UNIDAD 03: ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS O NORMAS Y CONTROL EMPRESARIAL

SEMANA 11
CONTROL ORGANIZACIONAL
Y LA DIRECCIÓN

Fuente: algunas diapositivas de:

Profesora: María Cecilia Navarro
Universidad del Desarrollo
 Ciclo Administrativo
METAS
OBJETIVOS ESTRUCTURA
ESTRATEGIAS

Planificación
Organización

Control Dirección
NORMAS
MEDIDAS MOTIVACIÓN
COMPARACIONES LIDERAZGO
ACCIÓN COMUNICACIÓN
 Control
 El proceso de vigilar actividades para
asegurar que se cumplan como se
planificó y corregir cualquier desviación
significativa.


Planificación Control
FUNCION GERENCIAL DEL
CONTROL:
 FUNCION GERENCIAL DEL
CONTROL:
Definiciones:
1. Medición y Control del desempeño a fin de asegurarse que se cumpla con
los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

2. Proceso mediante el cual los gerentes se aseguran de que las actividades

efectivas estén de acuerdo con las que se han planificado.

En la Planificación
se establecen las
El Control mide el progreso hacia
metas, objetivos y
métodos para dichas metas y determina las
lograrlos desviaciones a tiempo.
Cuánto Control debe Ejercerse?
El concepto de Control
Palabra Control genera
Organizacional pone
connotaciones desagradables
inquieta a mucha gente
(parece amenazar libertades
(movimiento por la independencia
y autonomía de las personas)
y auto realización de las personas)

Es importante que los gerentes

entiendan el conflicto potencial
entre necesidades de autonomía
personal y de Control
Organizacional.
Una forma de lograrlo es
entendiendo que el Control
excesivo perjudica a la
Organización y a los
individuos que la integran.

Con el procesamiento de datos por computador los métodos de control se han

hecho más técnicos y precisos
Cuánto Control debe Ejercerse?

El grado de control que se considere extremo o perjudicial

variará de una situación a otra.

Una agencia de avisos requerirá controles menos

estrictos que un laboratorio de investigación

En el aspecto económico:
En tiempos de recesión la gente en su mayoría aceptará
controles y restricciones más estrictos.
Cuando los tiempos son prósperos, las reglas y limitaciones
son menos apropiadas.
 Pasos básicos del Proceso de
Control
No hacer Reforzar?
(1) Nada
¿Qué Medimos?
¿Cómo medimos? SI

(2)
Establecer Corresponde Grado de variación
Medir el
Métodos y Normas de desempeño A las Entre el
desempeño real y
Medir Desempeño Normas? La norma

NO

Tomar
(3) Medidas
Corrige el desempeño actual Correctivas
Revisa la norma
 1.- ¿Qué medimos?
 Criterios aplicables a cualquier situación (rotación, ausentismo, etc)
 La mayor parte de los trabajos pueden ser cuantificados, y si una actividad
no lo permite los gerentes deben encontrar métodos más subjetivos.

¿Cómo medimos?
1. Observación Personal:
 Conocimiento profundo y de primera mano
 Poco objetivo y consume mucho tiempo.
2. Informes estadísticos:
1. Son datos muy fáciles de visualizar. Se usan
2. Tienen carácter limitado, dado factores subjetivos. las
3. Informes verbales: cuatro.
1. Es rápida, permite retroalimentación.
2. Para que sea efectivo necesita ser documentada.
4. Informes Escritos:
1. Son más lentos.
2. Pero muy formales
 ¿Qué controlamos en las empresas?

 Información

 Dinero - Finanzas

 Operaciones

 Personas (trabajo)
Herramientas de Control
(INDICADORES)
De Información SIG

Financieras Presupuestos Revisados

Índices

De operaciones Gráficas de control

Modelo del lote económico

De personal Evaluación de desempeño

 Herramientas de control

 Controlar la información puede ser esencial para el éxito

de un gerente

 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Sistema que proporciona la información necesaria
sobre una base regular, proporciona a la gerencia
Información no sólo Datos.
 Cuando los datos se analizan y procesan se
convierten en Información.
 Los SIG son orientados a la Gerencia

Los SIG se desarrollan en función de la información necesaria para tomar decisiones.

 Controles Financieros

Uno de los principales propósitos de toda

empresa es obtener utilidades.

 Mediante el control financiero los gerentes

pueden:
1. Analizar los gastos excesivos.
2. Analizar la liquidez de la empresa.
3. El estado de las deudas.
4. Que los activos se utilicen de manera productiva.
 Herramientas de control Financiero
 Análisis de Índices:
 Se toman los estados financiero básicos de una empresa
que son (hoja de balance y estado de resultados) y se
expresan en índices o porcentajes.

 Índices de liquidez.
 Índices de apalancamiento.
 Índices de operaciones.
 Índices de rentabilidad.

 Presupuestos revisados
 Al señalar las desviaciones entre la norma y el consumo
real se convierten en una herramienta de control y si las
desviaciones son consideradas como significativas habrá
que tomar acciones correctivas.
 Herramientas de control de operaciones
 El éxito de una organización depende en gran medida
de su capacidad para generar bienes y servicios.

