La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas

utilizadas para manejar los documentos de una empresa. El Objetivo es

administrar estos documentos durante todo su ciclo de vida, ningún documento
oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para sustentar futuras
auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Toda transacción, con entidades o personas externas o internas, en una empresa,

requiere de un respaldo documental, desde los contratos, las facturas, las
órdenes de compra, los soportes de pago de las remuneraciones de los
trabajadores son documentos necesarios que requieren de un sistema de
almacenamiento y cuidado de la información.

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el

almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema
facilita también al proceso de búsqueda y organización de los documentos,
así como de datos importantes e información general en sus diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, la empresa podrá hacer más

eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y
reduciendo costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente
incrementará la productividad de su organización.

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma optimizada y preste

utilidad a la organización, éste debe cumplir con dos medidas muy importantes de
seguridad. La primera tiene relación con la integridad de los documentos, al
tratarse del respaldo de las actividades de la empresa es necesario que se
conserven en buen estado y que se evita la pérdida de estos, ya sea físicamente o
la digitalización.

A ello debemos agregar la garantía de acceso restringido a la información, es

decir que sólo personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. la
importancia que tienen para el desarrollo de la empresa la gestión oportuna,
segura y eficiente de la información.