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NEGOCIO
SEMANA 5
ÍNDICE
1. Introducción
2. Modelamiento
de
procesos
de
negocio
2.1
Caso
de
Estudio:
Proceso
de
Generación
de
órdenes
de
compra
2.2
Diagramación
del
Proceso
de
Generación
de
órdenes
de
compra
3. Conclusiones
del
Caso
de
Estudio
4. Bibliografía
1. INTRODUCCIÓN
Con
esta
lectura
se
pretende
generar
un
mayor
entendimiento
por
parte
de
los
estudiantes
sobre
el
modelamiento
de
los
procesos
de
negocio
bajo
la
notación
BPMN.
Además,
se
plantean
situaciones
de
análisis
internas
sobre
su
funcionamiento,
con
lo
que
se
pretende
desarrollar
la
habilidad
para
el
modelamiento,
que
es
un
arte,
ya
que,
en
muchas
situaciones,
el
modelamiento
de
los
procesos
de
negocio
no
es
tan
evidente.
Adicionalmente,
con
esto
se
pretende
dar
una
introducción
a
la
siguiente
semana,
en
la
cual
se
explicarán
algunos
de
los
patrones
de
modelamiento
más
usados,
con
el
objetivo
de
que
los
estudiantes
desarrollen
la
habilidad
de
modelamiento
en
forma
clara
y
agilizar
los
tiempos
de
la
fase
de
modelamiento
de
la
metodología
BPM,
que
muchas
veces
llegan
a
ser
bastante
amplios.
METODOLOGÍA
Durante
el
desarrollo
del
módulo,
estarán
disponibles
los
diferentes
recursos
que
nos
permitirán
abordar
esta
nueva
metodología.
Para
entender
los
conceptos
se
deben
realizar
las
diferentes
actividades
semanales,
con
el
objetivo
de
lograr
un
adecuado
aprendizaje
de
las
diferentes
unidades
y,
por
consiguiente,
una
clara
comprensión
y
aprendizaje
del
módulo.
2 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
2.1 CASO
DE
ESTUDIO:
PROCESO
DE
GENERACIÓN
DE
ÓRDENES
DE
COMPRA
Este
proceso
tiene
como
objetivo
generar
órdenes
de
compra
automáticamente
de
acuerdo
con
los
niveles
de
inventario
de
una
materia
prima
específica
y
gestionar
su
aprobación,
ingreso
en
los
sistemas
contables
de
la
empresa
y
envío
al
proveedor.
Suponga
que
cierta
compañía
cuenta
con
un
sistema
que
le
permite
medir
el
nivel
de
inventario
de
una
materia
prima
en
tiempo
real.
Una
vez
que
el
inventario
alcanza
un
nivel
de
inventario
determinado
se
genera
una
orden
de
compra,
generada
por
el
departamento
de
compras.
Todas
las
órdenes
de
compra
generadas
deben
ser
aprobadas
por
el
jefe
administrativo,
por
lo
que
esta
persona
debe
revisar
la
orden
generada
y
decidir
si
la
aprueba
o
no.
Si
la
orden
fue
rechazada,
el
proceso
finalizará.
Por
otra
parte,
si
la
orden
fue
aprobada
se
podrán
ejecutar
2
tareas
simultáneamente.
La
primera,
es
el
envío
de
la
orden
de
compra
al
proveedor
para
que
éste
gestione
la
entrega.
La
segunda,
es
el
ingreso
de
la
orden
de
compra
en
el
ERP
(Enterprise
Resource
Planning)
de
la
compañía.
Si
durante
la
ejecución
del
ingreso
de
la
orden
de
compra
en
el
ERP
se
presenta
algún
error
(caída
del
servicio,
error
de
conexión
etc.),
la
orden
de
compra
se
deberá
ingresar
de
forma
manual
por
parte
del
Departamento
de
Compras.
Una
vez
se
han
realizado
estas
actividades,
el
proceso
de
generación
de
órdenes
de
compra
finaliza.
Con
el
objetivo
de
realizar
una
diagramación
del
proceso
de
órdenes
de
compra
presentado
anteriormente
en
la
notación
BPMN,
se
va
a
utilizar
Bizagi
Process
Modeler®.
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 3
Inicialmente,
Podemos
denominar
este
proceso
como
“Generación
de
órdenes
de
compra”.
Luego,
por
la
información
suministrada
en
el
enunciado,
vemos
que
en
este
proceso
existen
dos
actores.
