Sistemas Administrativos C

Sistema Nacional de Archivos

Los Archivos en la Transferencia de Gobierno

Aída Mendoza Navarro(*)

ÍNDICE Resumen Ejecutivo

ANÁLISIS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I. Introducción.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
II. Transferencia de gobierno.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
III. Los archivos la mejor prueba de la gestión
pública.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
IV. Las normas de la Contraloría General de la
República.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
V. Conclusiones.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
BITÁCORA INFORMATIVA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
• Acta de transferencia de gestión
Uno de los temas recurrentes en la última campaña presidencial, por casi todos los postulantes, es
el problema de la corrupción. Este flagelo de nuestra sociedad destruye la credibilidad del sector
público, debilita la democracia y genera serios problemas de gobernabilidad, ya que deteriora la
relación Estado - ciudadano.
Así pues, con la entrada de nuevas autoridades y funcionarios de gobierno, se requiere contar con
toda la documentación pertinente de la gestión anterior, no solo para darle continuidad a la labor
de las distintas entidades del Estado, sino también para dejar constancia de lo que se hizo y no se
hizo, además de poder llevar a cabo una correcta evaluación y fiscalización de lo actuado.
Esta labor resulta un tanto compleja, ya que dependerá de cada entidad darle a la gestión en-
trante todo el acervo documentario en las condiciones establecidas por Ley, si es que se pretende
garantizar una gestión pública transparente. Los criterios, metodología y procedimientos que de-
berán seguir las entidades para realizar esta labor son materia de análisis del presente artículo.

I. INTRODUCCIÓN lograr, por un lado, una transferencia de go-

––––––––––––––––
(*) Abogada de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. Magíster de la Maestría en Gestión de Políti-
cas y Egresada del Doctorado de la Universidad Na-
cional Federico Villareal. Consultora Internacional.
Miembro del CLAID team, equipo para la difusión
del Proyecto INTERPARES-International Research on
Permanent Authentic Records in Electronic Systems –
para el Caribe y América Latina (University of British
Columbia, Vancouver-Canadá).
Autora de libros y artículos publicados en ediciones
especializadas nacionales y extranjeras.
Estamos próximos al cambio de gobierno,
en unos meses muchos de los funcionarios
públicos dejarán los cargos y a la vez rendirán
cuentas de la gestión realizada. Los funciona-
rios salientes tendrán que preparar los docu-
mentos en los que sustentan la rendición de
cuentas, estos son los documentos de archivo
que han generado en el transcurso de sus ac-
tividades, los que serán entregados según los
lineamientos que señala la Contraloría General
de la República.
Hace un tiempo la Contraloría aprobó las
directivas para las transferencias de gestión
en las entidades del Estado y la Guía Técnica
de probidad que será motivo de las siguientes
líneas.
En momentos en que las cuentas de una
gestión pública que concluye al cambio de go-
bierno tienen que ser claras, los documentos
de los archivos de gestión y centrales de cada
una de las organizaciones públicas cobran una
importancia mucho mayor dentro de la im-
portancia que poseen. Será necesario tomar
las medidas más convenientes para proteger
su integridad, mantener su organización y te-
nerlos dispuestos para el servicio, con el fin de
bierno transparente y ordenada, y por el otro
garantizar la continuación de las funciones del
gobierno entrante.
II. TRANSFERENCIA DE GOBIERNO
Las diversas categorías de los funcionarios
públicos, actúan como una suerte de distinción
entre ellos, tenemos funcionarios elegidos por
votación popular, de confianza, nombrados,
contratados, etc., en diversos regimenes labo-
rales que cumplen funciones en la administra-
ción pública. Algunos de ellos están sujetos a
normas específicas tanto jurídicas como admi-
nistrativas. Estas últimas a la vez provienen de
sectores de gobierno normativos a los que se
sujetan para desarrollar sus actividades, al res-
pecto y dentro de sus atribuciones, la Contra-
loría General de la República como organismo
normativo ha emitido disposiciones para ga-
rantizar una transferencia de funciones orde-
nada, de aplicación para los funcionarios que
ostentan cargos con poder de decisión (en las
modalidades que más adelante puntualizare-
mos). En tal virtud, ante un cambio de gobier-
no a puertas, es necesario que los organismos
donde asumirán los cargos los nuevos funcio-

