Diagnostico Indicadores de Gestion en La Universidad Nacional de Colombia Marzo 11

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO
DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN

EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
Versión Final
Elaboro:
Paula Ortega - Asesora ONCI

Mariana Ortiz - Contratista Proyecto índice de efectividad
Revisó:
Maria Inés Granados Urrea
Jefe ONCI
~~ Bogotá, marzo de 2011

.'
I SUBPROCESO: I I
CÓDIGO: 001Evaluación
, NACIONAL
INFORME DE EVALUACiÓN
Versión: 0.0
Tabla de Contenido
Código: U-FT-14.001.001.002
Página 2 de 32
1 Introducción 3
2 Objetivo general 3
2.1 Objetivos especfficos 4
3 Marco teórico 4
3.1 Indicadores de Gestión 4
3.2 Indice de Efectividad para la evaluación independiente del Sistema de Mejor Gestión
de la Universidad Nacional.. 7
4 Metodologfa 7
5 Resultados 9
5.1 Indicadores de Gestión de la Oficina Nacional de Planeación - ONP 10
5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE. 13

5.3 Indicadores por Proceso 16
5.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPlO 22
6 Conclusiones y Recomendaciones 24
7 Bibliograffa 26
8 Anexos 27
Oficina Nacional de Lontrollnterno -ONCI

Versión Final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
l
DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Versión Final
1 Introducción
La Universidad Nacional de Colombia, en su Sistema de Mejor Gestión (en adelante UN-SIMEGE),

integra principalmente el Sistema de Gestión de la Calidad (NTC GP1000), el Modelo Estándar de
Control Interno (MECI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).
Un elemento esencial en un Sistema de Control Interno lo constituye la Autoevaluación. Esta

autoevaluación se hace en dos niveles: i) Autoevaluación de Control dirigida a verificar la existencia y
la efectividad de los controles en los procesos, áreas y en general en la organización y ii)
Autoevaluación de la Gestión mediante la cual se analiza el comportamiento de los indicadores
surgidos de los Planes, Programas y Proyectos de la entidad con el objeto de medir si se han logrado
las metas previstas, los resultados esperados o posibles desviaciones que exijan implementar
correctivos; también monitorea factores críticos de éxito en los procesos 1.
Tanto la Autoevaluación de Control como la de Gestión, deben producir como resultado una
evaluación institucional del Sistema de Control Interno velando por que se cumplan los objetivos que
determina la Ley 87 de 19932. Es en este sentido que, para salvaguardar los resultados de la
autoevaluación, el Sistema de Control Interno establece una evaluación de segundo nivel: la
Evaluación Independiente a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno -ONCI-.
En esa dirección, la ONCI en cumplimiento de su labor identifica la necesidad de cualificar la

evaluación independiente del Sistema de Control Interno, a través del desarrollo de un conjunto de
mecanismos y herramientas conceptuales y metodológicas que permitan analizar y evaluar la
efectividad del mismo. Por lo anterior se encuentra adelantando el diseño e implementación del índice
de Efectividad para la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno de la Universidad
Nacional de Colombia.
Parte de la metodología prevista para la construcción del Indice de Efectividad, supone identificar los
indicadores que la Universidad ha desarrollado para medir la gestión, por cada una de las diferentes
Sedes y el Nivel Nacional que pudieran ser incluidos en el mencionado Indice.
Por tanto, en el presente documento se desarrolla el diagnóstico sobre los indicadores de gestión de
la Universidad con los principales resultados de la revisión realizada y las conclusiones de la misma.
2 Objetivo general
Identificar los indicadores que la Universidad ha diseñado para medir su gestión, en el marco de la
autoevaluación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE.
, Manual de Implementación MECI. Departamento Administrativo de la Función Pública. Marzo 2006.

2 Ley 87 de 1993. Artículo 2.
OHcina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
3
2.1 Objetivos específicos
• Clasificar y cuantificar los indicadores de gestión existentes en la Universidad de acuerdo su nivel

de medición .
• Identificar los indicadores que se pueden incluir en el índice de efectividad.
3 Marco teórico
A continuación se presenta el marco teórico que delimita el análisis de los indicadores de gestión
encontrados en la Universidad.
3.1 Indicadores de Gestión
Los Indicadores de Gestión se definen como una relación entre variables que permite "observar la
situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los o~etivos
y metasprevistas ••3, es decir, "permiten observar la forma como se ejecutan los procesos y las
actividades"s. En ese sentido, los indicadores sirven como un mecanismo de control y de
direccionamiento, en la medida en que "miden las decisiones y acciones emprendidas por la
administración, se orientan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, Macroprocesos y la
misión de la entidad"s. Con su utilización se debe minimizar la cantidad de información innecesaria y
así generar sólo la información relevante para la toma de decisiones al interior de la Institución7.
Para la definición de los indicadores de gestión se debe tener en cuenta que "el nivel directivo define
los parámetros de medición y aprueba los indicadores diseñados por el responsable de cada
proceso,,8.
Entre los indicadores de gestión se encuentran los indicadores de gestión de resultados y los
indicadores de gestión de desempeño y cada uno de ellos a su vez puede ser clasificado como
indicador clave, secundario u operativo, así como indicador de eficiencia, eficacia o efectividad9. Tanto
los indicadores de gestión de resultados como los de desempeño, conforman una cadena en donde
los resultados que se den en un nivel inferior, pueden resultar siendo parte del desempeño de un nivel
superior, por lo que es fundamental diferenciar claramente el propósito con el que se emplea cada
uno.
3 Manual de Implementación MECI. Según la Guía básica de Indicadores versión 0.0 elaborada por UN-SIMEGE: 'Los indicadores de gestión
están definidos cómo los indicadores que están asociados y permiten el desempeño del proceso'.
• Proceso: Conjunto de actividades que se relacionan entre sí para transformar elementos de entrada en resultados.
5 Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004. (Cursiva fuera del texto original)
• Ibídem.
7Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. José Hernando Bahamon.
Noviembre 2000.
• Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004.

• Indicadores de eficacia: expresan el logro de objetivos y metas cumpliendO los estándares predeterminados; Indicadores de eficiencia: permiten
establecer la relación de productividad en el uso de los recursos; Indicadores de Impacto: expresan la relación entre lo planeado y los cambios o
modificaciones que se producen en la población objetivo y en su contexto. Tomado de Metodologra Línea Base de Indicadores. Departamento
Administrativo Nacional de Estadistica - DANE.2004.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
r\\'\II\
~ Versión final - Diagnóstico
U-FT-14.001.001.002
de Indicadores de - Gestión
Versión en
0.0la Universidad Nacional
4
).
• Los indicadores de gestión de resultados reflejan de manera positiva o negativa en qué influyeron
las decisiones que fueron tomadas con anterioridad ante determinada situación, en términos de
eficiencia, eficacia y efectividad.
• Los indicadores de gestión de desempeño, indican cómo se realizaron las tareas o cómo se
llevaron a cabo actividades en la Institución, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
a. Características generales de los indicadores
A continuación se enuncian las características mínimas que deben tener los indicadores de gestión:
• Pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, entre otros y deben presentar una
conexión clara entre ellos.
• Deben ser de fácil interpretación, claros, concisos y brindar información sobre las variables
críticas 10.
• Deben ser flexibles para responder a los cambios del entorno sin necesidad de cambiar de
indicadores 11.
• Deben ser idóneos 12 en su construcción, para lo que es útil hacer las siguientes preguntas 13: ¿es
útil el indicador?; ¿el indicador sirve para tomar decisiones?; ¿simboliza y representa claramente el
concepto que se desea conocer?; ¿es compatible con el resto de indicadores de forma que permite
contrastar los resultados?; ¿compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de
información y desarrollo del indicador?; ¿está suficientemente definido, de tal forma que el
resultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?; ¿es
redundante con otros indicadores ya existentes?; ¿es adecuada la periodicidad establecida?;
¿existe una forma más sencilla de obtener la información?; ¿se aprovechan adecuadamente los
medios informáticos para optimizar el proceso de obtención del indicador?; ¿se ha definido el nivel
de divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?; ¿se comunica el indicador a las
personas involucradas en el área, actividad o proceso?; etc.
b. Jerarquía de los Indicadores
De acuerdo a la información que aportan y su nivel de detalle, sin imB0rtar si son indicadores de
gestión o no, la estructura de los indicadores permite establecer jerarquía 4 entre ellos, así:
• Indicadores de primer nivel o nivel superior, en donde se agrupa a los indicadores claves
(indicadores sintéticos o agregados) que ofrecen a quienes toman decisiones, una visión global del
comportamiento de políticas y programas de la Institución.
10 Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. José Hernando Bahamon.
Noviembre 2000.
"lbídem.
12 Idóneo: Adj. Adecuado y apropiado para algo. Diccionario de la lengua Española - Vigésima segunda edición.
13 Cómo definir indicadores. http://www.elprisma.com/apuntesladministracion_de_empresaslindicadores.
14 Metodología Línea Base de Indicadores. Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE.2004
\UJ-\
I :"'01 Versión final - Diagnóstico
U-FT -14.001.001.002
Versión en
5
• Indicadores de segundo nivel llamados también indicadores secundarios o complementarios, que
ofrecen información complementaria de los indicadores de primer nivel. Los niveles directivos,
tomadores de decisiones, acudirán a ellos para informarse en detalle de las variaciones de los
indicadores claves,
• Indicadores de tercer nivelo indicadores operativos, en donde se encuentran los indicadores que
son más detallados sobre las actividades incluidas en la planeación operativa de la Institución, y
cuya naturaleza indica que son más del dominio de funcionarios y mandos medios de las
organizaciones.
Gráfica 1. Jerarquía de los indicadores según nivel de toma de decisión
L'1>IC.UIOJU:~ (L\\l:~
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Dr:i.Iww.
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1"1" •• .trb:r--
Jerarquía de Indlcadores
Fuente' Metodologla Línea Base de Indicadores Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE.2004
GráfIco elaOOrado por OfIcina NaCional de Control Interno - ONCI 2011.
c. Estructura básica de los indicadores
Los datos básicos de los indicadores deben estar documentados, en una hoja de vida, protocolo o
"metadato,,15, de acuerdo a una estructura previamente diseñada y que contenga cómo mínimo el
"conjunto de términos y definiciones que describen las principales propiedades o características de los
datos"16, con el fin de permitir y garantizar: i) la identificación de la información existente sobre los
indicadores, ii) que el conjunto de datos se ajusta a la necesidad de quién lo consulta, iii) la
identificación de la ubicación, tamaño, formato, medio, restricciones y uso de los datos.
Entre los datos básicos mínimos se encuentran: Descripción del proceso asociado 17, fecha de
creación del indicador, nombre del indicador, objetivo del indicador, categorización del indicador,
fórmula, variables, fuentes de la información, nivel de desagregación de las variables y del indicador,
frecuencia de la medición, responsable de la medición, interpretación del indicador, entre otros.
,. Metadato se define como datos acerca de los datos. Departamento Administrativo NaCIonal de Estadistica - DANE.2004
'. Departamento Administrativo NaCIonal de Estadistica - DANE2004.
17 Esto para el caso de los mdlcadores de gestión.
Qfidrii Nacional de Control Interno -ONO
~\}.J
•• 1:1 Versión final - DiagnóstICo de Indicadores
U-FT -14.00 1.001.002 de -Gestión
Versión en
6
3.2 índice de Efectividad para la evaluación independiente del Sistema de Mejor
Gestión de la Universidad Nacional18
El índice de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional, evalúa el nivel de
desarrollo e implementación del Sistema mediante el índice de desarrollo y se aproxima al cálculo de
los impactos directos e indirectos que tiene éste sobre el mejoramiento de la gestión institucional de la
Universidad mediante el índice de impacto.
Gráfica 2. Componentes del indice de Efectividad

rNDICE DE DESARROLLO
rNDICE DE
EFECTIVIDAD
rNDICE DE IMPACTO EN LA GESTiÓN
Fuente: Modelo Conceptual y Metodológico dellndice de efectividad. Documento de trabajo ONCI.

