SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019

DOCUMENTO DE APOYO
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

¿Qué es el ciclo vital del documento de archivo?

Concepto desarrollado por la teoría archivística tradicional define tres

etapas que a su vez permite identificar tres tipos de archivos según la
etapa donde se encuentren los documentos de archivo. Según teoría
Archivero Aurelio Tanodii.

Se ha dado esta denominación a los distintos ciclos o etapas por las que
va pasando el documento, desde su creación hasta su eliminación o
selección para su custodia permanente. Podemos decir entonces que el
documento presenta tres edades: una de nacimiento que corresponde a
su producción, otra intermedia que corresponde a su trámite y una
tercera permanente.

Cada una de las etapas tiene una relación estrecha con su permanencia
en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas
de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Se han considerado tres ciclos en atención al valor que los documentos

van adquiriendo desde su creación, a la frecuencia de uso de los mismos
y a su vigencia administrativa.

- Ciclo 1- Primera edad: corresponde a la circulación y tramitación de

los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de
gestión y son de uso y consulta frecuente. Su estado Activos

- Ciclo 2 - Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a

un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente,
de manera poco frecuente. Su estado Semiactivo

- Ciclo 3 - Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de

manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de
investigación. Su conservación será definitiva. Su estado Semiactivo

Rocío Astudillo Escobar

Instructor; SENA Regional Huila
rastudillo@misena.edu.co
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Archivistas como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otros consideran un cuarto

ciclo y corresponde a la etapa, en la que el valor primario decrece en la
misma proporción en que aumenta el valor secundario.

- Ciclo 4, que se puede denominar intermedio, en el que su uso y

consulta son en estado inactivo y De esta manera tendríamos el
cicclo de vida asi: Archivos de Gestión - oficina, Archivo Central,
Intermedio e Histórico.

los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben

conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco
frecuente. Su estado Semiactivo

Los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando

son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que
pueden tener para la investigación, la cultura y la historia.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

PRIMERA FASE SEGUNDA FASE TERCERA FASE

1ª EDAD 2ª EDAD 3ª EDAD

1ª ETAPA 2ª ETAPA INTERMEDIA 3ª ETAPA

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO

DE CENTRAL INTERMEDIO HISTORICO
GESTION

DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS

ACTIVOS SEMI- ACTIVOS INACTIVOS

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

 Administrativo
 Histórico
 Legal / Jurídico
 Cultural
 Fiscal / Contable
 Investigación
 Técnico  Científico

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Primera Fase: Elaboración de Documentos

Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:

 Evitar la producción de documentos no esenciales

 Disminuir el volumen de los documentos
 Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
 Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de
automatización.

Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos

Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y

almacenamiento, se caracteriza por:

 Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios

 Utilización a bajo costo de la información y de los documentos
 Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento
de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de
uso.

Tercera Fase: La Eliminación de documentos

Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué

documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo
procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las
siguientes actividades:

 Identificación y descripción de los documentos por series

 Clasificación de estas series con miras a su conservación o
eliminación
 Determinación de los documentos que se justifica conservar en los
archivos
 Eliminación periódica de los documentos no permanentes
 Transferencia de documentos permanentes a los archivos
nacionales o a los que hagan sus veces.

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El objetivo de la formulación de la teoría del ciclo vital es garantizar

que los documentos reciba el tratamiento adecuado en cada una de
las tres edades. Esta teoría presenta las siguientes implicaciones
archivísticas:

 Garantizar la unidad y la aplicación de las TRD sobre los

documentos de un organismo y permitir así tener una perspectiva
de las distintas edades y sus valores en cada fase.

 Crear sistemas de archivo dentro de cada administración y

permitir la articulación y la estructuración de las actividades
archivísticas, transferencia y expurgo en una política integral de
archivos.

 La aplicación de los principios, de procedencia, orden original y

ciclo vital, establecen y dirigen el tratamiento del documento a lo
largo de toda su vida, estableciendo las operaciones archivísticas
que son propias en cada una de las fases.

CLASES DE ARCHIVO SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Clases de Archivo

Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de

archivos los cuales se describen de la siguiente manera:

1 Edad o fase Archivo de gestión

2 Edad o fase Archivo Central / Archivo Intermedio

3 Edad o fase Archivo Histórico

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Archivos de gestión o de las oficinas productoras de

documentos

En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de

solución de los asuntos iniciados, además la documentación está
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten.

Archivos centrales o intermedios

Aquí se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de

gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero
que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los
particulares en general.