Marzo de 2011 C1
 C Sistemas Administrativos
narios, empiecen a preparar los documentos
que están obligados, según la normativa de la
Contraloría, ha entregar a los que asuman los
cargos a partir del 28 de julio próximo.
Los archivos de las organizaciones a la vez,
deben observar las normas del Sistema Nacio-
nal de Archivos, por tanto, si estos han cumplido
con la aplicación de las normas, cuya vigilancia
corresponde al Archivo General de la Nación
(AGN), no tendrán ningún problema para rea-
lizar una transferencia ordenada y demostrable
a través de los documentos de archivo.
III. LOS ARCHIVOS: LA MEJOR PRUEBA DE
LA GESTIÓN PÚBLICA
Para Antonia Heredia Herrera, documentos
de archivo son aquellos “producidos o recibidos
por una persona o institución durante el curso
de su gestión o actividad para el cumplimiento
de sus fines y conservados como prueba e in-
formación”(1).
De acuerdo con la definición acotada, los
documentos que se generan en la administra-
ción pública en el curso de la gestión realizada
por el personal que labora, sin distinción de
categorías funcionales o remunerativas, van
formando los archivos de las organizaciones.
Los documentos emitidos y recibidos son la
mejor prueba de la gestión realizada y gracias a
ellos los administrados pueden conocer lo que
se hizo bien o mal, o lo que no se hizo; además
quedarán evidenciadas las decisiones que se
tomaron en cada una de las actividades reali-
zadas y el costo para el erario público que eso
significó.
Visto de ese modo, debemos destacar la
importancia de los documentos de archivo
como testimonios de los actos y actividades
administrativas; sin embargo la realidad nos
muestra una gran indiferencia y hasta desco-
nocimiento sobre la necesidad de mantener
en las mejores condiciones de conservación
los documentos de los archivos públicos, que
la gran mayoría de los ciudadanos conside-
ran como un conjunto de papeles que ya no
tiene sentido conservar. Pero, si realmente se
pretende una gestión pública transparente de-
bemos proteger esas pruebas. Por ello, habrá
que extremar las medidas de seguridad para
que los documentos se encuentren en las me-
jores condiciones, sin riesgo alguno, para que
los funcionarios respondan ante la ciudadanía
de la gestión realizada. Debemos reconocer
que en muchos casos los documentos han
sido fundamentales para probar los actos de
corrupción de los funcionarios públicos, pero
también para ejercer su derecho a la defensa
y demostrar la honestidad en el desempeño de
la función pública.
IV. LAS NORMAS DE LA CONTRALORÍA GE-
NERAL DE LA REPÚBLICA
La Contraloría General de la República
aprobó dos directivas por Resolución de Con-
traloría Nº 372-2006-CG, la primera es la Direc-
tiva Nº 008-2006- CG/SGE-PC, “Lineamientos
preventivos para las entidades del Estado sobre
C2 Marzo de 2011
Transferencia de Gestión” y la segunda la Nº 009-
2006 - CG/SGE-PC, “Lineamientos para el control
de las transferencias de gestión en las entidades
del Estado.”(2) En estas directivas se señala el
procedimiento que debe seguir el funcionario
que deja el cargo y realiza la transferencia al
funcionario entrante.
Las directivas en mención fueron modi-
ficadas por Resolución de Contraloría Nº 288-
2008-CG(3) para precisar el término Autoridad
Ejecutiva Superior, obligada a seguir el proce-
dimiento de transferencia durante el cambio
en la administración del Estado, regulado por la
Contraloría. La definición que señala la directi-
va de modificación define Autoridad Ejecutiva
Superior en los términos siguientes: “Entiénda-
se por Autoridad Ejecutiva Superior, a todo aquel
que su nombramiento provenga de elección po-
pular directa o universal o de designación por
confianza política originaria; de nombramiento
y remoción regulados; o de libre nombramiento
y remoción.”
De acuerdo con la definición, se incluye de
manera puntual a todos los funcionarios públi-
cos que desempeñan cargos en la Administra-
ción Pública de acuerdo con el artículo 4º de la
Ley del Empleo Público, Ley Nº 28175 que a la
letra dice:
Artículo 4.- Clasificación
El personal del empleo público se clasifica de
