ETAPAS Y ADMINISTRACION DE UN PROYECTO

Administración de Proyectos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 1
Contenido

I. Presentación.
• Objetivo
• Objetivos específicos
II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos
• ¿Qué es un Proyecto?
• Características de un Proyecto
• ¿Qué es la Administración de Proyectos?
• Componentes de la Administración de Proyectos
• Elementos relacionados con el Proyecto
• Ciclo de vida del Proyecto
III. Administración de Proyectos
• Etapas de la Administración de Proyectos
• Áreas de conocimiento
• Involucrados en el Proyecto
• Organización para el Proyecto
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Contenido

IV. Etapas de la Administración de Proyectos

1. Inicio del Proyecto
2. Planeación del Proyecto
3. Ejecución del Proyecto
4. Control del Proyecto
5. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones
VI. Lecturas sugeridas

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I. Presentación

Objetivo

Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios

empleados en la Administración de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas

utilizadas en la Administración de Proyectos.

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I. Presentación

Objetivos específicos

• Presentar las mejores prácticas en Administración de

Proyectos.

• Aplicar la metodología y herramientas para la

Administración de Proyectos.

• Desarrollar un caso de estudio.

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II. Conceptos Básicos

¿Qué es un Proyecto? • Situación actual

INICIO

• Requerimientos
• Objetivos

Es la suma de esfuerzos que

Tiempo
en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO • PROYECTO
O SERVICIO en particular o
UNICO.

• Resultados
FIN

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II. Conceptos Básicos

Características de un Proyecto

• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto

crea productos entregables único

• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas

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II. Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.

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II. Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
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II. Conceptos Básicos

Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
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II. Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeación*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

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II. Conceptos Básicos

Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisión de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeación Ejecución Pruebas y
Diseño Arranque

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III. Administración de Proyectos

Etapas de la Administración de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

carta plan avance entrega

aceptación PRODUCTO
alcance
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III. Administración de Proyectos

Áreas de conocimiento

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el

Integración plan de administración, la ejecución, al cierre.

Administración, definición de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de

Recursos equipos del proyecto.

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III. Administración de Proyectos

Definición de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definición de la distribución de información del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administración.
Riesgos

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores

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III. Administración de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

• Director del proyecto

• Cliente/usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influyentes

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III. Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto (Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL
• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables
directamente al Mando proyecto y al Mando
Superior funcional • Superior identificado

• Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por

presupuesto, recursos tiempo completo especialidad
materiales
• Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado
• El Mando Superior tiene decisiones compartida
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

• Puede disponerse de un
pool de recursos
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III. Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto

Competencias técnicas
Alto

Competencias humanas
Bajo

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

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IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

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IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

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IV. Etapas de la AP

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN

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IV. Etapas de la AP

Carta del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general

¿Qué? ¿Por qué?

¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?

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IV. Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

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IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta critica
• Matriz de roles

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Plan del proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 24
IV. Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 25

IV. Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 26

IV. Etapas de la AP

Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 27
IV. Etapas de la AP

Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 28

IV. Etapas de la AP

¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance

Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas

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IV. Etapas de la AP

Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 30
IV. Etapas de la AP

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
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IV. Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 32
IV. Etapas de la AP

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable

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IV. Etapas de la AP
Elaboró: Eduardo Dávila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------

1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación
6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------

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IV. Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final

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IV. Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica

1 2

Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 36

IV. Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

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IV. Etapas de la AP

Holgura

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 38

IV. Etapas de la AP

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Es Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 39

IV. Etapas de la AP

0-0 0-7 7 - 13

INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7
E 21 - 24 24 - 24
0-8

6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8

0-6 6 - 10

C G
6 4

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IV. Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 41

IV. Etapas de la AP

• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6

(P-O)
Desviación estándar
6

(P-O) 2
Varianza de una tarea
6

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 42
IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Sistema de autorización de trabajo

• Sistema de información
• Reportes de avance

EJECUCIÓN

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 43
IV. Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Productos de avance
– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información
• Manejo de proveedores
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 44
IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en
tiempo y forma.
Taller de Proyectos de Procesos
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
Módulo IV Administración de Proyectos 45
IV. Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 46

IV. Etapas de la AP

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 47

IV. Etapas de la AP

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 48

IV. Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 49

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 50
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
• Control del cronograma

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 51

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 52

IV. Etapas de la AP

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 53

IV. Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 54
IV. Etapas de la AP

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado

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IV. Etapas de la AP

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 56

IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Reporte final
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 57
IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 58

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 59

VI. Lecturas sugeridas

• PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, Yamal
Administración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhD

Project Management

• GIDO, Clements
Administración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, Jeff
La gestión de proyectos

• WEISS, Joseph
Administración de proyectos en cinco pasos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 60