a un tema específico.

TABLAS, CAMPOS Y REGISTROS EN ACCESS

Una tabla de Access está definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos
específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc.
Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha
especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna.

La información de una tabla se almacena en registros que no son más que las filas de la tabla y
donde cada registro contiene una pieza de información específica. De esta manera podemos
concluir que una base de datos en Access está siempre formada por tablas y las cuales a su vez
se componen de campos y de registros.

INTRODUCCIÓN A ACCESS 2010

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la
suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio
de información de muchas aplicaciones.
Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que
permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque
Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un
conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos
permitirá consular fácilmente los datos almacenados.
Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de
esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de
consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.
A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los conceptos básicos
de Access y que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta.
CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows.

Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del
manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo
métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de
trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le
ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o
lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como
gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los
asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de
programar.
Conceptos básicos de Access.

¿Qué es una base de datos?  Una base de datos es una herramienta para recopilar y
organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas,
productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista
en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la
lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más
complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar
o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos
problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un
sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007. Una base de
datos es una herramienta para recopilar y organizar información.  En las bases de datos, se
puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.
Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto
o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e
inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos
presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de
datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable
transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración
de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007

5. CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar
con el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su creación con nuestra
herramienta de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos
en Access.
FORMATO DE LAS BASES DE DATOS EN ACCESS

Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en

un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para
ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el
nombre de archivo.
Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue
utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas
abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o
Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con
alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario
la otra persona no podrá abrir el archivo.
CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS CON PLANTILLAS
Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas
que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y
posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas
disponibles.

Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas, formularios y
reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos
elementos.
Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de
bases de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de
datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a ser
muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura
muy diferente.
CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS EN BLANCO

Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho
el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base
de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en
blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se
crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por
último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual
podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.