la siguiente manera:
1. Funcionario público.- El que desarrolla
funciones de preeminencia política, reconocida
por norma expresa, que representan al Estado o
a un sector de la población, desarrollan políticas
del Estado y/o dirigen organismos o entidades
públicas.
El Funcionario Público puede ser:
a) De elección popular directa y universal o
confianza política originaria.
b) De nombramiento y remoción regulados.
c) De libre nombramiento y remoción.
Los funcionarios a los que alude la norma
son quienes deberán observar las disposicio-
nes emanadas de la Contraloría General de la
República al dejar sus cargos ante el cambio
de administración gubernamental. Como po-
demos apreciar las directivas cobran especial
importancia cuando estamos próximos a un
cambio de gobierno.
Las directivas, de manera ordenada y se-
cuencial, indican el procedimiento que comen-
taremos brevemente como sigue:
1. Los lineamientos preventivos para las
entidades del Estado sobre Transferen-
cia de Gestión tienen como objetivo lo
siguiente:
Establecer criterios preventivos y de control
para un adecuado proceso de transferencia
de gestión, lo que significa que todo fun-
cionario que entregue el cargo a su sucesor
deberá hacerlo consignando la información
necesaria.
Naturalmente esta información debe en-
contrarse debidamente organizada en los
archivos secretariales o de gestión y central
de las organizaciones públicas para no en-
torpecer la continuidad de funciones.
La Directiva señala como finalidad man-
tener el adecuado ambiente de control
interno de la entidad para que la admi-
nistración entrante adapte e implemente
sus medidas a fin de que no se produzcan
actos irregulares durante la transición de
una gestión a otra.
El numeral VI de la Directiva indica que al
término de las funciones la autoridad o
funcionario debe rendir cuenta de su ad-
ministración, considerándose como trans-
ferencia de gestión al conjunto de acciones
administrativas que éstos realizan para
transmitir a su sucesor la situación operati-
va y financiera de la entidad o unidad orgá-
nica, debiendo la autoridad entrante dar las
facilidades de acceso a la información para
la respectiva rendición de cuentas. La infor-
mación a la que se alude se encuentra en
los documentos de los archivos que todo
funcionario deberá entregar a quien le su-
ceda en el cargo, de manera que la rendi-
ción de cuentas deberá ser demostrada a
través de los documentos sustentatorios.
El numeral VII de la Directiva indica que
la autoridad deberá implantar el procedi-
miento para la transferencia de gestión a
nivel de las unidades orgánicas de su enti-
dad, entonces toca a la máxima autoridad
de las organizaciones disponer las accio-
nes necesarias para facilitar la aplicación
de las directivas de la Contraloría a efectos
de dar cumplimiento con la transferencia
de gestión.
Ambas autoridades la entrante y la saliente
conformarán una comisión mixta para veri-
ficar la información y documentación que
sustenta la transferencia de gestión. Esta
exigencia – la destacamos nítidamente –
obliga a mantener la integridad y la debida
organización de los documentos como un
requisito sine qua non para responder a los
lineamientos de entrega de la información.
De otra manera será imposible documentar
la entrega de cargo con la información re-
querida, lo que además acarrea las sancio-
nes administrativas y jurisdiccionales a que
hubiera lugar.
La autoridad superior saliente deberá emi-
tir – al margen de la comisión mixta – un
informe de Transferencia de Gestión docu-
mentado que comprende entre otros:
• El inventario de los libros de contabilidad
y demás documentación sustentatoria de
las operaciones contables y financieras
realizadas.
En nuestra opinión la documentación sus-
tentatoria deberá estar técnicamente orga-
nizada para ser consignada en el inventario
requerido.
• El inventario de los sistemas informáticos
y bases de datos computarizadas de ges-
tión (contribuyentes, trámite documenta-
rio, contabilidad, etc.)
Como podemos deducir no solo se trata
de los documentos en soporte de papel,
también se incluye la información gene-

