CANDELARIA GUADALUPE BRAVO ORTIZ N.

L 07 2°D

Reglas para codificar persona

1. Para codificar los nombres de personas se considera, en primer lugar, el
apellido o apellidos, seguido del nombre y del segundo nombre o inicial. Cada
apellido, nombre o inicial se considera una unidad de archivo. El apellido paterno
es la unidad clave o primera unidad de archivo.

2. Los apellidos unidos por un guión se consideran en el mismo orden en que

aparecen. El guión indica que no se separan. Se considera un sola unidad de
archivo.

3. Al alfabetizar los nombres, si la unidad clave es diferente, ésta decidirá el orden

alfabético. Cuando la primera unidad de archivo es idéntica, se considera la
segunda unidad. Si la primera y la segunda unidad son idénticas, se considera la
tercera unidad y así sucesivamente.

4. Al comparar una misma unidad de archivo, la unidad más corta en un nombre

precederá a otra más larga en otro nombre, siempre y cuando la raíz de ambas es
idéntica. Este principio aplica solamente cuando se compara la misma unidad de
archivo en nombres diferentes. Así se aplica el principio “nada precede a algo”.

Firmas comerciales
Los documentos pertenecientes a instituciones publicas y privadas se archivan
bajo su nombre oficial completo.

Para codificar estos nombres se considera:

-abreviaturas: se codifican y alfabetizan tal como aparecen escritas.

-títulos profesionales: se consideran unidad de archivo

-los signos de puntuación se omiten al codificar los nombres.

-letras unidad por un guion se considera una unidad de archivo

-simbolos en nombres de instituciones

-firmas comerciantes con sucursales

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Instituciones
1.- Cuando el titulo aparece una coma el nombre permanece igual, no sufre
ninguna alteración ni transposición

2.- Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y

apellido), se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a
continuación debe hacerse tarjeta d referencia

3.- Si el titulo aparece las conjugaciones y, o, e, o el símbolo & preposiciones

como de, sobre, por, contra p bien artículos como las, el, la, etc, permanece igual
no sufre ninguna transposición

4.- Si aparece un artículo al inicio del título ( el, la los las) o también la expresión
compañía o su abreviatura (CIA, CO)

5.- Cuando en el titulo aparece una palabra genérica: zapatería, farmacia,

restorán, restaurante, o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna
transposición siempre y cuando se tenga uno o dos expedientes dentro de la
gaveta; por si el numero dentro de expediente excede de los 5, la palabra genérica
se escribe al final del nombre

6.- El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre

raro o extranjero que no se ingles se escribe tal como aparece y así se archiva

7.- Cuando una palabra termina en "S" seguida o precedida de apostrofe (s') o s,
posesivo en ingles permanece tal y como está la razón social

8.- Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se

considera la dirección para decidir el orden alfabético

9.- Cuando un firma o institución utiliza siglas, estas se consideran palabras

escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se
recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. se
debe hacer tarjetas de referencia

10.- cuando el nombre de una firma o razón social aparece dos o más letras, cada
una se considera comunidad de archivo
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Agencias gubernamentales
El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos
nombres de algunas secretarias de estado y de dependencias importantes en la
organización nacional y gubernamental.

1.- En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para

archivar la palabra mas importante.

2.- En las instituciones gubernamentales dentro de los titulos se puede encontrar

termino

No. De Titulo o nombre Tipos Uso o finalidad Requisitos que

documento lo definen
1 Carta de correspondencia Llamar la Debe ser clara,
presentación atención de la directa, ordenada
gente para cubrir y corta. Tiene
el puesto de la que tener fecha y
entrevista de estar firmada y
trabajo con párrafos
cortos y
separados.
2 Tarjeta de Social o Generar Deben ser
presentación profesional oportunidades de sociales o
negocio así como profesionales,
reforzar el datos relevantes
contacto entre del contacto,
empresas y
personas.
3 Carta de Correspondencia Ofrece Cotización
cotización información del formal, hoja
producto, las membretada y
ventas, tramites datos generales
de forma de la empresa,
electrónica. desglosar el IVA.
4 Orden de compra Solicitud Pedir el producto Lugar y fecha de
al vendedor emisión, nombre
y número del
comprador, datos
de la empresa.
5 Solicitud de Solicitud Pedido con el Puede ser
compra objetivo de realizado ya sea
comprar un por el cliente o
producto. por la empresa.
6 Requisición de Autoriza el Nombre del
compra abasto de los solicitador,
bienes o centro de costo,
servicios numero de
proyecto, nombre
del artículo.
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7 Póliza de cheque Ingresos diario Registrar las Número de la

egresos operaciones cuenta, concepto
utilizadas en la de transición,
empresa haber montado el
abono.
8 Cheque Numerativo Hacer que una El liberador debe
persona extraiga autorizarlo, valor
dinero para a la vista.
dárselo a otra.
9 Nota pedido correspondencia Hacer una Fecha de
solicitud de un emisión, nombre
producto de la y domicilio del
empresa comprador y la
empresa, forma
de pago, firma de
la empresa y del
comprador.
10 Nota venta Correspondencia Detallar las Fecha de
mercaderías que emisión. Numero
han vendido de nota, cuenta a
cubrir y elegir el
cliente.
11 Remisión Correspondencia Comunicación en Plazo de entrega,
donde el dirección y forma
vendedor de transporte.
anuncia el envió
12 Contra recibo Documento Indica la Registros,
mercantil recepción de las domicilio,
facturas sin recepción de las
pagar facturas.
13 Factura Mercantil Indica la Número, fecha,
compraventa de transporte, tipo
un bien a ser impositivo.
vicio

14 Carta de reclamo Correspondencia Aclara el Fundamento,

desacuerdo con serenidad,
alguna empresa firmeza

15 Pagare Documento Abrir deuda a un Contener la

mercantil corto plazo palabra pagare
literalmente
escrito.