TALLER 2 ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Investigue los siguientes términos:

 Administración de archivos:
es un programa informático que proporciona una interfaz de usuario para
administrar archivos y directivos
 Almacenamiento de documentos:
 acción de guardar sistemáticamente documentos de archivos en espacio,
mobiliario y unidades de conservación apropiadas
 Archivística:
Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los
archivos
 Acervo documental:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo histórico y cultural
 Archivo general de la nación:
Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la
política archivística nacional. dirige y coordina el sistema nacional de
archivos y es responsable de salvaguardar el patrimonio documental de la
nación y la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra
y del que se confía en custodia
 Archivo histórico:
Archivo al cuál se transfiere el archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, deposito o
expropiación
 Archivo total:
Concepto que se hace referencia al proceso integral de los documentos en
su ciclo vital
 Asiento descriptivo:
Conjunto de documentos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y de recuperación
 Asunto
Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa
 Carpeta:
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos
para su almacenamiento y preservación
 Catálogo:
 Instrumento de consulta que describe unidades documentales
 Certificación de documentos:
Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en
los archivos
 Clasificación documental:
Fase de proceso de organización documental, en la cual se identifica y
establece agrupaciones documentales
 Código:
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productores de documentos y las subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental
 Colección documental:
Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y no tienen
estructura orgánica, no responde a los principios archivísticos
 Comité de archivo:
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas archivísticas, hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativo y técnico de los archivos
 Comité evaluador de documentos:
Órgano asesor del archivo general de la nación y de los concejos
territoriales del sistema nacional de archivos, encargado de conceptuar
sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades
públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas la eliminación de
documentos a los que no se les puedan aplicar valoración documental la
evaluación de las tablas de valoración documental
 Comunicaciones oficiales:
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de as funciones
asignadas legalmente aúna entidad, independientemente del medio
utilizado. en el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso de termino “correspondencia”, hasta el momento en que
se adopto la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el
acuerdo 60de 2001,expedido por el archivo general de la nación
 Conservación de documento:
Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas
desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo sin alterar
 Conservación preventiva de documentos:
Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección
de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos,
bibliotecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.
 Consulta de documentos:
La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de
otras dependencias o de los ciudadanos deberá efectuarse permitiendo en
acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
 Copia:
Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una investigación
 Copia autenticada:
Una copia autentica, es una copia que ha sido reconocida por notario
público, que da fe respecto a que su contenido es exactamente igual al
original, que corresponde en so contenido y en su forma
 Copia de seguridad:
Una Copia de Seguridad, es un duplicado de nuestra información más
importante, que realizamos para salvaguardar los documentos, archivos,
fotos, etc., de nuestro ordenador, por si acaso ocurriese algún problema
que nos impidiese acceder a los originales que tenemos en él
 Cuadernillo
Un cuadernillo es un pliego que una vez cortado y doblado forma una clase
de cuaderno o libro. El número de pliegos que debe tener un cuadernillo
tiene que ser siempre múltiplo de cuatro si vamos a hacer una impresión
por planchas. En cambio, si hacemos una impresión digital no es necesario
este requisito al no haber planchas o pliegos. Normalmente, el papel de la
portada y contraportada suelen ser de un tipo de papel de mayor calidad
que el que se encuentra en las páginas interiores
 Cuadro de clasificación

 Custodia de documentos
 Depósito de archivo
 Depuración
 Descripción documental
 Descriptor
 Deterioro
 Digitalización
 Disposición final de documentos
 Distribución de documentos
 Documento activo
 Documento de apoyo
 Documento esencial
 Documento facilitativo
 Documento inactivo
 Documento misional
 Documento original
 Documento semiactivo
 Documento público
 Eliminación documental
 Empaste
 Encuadernación
 Expediente
 Facsímil
 Fechas extremas
 Foliar
 Folio
 Folio recto
 Folio vuelto
 Fondo abierto
 Fondo acumulado
 Fondo cerrado
 Fuente primaria de información
 Función archivística
 Gestión documental
 Guía
 Identificación documental
 Índice
 Índice cronológico
 Índice de Información clasificada y reservada
 Índice onomástico
 Índice temático
 Índice toponímico
 Información
 Información pública
 Información pública clasificada
 Información pública reservada
 Inventario documental
 Legajo
 Legislación archivística
 Manuscrito
 Microfilmación
 Normalización archivística
 Ordenación documental
 Organigrama
 Organización de archivos
 Organización documental
 Patrimonio documental
 Principio de orden original
 Principio de procedencia
 Producción documental
 Radicación de comunicaciones oficiales
 Recepción de documentos
 Registro de comunicaciones oficiales
 Registro de ingreso de documentos
 Reglamento de archivo
 Reprografía
 Retención documental
 Sección
 Selección documental
 Serie documental
 Signatura topográfica
 Sistema integrado de conservación
 Sistema Nacional de Archivos
 Subserie
 Tabla de retención documental
 Tabla de valoración documental
 Testigo
 Tipo documental
 Tomo
 Trámite de documentos
 Transferencia documental
 Unidad de conservación
 Unidad documental
 Valor administrativo
 Valor científico
 Valor contable
 Valor cultural
 Valor fiscal
 Valor histórico
 Valor jurídico o legal
 Valor permanente o secundario
 Valor primario
 Valor técnico
 Valoración documental
 De tres ejemplos de documentos pertenecientes a archivo de gestión, central
e histórico.
Ejemplos de archivos de gestión
 Pueden estar en un lapso de 1 a 5 años
 Se desarrollan las etapas
  Las etapas son:
 Producción
 Reproducción
 Distribución
 Tramite
 Organización
 Consulta
 Conversación
 Disposición final
Ejemplos de archivos central
 Que a pesar de que se agrupen los documentos transferidos siguen siendo
vigentes
 Son objetos de consulta por las propias oficinas y particulares y general
 Las etapas son:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
 Ejemplos de archivos históricos
 el archivo de histórico si debe conservar permanentemente
 se debe conservar para adquirir información
 también puede conservar archivos históricos recibidos por donación,
depósitos voluntarios adquisición o por exploración
 Las etapas son:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final