rada por medios informáticos, estos serán
los documentos electrónicos en los que las
medidas de preservación serán extremas
para evitar pérdida de información.
• El acervo documentario de la entidad,
incluido el correspondiente a los progra-
mas sociales, de salud o educación que
administre.
Cuando se señala la entrega del acervo
documentario, sin duda se refiere al in-
ventario de todos los documentos de los
archivos de las dependencias distintas de-
pendencias de la organización de acuerdo
con la competencia de Autoridad Ejecutiva
Superior que define la Contraloría. Ese es el
sentido del término ‘acervo documentario’.
• Documentos de gestión administrati-
va como el ROF, MOF, CAP, PAP, TUPA y
otros.
Este tipo de documentos de gestión son
imprescindibles para toda organización
pública y miden el ejercicio de las funcio-
nes de cada uno de los funcionarios de la
entidad, así como el monto de las remune-
raciones percibidas durante el ejercicio del
cargo. La Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública, Nº 27806 exige su
publicidad.
• Informe sobre el estado de los expedien-
tes pendientes de atención o resolución.
En esta parte se deberá poner especial
cuidado, en tanto los expedientes aun no
resueltos se relacionan con el servicio que
brinda la organización a través de los fun-
cionarios a los usuarios, quienes tienen
el derecho de recibir respuesta a sus de-
mandas ante la administración del Estado
peruano en los plazos previstos, debido a
que la tramitación no se puede detener de
conformidad con el artículo 148°, inciso 4
de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General.
Finalmente la Directiva agrega que se de-
berá entregar: “Demás información que
permita conocer la situación real de la en-
tidad”. A nuestro modo de ver, se podrá exi-
gir otros documentos que completen una
rendición de cuentas que no deje ningún
indicio de duda, que evidencie transparen-
cia de la gestión saliente y que además per-
mita hacer el seguimiento de lo declarado
por el obligado.
El informe será debidamente firmado tan-
to por la Autoridad correspondiente como
por los responsables de la unidades orgá-
nicas que lo acompañaron en su gestión,
quienes deberán firmar en cada una de las
páginas del informe, dejándose constan-
cia en el Acta de Transferencia de Gestión,
señalado en la Directiva como anexo Nº 1,
que se pondrá en conocimiento del Órgano
de Control Interno, del Sector o de la Con-
traloría, según corresponda – entendemos
que se entregará a uno u otro, según el ni-
vel jerárquico de la autoridad que entrega
el cargo – que será archivada junto con el
Informe del funcionario obligado en el res-
pectivo archivo de la entidad.
Sistemas Administrativos
La participación de las unidades compe-
tentes, junto con la máxima autoridad que
entrega el cargo, nos lleva a colegir la res-
ponsabilidad compartida en la conducción
de una organización pública, porque no se
puede desconocer que la máxima autori-
dad de una organización, actúa al lado de
un equipo de funcionarios que en conjun-
to toman decisiones. Esta responsabilidad
compartida es una de las características de
la función pública, de otro lado nos anima
a deducir que los actos de corrupción que
puedan darse durante el ejercicio de la
función no siempre vienen solos y a título
individual, porque los sistemas adminis-
trativos están diseñados de tal forma que
el engranaje de funciones y actividades
normalmente involucra a varios actores
de las diferentes dependencias a la vez,
de otra manera sería muy difícil que el de-
lincuente actúe sin la coparticipación de
otros funcionarios, aunque en los hechos
de corrupción no debemos descartar nin-
guna posibilidad que le facilite al infractor
el acto delincuencial por comisión u omi-
sión individualizado.
2. Lineamientos para el control de las trans-
ferencias de gestión en las entidades del
Estado
La Contraloría señala los lineamientos
para el control preventivo y posterior del
proceso de transferencia de gestión, en lo
relacionado a los documentos se norma lo
siguiente:
El Órgano de Control Institucional tiene a
su cargo la labor de veeduría para verificar
si se han cumplido los procedimientos es-
tablecidos con la finalidad de asegurar la
rendición de cuentas. Debemos anotar que
los funcionarios que dirigen los órganos
de control institucional en cada una de las
dependencias públicas dependen técnica y
administrativamente de la Contraloría Ge-
neral de la República, lo que les otorga au-
tonomía respecto de la institución donde
ofrecen sus servicios. Ellos tienen a su car-
go, entre otros, la verificación del Informe
y el Acta de Transferencia de Gestión y de
cada uno de los ítems que señala la Directi-
va anterior.
En el caso de que el funcionario obligado a
entregar el Informe de Gestión no lo haya
documentado, el órgano de Control Inter-
no procederá a realizar las verificaciones
correspondientes y a ejecutar las siguientes
actividades:
1 Ubicar la documentación sustentatoria
de la gestión o esclarecer las causas de
tal situación.
2. Evaluar los resultados obtenidos por la
autoridad saliente, con la finalidad de
reconstruir la información necesaria.
3. Establecer la relevancia de la informa-
ción que falta sustentar y el presunto
perjuicio ocasionado.
Esta advertencia para el responsable del
órgano de control institucional es de suma
C
importancia. De no entregarse la informa-
ción sobre la existencia del acervo docu-
mentario tal y como lo exige la Contraloría
el funcionario de Control debe hacer las ob-
servaciones y en su caso informar sobre la
determinación de responsabilidades sobre
los faltantes de documentos, para ello de-
berá agenciarse de la legislación archivísti-
ca vigente y de las normas conexas y con-
cordantes existentes. En principio deberá
observar la falta de información o si ésta
es incompleta. Entre otros temas, según
se desprende de la norma de Contraloría,
pensamos que deberá dirigirse a:
a) Verificar si existen o no los documentos,
o a indagar dónde se encuentran los fal-
tantes no considerados por el obligado
a informar o si los documentos fueron
eliminados sin seguir el procedimiento
legal establecido, por tanto sin la debi-
da autorización del Archivo General de
la Nación (AGN)
b) Determinar las razones por las cuales no
se entregó información detallada sobre
el acervo documentario – lo que incluye
los respectivos inventarios a tenor de la
