INFORME

Redacte un microtexto en el cual exponga la importancia de cada uno de los

elementos que conforman la mejora de la información documentada. Asegúrese
de utilizar las palabras clave:

LA EVALUACÌÒN DE LA DOCUMENTACIÓN Hace referencia a la verificación

que se realiza para validar que los documentos del Sistema cumplen a
cabalidad con todos los requisitos. Una vez se detecta que esta documentación
no es conforme o no cumple con los requisitos de la NTC ISO 9001 y/o del
SGC, es necesario solucionar este hallazgo y adecuar la información
documentada. Esta evaluación es importante pues determina la validez y
actualización de la documentación del SGC, con una CORRECCIÓN que implica
modificar y/o actualizar el documento de tal forma que satisfaga las exigencias
de las partes interesadas. Una corrección no asegura que la documentación sea
adecuada y conforme de manera permanente.

Con un CONTROL DE CAMBIOS Se incluye en "Historial de Cambios" y se

registra al final del documento. Se registra cuáles han sido los cambios
realizados frente a la versión anterior. Este aspecto permite que se mantenga la
documentación vigente, aunque no garantiza que sea real este aspecto. Y la
VERSIÒN Permite determinar la cantidad de versiones del documento. En
algunas organizaciones este punto va ligado a la fecha de emisión, la cual valida
que es la final. Su control definitivo está incluido en la lista Maestra de
Documentos y Registros que permite identificar las versiones vigentes de los
documentos. Esta versión y la fecha de emisión, son importantes pues permiten
que la organización tenga en uso los documentos vigentes y marcados los
obsoletos.

Teniendo una FECHA DE EMISIÒN Siguiendo con el punto anterior, se requiere

modificar la fecha de emisión de los documentos, lo cual incluye día, mes y año
en el cual se va a incluir la nueva versión del documento al Sistema de Gestión
de la Calidad. Con el que damos a una DIVULGACIÒN para "Toda mejora
documental debe ser divulgada y distribuida a los procesos, cargos y partes
interesadas". Busca dar a conocer los cambios realizados en la documentación
y evitar de esta manera que los miembros de la empresa hagan el uso de
versiones anteriores u obsoletas, las cuales no se encuentren adecuadas a las
necesidades del SGC.

Damos por finalizado con la DISTRIBUCIÒN Este punto es de vital importancia

pues a través de éste, se da a conocer el documento final vigente para que el
personal que lo requiera dispongan de la versión vigente y actualizada del
mismo.