Versión 1.0. Noviembre de 2010.
Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011 .
• índice de Desarrollo: es un índice que podríamos llamar de eficacia o logro en la implementación y

desarrollo de los distintos componentes del sistema de mejor gestión UN-SIMEGE. Aquí se da
cuenta de los logros en el cumplimiento de los distintos aspectos normativos frente a las
dimensiones del MECI, NTC GP1000, SISTEDA y demás previstas en UN-SIMEGE .
• Indice de Impacto en la Gestión: está orientado a la evaluación del impacto en la gestión que en
últimas detallará la mejora de la misma en términos de "hacer las cosas bien", con celeridad,
eficiencia y contribuyendo al cumplimiento misional.
Como resultado, se encuentra que en general el Indice tiene en cuenta las siguientes características:
i) ir más allá de la implementación para evaluar el cumplimiento de los objetivos que tiene el Sistema
de Control Interno; ii) contemplar índices por Macro-procesos y por Unidades: Facultades, Sedes y
Nivel Nacional; y iii) medir la evaluación del impacto en la gestión en temas como: Las mejoras en la
gestión de la Universidad; el fortalecimiento de la cultura institucional; el cambio de prácticas y
comportamientos; la legitimidad institucional de lo que se ha hecho; y la contribución al fortalecimiento
misional.
4 Metodología
El presente diagnóstico se realizó mediante la revisión de la documentación existente en archivos

físicos, páginas web de la Universidad y archivos magnéticos. Esta información fue complementada
con información suministrada por las Sedes, el Nivel Nacional y la Coordinación General de UN-
SIMEGE19.
'8 ·Lineamientos conceptuales y metodológicos· V.1.0 Noviembre 2010. Proyecto Diseño e implementación del índice de efectividad para la
evaluación independiente del Sistema de Control Interno. ONCI
'"Entrevista sostenida con Mónica Mayorga contratista encargada del tema de Indicadores de Planeación Operativa en la Coordinación General
de UN-SIMEGE y las respuestas de las diferentes Sedes frente a la solicitud realizada por la ONCI. Solicitud de información y respuestas dadas
sobre los indicadores de gestión existentes en la Sede/Nivel Nacional diferentes a los de Planeación Operativa: Oficio ONCI-45/2010 dirigido a la
Sede Palmira. Oficio ONC1-46/2010 dirigido a las Sede Bogotá, Oficio ONCI-47/2010 dirigido a la Vicerrectoría General. Oficio ONCI-48/2010
dirigido a la Sede Manizales. Oficio ONCI-49/2010 dirigido a la Sede Caribe, Oficio ONCI-50/2010 dirigido a la Sede Amazonía. Oficio ONCI-
51/2010 dirigido a la Sede Orinoquía y Oficio ONCI-5212010 dirigido a la Sede Medellín.
OAJ~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores

U-FT -14.001.001.002
de Gestión en la Universidad
- Versión 0.0
Nacional
7
La información se consolidó en una matriz con campos de verificación sobre los elementos
constitutivos de los indicadores por Sede y Nivel Nacional. Dicha consolidación y el análisis de la
información obtenida se realizó como se describe a continuación, tomando como referencia lo
expuesto en el numeral 3 del presente documento .
./ División de la información por fuente y clasificación de los mismos según su jerarquia.
En este paso, se clasifican los indicadores por grandes grupos de acuerdo al objetivo de medición y se
determina su jerarquía
./ Revisión de la estructura básica con el fin determinar si los indicadores analizados son
suficientes y consistentes en su construcción.
En este paso se revisa que los indicadores cuenten con los datos mínimos de información y si son
coherentes entre sí. Los referentes princi~ales para esta revisión .s?n la.s guías para ~I dis~ñ? de
Indicadores formuladas por UN-SIMEGE2 y el Departamento Administrativo de la Función Publica -
DAFp21 .
./ Análisis de correspondencia entre el objetivo de medición de cada tipo de indicadores con

el objetivo de medición del índice de Efectividad.
En este paso se hace una preselección de los indícadores que posiblemente pueden incluirse en el
índice de efectividad de acuerdo a su objetivo de medición, dimensión de análisis y nivel de
desagregación tanto de las variables como de los indicadores; para lo anterior es necesario tener
presente la definición del índice de Efectividad presentada anteriormente22.
La secuencia de los pasos enunciados se ilustra a continuación:

Gráfica 3. Flujograma del análisis de información
División de los indicadores por fuente y

a. clasificación por jerarquía
Estructura básica del

b. indicador
~
Completo f Incompleto:
.1
Análisis de correspondencia entre el objetivo de

C. medición por tipo de indicadores y el objetivo de
medición del ¡ndice de Efectividad
)
Si No
-..-
Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011
20 "Guia Básica de Indicadores". Código: U-GU-15.001.001. Versión 0.0. UN-SIMEGE Universidad NaCIonal de Colombia.
" Cartilla "Diseño. manejo. Interpretación y seguimiento de .ndicadores de gestión" Departamento Administrativo de la FunCIón Pública.
Noviembre de 2009
22 "Uneamlentos conceptuales y metodológlcos· V.1.0 NOViembre 2010. Proyecto Diseño e ImplementaClón del indlce de efectividad para la
evaluación Independiente del Sistema de Control Interno. ONCI
~~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
8
5 Resultados
Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión, no han
ido en una sola dirección. Dichos esfuerzos han dado lugar a la creación de 3.341 indicadores que
permiten hacer medición de la gestión en diferentes niveles. Se identificaron principalmente cuatro
tipos de indicadores de acuerdo con su nivelo jerarquía:
• Indicadores de Estratégicos, construidos por la Oficina Nacional de Planeación y que

corresponden a los denominados "de primer nivelo claves" dado que brindan información acerca
de los obietivos misionales de la entidad. En total 111 indicadores.
• Indicadores de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE, diseñados por la

Coordinación General de UN-SIMEGE y corresponden a los denominados "de segundo nivelo
complementarios" que brindan información sobre un objetivo qeneral de la entidad mediante la
medición de la percepción de la "Efectividad de la implementación de UN-SIMEGE,,23. En total 42
indicadores.
• Indicadores Bor Proceso, indicadores que se encuentran enunciados en las caracterizaciones de

los procesos 4 y/o documentados en las hojas de vida diseñadas para tal fin25. Estos indicadores
se encontraron para el Nivel Nacional y las Sedes Medellín, Palmira, Manizales, Bogotá.
Adicionalmente se encuentran los indicadores elaborados por la Coordinación General de UN-
SIMEGE. Los indicadores por proceso corresponden a los indicadores de gestión denominados "de
segundo nivel o complementarios" que brindan información sobre objetivos especlficos de los
procesos agregando la información de unidades o dependencias operativas. En total 1.135
indicadores.
• Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO, correspondientes a los denominados indicadores

"de tercer nivel u operativos" que brindan información de qestión por unidades o dependencias
operativas a nivel detallado de actividades y en relación al cumplimiento del plan de actividades.
En total 2.053 indicadores.
Gráfica 4. Distribución de indicadores de gestión identificados por tipo
-Indicadores estratégicos· Oficina

Nacional de Planeación
-Indicadores de Efectividad del

Sistema de MejorGesti6n· UN·
SIMEGE
-Indicadores por Proceso
-Indicadores de Planeaci6n Operatíva

- SIPLO
Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacional de Planeación ONP-
Universidad Nacional de Colombia. Coordinación General UN-SIMEGE. Sede Universidad Nacional.
Elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
23"Realizar un estudio que permita una línea base para medir la efectividad de la implementación de UN-SIMEGE en la universidad nacional y
permita identificar la percepción que tienen los usuarios de la universidad nacional en términos de la mejora de los servicios ofrecidos por la
organización y el compromiso con el control y la transparencia·. Documento: Fundamentación teórica y conceptual estudio de impacto UN
SIMEGE. Juan Manuel Aparicio C. Diciembre de 2010. CoordinaciÓnGeneral de Un-SIMEGE.
24 CaracterizaciÓn de proceso: "Documento que tiene por finalidad describir cada proceso. estableciendo entre otros el objetivo, alcance,
responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su contro'·. Guía básica para documentar caracterización de
procesos UN-SIMEGE versión 0.0.
25 Hojas de vida de indicadores según formato UN-SIMEGE.
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
9
A continuación se presenta el análisis realizado para cada uno de estos tipos de indicadores.
5,1 Indicadores Estratégicos de la Oficina Nacional de Planeación - ONP,
Los indicadores de la Oficina Nacional de Planeación - ONP son respuesta a un trabajo de rediseño y
consolidación de los indicadores de gestión que se han venido utilizando en la Universidad. En total se
definieron 111 indicadores que brindan información principalmente para la: i) rendición de cuentas, ii)
asignación de recursos y iii) visibilidad y transparencia26.
Estos indicadores son de primer nivel y están orientados a apoyar la toma de decisiones a nivel
directivo y las labores de la planeación y ejecución de recursos en las diferentes áreas misionales de
la Universidad (Formación, Investigación, Extensión, Desarrollo institucional y Bienestar)27, as! mismo
articulan los requerimientos de entidades externas como el Ministerio de Educación28.
Por sus caracter!sticas, son indicadores que ofrecen una visión global del comportamiento de la
Universidad en las áreas de formación, investigación, extensión, desarrollo institucional y bienestar. A
continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.
Tabla 1. Ejemplo de Indicadores estratégicos - ONP

