Estrategias en la Implementación

BPM  
 

 
SEMANA  7  
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 
   

[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ]

  

OBJETIVO  UNIDAD  4:  IMPORTANCIA  DE  LAS  IT  EN  LAS  ORGANIZACIONES  

ESTRATEGIAS  EN  LA  IMPLEMENTACIÓN  BPM  

 

ÍNDICE  

1. Introducción  
2. Ventajas  y  Desventajas  de  BPM  
3. Estrategias  BPM  
4. La  importancia  de  Internet  en  las  IT  
5. Bibliografía  

1. INTRODUCCIÓN  

Con  esta  lectura  se  pretende  mostrar  la  importancia  y  la  magnitud  de  la  implementación  de  
proyectos  de  metodología  BPM  en  las  organizaciones,  con  el  objetivo  de  conceptualizar  a  los  
estudiantes  en  lo  que  conllevan  estos  proyectos.    

Adicionalmente,  se  pretende  presentar  cuáles  deberían  ser  las  etapas  de  un  proyecto  para  la  
implementación   de   la   metodología,   basado   en   los   sistemas   de   información   existentes   y   las  
ventajas  de  las  tecnologías  de  la  información  o  IT,  por  sus  siglas  en  ingles.    

METODOLOGÍA  

Durante   el   desarrollo   del   módulo   estarán   disponibles   los   diferentes   recursos   que   nos  
permitirán  abordar  esta  nueva  metodología.    

Para   entender   los   conceptos   se   deben   realizar   las   diferentes   actividades   semanales,   con   el  
objetivo   de   lograr   un   adecuado   aprendizaje   de   las   diferentes   unidades   y   por   consiguiente,  
una  clara  comprensión  y  aprendizaje  del  módulo.  

 
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2. VENTAJAS  Y  DESVENTAJAS  DE  BPM  

Cuando   hablamos   de   BPM   debemos   recordar   que   es   una   metodología   que   promueve   el  
mejoramiento   continuo   de   los   procesos   de   negocio,   por   medio   de   la   integración   de  
metodologías   reconocidas   a   nivel   mundial,   con   la   integración   de   las   herramientas  
tecnológicas.  

Cuando   se   realiza   este   match   o   empalme   de   dos   herramientas,   tendremos   como   resultado  
una   metodología   de   vanguardia   debido   a   la   importancia   de   los   sistemas   de   información  
actuales   y   a   la   facilidad   y   agilidad   en   las   comunicaciones   organizacionales,   con   una   alta  
aceptación  y  con  millones  de  usuarios  a  nivel  mundial.    

Cuando  hablamos  del  mejoramiento  continuo,  hablamos  de  la  automatización  de  tareas  en  
los  negocios,  lo  que  genera  grandes  traumatismos  en  las  organizaciones,  debido  a:  

- Cambios   de   mentalidad   organizacionales,   ya   que   el   direccionamiento   estratégico   de  

las   compañías   estará   direccionado   a   los   procesos   de   negocio,   como   herramienta  
fundamental  para  el  cumplimiento  de  los  objetivos  y  metas  organizacionales.  
 
- Muchas   de   las   actividades   que   se   realizaban   en   las   organizaciones   se   generarán   de  
forma  automática,  por  lo  que,  en  algunas  ocasiones,  la  implementación  de  este  tipo  
de   metodologías   generará   algunos   despidos   o   reubicación   del   personal   de   acuerdo   al  
nivel  de  capacitación  que  tengan.  
 
- Se  requiere  un  alto  nivel  de  compromiso  organizacional,  ya  que,  en  algunas  ocasiones,  
al   implementar   este   tipo   de   metodologías,   los   cambios   de   mentalidad   generan  
traumatismos  al  interior  de  las  organizaciones,  debido  a  que  los  procesos  de  negocio  
no   están   claros   ni   definidos,   por   lo   que   enfocar   una   metodología   a   los   procesos   de  
negocio   no   es   fácil.   Por   lo   tanto,   algunas   veces,   la   implementación   de   la   metodología  
BPM   puede   llegar   a   ser   un   verdadero   problema   para   las   compañías,   que   realizarán  
gastos  adicionales  por  retrasos  en  los  proyectos.  
 
- El   cambio   a   la   metodología   BPM   supone   un   monitoreo   continuo   de   las   actividades   de  
los   procesos   de   negocio.   Por   lo   tanto,   muchas   veces   los   colaboradores   de   las  
organizaciones   estarán   molestos   por   la   transformación   organizacional,   ya   que   será  
fácilmente  medible  y  cuantificable  el  desempeño  que  tengan  en  sus  actividades.  
 
 

 
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Por  otro  lado,  podemos  observar  que  existen  innumerables  beneficios  para  las  
organizaciones  con  la  implementación  de  metodologías  BPM,  entre  las  cuales  podemos  
resaltar:  

- La  metodología  BPM  se  convierte  en  un  instrumento  fundamental  para  el  logro  de  la  
Formulación  Estratégica  de  la  Organización.  
 
