JORNADA

Claves de las UNE-ISO 30300 para

profesionales de la gestión de documentos
Madrid, 21 de mayo de 2012

Serie de normas ISO 30300

ISO 3001, claves para su implantación

Montserrat Garcia Alsina mgarciaals@uoc.edu

 Sumario
1. Aclaraciones

2. ¿Por qué una familia para gestionar documentos?

3. Familia de normas y normas técnicas.

4. Contenidos 30300 y 30301.

5. ¿Para qué implementar un sistema de gestión para

documentos?: Beneficios.

6. Conclusiones.

2
 1. Aclaraciones
Significados de documentos y su gestión
– Documentos
información
– Evidencias (records)
información de los procesos
de trabajo (activos
capital intelectual)

Normas de sistemas de gestión

Autoridades en normas y estándares:

– Organismos internacionales sectoriales o
multisectoriales
– Organismos nacionales

3
 ISOS y UNES
Sistemas de gestión: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES
UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de
la calidad.
Fundamentos y vocabulario
UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestión
ambiental Requerimientos
– Sistema
UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de – Auditoría
Gestión de la Seguridad de la Información

UNE 166000 Gestión de la I+D+i Guías

– Implementación
UNE-ISO 30300 Sistemas de gestión para – Evaluación
documentos

Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos

UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social

UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos.

UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestión de documentos

4
 Autoridades

Comités nacionales

UNE (España)

(Alemania)

(Francia) (Gran Bretaña)

…
European Telecommunications
Standards Institute (TIC)

International Electrotechnical Commission

… 5
 2. ¿Por qué un sistema de gestión
para documentos?
Cambios en el entorno de la gestión documental
– Surge el entorno digital
– Incremento de los documentos en papel y electrónicos
– E-administración y e-business
gestión de documentos
– Incremento de normas y estándares relacionados con documentos

Necesidad de hacer emerger las actividades de gestión documental como un proceso de negocio más.

(reconocimiento) Del nivel operativo de GD al estratégico

Sistemas de gestión ISO

Comunicar a la alta dirección como se está haciendo la gestión de documentos

Conseguir el compromiso de alta dirección para obtener:

– liderazgo adecuado para la gestión de documentos
– Recursos económicos y humanos para implementar procesos de gestión
documental

Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y

controles.

Vincular los sistemas de gestión a las actividades operativas de los documentos. 6

 Normas y estándares para GD
ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestión de documentos

base operativa de la GD

ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006)
informe técnico que desarrolla la anterior.

ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos.
Generalidades.

ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestión de
documentos. Aspectos conceptuales y de implementación.

UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de
documentos.

UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento

electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en

documentos.
…
7
GD: proceso de negocio

8
 3. Família de normas e informes técnicos
para GD
Familia: ¿por qué? Soporte: ¿Cómo?
Nivel estratégico

Nivel operativo
Enfoque sistemático y verificable
Publicadas
(UNE-ISO 30300)
En elaboración 9
 4. Contenido
UNE-ISO 30300. Fundamentos y vocabulario UNE-ISO 30301. Requisitos

10
Estructura del SGD

(UNE-ISO 30301)
11
 Contexto de la organización
INTERNO EXTERNO

Estructura organizativa, roles y Conocer el entorno

responsabilidades. Social y cultural
Legal
Políticas, objetivo y estrategias. Reglamentario
Financiero
Capacidades, recursos y conocimientos. Tecnológico
Económico
Sistemas de información, flujos de Competencia
información, procesos de toma de Natural
decisiones.
Ámbito: Nacional / regional / local
Cultura de la organización: relaciones,
percepciones, valores, directrices, Expectativas de las partes
normas. interesadas

Requisitos de negocio, legales, buenas

Expectativas internas, reglamentaciones, prácticas, conducta, ética
estatutos, ...