El
primero
es
el
departamento
de
compras
que
se
encarga
de
generar
la
orden.
El
segundo,
es
el
jefe
administrativo,
quien
se
encarga
de
la
aprobación
de
la
orden
generada.
Por
lo
tanto,
teniendo
en
cuenta
esta
información,
podemos
dividir
el
proceso
con
un
solo
Pool,
que
es
La
generación
de
órdenes
de
compra
y
2
Lanes,
que
son
el
departamento
de
compras
y
el
jefe
administrativo,
quienes
se
encargan
de
la
gestión
del
proceso.
Lo
primero
que
debemos
hacer
es
abrir
Bizagi
Process
Modeler®,
ya
que
aquí
haremos
la
diagramación
del
proceso
de
negocio.
Definiendo
el
Pool
y
los
Lanes
tenemos
el
siguiente
resultado:
Ilustración
1
-‐
Pool
y
Lanes
Creados
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
Una
vez
se
han
definido
los
pool
y
los
lanes,
pasamos
a
la
creación
del
proceso
de
negocio.
Según
la
notación
BPM,
el
inicio
de
los
procesos
se
crea
con
un
evento
de
inicio.
El
resultado
es:
4 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
Ilustración
2
-‐
Evento
de
Inicio
Creado
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
Luego
de
generar
el
inicio
del
proceso,
se
realiza
una
actividad
que
es
la
creación
de
la
orden
de
compra.
En
este
punto,
también
debemos
identificar
que,
esta
tarea
se
debería
realizar
de
forma
automática,
ya
que,
al
detectar
el
nivel
de
inventario,
automáticamente
se
genera
la
orden
de
compra,
ya
sea
por
una
aplicación
automática
o
por
un
servicio
web.
Por
lo
tanto,
una
vez
generada
la
actividad,
se
da
clic
derecho
sobre
el
símbolo
de
la
tarea
y
debemos
seleccionar
y
cambiar
al
tipo
de
tarea
de
servicio.
El
resultado
es:
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 5
Ilustración
3
-‐
Actividad
Creada
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
Una
vez
se
ha
creado
la
orden
de
compra,
esta
pasa
para
ser
aprobada
por
el
jefe
administrativo.
Por
lo
tanto,
el
flujo
sigue
a
una
actividad
que
denominaremos
aprobación
de
orden,
pero
debemos
tener
en
cuenta
que
esta
tarea
la
ejecutaremos
sobre
el
Lane
Jefe
Administrativo,
quien
es
el
responsable
de
realizarla.
Adicionalmente,
esta
actividad
la
realiza
una
persona,
por
lo
que
la
denotaremos
como
una
actividad
simple.
El
resultado
es:
Ilustración
4
-‐
Actividad
Creada
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
Cuando
el
jefe
administrativo
realiza
la
aprobación
de
la
orden,
puede
ocurrir
que
esta
sea
aprobada
o
no
aprobada,
por
lo
que
nos
encontramos
en
un
punto
de
divergencia
del
flujo.
Para
denotar
esto
en
nuestro
diagrama,
utilizamos
una
compuerta
exclusiva,
ya
que
esta
divergencia
en
el
flujo
depende
de
los
datos
o
de
las
decisiones
tomadas
por
el
jefe.
El
resultado
es:
6 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
Ilustración
5
-‐
Compuerta
Creada
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
Nuevamente,
cuando
la
solicitud
pasa
por
la
compuerta,
tenemos
dos
opciones
posibles.
Estas
son
la
aprobación
y
la
no
aprobación
de
la
solicitud.
Si
la
solicitud
no
es
aprobada,
va
a
un
evento
fin,
ya
que
en
este
punto
terminaría
la
solicitud
de
compra.
Pero,
si
esta
solicitud
es
aprobada,
la
solicitud
de
compra
seguiría
su
flujo.
El
inconveniente
es
que
si
la
solicitud
se
aprueba,
hay
2
actividades
que
se
deberían
realizar
en
forma
simultánea,
que
son
las
de
enviar
la
orden
de
compra
al
proveedor
e
Ingresar
la
orden
de
compra
al
ERP,
ya
que,
la
realización
simultanea
de
las
dos
actividades
no
afecta
el
flujo
de
la
solicitud
en
el
proceso.