norma de la Contraloría – investigando
las responsabilidades, en orden jerár-
quico, que asumirán los funcionarios
competentes.
Entre otras circunstancias, se podría dedu-
cir que al no comprenderse los documen-
tos sustentatorios ha ocurrido: destruc-
ción, pérdida, eliminación clandestina de
los documentos sin autorización del orga-
nismo competente, o desorganización de
los documentos que hacen imposible su
ubicación; u otras razones no menos dañi-
nas para los documentos de los archivos.
En cualquiera de los casos señalados será
necesario que se coordine inmediatamen-
te con el AGN que es el único organismo
de nivel nacional competente para autori-
zar la eliminación de documentos cuando
resulten innecesarios y aplicar las sancio-
nes administrativas cuando éstos hayan
sufrido daño(4).
Encontramos una estrecha vinculación en-
tre la transparencia de la gestión pública- la
Presidencia de Consejo de Ministros a tra-
vés de la Secretaría de Gestión Pública tiene
como función formular propuestas para la
aplicación de la Ley Nº 27806, Ley de Trans-
parencia y Acceso a la Información Pública-;
la Contraloría General de la República y el
AGN. Esa conexión refuerza la necesidad de
contar con los documentos producidos du-
rante el ejercicio de las funciones de todo
funcionario público, por lo que es recomen-
dable que los organismos competentes en
las áreas indicadas, coordinen permanente-
mente, no solo para efectos de la aplicación
de las directivas, sino para toda verificación
del cumplimiento de la transparencia de las
organizaciones, la que no es posible sin los
documentos de los archivos; y principal-
mente con la Contraloría debido a que toda
acción de control requiere de la revisión,
Marzo de 2011 C3
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análisis de los documentos de los archivos
públicos por ser el sustento de los informes
de auditoría. Esto exige contar con docu-
mentos debidamente organizados - en
cumplimiento de las normas generales y de
procedimientos emitidas por el AGN -, en
condiciones favorables para su seguridad
y protección a fin de que sean entregados
a los auditores de manera inmediata en el
momento que los requieren.
3. La Guía Técnica de probidad administra-
tiva ‘Transferencia de Gestión’
Es otro documento importante emitido por
la Contraloría General de la República del
Perú aprobada por Resolución de Contra-
loría Nº 373-2006 – CG publicada en el dia-
rio oficial El Peruano el 9 de diciembre del
2006 (p. 334257) La Guía Técnica según sus
considerandos apunta a implementar me-
didas contra la corrupción administrativa
adoptando mecanismos de transparencia.
La Resolución contiene definiciones bási-
cas entre las que nos interesa la siguiente:
Acervo documentario: Constituye toda do-
cumentación que informa sobre los actos
practicados por las entidades del Estado,
permitiendo conocer la naturaleza, finalidad,
sustento, monto y demás datos de una opera-
ción, para su análisis. El acervo documentario
comprende entre otros: documentos admi-
nistrativos , contables, documentos fuentes,
órdenes de compra, órdenes de servicio, che-
queras, comprobantes de pago, recibos de
ingreso, convenios, expedientes técnicos, de
obra, liquidaciones de obra, valorizaciones,
ordenanzas, normativa, detalle de finanzas y
garantía de proveedores y contratistas, libros
principales y auxiliares, estados financieros
y presupuestarios y otros, que sustenten las
operaciones realizadas.
Este concepto que pretende confluir en una
idea todos los documentos producidos por
la gestión pública al ser enunciativo tiene la
desventaja de ser pasible de una interpre-
tación restringida por parte de los funcio-
narios obligados a informar. Sabemos que
en la administración pública las interpre-
taciones no siempre son lo estrictamente
jurídicas si éstas comprenden una serie de
requisitos a cumplir por los funcionarios.
Hubiera sido más técnico recoger el con-
cepto archivístico de acervo documentario
– los hay muchos a cada cual más comple-
to – para clarificar el alcance de la norma
respecto del conjunto de documentos
conservados por cada una de las entida-
des públicas. Mucho hubiera ayudado una
coordinación con el AGN para comprender
algunos elementos y conceptos de carác-
ter archivístico desde el momento que las
directivas involucran a los documentos de
archivo de forma directa.
V. CONCLUSIONES
Los archivos de las organizaciones públi-
cas constituyen pruebas de la gestión reali-
zada por todo funcionario público. La trans-
parencia y rendición de cuentas solo será
demostrable cuando existan los documentos
que las prueben.
Las directivas emitidas por la Contraloría
General de la República para realizar una or-
denada transferencia durante el cambio en la
administración del Estado, pone de relieve la
importancia de la custodia de los documentos
de los archivos públicos, cuyas condiciones de
conservación no siempre son esmeradas dada
la necesidad de contar con los documentos
que el funcionario está obligado a entregar a la
administración entrante de acuerdo con lo que
señala la normativa de la Contraloría.
Es preciso que estando a puertas un cam-
bio de administración de gobierno, se tomen
las medidas más adecuadas para garantizar
la conservación integral de los documentos
de los archivos de las distintas organizaciones
públicas.
La estrecha vinculación existente entre la
transparencia de la gestión pública cuya com-
petencia se encuentra en la Presidencia de
Consejo de Ministros a través de la Secretaría
de Gestión Pública, la Contraloría General de la
República y el AGN, nos lleva a proponer una
coordinación permanente entre los organis-
mos responsables de esas áreas de la gestión
pública de manera que confluyan en acciones
comunes para garantizar la transparencia y
rendición de cuentas.
NOTAS: –––––––––
(1) HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística general,
Teórica y práctica, (1993) 6ta. Edición, Diputación
Provincial de Sevilla, España,123.
(2) Diario Oficial El Peruano, l 9 de diciembre del 2006
(p. 334252).
(3) Diario Oficial El Peruano, de 17 de julio de 2008,
(p. 376443)
(4) Reglamento de aplicación de sanciones por in-
fracciones en contra del patrimonio documental
archivístico y cultural de la nación, Resolución
Jefatural Nº 076-2008/AGN-J, http://www.agn.
gob.pe/portal/component/content/article/44.
html [Consulta: 18.03.11].