Eficiencia- 'Criterio.de
Financiera
Nacional
y ofrecidos
Desarrollo
formaciónde
porcentaje
anualmente oor
conlalarelación
seQún
en lainstitución.
ysu
personas
en ejecución
rol Personal
AsiQnación
financiera.
Gerencia
desempeñado.
que
con Vicerrectoría
Administrativa
Dirección
participan
el
de total -Nacional
Oficina
laproyectos -del Nacional
Dirección
Académica de yPlaneación.
ydeNacional de Eficacia - Calidad
'Nombre·del'lndlcador
Número
administrativo
Relación de programasde
ejecuciónsoporte
acreditados
iDescripclón
de de
Gerencia
Eficiencia
Dependencia'responsa~le
Asignación
loslas deenprogramas
-función elinstitución
apoyo
de
actividades
de la
del de Personal
formación
de
Financiera
Plan
cálculo Complejidad
cional
editaciónde Colombia
de
servicios para la - Tabla
Oficina elaborada
Colombia.
'valoración
Nacional Dor
de Oficina Nacional
Planeación ONP- de Controllntemo
Universidad - ONC12011.
Nacional de
El total de los 111 indicadores ONP se divide por cada uno de los Macroprocesos tal como se
muestra en la siguiente tabla:
Tabla 2. Numero de Indicadores estratégicos - ONP por Macroproceso

.- .'-.
"Total 2-1
37
10
32
22
'Macroproceso
rios
26 Documento conceptual 'Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia'- ONP. Universidad Nacional
de Colombia 2010.
27lbíd.
28 Indicadores Sistema Universitario Estatal (SUE), Consejo Nacional de Acreditación -CNA.I Ministerio de Educación Nacional

~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

10
31 Macrooroceso Total I
I~ de
Tabla
Planeación
elaborada
Fuente:
111 SistemaONPo
Dor
de Oficina
Universidad
Nacional
Indicadores Nacional
de de Control
GestióndedeColombia.
laInterno o ONCINacional
Universidad 2011. de Colombia - Oficina Nacional
a" Estructura básica"
El 100% de los indicadores por proceso cuentan con todos los elementos de la estructura básica.
Dicha estructura básica está dada por las "fichas de registro,,29 o "protocolos" elaborados para cada
uno de estos indicadores. 30
A continuación se detallan los elementos constitutivos de la ficha de registro.
Tabla 3. Estructura básica de los indicadores ONP
Estructura básica de los indicadores

Nombre del indicador Nacional
Tabla de
Obietivo
Módulo elaborada
DescriPCión
Campo
Nivel
Documentos
Resultado
Factores
Fuente: de
Macroproceso
Criterio
Periodicidad
Unidad
Fórmula
Fuente
Dependencias
Serie
Oriaen
Fecha
Intercretación
Proceso de
cronolóaica
de
de
primaria
de Colombia"o
desaareaación
evaluación
del
I críticos
última
creación
Subproceso
la
valoración
cálculo
dela DOr:
iniciativa
lamediciónOficina
indicador
responsables
politica
Documento de ONP Nacional
(institucional
modificación
soportedisponible
datos
(Compleiidad
SIMEGE
evaluación
de éxito
conceptual o de Control
temático)
Coherencia
"Rediseffo Internodeo Indicadores
Eficiencia
del Sistema ONCI
Interna2011.
Eficacia Efectividad)
de Gestión de la Universidad
Por cada uno de los indicadores se encontraron31 establecidos unos "criterios de valoración" incluidos
dentro de los elementos básicos. A continuación se presenta la definición dada para cada uno de
ellos:
• Complejidad: Describe la capacidad para involucrar, movilizar y acumular los diversos recursos o
capacidades disponibles en cada campo (institucional-académico-social) para la realización actual
y futura de las funciones misionales. Da cuenta de la articulación entre sedes (complejidad
institucional), funciones y disciplinas (complejidad académica) y actores (complejidad social).
Evalúa la forma como se avanza en el marco de la Universidad Multisedes.
29Documento conceptual "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Universidad Nacional
de Colombia 2010.
Estas fichas o protocolos contienen todos los elementos de la estructura
3<J básica de indicadores dada por UN-SIMEGE y por el DAFP, y
adicionan elementos que aportan más información sobre los indicadores
31 Documento conceptual "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Universidad Nacional
de Colombia 2010.

U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
11
• Coherencia: Concordancia entre las prioridades estratégicas definidas en las políticas
(institucionales-académicas-sociales) y la gestión de la Universidad.
• Eficiencia interna: Uso de mecanismos, sistemas y recursos institucionales para el cumplimiento de
las metas programadas.
• Eficacia: La evaluación de la eficacia reconoce la valoración del logro de la misión institucional en
términos de Calidad, Pertinencia, Equidad e Impacto.
• Efectividad: Se entiende como la afectación o incidencia que la Universidad genera sobre los
diversos campos (institucional, académico, social). Algunos relacionan esta valoración a la
medición de la efectividad. Otros autores relacionan esta última con la relación entre eficiencia y
eficacia. El modelo aunque retoma esta última opción, también considera indicadores propios de
impacto.
De los 111 indicadores formulados por la ONP, el 18% corresponden a indicadores de efectividad
(impacto), el 29% a indicadores de eficacia, el 29% a indicadores de complejidad, el 20% a
indicadores de eficiencia, y finalmente e14% a indicadores de coherencia.
Gráfica 5. Distribución de los indicadores formulados por la ONP por tipo
Coherencl.J
3%
Fuente. Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina

Nacional de Planeación ONP- Universidad Nacional de Colombia.
Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de los

indicadores estratégicos - ONP
Dada la información presentada en los protocolos de los indicadores de la Oficina Nacional de
Planeación en cuanto al objetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de
las variables y de los indicadores, se podría considerar la inclusión de 26 indicadores (ver detalle en
Anexo 1), con la siguiente distribución por Macroproceso:
Tabla 4. Número de Indicadores de gestión - ONP por Macroproceso que se podrian incluir en el índice de
Efectividad
Total
I Macrop'roceso
Dlrecclonamlento InstltuClonal. 1
Relaciones Interinstitucionales
COmunicación -----
~igaci6~nnovación -
FormaCión
""::Éxtensi.Q~ _
Blerlestar Un~e!si~no
Oficina-Nacional de Control Interno -ONO
~~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

12
Macrooroceso Total 1-1
26 2
arios
stión de la Universidad Nacional de Colombia - de
Tabla
Planeación
elaborada
Oficina ONP-
Nacional oor Oficina
Universidad
Nacional
Nacional
de Control
de Colombia.
Interno - ONCI 2011.
La inclusión definitiva de los indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existencia de
las mediciones de dichos indicadores, disponibilidad de la información y de un análisis técnico que
determine la coherencia con el modelo estadístic032 según el cual se recolectan los datos que
alimentan el índice de efectividad.
5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE.
Estos indicadores son definidos por la Coordinación General de UN-SIMEGE con el fin de medir la
percepción que tienen los usuarios del Sistema de Mejor Gestión sobre la "efectividad de la
implementación del mismo .•33. Son indicadores de segundo nivel dado que ofrecen información sobre
un objetivo general de la Universidad como lo es la Mejor Gestión34 y complementan la información
obtenida con los indicadores claves.
A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.
Tabla 5. Ejemplo de Indicadores de efectividad

Componente
Ambiente de Control
Administración del Riesgo

Comunicación Pública
Autoevaluación
La Coordinación General de UN-SIMEGE a la fecha ha definido 42 indicadores de efectividad del

Sistema de Mejor Gestión35. La información de estos indicadores se encuentra por el componente que
se evalúa y nombre del indicador, así:
Tabla 6. Total indicadores de efectividad por componente
Total
793
8
ndes
control
deldeRiesao
control indicadores Componente
32 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.

Fundamentación
33 teórica y conceptual estudio de impacto UN SIMEGE. Documento elaborado por: Juan Manuel Aparicio C. Diciembre de 2010.
UN-SIMEGE
34 Plan Global de Desarrollo 2010 - 2012. Programa. Mejor Gestión, Línea de desarrollo institucional para fortalecer la presencia de la Nación.
35Entregados como soporte del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento del Informe de avance UN-SIMEGE presentado por la Vicerrectoría
General correspondiente al 111trimestre de 2010.
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
13
mdlcadores
I Comunicación pública
Componente I .. Total
3
I Información 3
I Mejoramiento , 4
roireCClonamlento Estrat~lco I 5
I Totallndicadores por Proceso I 42
Fuente: Soportes Gestión del Mejoramiento. Informe de avance UN-SIMEGE 1/1
trimestre de 2010.
Tabla elaborada por. Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
De estos 42 indicadores, 36 tienen su respectiva hoja de vida36 pero aún no tienen datos de las
mediciones debido a que los indicadores aún no han sido socializados ni validados con los diferentes
jefes y Directivos y con los responsables del Sistema en la diferentes Sedes y Nivel Nacional37.
De los 36 indicadores con hoja de vida, 34 están asociados al Macroproceso de "Desarrollo
Organizacional,,38 y 2 al Macroproceso Gestión del Talento Humano.
Tabla 7. Total indicadores de efectividad por proceso

I Macroproceso'
t-cDireccionam¡ento Instltucional
RelaCiones Interinstitucionales
J Total indicadores
-+-
Desarrollo Or~izacional" I 34
I Comunicaciones
I Investigación e Innovación
Formación
! Extensión
Bienestar UniversitariO
! Gestión del Talento Humano .?
~stión de recursos y serV-ic·'i-o-s-b-ib-'-io-te-ca-n-·o"s-.
Gestión de Laboratorios
rc,estión de información (gestión de tecnologia informática y de
lCIC\..UIIIUllllA:IVlUIIC;) L~C:;)UU" UV\"UIIIClllOI} 36-
MEGE Totallndicadores
it.-Evaluación,
Gestión
Gestión medición,Dor
administrativa
luridica Proceso
y. financiera
control y. seguimiento
I 'Macroprocesos de la versión 2.0 del Mapa de Macroprocesos publicado en la página web de

UN-SIMEGE.
, 'En las hojas de vida de los indicadores el nombre del Macroproceso es Mejoramiento y
desarrollo organizacional y como proceso asociado Desarrollo Organizacional.
Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de
diciembre de 2010. en relación al avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia
2006)-Contraloria General de la Nación.
, Tabla elaborada E.0r: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
a. Estructura básica.
Los 36 indicadores se documentaron en la hoja de vida establecida en la Guía de indicadores de UN-
SIMEGE versión 0.0, hoja de vida a la cual se le realizaron algunos ajustes como se ilustra a
continuación.
36Entregadas mediante oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia
2006)-Contraloria General de la NaCión.
31 Oficio VGR 1795 del 30 de Diciembre de 2010 Y oficio VRG 271 del 1 marzo de 2011.
38 Macroproceso de Desarrollo Organizacional. es el nombre de uno de los Macroprocesos estratégicos del Mapa de Macroprocesos en su
versión 2.0 publicada en la página web de UN-SIMEGE en jUlio de 2010. En las hojas de vida de los indlcadores el nombre del Macroproceso
aparece como: "Mejoramiento y desarrollo organizacional" y el nombre del proceso: "Desarrollo Organizacional".
~~ ~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores

