Buenas tardes.

Respecto a la primera pregunta que establece la diferenciación entre archivo público

y privado. Se estructura lo siguiente:
1. De acuerdo con la ley General de archivo ley 594 de 2000 en su artículo 3° afirma
que: Archivo público. “Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por
entidades privadas." Con lo cual se pone de presente que este tipo de documentos
tiene la posibilidad del ser consultados, descargados (los que se encuentren en
medio digitales) y reproducidos en los casos autorizados por la ley.
Para el caso de los archivos privados la norma establece un articulado que no solo
delimita cuales son los archivos privados, sino que además de ello materializa la
forma en que el estado a través del archivo general de la Nación coadyuvara en la
preservación de los mismo, ya que se tratan de archivos con carácter privado pero
que tiene una connotación de importancia en materia de la ciencia, la educación y
la connotación histórica. Así lo reza en su artículo 36 y siguientes: " Archivo privado.
Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de
derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización,
conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico,
social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la
Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones
y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del
mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como
a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la
ciencia, la literatura y la política."

2. Con relación a la pregunta numero dos la importancia del Sistema Nacional de

Archivos para las empresas privadas, se estructurara en dos líneas.
La primera consistirá en resaltar la importancia de la organización y estructuración
de los archivos que en cualquier dependencia demanda un buen funcionamiento.
Es por lo tanto que se destaca que independientemente del sector en que se
requiera implementar un archivo de documentación, éste será necesario con el fin
de darle no solo orden a su estructura organizacional sino de preservar y mantener
desde su documentación hasta su memoria histórica.
Para un segundo elemento se particularizará la trascendencia de la conformación y
trabajo mancomunado que entre los diferentes tipos de archivo tanto públicos como
privados, se deben de tener con el propósito de alcanzar los fines constitucionales,
como es el acceso a la información, la preservación de la misma y el sostenimiento
de la identidad cultural, política e histórica de una Nación. Por lo anterior me
permito resaltar lo manifestado en la ley General de archivos, en razón a sus
principios: “Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la
identidad nacional”.
Atentamente,
Alejandro Cifuentes Jiménez
Docente y Abogado
Universidad del Cauca.

Buenas tardes.
Recordemos que la ley General de archivos ley 594 de 2000, establece en múltiples
apartados la diferenciación entre los diversos tipos de archivos, incluyendo su
protección, estructuración y preservación. Entre ellos los artículos 3° , 4° y 36° y ss.
Atentamente,
Alejandro Cifuentes Jiménez
Docente y Abogado
Universidad del Cauca.