1. ¿Cuál es la norma que regula el proceso de gestión y tramite?

¿A que
entidades está dirigida?

El acuerdo 060 y va dirigida a todas las entidades públicas y privadas.

2. En el año 1995 con el decreto 2150/1995 el estado busco minimizar los

tramites en las entidades públicas en nuestro país. En el artículo 32 de
esta norma se crea la ventanilla única en las entidades oficiales. ¿Qué
nombre recibe la ventanilla única en la actualidad?

Unidad de correspondencia

3. ¿Qué métodos se utilizan para la radicación de las comunicaciones

oficiales?

Mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otras.

4. Defina comunicaciones oficiales.

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio
utilizado.

5. Defina que es documento público.

Es el documento producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

6. Defina que es una serie documental.

Es un conjunto de unidades de estructura y contenido homogéneos

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.

7. Defina que es la subserie documental.

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se

jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por
los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada
asunto.
8. Defina tabla de retención.

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos

o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones a los cuales se asigne el tiempo o permanencia en cada fase
de archivo.

9. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

Internas y externas

10. ¿Cuál es la finalidad de la unidad de correspondencia?

Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de

recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

11. ¿En qué consiste el proceso de radicación de comunicaciones oficiales?

Es el procedimiento mediante el cual las entidades asignan un numero

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envió con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezcan la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento

12. ¿A partir de que numero debe comenzar la radicación cada año?

Al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno

utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

13. ¿A la unidad de correspondencia me llega una comunicación sin asunto

debo radicarla si-no y por qué?

No, porque no cumple con todos los requisitos para radicar una
correspondencia.

14. ¿Qué debe tener una comunicación oficial para determinar si la radico?

Verificar competencia, los anexos, el destino, los datos del origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente.
15. ¿Cuál es el procedimiento para las comunicaciones oficiales sin
remitentes?

Cuando una comunicación no este firmada, ni presente el nombre del

responsable o responsables se considera anónima y deberá ser remitida
sin radicar a la oficina de su competencia donde se determinarán las
acciones a seguir.

16. ¿Dónde se debe colocar el horario de atención al público?

En un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

17. ¿Cuál es el mecanismo de control para las comunicaciones oficiales?

Elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que

permiten certificar la recepción de los documentos.
 TALLER
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

PRESENTADO POR: SUGEY SANGUINO DE LA CRUZ

DOCENTE: MERLY ELLY

UPARSISTEM

2019