Cotización.

Es el establecimiento de la cantidad a pagar en el listado de productos presentado por el

proveedor, Descuentos, forma de entrega y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en
cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el comprador y el proveedor hasta llegar al mutuo
acuerdo.

Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su articulo
que ofrecen, representada en dinero. En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la ley de
adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el
sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas
solicitantes.

Pedidos u órdenes de compra. Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y
calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo, lugar y
forma para su entrega.

El pedido puede cambiar en cuanto su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer
la solicitud de algún bien o servicio.

El contenido del pedido deberá llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha,
proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad,
descripción, costo, importe total, autorización y cláusulas.

Expeditación. No es más que una confirmación del pedido, lo primero que debe hacer un comprador es
cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se
encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, costos, fechas, etc., que aparecen en la orden de
compra.

Recibo de mercancías (pedido)

Para ser precisos en esta descripción, la persona, sección, área o departamento de recibo (muchas
veces llamada: mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor
precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad, costos y
condiciones correctas así como la calidad del producto.
Mesa de control deberá asegurarse que el código de barra del producto sea el que está autorizado en el
sistema, caso contrario deberá avisar al comprador para lo que corresponda.

Finalizada la actividad de entrega del pedido, se procede a realizar un reporte de recibo en el cuál se
especifique la fecha, nombre proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida,
descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.

Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisaran todos los
productos a entregar, así como su valorización. En el caso haber diferencias, defectos, productos
dañados, cantidades incompletas, faltantes de entrega, se procederá a separarlos, contarlos y
registrarlos para su posterior devolución al proveedor quien hizo la entrega con copia del reporte a las
áreas de compras y pagos.

Es aquí en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo
principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de interés para un grupo
reducido de técnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupación primaria entre un número
creciente de Gerentes, Ingenieros y estadísticos.

El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseño, ni de los buenos métodos
de manufactura, tampoco de la minuciosa actividad de la inspección.

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características
impuestas por el área de control de calidad al recibo del pedido o bien mercancía que no fue pedida y
que se está entregando. Estos motivos de rechazo y/o devolución van acompañados siempre por un
documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción.

Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido.

Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al
comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica, cheque bancario, o
cualquier otro medio, al recibir la factura correspondiente.
Al pago de la factura deberá adjuntarse las razones por escrito en el documento, si en su caso la hay, de
deducciones de montos a pagar.

El departamento de pagos deberá tener muy en cuenta la fecha de pago en relación a lo estipulado en
las negociaciones de compra, por lo que deberá iniciar el tiempo a partir de la entrega del producto o
servicio.

El departamento de compras debe de estar enterado y darle seguimiento al pago a sus proveedores a fin
de mantener una relación estable de negocios y apoyo importante para sus próximas negociaciones.

Para cerrar este capítulo, debo añadir: El departamento de compras debe contar con un análisis en
cuanto al manejo de márgenes de utilidad (por categoría – subcategoria y producto), precios de venta
tanto propios como de la competencia (chequeo de mercado), rotación de inventarios, análisis de
paretto de los proveedores, productos básicos, ofertas, promociones, temporadas, productos nuevos,
desarrollo de productos, etc, para poder situar al comprador con la realidad del mercado y de la
empresa.

Entre más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores oportunidades tendrá el

comprador en obtener sus objetivos con el proveedor, para el bien de la Compañía y de su clientela.