U·FT -14.00 1.001.002 de - Gestión
Versión en
14
Tabla 8. Estructura básica de los Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE
Proceso asociado Contralorla
Tabla
Variables
Obieto
Fecha
Nombre
Fuente
*EI elaborada
de
2010.del
del
Resultados***
Responsable
Nivel
Unidad
Cateaorización
Formulas
Reauerimiento
**
***
de Sede
Se adiciona
adiciona
Frecuencia
modificado
Mecanismosde
formatoen General
creación
indicado
desaareaación*
Interaretación medida
relación
ydeno al DOr:
indicador de
Normativo**
del
alincluye
formato
formato
medición
frecuencia
Hoja con
de la elNación,
Oficina
indicador
este Nacional
(Eficiencia
yoriginal
vida original
avance
campo,de
una
responsable
para los de
aHoja
la Control
Eficacia
sección
meta
delavida
indicadores
de Interno
establecida
dedel
análisis
medición - de
Efectividad)ONC12011.
frente
Macroprocesodatos,
al hallazgo N* del
de Gestión 13 (Vigencia 2006)- fue
Talento Humano
Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre
Si bien los indicadores tienen diligenciado todos los campos de la Hoja de Vida, para algunos se
requeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el punto 3 del
documento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen, coherencia que da
cuenta de la calidad del indicador.
A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objeto
de dicha revisión de calidad:
Tabla 9. Ejemplos de revisión de calidad sugerida
Macroproceso Nombre del Indicador Objetivo del Indicador Fórmula Nivel de Fuente
desagreg
ación
Total servidores públicos
Delennmar ~ seleccionados que recibieron :1-:-ConsofidaIJo aeserviaores
l/o
pfeCtiviCJácJ" del Proce.s.o:::J1e. ~fectividad del p~OJ;eS? inducción y no aprobaron el públicos seleccionados~que
selección e.inducción en los aparece recibieron la inducción:
GESTION DEL ee sele.cción e periodo de prueba! número total
'él cam¡X¡
TALENTO HUMANO servidores públicos en la inducción' en los 2.Consolidado de los resultados
de servidores públicos
Universidad nacional de ep la hoja
Colombia
servidores públicos en seleccionados que recibieron de.vida ~e la ~valuación.de.periodo_de
la Universidad Nacional inducción. que fueron evaluados prueba
en el oeriodo de DruebaJx100
ft.--Numero ee acciones
Medir la efectividad de
las acciones preventivas y co~tivas
EfeetiviCJaaae las acciones
efectivas derivadas de la
DESARROLLO co"ectivas y preventivas correctivas y 'umero ae"ñ'letas cumplidas~1 medición de los indicadores. 2~
N.~
ORGANIZACIONAL derivadas de_'a.mediciÓn_dJ preventivas derivadas tota'-de-'as_meta.s~1.QO
Número total de acciones
indicadoad de la medición de los
indicadores derivadas de.fa.medición.de.foS
indicadore~
Nível aeposiClo"námieñtoy Meai' el'-Nivfir-ae

reconocimiento que tienen la Posicionamiento y
DESARROLLO 1-:Resultados.de.enC:ui!'$tas.a
Universidad (Monitoreo
Nacional I {{A terceroS
ORGANlZACIONAL sociedad aen lo~
la reconocimiento
tienen que
la Universidad Numero aer;;etas
total.de-'as.metas~1oo cumpliCJasJ
!nedios de comunicación._y t'aclonal_e.Q __ la
re.ndición de cuentas sociedad
Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N*
13 (Vigencia 2006)-Contralorla General de la Nación.
Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
15
.'
b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de los

indicadores de efectividad de UN-SIMEGE
Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores de efectividad en cuanto a los
objetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de los
indicadores, se podría considerar la inclusión de todos ellos en el indice de efectividad (ver detalle en
Anexo 2).
No obstante, la inclusión definitiva de los indicadores dentro del indice de efectividad depende de la
existencia de las mediciones de dichos indicadores, disponibilidad de la información y de un análisis
técnico que determine la coherencia con el modelo estadistic039 según el cual se recolectan los datos
que alimentan el índice de efectividad.
5.3 Indicadores por Proceso
Los indicadores por proceso, han sido definidos como herramientas de medición y control de la
ejecución de los procesos. Son indicadores de segundo nivel y están orientados a ofrecer información
complementaria para los indicadores de primer nivel. El objetivo de estos indicadores se define a nivel
agregado para mostrar los resultados de cada uno de los procesos.
La Universidad ha construido en total 1.135 indicadores de este tipo, entre los que se encuentran: i)
505 indicadores formulados en caracterizaciones de los procesos40 diferentes a los indicadores de
planeación operativa; ii) 630 indicadores formulados en hojas de vida por cada proceso de los cuales
235 fueron elaborados por la Coordinación General UN-SIMEGE, 253 por la Sede Manizales y 143 por
la Sede Medellín .
• Indicadores formulados en las Caracterizaciones41: Son indicadores que se encuentran

formulados en la caracterización del proceso y que no hacen parte de los indicadores de
planeación operativa. Dichos indicadores fueron consultados el 22 de octubre de 2010 en la página
web de la UN-SIMEGE. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores varían entre el año
2008 y el año 2009.
Las Sedes de Presencia Nacional y Bogotá adoptaron las caracterizaciones del Nivel Nacional y
así mismo los indicadores que dichas caracterizaciones incluyen. La Sede Palmira adaptó las
caracterizaciones del Nivel Nacional pero no modificó ninguno de los indicadores. Por tal razón,
para ninguna de estas Sedes (Sedes de Presencia Nacional, Palmira y Bogotá) se cuentan estos
indicadores de manera adicional dentro de la totalización de los indicadores existentes por
proceso. No obstante, para la Sede Bogotá, además de los indicadores del Nivel Nacional, se
incluyeron los indicadores elaborados por los equipos de gestión (134 indicadores)42; estos
indicadores si se tienen en cuenta dentro del conteo total de manera adicional.
39 Modelo estad ístico: el diseño muestral para la recolección de los datos .

•0Los documentos de las caracterizaciones de procesos vigentes del Sistema de Mejor Gestión se consultaron del la página WEB UN-SIMEGE.
Octubre 22 de 2010 .
., Caracterización de proceso: ·Documento que tiene por finalidad describir cada proceso, estableciendo entre otros el objetivo. alcance,
responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control·. Guía básica para documentar caracterización de
procesos UN-SIMEGE versión 0.0.
'2 Indicadores publicados en el Nicho de cada equipo de Gestión. Http://www.simege.unal.edu.co/mejorgestion/simege/index.php
•..•.
~ ~ Versión final - Diagnóstico
U-FT-14.001.001.002
Versión en
16
{
• Indicadores entregados por la Coordinación General de UN-SIMEGE'3: En el Informe de

avance de UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre de 2008, presentado por la Coordinación
General de UN-SIMEGE, se reportó como avance del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento,
los indicadores por proceso que hasta la fecha se habían desarrollado y adjunta como soporte
cada una de sus hojas de vida. La construcción de estos indicadores se realizó en el marco del
levantamiento del manual de procesos y procedimientos de la Universidad, aprobados mediante
Resolución de Rectoría No. 711 de 2009: "Por la cual se adoptan los documentos del Sistema de
Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia".
Dado que en la información encontrada no se especifica el alcance de los indicadores ni su nivel

de desagregación, de acuerdo a la información contenida en las hojas de vida de los indicadores,
se asume que son indicadores aplicables en cada una de las Sedes y del Nivel Nacional. Todas las
fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2008.
• Indicadores de la Sede Manizales: La Sede Manizales realizó la construcción de indicadores por

proceso, los cuales se encuentran en las respectivas hojas de vida y se encuentran publicados
actualmente en la página web44 de esta Sede. Todas las fechas de elaboración de estos
indicadores son del año 2009.
• Indicadores de la Sede Medellín: La Sede Medellín elaboró un documento llamado "Manual de

Indicadores de Gestión" Versión 0.0 de junio de 2009, en el cual se encuentran las respectivas
hojas de vida de Indicadores. El manual se encuentra publicado actualmente en la página web45 de
esta Sede. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2009.
A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores:
Tabla 10. Ejemplo de Indicadores por proceso en Caracterizaciones

Cumplimiento
Número de con del
las Indicador
fechas
estudiantes pactadas para entrega de
la
bienes de propiedad apoyo
de
MacroDroceso
recuperados Cantidad
Proceso
Universidad
Atención
Servicios
Planeación
Nombre
administrativo
integral de beneficiarios de los programas
y información
en salud
generales
institucional
nto
l
zaciones
rativa y de Proceso. deABI
Tabla elaborada por Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.
Sedes y nivel Nacional.
Tabla 11. Ejemplo de Indicadores por proceso en Hojas de vida
Director
mantenimiento
los
los
Medir oGestión
Académico
layelmodificación
de
flujo
de
Gestión
deGestión
dede de Programas
de
Eficiencia
Nombre
Proceso
cancelación
Documentación
colecciones
Gestión Medir
de delapertura,
Eficiencia
Eficacia Indicadorla oportunidad
laJefe de de las gestiones
bibliotecas
programas
programas apertura deDocumentación
cancelación
mantenimiento creación,
Categorla
colecciones de
responsable
Objetivomodificación
curriculares
creación,
del
del
Personal áreao
indicador
Medir la gestión desarrollada por el
Dependencia
alculo Gestión de para la aprobación de la
realizadas
43Las hojas de vida de los 235 indicadores relacionados se encuentran en medio físico como soporte del Informe de Evaluación sobre la Marcha
de UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre del 2008. (Séptimo Informe de seguimiento a la implementación elaborado por la ONCI). Las hojas
de vida de los indicadores de la Sede Manizales se encuentran en la página web http://www.manizales.unal.edu.co/simegelsecundaria.php?id=24.
44 Los indicadores de la Sede Manizales fueron entregados por el Vicerrector de la Sede mediante Oficio VR - 486 Y consultados en la página
web de UN-SIMEGE de la Sede: http://www.manizales.unal.edu.co/simege/secundaria.php?id=24.
45 Los indicadores de la Sede Medellin fueron entregados por la Vicerrectora de la Sede mediante Oficio VR _ 268 Y consultados en la página
web de UN-SIMEGE de la Sede: httD:llsimeae.unalmed edu co. Link Indicadores .
..I
~M Versión Oficina Nacional
final - Diagnóstico de Control
de Indicadores
U-FT -14.001.001.002
Interno en-ONCI
de Gestión
- Versión 0.0
la Universidad Nacional
17
Información configuraCión e Infraestructura actualizada Infraestructura actualizada téCnica
Infraestructura
Fuente:. Hojas de Vida de indicadores por Proceso COordmación General. Sede Manizales y Caracterizaciones
Tabla elaborada por Oflcma Nacional de Controllntem...!!. - Q!:ICI 2011
En la siguiente tabla se presenta el total46 de indicadores por proceso, reportados por la Coordinación
General de UN-SIMEGE y las Sedes, por cada uno de los Macroprocesos47:
Tabla 12. Inventario de indicadores de Proceso por Macroproceso
, !!
..,
",",
4O'
:> I ea as-10- -- --~
",..
II¡II",253
::tI
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General de UN-10 Manizales .,..-- ~~
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-'-~-'-
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Coordinación
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<>
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'" - -+- ~
O
CJ
+-
C
-----.. ---¡--'-r--'- ~- 11
~4---~
Bogotá
36
.--
I Sede I
--5--'
Medellin
Sede
II
I Macroproceso
Dlfecclonamiento Instituclonal
Relaciones Interinstltuoonales
comunicación
I.!)vestlga~ón ~ Innov'!9ón
!-Formación
Extensión
Bienestar Universitano
- GestiÓn del Talento Humano
<3e~ón <;!.erecursos y. servlClos-bibliOtecaoos
Gestión de Laboratonos
~ Gestión de Informadón
~Gestión administrativa y financiera
GeStiÓn J,~u_ri_d_'ca
__ ~ ~ __ ~ ,-_
Evaluación Independiente __
Administración del sistema de gestión
I Total
__________ T'-'o'-'ta=-I
general •
Fuente' Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General,
Tabla elaborada por OfICIna f{acional de Contro"!!temo - ON0..?011.
Con estos indicadores se realizaron dos cruces de información, uno para identificar que no estuvieran
repetidos con los indicadores de SIPLO y el otro para identificar que no estuvieran repetidos entre sí.
De los cruces se encontró que de los 1.135 indicadores por proceso, sólo 5 indicadores48 son
idénticos a los de SIPLO y 9 indicadores49 coinciden de alguna manera entre si, el resto de
indicadores son diferentes.
A continuación se listan los 14 indicadores coincidentes entre todos los indicadores por proceso y los
coincidentes entre los indicadores por proceso y SIPLO .
•• En el total no se tuvieron en cuenta los Indlcadores duplicadOS .