- La  metodología  BPM    permite  una  visión  sistémica  de  la  organización  y  sus  procesos,  
lo  que  facilita  y  mejora  su  dirección.  
 
- La  metodología  mejora  la  interacción  con  los  clientes  y  satisface  sus  requerimientos.  
 
- La  metodología  BPM  proporciona  agilidad  para  adaptarse  a  los  cambios  del  mercado  
y  el  entorno.  
 
- La   metodología   BPM   permite   integrar   y   articular   los   sistemas   de   gestión   con   la  
estructura  de  procesos  de  los  procesos  de  negocio.  
 
- La   metodología   BPM     facilita   y   propicia   la   medición,   evaluación   y   control   de   los  
procesos  que  permite  identificar  puntos  críticos  y  generar  soluciones  que  se  traducen  
en  mejoramiento  continuo  de  los  procesos  de  negocio.  
 
- Permite   gestionar   adecuadamente   los   recursos,   acorde   con   los   requerimientos   de   los  
procesos  de  negocio.  
 
- Permite   determinar   e   implementar   los   requerimientos   tecnológicos   y  
organizacionales  para  la  ejecución  de  los  procesos  según  los  objetivos  estratégicos.  
 
- La  metodología  BPM  permite  la  automatización  de  los  procesos  de  negocio.  
 

Para  los  colaboradores  de  las  organizaciones,  se  podrían  enumerar  los  siguientes  beneficios:  

- La  metodología  BPM    permite  a  los  colaboradores  ver  con  claridad  y  transparencia  los  
procesos  de  negocio  y  lograr  un  verdadero  entendimiento  de  los  mismos.  
 
- La   metodología   BPM   fomenta   el   uso   de   la   información   y   el   conocimiento   de   los  
procesos  y  su  desempeño  por  medio  del  uso  de  la  tecnología  informática.  
 
- La  metodología  BPM  genera  el  trabajo  en  equipo,  por  medio  de  la  interacción  entre  
procesos  de  negocio.  
 

 
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- La  metodología  BPM  le  permite  a  los  colaboradores  comprender  cómo  su  trabajo  le  
genera  valor  a  la  organización.  
 
Teniendo  en  cuenta  lo  planteado  anteriormente,  podemos  definir  una  serie  de  características  
que   se   deben   tener   en   cuenta   en   la   estrategia   de   implementación   de   metodologías   y  
proyectos  BPM.  

3. ESTRATEGIAS  BPM  

La  implementación  de  BPM  involucra  la  articulación  de  la  estrategia,  los  procesos  de  negocio  
y   la   tecnología   de   una   empresa   para   generar   valor   agregado   al   negocio.   Adicionalmente,  
considerando   la   complejidad   para   implementar   un   sistema   BPM,   se   ha   generado   una   lista   de  
pasos   que   permitirá   establecer   cómo   implementar   la   metodología,   considerando   los  
requerimientos  más  relevantes  en  una  organización  a  la  hora  de  implementar  un  sistema  de  
gestión  por  procesos  de  negocio.    

El   primer   paso   es   definir   los   objetivos   del   proyecto   de   implementación   de   la   metodología  

BPM.  Esto  se  realiza  con  el  fin  de  alinear  la  metodología  de  gestión  y  mejoramiento  continuo  
de   los   procesos   de   negocio   con   la   estrategia   de   la   organización,   involucrando   todos   los  
recursos  organizacionales  y  su  entorno.    

El   segundo   paso   consiste   en   realizar   un   modelamiento   de   los   procesos   de   negocio,  

basándose   en   la   definición   y   entendimiento   de   cada   uno   de   ellos.   De   esta   forma,   se  
identifican  los  procesos  de  negocio  que  son  críticos  en  la  organización  y  que  se  convierten  en  
áreas  de  alto  impacto  en  el  resultado  final  de  la  implementación.    

El   tercer   paso   consiste   en   determinar   la   estructura   del   equipo   de   BPM.   Es   de   vital  

importancia  definir  este  equipo,  ya  que    permitirá  definir  los  requerimientos  de  capacitación  
del  personal  y  los  dueños  o  administradores  de  los  procesos  de  negocio.    

En  el  cuarto  paso  se  realiza  un  trabajo  de  simulación  del  modelo  que  representa  los  procesos  
de   negocio   críticos,   considerando   cada   una   de   las   variables   que   posiblemente   puedan  
impactar,  ya  sea  de  forma  positiva  o  negativa  a  los  procesos  de  negocio.    

Finalmente,   se   recomienda   documentar   el   plan   de   implementación,   para   garantizar   un  

seguimiento   apropiado   de   cada   uno   de   los   pasos   a   seguir   dentro   del   proceso   de  
implementación.  El  apoyo  en  esta  documentación  permitirá  contar  con  un  enfoque  integral  
del  proyecto  y  garantizar  su  éxito  en  la  implementación.    