Determinar riesgos y oportunidades

SGD compatible con la dirección estratégica 12
 Integración de los sistemas de
información
CRM
(Customer Relationship management)

ERP
(Enteprise Resource Planning)

Datawarehouse
Explotación y análisis de los datos

EDRMS
(Electronic Documents Records Management Systems)

13
 Integración de los sistemas de
información
CRM
((Customer
Customer Relationship
Relationship management
management))
ción
r ma L
ERP la
i n fo
os ECT
U A
((Enteprise e i v
Enteprise Resource
Resource Planning)
Planning) nd
t
Ac TEL
s tió IN
Ge AL
PI T
CA
Datawarehouse
Explotaci
Explotacióónn yy an
anáálisis
lisis de
de los
los datos
datos

EDRMS
((Records
Records,, document
document,, management
management systems
systems))
14
 Liderazgo

Provisión de recursos
Alta dirección:
- implicación
Divulgación de la importancia
- compromiso
de un SGD

Asegurar compatibilidad del

SGD con la dirección estratégica
de la organización
Lograr los resultados
esperados
Dirigir y apoyar la mejora
continua

15
 Liderazgo

Políticas de GD
- Creación y control de documentos auténticos, fiables y usables.
- Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organización.
- Protección de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso.

Roles organizativos, responsabilidades y competencias

- Se asignan y se comunican a toda la organización
- Responsabilidades de la dirección rol específico con especial
- Responsabilidades operativas: formación y competencia

16
 Planificación

Identificar riesgos y oportunidades para:

– Asegurar que el SGD logra los resultados esperados.
– Prever los efectos no deseados.
– Percibir los oportunidades de mejora.
– Asegurar que la información estará disponible.

Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos.

Determinar:
– Responsables
– Recursos
– Qué se hará
– Quando
– Cómo se evaluará

17
 Soporte
Asignación y mantenimiento de recursos

Capacitación / formación:
– Procesos
– Aplicaciones de GD

Concienciación
– Relevancia e importancia de las actividades de GD
– Conformidad con la política y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG
– Impactos reales o potenciales
– Beneficios de la mejora
– Roles y responsabilidades
– Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos específicos

Comunicación
– Procedimientos operacionales
– Responsabilidades
– Acceso a la información

Documentación
– Documentar
• Política y objetivos
• Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestión
• Procedimientos
• Planificación, operación y control de sus procesos
– Controlar la documentación: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentación
obsoleta.

18
 Operación

Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y

oportunidades.

Diseñar procesos de GD:

– Análisis de procesos GD (15489 y anexo A – normativo)
– Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos
– Evaluar procesos para crear y controlar documentos

Implementar aplicaciones de GD
– Implementar procesos en las aplicaciones.
– Establecer una supervisión periódica del funcionamiento de las
aplicaciones.
– Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD.

19
Operación

20
Procesos y controles (normativo)

21
 Evaluación
Supervisar, medir, analizar y evaluar para:
– Determinar:
• Qué se precisa medir y supervisar
• Métodos para supervisar, medir, analizar y evaluar
• Cuando supervisar y medir
• Cuando analizar y evaluar resultados de la supervisión y de la medición

– Evaluar:
• El funcionamiento de los procesos y aplicaciones
• La efectividad del SGD

Evaluar la efectividad:
– Política
– Objectivos

Sistema de auditoria interna

Revisión por parte de la dirección

22
 Mejora
Control de las no conformidades
– Identificar
– Reaccionar

acciones correctivas

revisar su efectividad

Mejora continua

Priorizar mejoras según el análisis de riesgos

23
Vinculación con otros sistemas de gestión
(anexo informativo)

(UNE-ISO 30301)
24
5. ¿Para qué?: beneficios
Capturar y controlar documentos
- fiables (contenido)
- auténticos (autoria y datación)
- íntegros (completos e inalterables)
- conformes (con la política y objetivos del SGD)

Control de la información sobre las actividades de la organización

Facilitar la eficiencia en la GD:

eliminación de duplicados

facilitar el acceso a información

Suportar la toma de decisiones

Rendir cuentas

responsabilidad social

cumplimiento de la legalidad vigente

Gestionar riesgos

Continuar con el negocio

25
 6. Conclusiones
Situación de la GD al nivel estratégico de la organización

Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD

Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales

Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES 30300

Adopción de prácticas sistemáticas.

Definición de un SGD:
– POLÍTICAS
– OBJETIVOS
– PROCESOS para un SGD
– EVALUACIÓN y MEJORA continua

Formación continua en GD

Diseño e implementación de proyectos de GD

Auditores

26
Montserrat Garcia Alsina (mgarciaals@uoc.edu)
Directora académica de:

Postgrado en Implementación de proyectos de gestión de documentos

electrónicos (EDRMS)

Cursos de especialización:
- Experto en análisis y diseño de sistemas de gestión documental
- Experto en herramientas tecnológicas de gestión documental

Estudios de Ciencias de la Información y de la Comunicación

Programa de Información y Documentación
http://www.uoc.edu

27