• 7 En el análisIs de la Indlcadores por proceso se tomó el despliegue de Macroprocesos • Procesos vigente en la página web de UN-SIMEGE en
septiembre de 2009 con el fin de poder establecer una comparación frente a los indicadores. dado que los suministrados por la CoordinaCión
General de de UN-SIMEGE tienen fechas de elaboración del año 2008y los pUblicados por la Sede Manizales tienen fecha de elaboraCión del año
2009.
'8 La COincidenCia se da entre los Ind.cadores por proceso de la Sedes Medellin y SIPLO de la misma Sede .
•• La coinCidenCia de los 9 Indlcadores por proceso se da entre los Indicadores entregados por la Coordinación General de UN·SIMEGE y los
Ind.cadores formulados por la Sede Manlzales
Oficina Nacional de Control Interno -aNO
\N'..•.
,.\ ~~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores
U-FT -14.00 1.001.002 de - Gestión
Versión en
18
fU
Tabla 13. Indicadores comunes por proceso

Indicadores
In¡¡icadores SIPLO
Dor Droceso,
Gestión
Formación
Nivel
Seguimiento
ingresos de ejecución
Servicios
de apoyo
información degenerales
de la
enaderadial
la
extensión
programasejecución
presupuestal
bibliográfica y Sede dede actividades
servicios bibliotecarios
-" la reportados
Divulgación
Proceso
función
Institucional
curriculares
laboratorios
Planeación
radial
Cultura
los,_f'roceso
proyectos
docente
Cobertura
Promoción
Liquidez
Apoyo
Cumplimiento
Nivel
Evaluación
formación
Tesorería -
yde
de técnico
dede
continuidad
de
por
Nivel
Indicadores
informacionales
Presupuesto
Porcentaje
Costo
transporte
Formación
Preservación
lade
Preservación
Liquidez
estudiante
Curriculares
cultural
ingresos
integralagastos
proyectos
psicosocial
la programa
Universidad
losde
de gastos
cresuDuestal
Nivel de en
la
parla
Seguimiento
metas ypromedio
Porcentaje
los en
la(mantenimiento)
Cobertura
ejecución
en
de la
la
entregables
Cumplimiento
formación
Evaluación
adeusuarios
de prestaciónvariación
de
Universidad
Manizales
ingresos
Dresupuestal
cobertura de
extensión
actividad
egresados
Nacional
continuidad
la
Autoevaluación
proyección
Costoprogramas
Formación
informaciónpor
deen
equipos
laIndicadores
avigencia
vigencia
lade
yaproducción
de
artistica
proceso
de
enmanejo
los
servicios de
proyección
la la en
deSede
enla la
presupuestal
yejecución
incremento
de
bibliografía
usuarios de
losen
Actividad la
Nacional
vigencia
de
Talleres
Programas
transporte
en
deejecución
manejo
reportados
artística
de
vigencia
enlalos
eouioosdeSede
dede
por
producción
Docente de
para
ylos proceso
cada Sede Manizales
al
EGE
de de UN-
Gestión administrativa
participación en talleres de extensión
eQresados
Elaborado JXJrOficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
ario
ores de caracterizaciones, e Indicadores SIPLO.
Con excepción de los indicadores de la Sede Manizales50, no se encontraron mediciones de los

indicadores por proceso. Según el IV Informe de avance de la UN-SIMEGE presentado por la
Vicerrectoría General en el 2010s "se definió que los indicadores de desempeño de los procesos se
determinarán a través de SIPLO" 1.
a. Estructura básica
Los indicadores que se relacionan en las caracterizaciones corresponden al 44.5% del total de los
indicadores por proceso, no tienen los elementos de la estructura básica ya que solo aparecen
enunciados dentro del formato de la caracterización del proceso. Estos indicadores no vienen
clasificados por eficiencia, eficacia y efectividad.
Los indicadores que se encuentran documentados en sus hojas de vida corresponden al 55.5% del
total de los indicadores por proceso, estos indicadores contienen todos los elementos de la estructura
básica y se encuentran clasificados en indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. Dicha
50 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso, elaborados por esa misma Sede, en el punto
de 'Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.
51 'Adicional mente, como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de la
Universidad, se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de las
actividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso'. Numeral 1.2.11, pág. 12. Informe de avance IV
trimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Vicerrectoría General.

U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
19
estructura básica corresponde al formato determinado por la Guía de Indicadores de UN-SIMEGE. A
continuación se detallan los elementos constitutivos de la estructura básica.
Tabla 14. Estructura básica de los Indicadores por proceso
I ----- Estructura básica de los indicadores
I Macroproceso
Proceso asociado
! Fecha de creaCIón
I Nombre del indicador
Ob'eto del indicador
Categorización del indicador (Eficiencia, Eficacia, Efectividad)
Formula
í\.Iiiriabies
I Fuente
I Nivel de desagr",eg-,=a~ci",ó~n _
, Frecuencia de medición
Unidad de medida
Responsable
Mecanismos, frecuencia y responsable de la medición
I Interpretación __
I Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. Sede Manizales y Sede Medellln.
Tabla elaborada p!?'r Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
De los 630 indicadores documentados en hojas de vida, el 21% de los indicadores formulados
corresponden a indicadores de efectividad, el 47% a indicadores de eficacia y el 30% a indicadores de
eficiencia.
Gráfica 6. Distribución de los indicadores por proceso
Efectividad
21%)
Fuente: Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. Sede Manizales y Sede Medellln.
Si bien para los indicadores se tienen diligenciados todos los campos de la hoja de vida, para algunos
se requeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el' punto 3 del
documento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen, coherencia que da
cuenta de la calidad del indicador.
de dicha revisión de calidad:
OfiCina Nacional de Control Interno -aNO
,~ .\!\t;.,
U-FT -14.001.001.002
Versión en
20
f'
Macroproceso Proceso Objetivo del Proceso Fórmula Categoría Nivel de

desagregación
Gestión de Asegurar el oportuno Eficiencia R0rai;¡5)¿50cado
Gestión de continuidad restablecimiento y la
Información disponibilidad de los servicios
y
informáticos en la Universidad Eficacia t!.o@Q/s..la6Pi;ado
recuperación
Nacional
Orientar y operacionalizar el
desarrollo de las actividades
Número deiñformes
Direccionamient
revisados / Número Eficacia Por proyecto
o Institucional Planeación
Institucional I propias del quehacer
institucional, para garantizar el
deJnformes. recibidos
cumplimiento de la misión y la
optimización de los recursos.
Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales y Sede Medellln.
Tabla elaborada oor Oficina Nacional de Controllntemo - ONCI 2011
b. Correspondencia entre el objetivo del índice de efectividad y los objetivos de los

indicadores por proceso.
Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto al
indicadores, se podría considerar la inclusión de 41 indicadores (ver detalle en Anexo 3) con la
siguiente distribución por Macroproceso:
Tabla 16. Número de Indicadores por proceso - por Macroproceso que se podrían incluir en el índice de
Efectívidad
Macroproceso Total 7315-
492
41
neral, Sede Manizales, Sede Medellln y Caracterizaciones.
Elaborado DOr Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
La inclusión definitiva de éstos indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existencia
de las mediciones de los mismos, disponibilidad de la información y de un análisis técnico que
determine la coherencia con el modelo estadístic052 según el cual se recolectan los datos que
alimentan el índice de efectividad.
52 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.


U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
21
5.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO
Los indicadores del Sistema de Planeación Operativa miden el cumplimiento de las metas de las
actividades establecidas por equipos de gestión en su planeación anual. Estos indicadores son de
tercer nivel y están orientados a proporcionar información de manejo cotidiano de los funcionarios y
mandos medios de la Universidad.
El análisis de estos indicadores, se realizó a partir de información entregada a la Oficina Nacional de

Control Interno por la Coordinación General de UN-SIMEGE y consolidada con corte a 30 de
Septiembre de 201053, en donde se encontraron un total de 2.05354 indicadores formulados. A
continuación se muestra la distribución de los mismos por Sede y Nivel Nacional:
Tabla 17. Numero de Indicadores SIPLO por Macroproceso y Sede.