 Evaluar la capacidad de compra.

 Vigilar la calidad de los productos.
 Asegurarse que la maquinaria se encuentre en
buenas condiciones.

Las gráficas de control:

Son una herramienta de control gerencial que muestra resultados
de medidas a lo largo de un tiempo, con límites superior e inferior
estadísticamente determinados.
 Herramientas de control de
operaciones
 Modelo TLE: (Tamaño de Lote Económico)

 Técnica para equilibrar los costos de compra, pedido,

acarreo y agotamiento de inventario para obtener la
cantidad óptima de una orden de compra.
 También se usa con respecto a la producción
 Herramientas de control de personal

 Es muy importante para cualquier

organización que los empleados se
desempeñen como es debido.
 El proceso de evaluación del
desempeño (ED)
Plan de desempeño
Identificar las metas del desempeño
Comunicar las metas
Establecer criterios de desempeño

Determinar
Anticipar y considerar :
Responsabilidad de la evaluación
Problemas de la ED.
Periodo de la evaluación
Sistemas eficaces de ED
Método de evaluación
Software de computo

Examinar el trabajo desempeñado Apoyo de la Administración

(capacitación, Coaching)

Evaluar los resultados

Realizar la entrevista de evaluación

Analizar las metas para siguiente año
 2.- Comparación

 Determina el grado de variación entre el desempeño real

y la norma.

 Se debe determinar un rango de variación aceptable.

 En la etapa de comparación, los gerentes se preocupan

especialmente por el tamaño y dirección de la variación.
 3-. Acción correctiva

 Corregir el desempeño actual: por medio de acción

correctiva inmediata o acción correctiva básica.

 Revise la norma: Es posible que la variación sea el

resultado de una norma no realista.
 La Importancia del Control

Factores que hacen importantes el Control:

1. El Cambio. 2. La Complejidad.
Las Organizaciones de hoy
Parte inevitable del ambiente
requieren de un método
de toda Organización
elaborado de Control

3. Los Errores. 4. Delegación de Autoridad

Control permite detectar los Para determinar si los empleados
errores antes que se hagan cumplen con las tareas delegadas.
críticos Sin afectar su creatividd o participa.
 Controles Adecuados e
Inadecuados

Permiten el logro de las metas

Controles de la organización, con: eficiencia,
adecuados Eficacia y efectividad

Desperdician
sus Recursos

Controles Perjudican
Dificultan el
logro de las
Inadecuados a la Org. metas

Los Trabajadores
también se afectan
 Controles Adecuados e
Inadecuados
La disminución del control
no significa incremento en
autonomía personal

Controles
Inadecuados
La Anarquía o falta de todo
control establece incertidumbre
y desconcierto general.

Lo importante es hallar el adecuado equilibrio entre el Control

Organizacional y la Libertad Individual
 ¿Dónde establecer los
Controles?
Para poder establecer sistemas eficaces
de Control, Primero hay que identificar
las Zonas Primordiales de desempeño

1. Zonas Primordiales de Desempeño

Son todos aquellos aspectos de la Unidad
u Organización que deben funcionar bien
para que el todo opere eficazmente.

Comprenden Ejm:
importantes Operaciones. Financ.
actividades Operaciones Prodccn.

El control debe hacerse a todo nivel de la organización

¿Dónde establecer los Controles?

2. Zonas donde ocurren cambios:

La probabilidad de cometer errores

es mayor al producirse un cambio

Ejms. de Cambios:
1. Al transformarse el pedido
de un cliente en Factura
2. Cuando un artículo de inventario
pasa a ser artículo para despacho.
¿Dónde establecer los Controles?

3. Enfoque sobre los elementos

más significativos.

Generalmente, Un pequeño % de las

actividades, sucesos, personal u objetos
de una cierta operación ocasionarán una
elevada proporción de los gastos o
problemas en una empresa.

Ejemplos
10% de
Productos de un
2% de trabajadores
fabricante rindan
ocasionan el 80% de
reclamos laborales el 60% de sus
ventas
Característica o cualidades de
un Sistema Eficaz de Control.
1. Exactitud. 2. Oportunidad. 3. Objetividad y
Los datos inexactos La inform. Debe ser Claridad. Un sist. 4. Concentración
pueden causar tomar corregida, transmitida de Control difícil de en puntos
medidas inadecuadas y evaluada rápidament. entender causará errores Estratégicos.
confusiones, etc.
5. Economía y 7 . Flexibilidad
Realid. El Costo de para que las Org.
6. Coordinación
un Sist. de Control Puedan reaccionar
Con el Flujo de
será menor o igual a en forma oportuna
Trabajo.
los beneficios que a las situaciones.
de él se deriven.

8. Calidad Prescrip
9. Lograr Aceptación
tiva y Operacional
por los Miembros de
Una vez descubierta la
desviación indicar la la Organización.
medida correctiva
 TIPOS DE METODOS DE
CONTROL

Controles Preventivos Se ejecutan antes de que

ocurra la acción.

