Actividad Aprendizaje – Semana 1

Ensayo “Importancia de los Archivos”.

Por: Hector Fabio Castro Viana
Mayo de 2019

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que

permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de
vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que
permiten alcanzar niveles más altos de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.
El archivo en los últimos años, ha aumentado considerablemente su importancia; si
se habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás; se puede deducir que la
mayoría de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el personal que utilizaban
para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado
sin la preparación y las competencias que requiere el caso, en ocasiones lo imponían
como un “castigo”, por su mala conducta o simplemente porque su jefe inmediato
lo disponía.
A inicios del año 2010, se inicia la construcción de una gran normativa para
empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de archivo, con los que
se regularía normativamente esta actividad, que a hoy es obligatoria en todas las
organizaciones.
Entonces, los archivos son el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,
por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico
de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir
del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la
consolidación de la identidad nacional.
En esta oportunidad nos ocuparemos de la importancia para la administración, que
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos
de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con
frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.
Teniendo lo expuesto anteriormente los archivos se clasifican principalmente de
acuerdo a su uso, su organización y naturaleza, gráficamente observaremos su
clasificación.

En la actualidad existen muchas y diversas herramientas que nos permiten agilizar,

controlar y organizar de manera eficiente nuestros archivos.
La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas,
como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la
información. La globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los
hombres, pese a las barreras existentes como las socio-económicas, lingüísticas y
culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global con el predominio de la
sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta juega como elemento
de poder cada vez más importante.
En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido la comunicación
simultánea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes
“Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la
comunicación a través de los cables de fibra óptica en la inmensidad del
ciberespacio, constituyen tecnologías de alta demanda en los centros de trabajo.
El archivista moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de
valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del
productor del documento y al usuario externo.
Los software de gestión documental son una gran herramienta para la conservación
de documentos que no se pueden destruir pero que debemos tener a la mano y bajo
estricto control porque podrían ser requeridos ante cualquier situación, es por ello
que deberíamos considerarlos si nos brindarían soluciones, tales como, gestionar
grupos de usuarios, crear documentos en línea, consultas en línea, historial de
acciones de usuarios, entre otras.
El mundo avanza rápidamente en la gestión de la información y aseguramiento de
la misma, por ello es importante estar en función del aprendizaje continuo e
implementación de nuevas tecnologías que nos permitan mantener la información
segura y disponible todo el tiempo.