Nivel
17 11
85
211 488
103
220
33
26
118
102
1145
297
28
12
188
5102
2053
6
166
106
12I93
24067
12 1
5
235
7132
40
30
116
I51
41
466745
Manizal"
Total
2522
2
290
3
28
19
17
20
9
12
11 42 11
613
Orinooula
BoiIotá
572
6015
701
13
Arnazonia
161 91II1
1Palmira
891
Medellin
I4Caribe
8 6iI 14
4
6 81
814279 154
49
19
1611618
3! 31 449 114III II12
41
61
18
34
66
17
12
152
3.
27
25 6 Sede 3
I 47
Nacional
Fuente:
sistema.
sin I base
Sistema
información
Tabla La
elaborada I dep.er: de II
Indicadores
deindicadores
datos
Oficina
I de por
remitida
Nacional Planeación
la Control
de 31 General
Operativa
Coordinación
Interno I-- ONC12011.
SIPLOU-SIMEGE
- Septiembre 30 de 2010
Ia la fecha contiene 2079 registros. Se encuentran 26 registros
de prueba y capacitación del
53 La InformaCión fue soliCitada a la Coordinación General de UN-SIMEGE mediante oficio ONCI-645 con respuesta del 22 de Octubre de 2010. La
soliCitud fue realizada por la ONCI dado que la información de fechas anteriores no estaba estandarizada, según Mónica Mayorga Contratista para
el tema de indicadores SIPLO de la Coordinación General de UN-SIMEGE.
54 Respecto a estos 2.053 Indlcadores se encuentra una diferencia con la información reportada en el Informe de avance de UN-SIMEGE
correspondiente al IV tnmestre entregado por la Vícerrectoria General mediante Oficio VRG - 1796 del 31 de Diciembre de 2010, dado que en
dicho informe se reportan un total de 2.298 Indicadores de SIPLO, Sin embargo en el conteo realizado en la tabla de Excel adjunta se encontró
que: i) en total hay 2.217 indicadores de los cuales 92 son campos vacíos sin indlcadores.
\~~
'\\\\ Versión final - Diagnóstico
U-FT-14.001.001.002
Versión en
22
'L-
a. Estructura básica
Los indicadores SIPLO se encuentran en una matriz con la siguiente estructura:
Tabla 18. Estructura básica de los Indicadores SIPLO

Sede Actividad
Obietivo
Meta
Indicador
Tabla
Tipo 21elaborada
EQuipode
Proceso
Política
Unidadde
Fuente: semestre
Coordinador
recurso
indicador
Macroproceso Dor
Qesti6n
Sistema Oficina Nacional
de Indicadores de Controllntemo
de Planeación Operativa - -ONCI 2011.
SIPLO - Septiembre 30 de 2010
El Sistema de Indicadores de Planeación Operativa -SIPLO, consolida indicadores de efectividad,

eficiencia y eficacia, articulando cada uno de estos indicadores a una política de operación, que a su
vez se relaciona con una política de mejor gestión.
De 105 2.053 indicadores, el 8% de los indicadores corresponden a indicadores de efectividad, el 83%

a indicadores de eficacia y el 9% a indicadores de eficiencia.
Gráfica 7. Distribución de los indicadores SIPLO
Efectividad
8%
Fuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010

Se observó que no se encuentra estandarizada la forma en que se construyen estos indicadores entre
las Sedes y entre los diferentes Equipos de Gestión, no obstante la existencia del instructivo para tal
fin 55; esto es, la forma en la que se formulan o redactan las metas, los indicadores, su fórmula y los
demás elementos constitutivos del indicador son disfmiles entre las diferentes Sedes/Nivel Nacional.
Para algunos indicadores se requeriría una revisión de su idoneidad de acuerdo a lo presentado en el
punto 3 del documento y una revisión de coherencia entre 105 elementos que lo constituyen,
coherencia que da cuenta de la calidad del indicador.
55 htto:llwww.manizales.unal educo/simeQe/descaroaslínstructivo plan oper.pdf

u),,"
U-FT-14.001.001.002
de Indicadores de -Gestión
Versión en
23
de revisión de calidad:
Nombre del
Proceso Actividad Meta
Indicador
Gestión de la Realizar la propuesta del programa Propuesta aprobada por el
actividad de maestría a ofrecer ante el Comité Comité Académico
Formación *1 Eficacia
académica de Académico Administrativo para su Administrativo de la Maestría
formación ~Qrobación. a ofrecer
Seguimiento procesos ensayos
Gestión de según las normas establecidas en las Iniciar con laboratorio de Normas
Planeaclón Eñéacia
laboratonos áreas de pavimentos, suelos, concreto Téénicas NTC
concret~s_y resistencia de materiales
Levantamiento de
Gestión de A o o téCniCO Levantamiento de Información, Información, elaboración de
Oficio Eficieñcia
laboratonos ~ bo t' elaboración de planos y cantidad de planos y cantídad de obra
a a ra onos obra para los laboratorios a mejorar.
.-j)ara los laboratorios a mejorar
Preparación del presupuesto anual
Elaboración del anteproyecto
Gestión de ingresos y gastos de
de presupuesto de
administrativa Presupuesto funcionamiento de acuerdo a la funCionamiento de la Sede
y financiera informaCión presentada por las Palmlra
diferentes áreas.
Fuente: Sistema de /ndicadores de Planeación Operativa - S/PLO - Septiembre 30 de 2010.
-Lª-~_e/ab~ada p'or Oficina Nacional de Contro/lntemo - ONC.L2.Q11 __
b. Correspondencia entre el objetivo del índice de Efectívídad y los objetivos de los

indícadores SIPLO
Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto los
indicadores, ninguno de éstos son pertinentes para su inclusión en el índice de efectividad.
6 Conclusiones y Recomendaciones
,. Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión han
dado lugar a la creación de 3.341 indicadores que permiten hacer medición de la gestión en niveles
diferentes.
,. Dado el número elevado de indicadores SIPLO (2.053) y de indicadores por proceso (1.135), se
recomienda su revisión tomando en consideración los siguientes aspectos: i) la función puntual que
deben cumplir cada uno de los tipos de indicadores (operativos y de proceso), función que guía y
delimita la definición de los mismos; ii) de acuerdo al modelo de operación por procesos, los
procesos y sus caracterizaciones deben ser únicos en la institución (abarcando las
particularidades), luego no debería haber diferentes indicadores por proceso por cada una de las
Sedes y Nivel Nacional, por tanto los indicadores por proceso deben ser estadarizables.
,. Se identificó que tanto las Sedes de Presencia Nacional y la Sede Bogotá adoptaron las
caracterizaciones del Nivel Nacional, luego adoptan así los 203 indicadores que se relacionan en
dichas caracterizaciones. La Sede Palmira aunque adaptó las caracterizaciones del Nivel Nacional,
no modificó los indicadores que en ellas se encontraban, luego cuenta con los mismos 203
indicadores del Nivel Nacional.
\~~'i\~\ Versión U-FT-14.001.001.002

final - Diagnóstico de Indicadores de - Gestión
Versión en
24
'j
y De acuerdo al IV Informe de avance de la Coordinación General de UN-SIMEGE presentado por la

Vicerrectoría General en el 2010, en el cual se afirma a,ue los indicadores de planeación operativa
son los que determinan los indicadores por procesos, se asume que indicadores por proceso
presentados en el numeral 5.3 del presente documento, con excepción de los indicadores de la
Sede Manizaless7 y Sede Medellín, fueron reemplazados totalmente por los indicadores SIPLO. No
obstante, se recomienda a la Coordinación General de UN-SIMEGE analizar dichos indicadores
por proceso en relación con los indicadores de planeación operativa, para determinar si
efectivamente son reemplazables. Lo anterior teniendo en cuenta la diferenciación entre los
indicadores que miden la ejecución de los procesos y los indicadores que miden la ejecución de las
actividades. Luego de los resultados de dicho análisis, se debe formalizar cualquier cambio que en
este sentido se realice, por cuanto los indicadores por proceso fueron construidos en el marco del
Manual de Procesos y Procedimientos en 2008 y formalizados mediante la Resolución de Rectoria
No. 711 de 2009.
y Aunque en su definición (qué miden) los indicadores SIPLO no son estandarizables, si es

estandarizable la estructura básica y la forma en que se redactan (construcción) dichos
indicadores. Frente a esto último, se evidenció que la construcción de los indicadores SIPLO no se
encuentra unificada, lo que implica que la forma en la que se formulan o redactan las metas, los
indicadores, su fórmula y los demás elementos constitutivos del indicador sean disímiles entre las
diferentes Sedes/Nivel Nacional.
y En el mismo sentido se sugiere hacer control y depuración permanente sobre los indicadores de
SIPLO, dado que: i) se encontró un gran número de errores de digitación, incoherencias,
indicadores de prueba, metas no medibles, entre otros y ii) se presentaron diferencias en el total de
indicadores de un trimestre a otro. Lo anterior en el marco del instructivo y la guía existente para la
construcción y definición de los indicadores de planeación operativa y en el entendido de que los
indicadores de la planeación operativa no puede variar entre trimestres (planeación: definición de
las actividades y las metas); lo único que es susceptible de variar en el tiempo es el cumplimiento
sobre las metas establecidas.
y Se observó falta de unificación en cuanto a la metodología de construcción de indicadores, no

obstante la existencia de la Guía de Indicadores elaborada por UN-SIMEGE. Por tanto, se
recomienda definir la responsabilidad en el área que se considere pertinente, dentro del
Macroproceso "Evaluación, Medición, Seguimiento y Control", la cual deberá definir los
lineamientos para toda la Universidad respecto a la construcción (formulación) de los indicadores,
independientemente de su nivel y su objeto de medición; lo anterior con el fin de garantizar el
control de calidad necesario y la homogeneidad en la construcción. Así mismo, definir quién debe
analizar los resultados de las mediciones y manejar el archivo documental - histórico de la
información de gestión de la Universidad, en sus diferentes niveles. Todo lo anterior, teniendo en
cuenta que es el nivel directivo el que define los parámetros de medición y aprueba los indicadores
por proceso, indicadores que deben ser diseñados por cada uno de los líderes de proceso o por
quien éste delegue.
y Se recomienda la generación de lineamientos y directrices respecto a la actualización o

modificación de todos los indicadores y la notificación de dichos cambios a la instancia que se
designe para hacer la coordinación del tema en la Universidad.
56 "Adicionalmente. como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de la
Universidad. se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de las
actividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso". Numeral 1.2.11, pág. 12. Informe de avance IV
trimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Vicerrectoría General.
57 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso, elaborados por esa misma Sede. en el punto
de "Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.
Oficina Nacional de Control Interno -ONO
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
25
•. 1 •• <
~ En el mismo sentido, se sugiere estandarizar la construcción de los indicadores teniendo en cuenta

la estructura básica mlnima que cada indicador debe tener y asl, no solo ajustar los indicadores,
sino también ajustar la Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE Código: U-GU-15.001.001.
Versión 0.0., que se encuentra publicada en la página Web de UN-SIMEGE.
Lo anterior entendiendo que las hojas de vida son el instrumento que permite documentar el
indicador y que a su vez posibilita que se puedan medir y entender fácilmente. AsI mismo permite
consignar metas y resultados durante la vida útil del indicador. 58
~ Si bien algunos indicadores, se pueden preseleccionar para su inclusión en el Indice de efectividad,

de acuerdo con el objetivo de medición, en general para el uso efectivo de estos indicadores, es
necesario tener en cuenta un análisis adicional que determine la existencia de los datos y la
medición de los indicadores que se seleccionen incluyendo la periodicidad de la misma. AsI mismo,
determinar si: i) el nivel de desagregación de los datos es coherente con los niveles de
desagregación que se manejarán en el Indice de Efectividad; ii) los instrumentos y la muestra de
recolección de los datos son compatibles; y iii) existe coherencia entre los elementos que
constituyen el indicador garantizando la calidad del mismo.
7 Bibliografía
• Proyecto. "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de

Colombia". Oficina Nacional de Planeación. Universidad Nacional de Colombia. Documento de
trabajo. 2010
• Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE. Código: U-GU-15.001.001. Versión 0.0. Universidad
Nacional de Colombia.
• Cartilla "Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión". Departamento

Administrativo de la Función Pública. Noviembre de 2009.
• Gula Metodológica para la formulación de indicadores. Departamento Nacional de Planeación.

