GESTIÓN DE PROVEEDORES

1. Objetivos y Fases de la Gestión de Proveedores.

Objetivos:

 Aportar el máximo valor añadido al menor coste en aquellos suministros y servicios que
prestan los proveedores.
 Asegurar que los pedidos, contratos y acuerdos con proveedores están alineados con la
estrategia y necesidades de negocio de la organización.
 Gestionar la relación con los proveedores. Así agilizar y hacer más eficaces los procesos
entre la empresa y sus proveedores.
 Gestionar el rendimiento de los proveedores.
 Negociar los contratos y pedidos con los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo
de vida.
 Mantener una política de proveedores y una base de datos de proveedores y pedidos.

Fases:

 Identificación, asesoramiento y racionalización de la base de proveedores

 Definición de necesidades de la compañía
 Definición del perfil de Proveedores requeridos
 Identificación de Proveedores potenciales
 Escogencia de Proveedores competitivos
 Definición de elementos de seguimiento y evaluación
 Determinación de indicadores de gestión

 Desarrollo Integrativo y Proactivo

 Compartir información con proveedores
 Promover relaciones abiertas
 Ciclos sistemáticos de mejoramiento
 Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios
 Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier Involvement ESI)

 Alineación de los objetivos en la cadena de suministro

 Visión y misión del proveedor
 Acceso a la organización del proveedor
 Habilidad para crecer

 Alta velocidad de respuesta

 Interacción multifuncional con el proveedor
  Alineado con los objetivos estratégicos del cliente
 Mejoramiento continuo

2. Desarrollo de Proveedores.

El desarrollo de proveedores consiste en la construcción de relaciones duraderas entre la

organización y sus proveedores, fundamentadas en principios y valores compartidos que
garanticen las sostenibilidad mediante la mejora continua de competencias administrativas,
comerciales, técnicas, productivas y financieras.

El tipo de empresa que adquiere los productos y servicios, el sector donde actúa, y las
características y experiencia del equipo de desarrollo condicionan los métodos a adoptar en la
implantación de un Programa de Desarrollo de Proveedores.

Pasos a aplicar en el desarrollo de proveedores:

 Criterios de evaluación tanto de los proveedores como de la organización

Con el objetivo de mejorar la cadena de suministro se tienen en cuenta no sólo los
aspectos a evaluar en los proveedores, sino también aquellos relacionados al
propio circuito de compras y control de suministros de la organización. Algunos aspectos a
evaluar son:

o Cumplimiento de requisitos legales.

o Calidad del producto y/o servicio, conforme a los requisitos del cliente.
o Precio competitivo.
o Tiempo de entrega del producto y/o servicio.
o Respuesta a requerimientos de mejora.
o Servicio de asesoramiento técnico y de post venta.
o Capacidad logística para la entrega o prestación del servicio solicitado.
o Capacidad comercial.
o Capacidad financiera.

 Medir la satisfacción actual de los proveedores.

Se realiza con los clientes de la organización, lo que permite considerar en qué aspectos
son considerados importantes los proveedores, así como qué puntos deberían mejorar.

 Diagnosticar las capacidades del proveedor.

Es necesario diagnosticar las capacidades del proveedor, con el fin de establecer posibles
mejoras.

 Gestionar y aplicar un Plan de Mejora.

Gestionar un Plan de Mejora en los aspectos más relevantes de la organización. El Plan
aprobado tendrá un cronograma de actividades.
  Seguimiento y Auditoría al Plan de Mejora.

Este seguimiento permite ajustar los requisitos del plan establecido e incorporar nuevas
actividades para su ejecución. El resultado tanto de los seguimientos, como de las
auditorías y diagnósticos realizados son la retroalimentación que es necesaria para el
programa de desarrollo de proveedores de la organización.

 Seguimiento de los productos y/o servicios entregados por el proveedor.

Es necesario realizar un seguimiento de los productos y servicios que se le entregan al
proveedor. Esto permite contar con información de los impactos que tienen las
operaciones del proveedor a través de los datos que aportan los usuarios y compradores
de la empresa.