Bitácora Informativa
ACTA DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN

En la ciudad de ........................a los .......días del mes de ...............del año.........., se reunieron en la Oficina de ..................................., de una parte la Autoridad
Ejecutiva Superior saliente, Sr. ..................... con DNI Nº ......................, y el representante de la Comisión de Transferencia por parte de la Entidad....................,
Señor...................................., con DNI Nº.........................., y de la otra parte la autoridad
que sucede en el cargo, Sr.............................. con DNI Nº..................... y el representante de la Comisión de Transferencia de la nueva administración, a fin
de proceder a efectuar el proceso de transferencia. Asisten al presente proceso el Jefe del Órgano de Control Institucional de la entidad, Sr........................
.........., quien actúa en calidad de observador (en su caso, indica participación de Notario o Juez de Paz de la jurisdicción).
El proceso se inicia con la intervención de la Autoridad Ejecutiva Superior saliente, Sr......................., quien brinda información sobre el estado de la
gestión y entrega el Informe de Transferencia de Gestión y la documentación relativa al mismo, de acuerdo al detalle que aparece en anexo adjunto.(1)

La autoridad que sucede en el cargo, Sr.............................. recibe la información y documentación pertinente procediendo a su verificación; en tal
estado formula las siguientes apreciaciones: ……………………………………..
Al respecto la Autoridad Ejecutiva Superior saliente indica lo siguiente:..............................................(En su caso las partes dejan constancia de sus obser-
vaciones)
De acuerdo a ello, ambas partes dejan constancia de la conformidad del proceso de transferencia, (en su caso formulan observaciones) para cuyo
efecto firman el presente documento.

