a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,

a la asistencia de la “reunión de apertura”.

RTA:

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Motomare S.A.S
Representante legal: JUAN CARLOS ROMERO GARCIA
Dirección: CRA 40# 15-38
Tel: 0180003459872
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gerencia.general@motomare.com
De: Equipo Auditor Área Compras insumos
compras@motomare.com

Para: Área de control de compras

Miguel Antonio Rodriguez
Fecha: Julio 21 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de Motomare S.A.S, en los
procedimientos de compras de insumos y materia prima para su respectiva
transformación.

Alcance: Verificar la calidad de los materiales comprados además de que estos

cuenten con las características adecuadas exigidas por el sistema de gestión de
calidad.
investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de compras de la
empresa
MOTOMARE S.A.S
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
RTA:
 No. Documento revisado Observaciones del documento
VDP.052 Política de Gestión Se pueden observar que faltan
RT Financiera. algunas actualizaciones de los
nuevos procesos incluidos dentro
de la empresa.
VDP.053 Política de Logística y Se observa que la política no ha
RT Servicio al Cliente sido publicada con todo el
personal de la empresa.
VDM.014 Manual de Procedimientos
RT
MNA.02 Norma ISO 9001:2015 Se cuenta con una buena
FR adaptación de la norma para la
maderera.
VDM.016 Manual de Procedimientos de Carencia de algunas técnicas
RT Compras para la adecuada verificación de
la calidad de los insumos.
INT. O3 Instructivos de inspección de Carencia de tácticas para la
FT insumos comprados verificación de insumos.

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Reunión de Apertura:
22 de julio de 2017
Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
04 de Agosto de 2019
Hora 4:00 pm
Cordial saludo, respetuosamente me dirijo a usted para informar que el equipo
auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al
proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo
es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos
inherentes al momento de realizar las compras de los insumos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del área de compras, El Coordinador de
Calidad, el día 22 de julio del presente año, con una duración de 7 horas, en las
instalaciones de oficinas. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido
en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna
observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al
líder del grupo auditor, antes del 23 de Julio del 2019. Por favor indique en la
columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que
atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será
auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación,
condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de
disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que
se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por
parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en
español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
RTA:
Para llevar a cabo la recolección de información se tiene planteado realizar un
muestreo de información desplazándose hasta la zona de producción y de
almacenaje de los insumos o materias primas adicional de verificación
documental de los contratos que se tienen con cada uno de los proveedores con
los que cuenta la empresa y analizar los precios contra la calidad de los
productos que son proporcionados por estos mismos.

 Lista de chequeo
no
Ítem Descripción Responsable de Si No
Auditoria
1 Cumplimiento en Oficina Asesora de 
compras y ventas Control interno
2 Inspección calidad Oficina Control de 
insumos calidad
3 Verificación de Oficina control de 
selección de documentación y
proveedores Análisis
4 Verificación de Oficina control de 
facturas y documentación
documentación

.
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
No. Evidencias de Criterios de Auditoría Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
Auditoría
1 Proceso de recepción Actividades que se Se cuenta con un proceso pero
de insumos realizan para llevar a presenta inconsistencias para
X
cabo esta actividad realizar ciertas actividades dentro
de la empresa
2 Proceso de selección Paso a paso para No se cuenta con proceso en el
de proveedores realizar este proceso cual se dé a conocer cómo se X
lleva a cabo esta actividad
3 Proceso de selección Llevar seguimiento Se cuenta con proceso
de calidad de insumos de la comparación de establecido pero no se lleva un
las cualidades con seguimiento de la características X
las que debe poseer con los que se ingresan los
el producto materiales
4 Documentación de Llevar un registro Se cuenta con el procedimiento y
Compras actualizado de todos los formatos para el registro de la
X
estas actividades información pero no se encuentra
actualizada la base de datos
5 Almacenaje de Procedimiento para No se cuenta con un
insumos realizar un buen procedimiento o manual para
X
proceso de realizar esta actividad dentro de la
almacenaje empresa
 6 Manipulación de Procedimiento y No se cuenta con los formatos o
insumos capacitaciones para registro de las capacitaciones que
la adecuada se le realiza al personal en temas
manipulación de de buena manipulación de cargas X
materias y de esta y demás temas relacionados
manera conservarlos
en un mejor estado.
7 Instalaciones y Se debe contar con Las condiciones con las que
herramientas para ciertas condiciones cuenta la bodega no son las
procesos de en los lugares de necesarias para realizar el
almacenaje almacenaje tanto al almacenaje adecuado de los
momento de realizar materiales X
el transporte de este
contar con las
herramientas
necesarias.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
RTA:
 Se tienen que corregir las inconsistencias que se presentan en el
“proceso de recepción de insumos” debido a que algunas actividades
que se encuentran dentro del proceso se realizan de una manera
totalmente distinta de lo que se tiene plasmado.
 Se debe realizar el procedimiento por medio del cual se realiza la
actividad de selección de proveedores para verificar el respectivo
cumplimiento de la actividad sin beneficiar a nadie en este proceso.
 Al momento de establecer la calidad de los materiales se debe llevar
un registro de como ingresan estos a la zona de almacenaje para evitar
futuros inconvenientes con los proveedores.
 Se debe actualizar constantemente la base de datos de las compras
realizadas para llevar un buen control de los ingresos y egresos de la
empresa y de esta manera tener una mejor idea de la eficiencia de la
industria.
 Realizar la creación del procedimiento o manual para el almacenaje
adecuado de los materiales y de esta manera obtener estos mismos
en un mejor estado o condición.
 Llevar un registro de todas las capacitaciones que se le realiza al
personal para verificar la veracidad y cumplimiento de las actividades
planteadas.
 Se deben realizar las respectivas adecuaciones en la bodega debido
a que en las condiciones que esta se encuentra de cierta manera
afecta negativamente para la calidad de los insumos adicional a esto
se deben adquirir herramientas adecuadas para el transporte de estos
mismos.

g- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
RTA: Se adquirieron nuevos conocimientos en cuanto al tema de las actividades
que se deben realizar al momento de implementar una auditoria en cuanto al
tema de recolectar la información y realizar una lista chequeo de la información
recolectada en la auditoria y como establecer los hallazgos y resultados de estos
mismos cuando se realizan las actividades y las condiciones que se deben tener
en cuenta.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3:
Objeto de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.