 Beneficios del desarrollo de proveedores

Algunos de los principales beneficios que se obtienen con la implantación del Desarrollo
de Proveedores son los siguientes:

o Aumento en la rentabilidad tanto de la organización como de sus empresas proveedoras,

debido a los aumentos en la competitividad que se generan.
o El proveedor se convierte en un socio estratégico de la organización, aumentando la
fidelidad de los clientes.
o El proveedor se beneficia de una relación a largo plazo
o Cumplimiento de estándares de la industria que otorga mayor protección a su negocio en
el tiempo.
o Establece una definición clara de los roles de los supervisores.
o La organización logra una mayor confianza en sus proveedores, lo cual entrega mayor
estabilidad a sus procesos.
o Mejora de los canales de comunicación, lo que hace que se mejore la relación y facilita el
traspaso de información de la organización hacia el proveedor.

3. Pasos del Control en la recepción

I. Disponer de información sobre los pedidos realizados a los proveedores
II. Certificados de calidad con el material, el cual si falta no es motivo para rechazarlo (a
menos que se indique lo contrario en la petición de compra) pues ha podido llegar
previamente por fax o correo o quizás estén en camino. Además no todos los materiales
adquiridos son certificables
III. Al llegar la mercancía, los responsables de Almacén verifican que se cumplen los siguientes
puntos:

 Coinciden en cantidad y tipo, el material recepcionado con la copia del “Pedido al

Proveedor”, y con el “Albarán de Entrega”.
  El estado superficial es satisfactorio, libre de óxidos, golpes, etc.
 Si se reciben certificados del material con el albarán, se entregan al departamento de
Control de Calidad, a menos que dicho certificado sea a su vez albarán.

Tras la verificación anterior pueden darse tres casos:

 El material no es aceptado y se lo vuelve a llevar el transportista: En este caso la persona
que recepciona la mercancía (responsables de Almacén) anota en el albarán los motivos
del rechazo, escribe “RECHAZADO” en la posición correspondiente del albarán y lo firma. La
copia del albarán es entregada al Departamento de Compras que, entre otras cosas,
registrará la incidencia correspondiente. Fin del Proceso.
 El material es aceptado: La persona que recepciona el material firma el albarán y entrega la
copia al departamento de Compras.
 El material no se acepta, pero se descarga en nuestros almacenes: Por imposibilidad de
que el transportista se vuelva a llevar el material rechazado, o por si existe posibilidad de
acuerdo con el proveedor, el material se descarga. La persona que hace la recepción
escribe en la posición del albarán correspondiente a ese material “MATERIAL RECHAZADO
Y EN DEPÓSITO” y firma el original, indicando los motivos del rechazo. Luego entrega la
copia del albarán al Departamento de Compras, que entre registrará y procederá a resolver
la incidencia correspondiente.

IV. Una vez aceptado el material o rechazado los responsables de Almacén deben proceder a
su identificación mediante una etiqueta poniendo todos los datos detalladamente.

V. El responsable de Control de Calidad determina si es necesario un examen más minucioso

del pedido en cuestión.

VI. En caso de encontrar no conformidades en el material, el responsable de Control de

Calidad seguirá los trámites detallados en el MDP-Gestión de Incidencias, y decidirá si el
material se rechaza, se reclasifica o se repara.

VII. Tras las inspecciones detalladas y en función de los resultados, es posible que el
responsable de Control de Calidad vea necesario variar el tipo de control a realizar al
proveedor en cuestión, bien aumentando o bien disminuyendo la frecuencia y/o
exhaustividad de las inspecciones.

4. Riesgo del comprador y vendedor.

Los compradores realizan las precalificaciones lo cual es complicado tener la información precisa y
concreta el cual califica, identifica, prioriza y selecciona al vendedor, el cual es más compleja si la
cadena de suministro de los vendedores es globales, por lo tanto se les dificulta la selección de los
vendedores los que nos indica que no todos los vendedores son iguales.
5. Selección de una estrategia de recepción-aceptación.

Para la selección de estrategia de recepción y aceptación de los proveedores se realizan un

registro y modelo de riesgo para tener un riesgo bajo, luego un cuestionario de precalificación lo
cual nos da un riego medio y por ultimo una auditoria para identificar el riesgo alto.

Los que se encargan de selección son los de la organización los cuales tienen definido los procesos
para lo que requieren la organización los cuales tienen sus parámetros que deben cumplir y lo que
requerido para su funcionamiento adecuado. Estos organizadores son ayudados por softwares que
ayudan con la estrategia de selección donde evalúas la recepción y/o la aceptación.