______________________________ ____________________________
Autoridad Ejecutiva Superior Saliente Autoridad que sucede en el Cargo

_______________________________________
Jefe (Representante) Órgano de Control Institucional
Veedor

C4 Marzo de 2011

NOTAS: –––––––––
(1) Acta de transferencia, de acuerdo a la información
de los responsables de unidades orgánicas, sobre
el estado y ubicación de:
– Inventario físico detallado de los bienes mue-
bles e inmuebles de propiedad de la entidad,
indicando si se encuentran pendientes de
saneamiento. Asimismo, señalar si existen
bienes afectados en uso y si sus contratos
correspondientes se encuentran vigentes a
la fecha de la transferencia.
– Por otro lado, precisar los activos que se
encuentran en situación de baja, así como,
aquellos que aún no han sido incorporados
en el inventario de bienes de la entidad.
– Inventario de las cuentas bancarias de la en-
tidad debidamente conciliadas; asimismo se
entregarán los talones de cheques utilizados,
incluida la última chequera.
– Detallar si las hubiera, la utilización de otros
medios de financiamiento (financieras,
fondos mutuos, bonos, acciones, pagarés,
papeles comerciales, operaciones de reporte,
otros.)
– Los libros de contabilidad y demás docu-
mentación sustentatoria de las operaciones
contables y financieras realizadas, así como
las obligaciones de orden financiero, de corto
y mediano plazo, debiéndose tener presente
la normativa vigente sobre la materia.
– Relación del personal, indicando su régimen
de contratación, y monto de la planilla de
activos, cesantes y la nómina de trabajadores
contratados por servicios no personales; así
como outsourcing, contratos con empresas de
servicios o cooperativas que brindan servicios
de personal temporal.
– Rendición de los anticipos y/o préstamos
concedidos a todo el personal de la entidad,
teniendo en cuenta la normativa interna.
– Inventario de sistemas informáticos y bases de
Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría - CPSAC
El Archivo General de la Nación en su calidad
de ente rector del Sistema Nacional de Archi-
vos, a través de la Comisión Permanente (R.J. Nº
322-2010-AGN/J de fecha 02 de julio del 2010)
presta servicios de Asistencia y Asesoramiento
Técnico Archivístico y Consultoría a las entidades
que se encuentran bajo el ámbito del Sistema Na-
cional de Archivos y a las entidades privadas que
lo requieran, en los procesos técnicos archivísti-
cos de:
• Organización documental.
• Descripción documental.
• Selección documental.
• Conservación documental (restauración, en-
cuadernación y reprografía de documentos).
• Modernización de Archivos.
Características:
• Los servicios que se brinde, deberán ser nece-
sariamente autorizados por Resolución Jefa-
tural del Archivo General de la Nación previo
Informe de la Comisión Permanente.
• La prestación de servicios se viabilizará a
través de convenios o contratos que serán
elaborados de acuerdo al requerimiento del
usuario.
• Los miembros integrantes de la Comisión
Permanente serán responsables desde el mo-
mento en que se produce el requerimiento
Sistemas Administrativos
datos computarizadas de gestión (contribu-
yentes, trámite documentario, contabilidad,
etc)
– Evaluación Presupuestaria que muestre el
grado de cumplimiento de las metas progra-
madas, en base al presupuesto aprobado. Al
efecto, tomar en cuenta la normativa vigente
sobre el particular.
– Informe de situación de los juicios seguidos
por la Entidad o contra ella, indicando las
implicancias administrativas y financieras
para el desarrollo de la gestión o las posibles
contingencias que pudieran presentarse en
contra de la entidad y si éstas se encuentran
contabilizadas.
– Acervo documentario de la entidad, incluido
el referente a los programas sociales, de salud
o de educación que administre.
– Relación de normas expedidas por la entidad
durante su gestión.
– Documentos de gestión administrativa tales
como la organización de la estructura de la
entidad y de cada uno de los procesos de
gestión (ROF, MOF, CAP, PAP, TUPA, y otros)
– Informe sobre el estado situacional de las
actividades inherentes a sus funciones, o en su
caso, de los servicios públicos administrados
por la entidad. Esto incluye los niveles de
calidad y productividad alcanzados; así como
la información sobre los principales proyectos
en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese
sido previsto en el corto plazo.
– Relación de las principales obras ejecutadas