Archivos permanentes o históricos

Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio, la

documentación que por decisión del comité evaluador de
documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que
cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

En el ciclo vital del documento el volumen documental disminuye a

través del tiempo permitiendo conservar la información valiosa para
la organización permanentemente, no obstante para el logro de esta
racionalización del acervo documental la gestión documental ha
desarrollado instrumentos tales como el cuadro de clasificación y la
tabla de retención documental sin los cuales sería imposible ejecutar
procesos de transferencias documentales según la edad del
documento. El ciclo define cuatro etapas que a su vez permiten
diferenciar tres tipos de archivo según la fase en que se encuentren
los documentos.

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V CREACION, UTILIZACION, EVALUACION

O RECEPCION Y CONSULTA Y VALORACIO Y
L TRAMITE CONSERVACION DISPOSICION
U PGDE PGDE PGDE
M
E
N

T
1ª ETAPA 2ª ETAPA INTERMEDIA 3ª ETAPA
O
T
A TRANSFERENCIAS NFRENCIAS
L PRIMARIAS SECUNDARIAS
D
E
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
D CENTRAL HISTORICO
GESTION
O
C
U CONSULTA ACTIVA CONSULTA SEMI-ACTIVA CONSULTA INACTIVA
M
E
N
T
O 1ª EDAD 2ª EDAD 3ª EDAD
S

PLANEACION TIEMPO RETENCION TRD

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y PRINCIPIO DE ORDEN

ORIGINAL.

Los principios de procedencia y orden original de los fondos

1. PRINCIPIO DE RESPETO A LA PROCEDENCIA U ORIGEN DE LOS

FONDOS.

Se refiere a la institución u organismo que constituye el fondo de

archivo y que lo hace diferente de los demás. El principio de procedencia
establece que los fondos de archivo deben conservarse en su

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organización original, no deben mezclarse los fondos procedentes de un

organismo con los de otro.

Para aplicar dicho principio hay que conocer la estructura de la

institución productora, sus métodos de funcionamiento, sus
procedimientos de trabajo y las variaciones que sufre en el transcurso
del tiempo. Se denomina "procedimiento de evolución histórica", pues
es necesario descender a la historia de las instituciones productoras de
documentos para poder realizarlo. Un buen conocimiento de su
estructura, aplicando este principio correctamente, da lugar a las pautas
de un cuadro de clasificación.

La aplicación del principio de procedencia garantiza la integridad

administrativa de un fondo y su pleno valor de testimonio. Facilita física
e intelectualmente el acceso a los documentos generados y recibidos por
la misma institución o persona mediante su reunión y descripción
completa, independientemente de su forma, medio o volumen.

Desde el punto de vista intelectual, preserva la objetividad de los

documentos en sus funciones, procesos y relaciones con el productor,
reflejados en la propia organización; evita toda interpretación y
subjetividad, puesto que un documento normalmente no tiene nada más
que una procedencia.

2. PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL O ESTRUCTURA

INTERNA DE LOS FONDOS.
Viene implícito en el anterior, los fondos de archivo deben conservar o
recibir la clasificación correspondiente a las estructuras administrativas
internas del organismo que lo ha creado, o a las actividades
desarrolladas por las entidades o personas. Dicho de otro modo, las
secciones no deben mezclarse entre sí, tampoco las series. Dentro de
cada serie debe respetarse el orden que la documentación tuvo en
origen, esto es, su ordenación. Se puede decir que el principio de
procedencia y de respeto al orden originario se fue construyendo de
forma paralela y estrechamente ligados.

El respeto al orden originario de los documentos es un principio

irrefutable que confiere objetividad al trabajo archivístico.

Rocío Astudillo Escobar

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Por tal razón podemos concluir:

1. La clasificación archivística se inspira directamente en la aplicación

de los principios fundamentales de la archivística: el principio de
"respeto al origen y procedencia de los fondos". De acuerdo con
esto, podemos decir que la organización no la crea el archivista, le
viene impuesta por la propia documentación; a él sólo le toca
reconstruirla, rehacerla. En definitiva, viene impuesta por la
persona o administración que la produjo. El archivista tiene que
identificarla y si la documentación se encuentra fragmentada o
desorganizada, entonces sólo le resta reorganizarla, respetando
los principios rectores de la archivística.

2. Asimismo, favorece la recuperación de la información ya que

permite el conocimiento del organismo creador, sus competencias,
funciones, actividades, funcionamiento y otros factores
susceptibles de recuperar la información contenida en los
documentos.
i
TANODI, Aurelio. Archivología General Córdoba. Universidad de córdoba 1975

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