Se ejecutan mientras
Controles concurrentes se desarrolla la acción

Se ejecutan una vez

Controles posteriores finalizada la acción.
El Control como un Sistema de
Retroalimentación.

Nuevos Planes

Ninguna
Implantación Control: desviación
Planeación Comparación
de Planes indeseable
con Resultados
de los Planes

Desviación
Indeseable

Acción
Correctiva
 EJERCICIOS
a) Empresas comercializadoras: Procesos de Compras,
Almacenamiento (Ingresos y Salidas) y Ventas. Describir los
siguientes puestos: Comprador, Jefe de Almacenamiento y
Gerente de Ventas.

b) Empresas Industriales: Proceso de Fabricación,

Distribución y Control de Calidad. Describir los siguientes
puestos: Jefe de Producción y Jefe de Control de Calidad.

c) Empresas de Construcción civil: Proceso de Desarrollo de

Proyecto de construcción, formulación y elaboración
presupuestal. Describir los siguientes puestos: Jefe de
Proyecto, Capataz, Encargado de Presupuestos.
LA DIRECCIÓN
 LA DIRECCIÓN: DEFINICIONES
1. ETIMOLÓGICAMENTE.
Viene del verbo dirigere:
donde:
di = Intensivo
Regere = Regir, Gobernar
Regere deriva del Sánscrito RAJ = Preeminencia

Refiriéndose a la situación Preeminente que tiene dentro

de la Administración, ya que la Dirección es la esencia
de la Administración.
 LA DIRECCIÓN

DEFINICIÓN 1
Elemento de la Administración en el que se logra la
realización de todo lo planeado, mediante la autoridad del
Administrador, ejercida en base a decisiones ya sea tomadas
directamente o delegando autoridad.

DEFINICIÓN 2
Es el proceso de influir en las personas para que
contribuyan a alcanzar las metas de la Organización.
 LA DIRECCIÓN: IMPORTANCIA

Parte Central de la Administración a la cual se deben

subordinar los demás elementos. Si se planea, Organiza
Coordina y Controla es sólo para lograr una eficiente
Realización (ejecución). De nada sirven ejecutar técnicas
complicadas en los otros elementos o fases administrativas
sino se logra una adecuada ejecución en función de los
objetivos, la cual a su vez depende de una buena dirección.
 LA DIRECCIÓN: FASES O ETAPAS
La Dirección de una empresa supone:

a. Autoridad y/o Que se Delegue Autoridad

b. Que se Ejerza esa Autoridad
c. Que se establezcan Canales de Comunicación a través de los cuales se ejerzan y
controlen sus resultados.
d. Que se Supervise el Ejercicio de la Autoridad, en forma simultánea a la
ejecución de las Ordenes.
Au
tor
ida
d Comunicaciones ordenes

orden

Comunicaciones
orden
 LA DIRECCIÓN: (5) PRINCIPIOS

1. Principio de Coordinación.

El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre
coordinar los intereses del grupo y aún los individuales, de
quienes participan.

La subordinación de las actividades de cada Departamento,

Sección y personal en general, de ninguna manera significa
suspender o perder los legítimos intereses de cada persona, ya
que precisamente fue para lograr estos, por los que ingresó a
formar parte de la empresa y subordinó su actividad a ella.
 LA DIRECCIÓN: PRINCIPIOS

2. Principio de Impersonalidad del Mando.

La autoridad de una empresa debe ejercerse más como

producto de una necesidad de todo el Organismo Social,
que como resultado exclusivo de la voluntad del que
manda.

Es importante explicar el por qué de esa orden

involucrando dentro de ella no como solicitud de
autorización para que sea aceptada, sino como muestra
de su importancia.
 LA DIRECCION: PRINCIPIOS

3. Principio de la Vía Jerárquica.

Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos

previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón y nunca
en forma constante.

ordenes

orden
orden
 LA DIRECCION: PRINCIPIOS

4. Principio de la Resolución de Conflictos.

Debe procurarse que los Conflictos que aparezcan, se resuelvan lo

más antes posible, de modo que no se lesione la disciplina y pueda
originar el menor disgusto a las partes. Y deberá solucionarse en el
nivel respectivo
 LA DIRECCION: PRINCIPIOS
5. Principio del Aprovechamiento del Conflicto.
Debe aprovecharse el conflicto para forzar el encuentro de
soluciones. Tiene la virtud de forzar a la mente a encontrar
soluciones que sean ventajosa a ambas partes.
La forma de resolver los conflictos es:

5.1 Por Dominación. Una parte pierde todo y la otra gana todo.
Ejemplo. Un Juicio

5.2 Por Compromiso o Conciliación. Ambas partes solucionan el

conflicto cediendo parte de sus pretensiones.
Ejemplo Negociación entre sindicato y patronal.

5.3 Por Integración o Coordinación. Ambas partes logran realizar

íntegramente sus pretensiones aparentemente antagónicas o
irreductibles en base a un replanteamiento del problema.