Si  las  organizaciones  siguen  estos  cinco  pasos,  muy  posiblemente  tengan  éxito  en  la  etapa  
de  implementación  de  la  metodología  BPM.  A  pesar  de  que  mencionamos  la  palabra  éxito,  
vale  la  pena  mencionar  que  la  implementación  de  este  tipo  de  proyectos  puede  requerir  años,  
por  lo  que,  también  se  recomienda  tener  paciencia.  

 
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4. LA  IMPORTANCIA  DE  INTERNET  EN  LAS  IT  

Debido   a   la   revolución   y   la   masificación   del   internet   a   nivel   mundial,   las   compañías   han  
aprovechado   la   capacidad   de   transferencia   de   información   para   comenzar   a   volver   sus  
actividades   más   eficientes   y   efectivas,   por   lo   tanto,   los   procesos   de   negocio   han   comenzado  
a  tomar  un  papel  fundamental  en  las  organizaciones  debido  a  la  velocidad  de  la  información,  
la  capacidad  de  realizar  monitoreo  en  tiempo  real  de  las  actividades  y  realizar  análisis  de  la  
eficiencia  de  los  procesos  de  negocio.  

Al   mismo   tiempo,   la   masificación   de   la   internet   ha   generado   un   cambio   en   los   sistemas  

transaccionales  de  las  organizaciones,  por  lo  que,  los  cambios  drásticos  en  los  procesos  han  
aumentado  de  acuerdo  con  el  flujo  de  información.  

Las  tecnologías  de  la  información  también  han  tenido  que  ver  con  la  metodología  BPM,  ya  
que  estas  posibilitan  la  implantación  y  adopción  de  BPM  generando  una  categoría  nueva  de  
sistemas  de  información  denominada  Business  Process  Management  Suite  (BPMS).  

Inicialmente,  un  BPMS  puede  ser  definido  como  un  conjunto  de  utilidades  de  software  que  
permiten   ejecutar   el   Ciclo   de   vida   de   la   metodología   BPM   y   que   cumplen   con   un   grupo   de  
características  técnicas  necesarias  para  aplicar  dicha  metodología.  

Recordemos  que  el  ciclo  de  vida  de  la  metodología  BPM  es:  

 
1.  Modelamiento  
  de  los  procesos  
de  Negocio  
 

 
4.  Optimizar  los   Mejora   2.  Ejecución  de  
  procesos  de     Continua  de   los  procesos  de  
negocio   los  Procesos   negocio  
 
de  Negocio  
 

  3.  Analizar  y  
Administrar  los  
procesos  
  de  
negocio  
 
Ilustración  1  -­‐  Ciclo  de  vida  de  la  Metodología  BPM.  Autor:  Andrés  Zamudio  

 
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Estos   sistemas   permiten   manejar   el   ciclo   de   vida   del   proceso   a   través   de   características  
funcionales.  Recordemos  que  un  sistema  BPMS  está  en  capacidad  de  realizar  las  siguientes  
operaciones:  
 
- Modelamiento  de  procesos  de  negocio  
 
- Provee   entornos   de   desarrollo   de   aplicaciones   para   colaboración   entre   procesos   de  
negocio.  
 
- Generación,  actualización  y  publicación  de  documentación  de  procesos.  
- Simulación  de  procesos  de  negocio  para  evaluar  su  comportamiento  en  determinadas  
situaciones.  
 
- Integración  de  información  proveniente  de  otros  sistemas  de  negocio.  
 
- Automatización  de  procesos.  
 
- Colaboración   entre   las   empresas   que   participan   en   la   cadena   productiva   de   la  
organización.  
 
- Análisis  de  los  procesos  de  negocio  en  tiempo  real  (BAM)  
 
- Monitoreo  de  las  actividades  clave  de  los  negocios  (KPI´s)  

Estas  características  constituyen  la  base  sobre  la  cual  se  desarrolla  toda  la  metodología  BPM,  
porque  permite  el  control  y  monitoreo  total  de  las  operaciones  y  de  los  procesos  de  negocio  
en  las  organizaciones.  

 
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5. BIBLIOGRAFÍA  
 
• LAUDON  &  LAUDON.  Management  information  systems.    
• CHANG,  J.  Business  Process  Management  Systems.  Chap.  11,  22.  
• ROMERO,  E.  Emerging  Trends  Business  Process  Management.  October,  2008.  
• http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=15&Itemid=41&
lang=es  

Reseña  (resumen):    

En  esta  cartilla  se  presentaron  las  ventajas  y  desventajas  de  la  metodología  BPM  así  como  los  
problemas   en   los   que   se   puede   incurrir   en   la   implementación   de   una   estrategia   bajo   esta  
metodología.   Adicionalmente,   se   presentó   cuál   es   la   importancia   de   BPM   en   términos   de   las  
tecnologías  de  la  información,  lo  que  hace  que  cumplir  el  ciclo  de  vida  de  esta  metodología  
en   todos   los   procesos   de   negocio   en   las   organizaciones   sea   factible,   en   términos   de   la  
disminución   de   los   requerimientos   para   la   implementación   de   la   metodología   por   factores  
tecnológicos  y  de  sistemas  de  información.  

 
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