2009
• Metodologla Unea Base de Indicadores. Departamento Administrativo Nacional de Estadistica -

DANE.2004
• Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
• Lineamientos conceptuales y metodológicos V.1.0 Noviembre 2010. Proyecto "Diseño e

implementación del Indice de efectividad para la evaluación independiente del Sistema de Control
Interno". ONCI.
• Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de

Educación Superior. José Hernando Bahamon.
58 Guía Metodológica para la formulación de indicadores. Departamento Nacional de Planeación. 2009.

~\)J\-s\.
.\"~ U-FT-14.001.001.002
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de- Gestión
Versión en
26
''1
8 Anexos
Anexo 1. Indicadores ONP que podrian incluirse en el índice de Efectividad

posicionamiento
Mejorar
Relación Condiciones
Iyen
estratégico
el bienestar
el
Fortalecer Nivel
Eficiencia
valoración
GestiónCalidad
Consiste denormativo
desarrollo
de
Eficiencia-
Efectividad
Coherencia
universitaria en Fortalecer
normativo
recibidos
Incentivar
Universidad
Gerencia
Financiera
Laboratorios
las de
ela involucramiento
actividades de
participación
Gerencia
las
la los
términos
distintas
función
comunidad
los Opinión
deel
valora
medir
financiación
lasmecanismos
evaluación
de
medios
institución
actividades la
bienestar
la
laboratorios
las
spolítica
Todas las
las
olicitudes
el
la
condiciones
bienestar
Tiempo
Universidad,
imagen
permanente
ingresos
gestión Financiera
laadel
la
de
de el
masivos
la de
la
la
yPlaneación
yde
los
fortalecimiento
deyOficina
aspectos Nacional
académica
ende
en
de
Dirección
en de
realización
fomento,
procesos
bienestar
Mejorar
políticas
capacidad
Bienestar
que e
dede
universitaria,
relación
plan cuantopara
(estudiantes
respectiva
ddesarrollo
de Ajuste
la
por
desarrollo
Nivel
ejecución
proyectos
planeación,
de ladel
condiciones
desarrollo
laboratorios
acreditados
Evaluación
evaluación
Uso
Nacional
componentes:
los
Visibilidad
las
Acreditación
de
las académico-
mediosestudiantes
adeactividades
internas
la función
relacionados
respuesta
evaluación.
permanente
seguimiento o
Nacional
integrantes
Ingresos
para
fomentarcon
(Mediana)
los
de
Asignación
su
universitario
Porcentaje
yEjecución
planeación, (SGC):
de campos
norma
del
de
Eficiencia-
Calidad
de
los
comunidad
de de
Plan
aexternas.
poyo
lavdesarrollo
de
institucional
promedio
condede
bienestar
Eficacia- el yde
procesos
losde
Ingresos
Adecuar
FortalecerGestión
Desarrollo
dependencias
Administrativa
bienestar
de
en
Objetivo
totales
participación
para
reflexión
desarrollo bienestar
responsableinierencia
administrativos
la
comunidad
extensión
discrecional
públicasobre
normativo
los
dependencias
estratég
Mejorar
(Impacto)
específicos
de la
Asignación de
en
dependencias
totales
en
deUniversidad
universitario
Dirección
Bienestar
Extensión la
de
de
de
polltlca
distintos
proactivo
ico
el del de
Nacional
en
lala
la y discriminados
administrativas
la
cubran
la lES función de extensión
Universidad.
Universidad
de
Descripción
desarrollo
comunidad
Eficiencia quela conforma
totalidad
normativo vy la comunidad
Administrativa y
universitaria de las
n. institucionales Asignación
UNIMEDIOS
Vicerrectoría
Extensión
Dirección
políticas Eficiencia- distribución
bienestar
yadministrativos
actividades
IUniversidad,
Nacional administrativos
General
deCriterio de
Coherencia
soporte
Complejidad de la
recursos
procesos
actividades
Dirección propios
elformativos
de extensión
Nacional de de en los cálculo
la función Dependencia
de extensión en de
Nombre
Mejorar
la dellos proyectos nivel ejecución de
Procurar que los programas y I
la Universidad en

U-FT -14.001,001,002 - Versión 0,0
27
Descripción Dependencia
cálculo deObjetivo
indicador
valoración
Criterio de política
responsable del
I Nombre del
extensión Universidad. su carácter proactlvo ante el

entorno.
Fortalecer la elaboraCIón de
Desarrollo de Estima la cantidad de puntos o aportes de innovación,
productos académicos como renovación o contextualización Vicerrectoría de
Extensión productos resultado de la actiVidad de Complejidad
de los acumulados académicos Investigación
académicos
extensión. a partir de los programas y
~ectos de extensión.
Orientar esfuerzos
Beneficiarios de Cantidad de beneficiarios de los institucionales para diversificar
Extensión Dirección Nacional de Eficacia-
los proyectos de proyectos y actividades de la respuesta institucional y la
extensión Extensión Pertinencia
extensión diferenciación posible de
modalidades.
Municipios del pais en los que a

Presencia Orientar la presencia de la
Extensión través de la extensión, la Dirección Nacional de Eficacia
Universidad en todos los
territorial Universidad hace presencia Extensión PertinenCia
territorios del país.
!erritorial
Nivel de desarrollo normativo de

Políticas
la función de formaCIón en la
Instltucionales Mejorar el desarrollo normativo y
Formación Unrversidad, en términos de Vicerrectoria
para el estratégico de la función de Académica
I CoherenCia
desarrollo de la políticas de fomento,
formación
formación planeación, seguimiento y
__ e_v_a_lu_a_ció_n_. -+ _
Gerencia NaCional
Cantidad de recursos Financiera y
financieros que se utilizan Aumentar la cantidad de Administrativa
Gasto en Eficiencia -
Formación anualmente en la ejecución de recursos que se destinan a la Dirección Nacional de
formación Asignación
la función de formación de la formaCión. Personal Oficina
Unrversldad. NaCIonal de
!~!!!r}_~ación
Número de programas
Programas
acreditados de la institución y Consolidar la acreditación de
académicos con Vicerrectoría Eficacia
Formación porcentaje en relación con el todos los programas curriculares
acreditación de Académica Calidad
calidad total de programas ofrecidos por de pregrado de la Unrversldad.
la Institución.
EqUidad indice de las condiCiones de .

regional de las deSigualdad municipal en Ampliar la oportunidad de Vicerrectoría EficaCIa
Formación
Académica Equidad
oportunrdades
_~u~~a_s -------------~
cuanto al
• Universidad.
ingreso a la acceso al Sistema de Educación
Supenor.
Políticas Nivel de desarrollo normativo de

Instltuclonales la función de Investigación en la Mejorar el desarrollo normativo y
Investigación e Vícerrectoría de
para el Universidad, en términos de estratégico de la función de CoherenCIa
innovación Investigación
desarrollo de la políticas. de fomento, investigación
investigación planeaclon, seguimiento y
_~aluaclón.
Gerencia Nacional
Cantidad de recursos Financiera y
financieros que se utilizan Aumentar la cantidad de Administrativa
Investigación e Gasto en Eficiencia-
anualmente en la ejecuCIón de recursos que se destinan a la Oficina Nacional de
innovaCIón investigación Asignación
la función de investigación de la investigación Planeación
Universidad. Vicerrectoría de
Investigación
de Relación de la ejecución Gerencia Nacional

Nivel
Investigación e académica de los proyectos de Mejorar el nivel de ejecución de EfiCIenCia-
ejecución de Financiera y
Innovación investigación en comparación los proyectos de investigación. Asignación
proyectos Administrativa
con su ejecución finanCIera _ -t------- _ . _
Magnitud y porcentaje de Estimular la participación de los
Proyectos Vicerrectoria de Eficacia-
InvestigaCIón e participación de la Universidad investigadores en las
financiados por en las convocatorias de
InnovaCIón convocatorias que ofrece Investigación Calidad
~------------------- Colclencias
COLCIENCIAS. COLCIENCIAS
Investigación e PartiCipación Tasa de participación de la I Fortalecer la consolidación de Vlcerrectoria de EfectiVidad

innovación nacional en Institución en los grupos de los grupos de investigación. Investigación {lmpacto) __
OHcina Nacional de Control Interno -ONO
~ .~~ Versión
~. final - Diagnóstico de Indicadores
U-FT -14.001.001.002 de - Gestión
Versión en
28
premios Número
y distinciones externosInvestigación
cálculo
la deel
reconocimiento
Efectividad
labor de
por otorgados
ereconocimientos,
de
nacional
investigación A,Vicerrectoría
Descripción B I odeCpolítica
Objetivo
responsable
(Impacto)
nacionales
Fortalecer
indicador
internacionales en la
del Dependencia Criterio de
ENCIAS Universidad valoración social de la investigación de la
acroproceso clasificación
Tabla
se relacionaFuente: elaborada
tal comoDocumento por:en
aparece Oficina
conceptual Nacional
el Sistema de Control
"Rediseflo Interno
del Sistema
de Indicadores de- Indicadores
de GestiónONCI 2010.
de la ONP.de Gestión de la Universidad Nacional de Co/ombia"- ONP
Distinciones