por la entidad.
– Informe sobre el estado de los expedientes
pendientes de atención o de resolución.
– Indicar las acciones prioritarias en proceso
o pendientes que requieran atención en un
plazo inmediato.
– La indicación de los principales factores inter-
nos y externos que afectaron adversamente
del servicio, de la presentación de la Propues-
ta Técnica - Económica; seguimiento para la
obtención de la Buena-Pro; formalización y
elaboración de los Convenios o Contratos,
hasta la culminación del servicio, emitiéndo-
se el Informe correspondiente señalando las
limitaciones o problemática que se presenten
durante el desarrollo del trabajo, a fin de su-
perar las deficiencias en futuras gestiones.
• En caso de no obtener la Buena-Pro, la Co-
misión deberá emitir el informe correspon-
diente señalando las razones que originaron
el hecho de no obtenerla, a fin de tomar las
medidas correctivas para el futuro.
• En los convenios o contratos se estipularán
que los recursos humanos serán proporciona-
dos por el Archivo General de la Nación.
• El costo de la prestación de servicios, las con-
diciones contractuales y económicas serán
fijadas en los convenios o contratos, de acuer-
do a la propuesta de Asistencia Técnica - Eco-
nómica presentada por el Archivo General de
la Nación y aceptada por la entidad contratan-
te. Dichos actos estarán a cargo de un profe-
sional y/o técnico especializado en archivos
y del Director de la Oficina de Planificación y
Presupuesto.
• Los ingresos obtenidos por las prestaciones de
servicios realizados, serán considerados como
C
su gestión, para el logro de los objetivos y
metas institucionales.
– Presentación del Plan Operativo o Plan
Estratégico Institucional, e informe sobre su
cumplimiento durante su gestión. En caso
que la entidad sea sectorial, presentación del
Plan Estratégico Multianual e informe sobre
su cumplimiento.
– Relación de los Informes de Control re-
cibidos del Sistema Nacional de Control
durante su gestión, y del grado alcanzado
en la implantación de recomendaciones,
incluyendo las acciones judiciales que se
hubiesen generado.
– La constancia de presentación ante la admi-
nistración institucional de las declaraciones
juradas de ingresos y de bienes y rentas a que
se encuentra sujeto la autoridad saliente.
– La constancia de presentación ante la admi-
nistración institucional de la declaración de
compromiso de no incurrir en las prohibicio-
nes e incompatibilidades de funcionarios y
servidores públicos o empleo de información
privilegiada y/o reservada a la cual ha tenido
acceso durante sus servicios a la entidad, pre-
vistas en la Ley N ° 27588 y su Reglamento.
– Demás información que permita conocer la
situación real de la entidad.
Nota: Toda la información requerida son
documentos de archivo que deben existir en
toda organización pública, o serán elabora-
dos sobre la base de la información prove-
niente de ellos constituyéndose igualmente
en documentos de archivo, los que estarán
debidamente conservados en los archivos de
gestión o secretariales y el archivo central de
las organizaciones públicas.
Tanto las actas firmadas como los documentos
que se elaboren pasan a formar parte del archivo
de la organización correspondiente.
recursos financieros del Archivo General de la
Nación, de conformidad con el Art. 39 de la Re-
solución Ministerial Nº 197-93-JUS - Reglamen-
to de Organización y Funciones del AGN.
• El tratamiento administrativo y financiero rela-
cionado a la captación de ingresos se regirán
de acuerdo a la Directiva de Tesorería vigente.
• El Archivo General de la Nación se compro-
mete a apoyar como valor agregado con la
capacitación del personal secretarial técnico
archivero de la empresa contratante a través
de un Seminario Taller, con el propósito de
garantizar la continuidad del servicio brinda-
do y asegurándose la correcta aplicación de
los procedimientos y normas técnicas, por
intermedio de la plana docente de la Escuela
Nacional de Archiveros; asimismo, se acompa-
ñará un ejemplar del Compendio de Legisla-
ción Archivística, que comprenden los temas
a tratar.
• EI Archivo General de la Nación también brin-
da otros servicios relacionados con el Control
de Calidad de servicios archivísticos presta-
dos por personas naturales y/o jurídicas, tan-
to a entidades públicas y privadas, a solicitud
de éstas, en función a las normas que rigen el
Sistema Nacional de Archivos.
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Fuente: AGN
Marzo de 2011 C5