TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un
formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA
Memorando de reunión de apertura auditoria
Para: Responsable del proceso/ copia a Alta gerencia
De: Responsable de ejercer la auditoria
Fecha:
Objetivos: establecer mediante la auditoria interna de la organización el estado
actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de gestión del
talento humano y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de gestión del
talento humano van en concordancia con la norma y los procedimientos
actualmente documentados junto con los formatos empleados y políticas de la
compañía que apliquen.
Criterios de auditoria:
- Sistema de gestión de calidad
- Politica de calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política de contratiación de la compañía
- Manual de calidad
- Manual de procedimiento
- Manuel de funciones
- Procedimiento de gestión del talento humano
- Formato de instructivos de gestión del talento humano

Oficialización de auditoria

Reunión de apertura:
Fecha de la reunión de apertura:
Hora de inicio de la reunión de apertura:

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del

proceso de gestión de talento hu8mano a fin de informarle que de acuerdo con
el cronograma de autorías establecido por el área de control interno y
aprobado por la alta gerencia de la compañía se debe llevar a cabo la auditoria
a dicho proceso en el siguiente mes a transcurrir, a fin de verificar el objetivo
planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los
miembros del área de auditoria, así mismo y por tal motivo requerimos de su
disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes
realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se
cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la
documentación y visitas inicialmente requeridas, sin embargo puede que según
el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.
Es de acotar que la información de la auditoria y sus resultados serán
manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se
requiere comprimidos de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la auditoria no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
empresa.
Cordialmente,
Control interno.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No

Documento revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de contratación Revisión estándares ISO,
1 actualización y posible oportunidades
de mejora
Evaluación conocimientos política Comprensión y conocimientos de la
2
de calidad y objetivos política de calidad y objetivos
Procedimiento de contratación Revisión de hojas de vida al azar y
3 (evidencia: hojas de vida de su debida estandarización de calidad
empleados)
Procedimiento de bienestar y Estandarización los documentos y
seguridad y salud en el trabajo( referencias en los procedimientos.
4 Evidencias: plan de bienestar,
soporte de reuniones de
brigadistas)
Procedimientos formación de Estandarización de los documentos y
personal (evidencias: formatos de referencias en los procedimientos.
5
asistencia de capacitaciones, plan
de formación)
Liquidación y finalización de Revisión de formatos de retiro y
6 contratos hojas de vida al azar y su de vida
estandarización de calidad
Procedimientos de afiliación de Revisión de planillas de afiliación de
7 personal (soporte: afiliaciones y los últimos tres (3) meses.
planillas de afiliación)

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias

de comunicación que usará durante la auditoría.

Esencial que la presentación del equipo auditor se haga de manera amena, para
que no se vea como un ente que viene a juzgar y que se venda la idea al proceso
auditado que es un actividad que busca establecer mejoras y optimizar el proceso
a partir de los hallazgos evidenciados.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o
estrategias de recolección y verificación de información usará durante
la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

Se debe establecer un formato a manera de check lis en el que se tengan en

cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si
se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoria.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documental, física y escrita:
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 09/10/2017 Auditor (es): grupo auditor
Proceso Auditado: gestión de Auditado (s): Coordinador de GTH
talento humano
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimiento Política de Se evidencia que
de contratación la contratación de
contratación los funcionarios x
se está realizando
acorde.
2 Evaluación de Conocimientos Se evidencia que
conocimientos. y compresión un 40% de los
Política de de la política y funcionarios que
calidad y objetivos de interactúan en el
x
objetivos calidad proceso cuentan
con el
conocimiento
requerido
3 Procedimiento Estandarización Se evidencia la x
de bienestar y de los implementación
seguridad y documentos y de formatos que
salud en el referenciados no se encuentran
trabajo en los estandarizados y
procedimientos adicional no son
referenciados en
el procedimiento
matriz
4 Procedimiento Estandarización El procedimiento
de formación de los se ejecuta de
de personal documentos y acuerdo con lo
referenciados documentado, y
x
en los sus documentos
procedimientos se encuentran
debidamente
estandarizados
5 Liquidación y Revisión de Se evidencia que
finalización de formatos de no existe
contratos retiro y hojas de formatos ni
vida al azar y entrevistas de x
su debida retiros de
estandarización funcionarios de
de calidad acuerdo con el
 procedimiento
6 Procedimiento Revisión de La afiliación de
de afiliación planillas de los funcionarios
de personal afiliación de los se hace a tiempo x
últimos tres y en los términos
meses requeridos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la auditoria:
- Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimizaciones
del mismo.
- Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda
la política de calidad y los objetivos.
- Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y seguridad y salud en
el trabajo de acuerdo con la no conformidad mayor hallada.
- Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la
organización, los formatos e instructivos empleados en el procedimientos
de bienestar y seguridad y salud en el trabajo.
- Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y
finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de
acuerdo con lo documentado.
- Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin
de subsanar las no conformidades resultado de la auditoria.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta
actividad).
Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la
auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que
se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con
sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check
list con cada criterio ISO y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo
debe ser debidamente soportado.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo

tras el desarrollo de esta actividad.
El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos. Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más
disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio
beneficio.
La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente
establecidos.