U-FT-14.001 .001 .002 - Versión 0.0
29
Anexo 2. Indicadores de efectividad de UN-SIMEGE que podrían íncluirse en el índice de
Efectividad
Macroproceso Nombre del Indicador
Servidores públicos seleccionados que no pasaron
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
I periodo de prueba
Servidores públiCOS evaluados con mas de 850 puntos
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL en la evaluación del mérito
Servidores públicos que piensan que la inducción y la
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL reinducción contribuyó en el conocimiento de la entidad
Jefes que perciben que las capacitaciones mejoran el
desempeño de los servidores públicos en su puesto de
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL trabajo
Servidores públicos que han mejorado su desempeño
gracias a la evaluación de desempeño
Jefes que han mejOrado su capacidad directivo
gerencial a los subordinados en Planeación según sus
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL subordinados
Jefes que han mejorado su capacidad directivo
gerencial a los subordinados en Ejecución según sus
Jefes que han mejorado su capaCidad directivo
gerencial a los subordinados en Control según sus
Jefes que han mejorado su capacidad directivo
gerencial a los subordinados en Mejora según sus
Cumplimiento de los resultados esperados de los
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL I proyectos pertenecientes al Plan Global de Desarrollo.
Porcentaje de satisfacción de los usuarios de los bienes
de servicios producto de la planeación operativa
Servidores públicos a los que el conocimiento del mapa
de procesos de la Universidad les ha permitido articular
la actividad de su puesto de trabajo dentro del contexto
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL de la Universidad.
Aumento de la productividad en la elaboración de bienes
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL y/o prestación de servicios.
Aumento de la productividad de los procesos
(estadisticas anuales Universidad Nacional)
Servidores públicos que piensan que los planes de
prevención y tratamiento de riesgos han permitido
comprender y prevenir los nesgos a los que está
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO expuesta la dependencia.
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
Riesgos que han disminuido su valoración de riesgo
Jefes que piensan que la administración de los riesgos
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO les ha permitido aumentar el logro de sus objetivos
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO Cumplimiento política de riesgos
Servidores públicos que piensan que los planes de
prevención y tratamiento de riesgos han permitido
comprender y prevenir los riesgos a los que está
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO expuesta la dependencia.
Jefes que piensan que la administración de los riesgos
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
les ha permitido aumentar el logro de sus objetivos
Formular indicadores con los criterios de la política de
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO riesgos.
Jefes que consideran que las políticas de operaCIón han
facilitado el cumplimiento de la función de la
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL dependenCIa
.Servidores públicos que piensan que la documentación y
estandarización de los procedimientos ha permitido
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL mejorar el logro de los objetiVOs de la dependencia.
Servidores públicos que consideran que ha habido
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL mejoras en los procedimientos
Servidores públicos que consideran que los elementos
de control de los procedimientos le han permitido eliminar
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL o disminuir errores o reprocesos.
Jefes que consideran que los indicadores de gestión le
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL I permiten una toma eficaz de decisiones
Se han generado las Acciones correctlvas y preventivas
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL necesarias derivadas de la medición de indlcadores
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL Servidores públicos Que consideran Que el manual de
Oficina NacionaJdecontrollnterno -ONCI

U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
30
, Q
sistemas tecnológicos de información para realizar un

solicitudes
términos
calidad
información
yade efectiva
información
de en Macroproceso han sido utilizadasNombre olanes delde
oeneradas
mejoramiento
generadas
telefónica
cara
o mejorar
disminuir
oportunidad
(Premio
oermiten
auditoría de mejoramiento
una
ha DOr
Indicador
la oroceso
mejoró
oestión
errores
para
Meior
toma oeficaz
contribuido mejoró
el desempeño
reorocesos.
realizar
Gestión)al el desemoeño
medios de comunicación yun
de trabajo
meioramiento
rendición efectivo
decisiones de su oestión
de cuentas)
TOCOMUNICACiÓN
TOEVALUACIÓN
MEJORAMIENTO
Vida EVALUACiÓN
de indicadores PÚBLICA
procedimientos suficiente
trabaio
haTabla
de sido
generada
Jefes
por Proceso Coordinación
Servidores
Quejas útil
control
Universidad
Acciones
Acciones efectivo
elaborada
que
Implementación
Servidores en
de
por la lapor:
eiecución
los
públicos Oficina
procedimientos
Nacional
cerradas
cerradas conen
con
estrategia
consideran que de
la
que Nacional
sus
relación
relación
de labores
le
sociedad han
al
al de( Control
permitido
monitoreo
total
total
comunicación
que
laindicadores
yejecución de
losde Interno
eliminar
a
accioneslos
acciones
utilizada
elementos
planes de- ONC12010.
Nivel General,
Servidores
Jefes
Respuesta que
de públicos
y reclamos Sede
del
públicos
públicos
consideran
posicionamientoyque
Manizales
SISTEMA
que
que
queconsideran
buen trámite
consideran
consideran Caracterizaciones.
DE
yconsideran
los que
MEJOR
reconocimientoque
que la
que ejecución
el
disponen
de proceso
GESTiÓN
disponen
gestión
que de de
tiene los
la
lela
INFORMACiÓN

U-FT - 14.00 1.001 .002 - Versión 0.0
31
Anexo 3. Indicadores por proceso que podrían incluirse en el índice de Efectividad
, Macroproceso Nombre del Indicador
Direccionamiento Institucional
, Cumplimiento metas del plan de desarrollo
~ionamlento Institucional Cumplimiento metas del plan de acción ins!!!.u.~c~io~n~a~1 ~
Direccionamiento Institucional Variación porcentual promedio en los indices y valores de las áreas
de intervención seleccionadas en el Plan de Desarrollo
Direccionamiento Instltucional Cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo de Sede y del Plan
de Acción
Relacione..§J.rlterinstituclonales ~ución de las actividades del Plan Operativo
~gación e Innovación Cumplimiento planeación Y~le_c~u_c_io_'
n_o~pe~r_a_tiv_a ~
Formación Gestión para la aprobación de la creación, apertura, modificación o
f-- . cancelación de los programas curriculares
Formación Nivel de satisfacción del estudiante
~rmación Nivel d~.iJ..!!.~facción del egresado
Formación Autoevaluación Acreditación
, Formación
Formación , Evaluación de los ~og,.,.ra_m_as.,....,.c..,.ur_n,-c~u_la_re_s _
Evaluación integral de la actividad docente
Formación
Cumplimiento de la f1laneación operativa
Formación
Formación
I Número de g~j~_r_ecJ_a_m_o_s -i
Número de usuarios satisfechos
Extensión Cumplimiento en la ejecución de las actividades de extensión a
desarrollar
.-Extenslón 'Nivel de particif1_a_Cl_Ó_n_d_e_e_v_e_n_to_s ~

Bienestar Universitario I Cumplimiento de la programación establecida
I Gestión del Talento HU.!!1,an() I Gestión concurso~s~d~e~a~,s~e"-n,~s.=.o_--.,. ___<
Gestión del Talento Humano I Niveles de satisfacción del cliente interno
Gestión del Talento Humano Total de evaluaciones al desempeño realizadas
Gestión de Laboratorios I Cumplimiento de Objetivos de calidad
Gestión de Laboratorios Cumplimiento del f1rQgrama de audltorías en laboratorios
Gestión de Laboratorios i Cumf1limiento de planes de mejoramiento
Gestión de Información I Cumf1limiento ~",Ia,,-n~d,,-,e,-a=-cc=ió,,-,n,,- --<
Gestión de Información Oportunidad en tiempo de respuesta
~-Gesti6n de Información I Nivel de ocul1ación de la infraestructu§j'_lo_s_se_rv_iCl_'o_s ~
Gestión de Información I Gesti9n de contingencia (áreas con contingenciasl
Gestión administrativa y financiera I Cuml1'imiento de la .I1'aneación de los servicios
>- Gestión administralÍ'{éD' fin¡¡nciera Atención de solicitudes de servicios_g~~n_~e~ra,,-Ie,,-,s,-- -,
Gestión administrativa y financiera Optimización de gastosge.~n_e~r_a~do~s, _
gestión administrativa y financiera Gestión de las n~,_OCI_'a_a_'o_n_e_s _
,...gestión administrativa y financiera Gestión de la adguisición de bienes y servicios
Gestión administrativa y financiera Cumplimiento del proceso de contratación
Gestión administrativa y financiela --.+-Gestlón de la información financiera
Gestión juridica Eficiencia en la asesoría y defensa judicial a la Universidad
Administración y mejoramiento del SIMEGE Gestión de Riesgos de los proces_o.~. -------------i
¿c!~inis.t@s:!Qi!_Y mej~amie.!lt2..c!el SIM!,_QE:-+--Gestión planes de meJ,~·o_ra~m_I~·e_n_to _
Administración y mejoramiento del SIMEGE~quisitos cumplidos (I~y~,~G_P_1_0_0_0~,
M_E_C_I.,) _
Administración y mejoramiento del SIMEGE Cumplimiento de pli3nes de mej=-o~ra"-m",i.=.e,-,nt,,,o,-- _
AdministraCión y mejoramiento del SIMEGE ,Atención y solución de g~as, reclamos y sug=-e~re~n~a~·a.=.s _
•...Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales y Sede Medellln y
Caracterizaciones
Tabla elaboradaJJor: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2010. ~
\11,fA
O\.. Versión final - Diagnóstico de Indicadores
U-FT -14,001,001,002 de - Gestión
Versión en
0,0la Universidad Nacional
32

Diagnostico Indicadores de Gestion en La Universidad Nacional de Colombia Marzo 11

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO

DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN

Paula Ortega - Asesora ONCI

~~ Bogotá, marzo de 2011

5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE. 13

Oficina Nacional de Lontrollnterno -ONCI

DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

La Universidad Nacional de Colombia, en su Sistema de Mejor Gestión (en adelante UN-SIMEGE),

Un elemento esencial en un Sistema de Control Interno lo constituye la Autoevaluación. Esta

En esa dirección, la ONCI en cumplimiento de su labor identifica la necesidad de cualificar la

, Manual de Implementación MECI. Departamento Administrativo de la Función Pública. Marzo 2006.

• Clasificar y cuantificar los indicadores de gestión existentes en la Universidad de acuerdo su nivel

• Identificar los indicadores que se pueden incluir en el índice de efectividad.

3.1 Indicadores de Gestión

• Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004.

Oficina Nacional de Control Interno -ONCI

a. Características generales de los indicadores

b. Jerarquía de los Indicadores

Gráfica 1. Jerarquía de los indicadores según nivel de toma de decisión

c. Estructura básica de los indicadores

Qfidrii Nacional de Control Interno -ONO

Gráfica 2. Componentes del indice de Efectividad

rNDICE DE IMPACTO EN LA GESTiÓN

Fuente: Modelo Conceptual y Metodológico dellndice de efectividad. Documento de trabajo ONCI.

• índice de Desarrollo: es un índice que podríamos llamar de eficacia o logro en la implementación y

El presente diagnóstico se realizó mediante la revisión de la documentación existente en archivos

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./ División de la información por fuente y clasificación de los mismos según su jerarquia.

./ Análisis de correspondencia entre el objetivo de medición de cada tipo de indicadores con

La secuencia de los pasos enunciados se ilustra a continuación:

División de los indicadores por fuente y

Estructura básica del

Análisis de correspondencia entre el objetivo de

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Gráfica 4. Distribución de indicadores de gestión identificados por tipo

-Indicadores estratégicos· Oficina

-Indicadores de Efectividad del

-Indicadores por Proceso

-Indicadores de Planeaci6n Operatíva

5,1 Indicadores Estratégicos de la Oficina Nacional de Planeación - ONP,

Tabla 1. Ejemplo de Indicadores estratégicos - ONP

Tabla 2. Numero de Indicadores estratégicos - ONP por Macroproceso

Oficina Nacional de Control Interno -ONCI

~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

a" Estructura básica"

A continuación se detallan los elementos constitutivos de la ficha de registro.

Tabla 3. Estructura básica de los indicadores ONP

Estructura básica de los indicadores

Oficina Nacional de Control Interno -ONCI

Gráfica 5. Distribución de los indicadores formulados por la ONP por tipo

Fuente. Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina

b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de los

Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional

~~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE.

A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.

Tabla 5. Ejemplo de Indicadores de efectividad

Administración del Riesgo

La Coordinación General de UN-SIMEGE a la fecha ha definido 42 indicadores de efectividad del