SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ANÁLISIS Y DESARROLLO DE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN - SENA

Fase V–Implantación

AP10-AA2-Ev2-Cumplimiento de Términos de referencia

Presentado Por:

Aldair Gutierrez Balza

AÑO-2019
 Términos de referencia Sistema de Gestión Electrónica de Documentos – SIGE.doc

Para la ejecución del contrato, se debe tener en cuenta y cumplir con las especificaciones
técnicas y condiciones mínimas señaladas a continuación, las cuales forman parte integral
del contrato

1 Especificaciones no funcionales

Situación actual

El contratista deberá realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa con

respecto al manejo de la correspondencia y la gestión documental en general, que incluya
como mínimo:

La revisión y validación de los procedimientos actuales para el manejo documental.

Normas de salud ocupacional relacionadas y perfiles de los cargos actuales
Distribución de los espacios físicos
Cálculo de volúmenes, producción y conservación documental por áreas misionales
y de apoyo
Disponibilidades y competencias del recurso humano existentes.
Hardware y conectividad
 El contratista deberá prestar los servicios profesionales que incluyan el análisis y
diseño de requerimientos para la implementación del modelo de Gestión
Documental Electrónico personalizado para la empresa, partiendo del modelo de
mejores prácticas, ajustado a las necesidades de la empresa y a la normatividad
vigente en el tiempo de ejecución y garantía del contrato, en el tema de gestión
documental.

El contratista deberá entregar como mínimo los siguientes documentos en medio

digital e impreso, teniendo en cuenta las Normas de Calidad vigentes aplicables a
la Gestión Documental:

1. Cronograma
2. Documento Diagnóstico de la situación actual de la empresa con respecto
al manejo de la correspondencia y la GD en general
3. Documento de diseño de la ayuda en línea brindada por SIGE.DOC
4. Documento de conveniencia de implementación de un esquema para el
reconocimiento óptico de caracteres OCR.
5. Documento de Procesos y procedimientos que involucra la Gestión
Documental teniendo en cuenta el nuevo SIGE.DOC y el Sistema de Gestión
de Calidad.
6. Casos de uso para cada procedimiento que se establezca.
7. Documento que contenga análisis y diseño de SIGE.DOC.
8. Documento con recomendaciones para espacio en servidores para
almacenamiento de los archivos y su seguridad.
9. Documento con procedimiento de seguridad para acceso y almacenamiento
de documentos, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios, las
características de seguridad de servidores y directorios.

2 Especificaciones funcionales del sistema

El SIGE.DOC debe poseer un motor de workflow, con interfaz gráfica para facilitar la
definición y mantenimiento de los procesos y disponer de herramientas de simulación y
modelación, que ayuden a la optimización de los procesos de la empresa.

El SIGE.DOC debe tener herramientas que permitan el análisis de los datos del sistema,
para descubrir los puntos de control, facilitar el balanceo de carga de trabajo y definir las
prioridades de racionalización y mejora de cada proceso.

De acuerdo al diseño realizado en la etapa de análisis, se debe hacer el modelamiento,

configuración y ajuste de parámetros del SIGE.DOC y su instalación.
Administración centralizada

El SIGE.DOC debe permitir administrar el modelo de seguridad donde se establecen los

permisos sobre las consultas, formatos, documentos y acciones disponibles para cada rol
y perfil registrado en el sistema, la administración de la estructura organizacional según la
estructura de dependencias, jefaturas, niveles de autoridad, roles, y perfiles.

El SIGE.DOC debe permitir la administración de usuarios del sistema en el establecimiento

de contraseñas, nivel organizacional al que pertenece el usuario, cargo, jefe inmediato y
permitir la activación o inactivación del usuario.

El sistema de información debe permitir la administración de la seguridad en cuanto al

manejo de contraseñas encriptadas, administración de eventos de auditoría tales como los
ingreso de los usuarios, fecha, hora, tipo de evento, descripción del evento, dirección IP
desde la que se originó el evento.

El SIGE.DOC debe incluir la funcionalidad o un módulo específico de seguridad, debe tener

su propio sistema de control de acceso. El SIGE.DOC debe definir privilegios de acceso de
usuarios basados en LDAP, y para la conexión a la VUD se debe crear un usuario especial.
El SIGE.DOC debe validar usuario y clave de acceso encriptada, la clave de acceso debe
tener una vigencia y debe permitir parametrizar el número de intentos por usuario permitidos
antes de bloquearlo.

También debe desconectarse después de un tiempo de inactividad del usuario. El

SIGE.DOC debe proveer la posibilidad de que automáticamente las cuentas de usuario que
no han sido utilizadas por más de un (1) mes se bloqueen automáticamente, debe permitir
la definición y modificación de perfiles y permisos de usuarios, debe permitir los estados de
los usuarios, teniendo en cuenta las novedades de recursos humanos (activo, retirado, en
licencia, en comisión, etc.), el sistema de información debe dejar un rastro (log de auditoría)
de las transacciones por usuario, fecha, hora, tipo de transacción, tipo de operación
realizada en el sistema.

3 Especificaciones técnicas
El sistema de información debe estar desarrollado sobre arquitectura WEB de múltiples
capas. El cliente web del SIGE.DOC no sólo debe permitir la visualización de datos, sino el
procesamiento de los mismos a través de web, debe permitir el acceso desde los
navegadores conocidos en el mercado, que sea de distribución libre y no tenga costo para
la empresa (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla, Ópera, Safari, Chrome, etc.). Así
mismo se debe garantizar que el sistema de información y sus herramientas se
desempeñen adecuadamente en las últimas versiones de sistemas operativos y
navegadores, debe realizar un registro de fallas del sistema, El contratista debe entregar
documento de Esquema de Infraestructura para que el SIGE.DOC opere en contingencia.
4 Mantenimiento/ soporte

5 Base de Datos

El motor de base de datos es MySQL versión 5.0.95 posee 5 tablas (entidades). A

continuación se presenta el modelo de entidad-relación de esta base de datos.
6 Datos para la Instalación

Para instalar el sistema es necesario seguir las siguientes instrucciones:

6.1. Instalación

El encargado de realizar la instalación posee conocimientos básicos sobre

administración de sistemas Windows y configuración de servicios sobre esta
plataforma.

6.2 Configuración de Base de Datos

Para configurar el entorno de ejecución del sistema es necesario editar algunos

campos del archivo main.php que se encuentra en el directorio
protected/config/main.php del proyecto que se acaba de instalar.

Una vez que se encuentre configurada la conexión entre la aplicación y la base

de datos, si no se ha creado la base de datos se debe crear manteniendo los
datos consistentes con los definidos en el archivo main.php.

El servidor de base de datos MySQL en este momento solicitará que se ingrese la password
del usuario root de MySQL (o del usuario autorizado que se esté haciendo uso). Tras lo cual,
la nueva base de datos creada en MySQL será poblada con los modelos de datos del
sistema de planificación institucional. Una vez establecidas estas configuraciones, se
procede a especificar la forma en que el servidor web Apache manejará esta aplicación.

7 Módulos del Sistema

En las siguientes secciones se presenta una descripción general de los componentes del
sistema (menú, lanzadera, procesos) con el propósito mostrar la estructura general y la
navegación.