Es
decir,
si
ya
la
orden
está
aprobada,
pues
se
le
debe
enviar
la
orden
de
compra
al
proveedor
para
que
realice
el
despacho
de
la
materia
prima,
y
adicionalmente,
el
departamento
de
compras
debe
realizar
el
ingreso
en
el
sistema
de
información
de
la
compañía.
Por
lo
tanto,
para
realizar
dos
actividades
de
forma
simultánea,
utilizamos
una
compuerta
paralela.
El
resultado
es:
Ilustración
6
-‐
Compuerta
y
Evento
Fin
Creados
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 7
La
actividad
de
Ingresar
la
orden
de
compra
al
ERP
es
una
tarea
simple,
ya
que
algún
usuario
del
departamento
de
compras
debe
ingresar
la
orden,
pero
es
importante
notar
que
esta
actividad
tiene
una
característica
especial,
y
es
que,
si
por
algún
motivo,
no
se
puede
ingresar
la
orden
al
ERP,
se
debe
realizar
de
forma
Manual,
es
decir,
se
realiza
una
nueva
actividad.
Por
lo
que,
en
la
actividad
de
ingresar
la
orden
al
ERP,
se
le
debe
adjuntar
un
evento
de
error.
Esto
se
realiza
haciendo
click
derecho
sobre
la
actividad
y
se
debe
seleccionar
adjuntar
evento
de
error.
Luego
de
esto,
se
debe
realizar
la
actividad
Ingresar
orden
al
ERP
Manualmente.
El
resultado
es:
Ilustración
7
-‐
Actividades
Creadas
para
la
diagramación
del
proceso.
Autor:
Andrés
Zamudio
8 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
Ilustración
8
-‐
Nodo
Evento
Fin
para
el
proceso
de
Generación
de
órdenes
de
compra.
Autor:
Andrés
Zamudio
Inicialmente,
se
pensaría
que
esta
terminación
del
proceso
ha
sido
correcta,
pero
lamentablemente,
esta
es
incorrecta.
Recordemos
que,
las
actividades
de
envío
de
la
solicitud
de
compra
al
proveedor
y
el
ingreso
de
la
orden
en
el
ERP
deben
haberse
realizado,
sin
importar
que
esta
haya
sido
manual.
Es
decir,
las
dos
actividades
deben
haber
finalizado
simultáneamente
para
terminar
el
proceso.
Para
este
caso,
debemos
utilizar
dos
compuertas.
La
primera,
debe
ser
una
compuerta
exclusiva
y
debe
estar
relacionada
con
las
actividades
de
ingreso
de
la
orden
de
compra
al
ERP.
Recordemos
que
esta
compuerta
se
utiliza
cuando
se
quiere
unificar
el
flujo
pero,
esta
unificación
depende
solamente
de
los
datos
o
de
las
situaciones
ocurridas
anteriormente.
En
este
caso,
tenemos
que,
solamente
puede
ocurrir
una
actividad
y
está
dada
por
un
fallo,
por
lo
que
la
selección
de
esta
actividad
si
depende
de
los
datos.
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 9
Ilustración
9
-‐
Nodo
Evento
Fin
para
el
proceso
de
Generación
de
órdenes
de
compra.
Autor:
Andrés
Zamudio
Con
esto,
ya
hemos
terminado
la
diagramación
para
el
proceso
de
generación
de
órdenes
de
compra.
Adicionalmente,
muchas
veces
se
deben
realizar
supuestos
con
respecto
al
funcionamiento
del
proceso
de
negocio,
ya
que,
como
se
observó
en
el
caso
anterior,
muchas
veces,
se
debe
pensar
sobre
el
funcionamiento
adecuado
del
proceso
de
negocio
(Supuestos
sobre
actividades
automatizadas
y
sobre
la
simultaneidad
de
las
actividades),
con
el
objetivo
de
modelar
procesos
de
negocio
más
eficientes
y
efectivos.
4. BIBLIOGRAFÍA
• Business
Process
Modeling
Notation.
Object
Management
Group,
2008.
• WHITE,
Stephen.
BPMN
Modeling
and
Reference
Guide,
2005.
• http://www.bizagi.com
10 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
Reseña (resumen):
En
esta
cartilla
se
presentó
el
modelamiento
paso
por
paso
de
un
proceso
de
negocio,
con
el
objetivo
de
clarificar
y
afianzar
los
conceptos
del
modelamiento
de
procesos
y
de
la
notación
BPMN
en
los
estudiantes.
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 11