6 Certificacion Emitida Por Contador Publico

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
DIRECTIVA PERMANENTE Mayo 3 de 2010
No. DIR10-6 / MDSGDF-23.1
ASUNTO : Políticas registro información financiera
AL : Señores
Viceministro para la Estrategia y Planeación; Viceministro para las Políticas y
Asuntos Internacionales; Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector
Defensa; Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares;
Segundos Comandantes de Fuerza; Subdirector General Policía Nacional;
Inspectores Generales Unidades Ejecutoras; Director General Marítimo;
Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada; Director Fondelibertad;
Secretario Ejecutivo Comisión Colombiana del Océano; Gerente General Grupo
SILOG-CNMC; Directores Establecimientos Públicos; Director Fondo Rotatorio
de la Policía Nacional; Director Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional;
Directora Contratación Estatal MDN; Directores Financieros, Jefes Oficina de
Planeación, Jefes Oficinas Contratos, Jefes Oficinas de Control Interno, Jefes
Oficinas de Informática de Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos y
Grupos Dirección Finanzas.
Bogotá, D.C.
I. OBJETIVO Y ALCANCE
A. FINALIDAD
Comunicar a las Unidades Ejecutoras los aspectos que se deben tener en cuenta en el registro de
las transacciones del área financiera e indicar las políticas de carácter general que deben ser de
permanente cumplimiento.
B. REFERENCIAS
1. Constitución Política de Colombia.
2. Ley 48 del 03 de Marzo/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y Movilización”.
3. Ley 87 del 29-Nov/93 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios.
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Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1
4. Ley 633 del 29-Dic/00 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones
sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se introducen
normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial”.
5. Ley 734 del 05-Feb/02 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.
6. Ley 1097 del 2-Nov/06 “Por la cual se regulan los Gastos Reservados”.
7. Ley 1150 del 16-jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación
con recursos públicos”.
8. Ley No. 1184 del 29-Feb/08 “Por la cual se regula la Cuota de Compensación Militar y se dictan
otras disposiciones”.
9. Ley de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley
de Apropiaciones para la vigencia fiscal.”
10. Decreto No. 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la
Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y reglamentarios.
11. Decreto No. 630 del 2 de Abril/96 “Por el cual se modifica el Decreto No. 359/95”.
12. Decreto No. 2789 del 31-Agt/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF-Nación”.
13. Decreto 2001 del 15-Jun/05 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 15 del Decreto 359 de
1995”.
14. Decreto No. 4730 del 28-Dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”.
15. Decreto No. 4318 del 30-Nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta
el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación”.
16. Decreto No. 1957 del 30-May/07 “Por el cual se reglamenta normas orgánicas del presupuesto y se
dictan otras disposiciones en la materia”.
17. Decreto No. 1525 del 09-May/08 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los
recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.
18. Decreto No. 2474 del 07-Jul/08 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley
1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras
disposiciones”.
19. Decreto de Liquidación del Presupuesto para la Vigencia.

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20. Resolución No. 036 del 7-May/98 “Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos
sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto
General de la Nación”.
21. Régimen de Contabilidad Pública y demás normas legales vigentes en materia contable.
C. VIGENCIA
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su expedición.
II. INFORMACION
GENERALIDADES
La Dirección de Finanzas comprometida en la misión asignada para procurar la óptima utilización de los
recursos apropiados al Ministerio de Defensa Nacional, ha venido asesorando a este Despacho en la
formulación de políticas, procedimientos y conceptos año a año hacia las Unidades Ejecutoras con
el propósito de adelantar oportunamente el registro de la información financiera.
Con el fin de indicar aquellos aspectos en los que se deben tomar medidas a tiempo para evitar
inconvenientes al cierre de la vigencia fiscal, se hace necesario elaborar la presente Directiva para
insistir en el adecuado uso de los recursos, su registro y contabilización, lo que necesariamente
requiere del profesionalismo y compromiso de los funcionarios de las áreas financieras y
administrativas de todas las Unidades Ejecutoras.
Es pertinente indicar por un lado, que las Unidades Ejecutoras tienen mayor conocimiento de la
funcionalidad del sistema rector de la Administración Financiera Pública (SIIF-Nación y en específico
del SIIF Nación I) si se tiene en cuenta que éste prácticamente se implementó en el Ministerio de
Defensa Nacional (excepto en los Establecimientos Públicos) desde el año 2000 y además la aplicación
en cuanto a la cobertura debido al proceso de conexión de regionales, lo que a su vez, ha permitido
informar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público las necesidades de mejoras en transacciones y
reportes del sistema y de otro, que éste no se debe perder por los traslados de personal que
usualmente se presentan en las Unidades Ejecutoras, sino que por el contrario, cada día debe ser
objeto de fortalecimiento y efecto multiplicador con el fin de avanzar con el transcurrir del tiempo,
siendo necesario consultar y mantener al día los diferentes documentos que se han elaborado y darles
cabal aplicación.
Con ocasión de la implantación del Sistema SIIF-Nación II, la Dirección de Finanzas desde el año 2005
ha venido informando a las Unidades Ejecutoras y en el caso de los Establecimientos Públicos del
Sector Defensa se empezó a comunicar a partir de 2007, sobre los aspectos de orden técnico tanto de
hardware, software, canales de comunicación y conectividad para que se tomaran las medidas del
caso.
De igual forma en la vigencia 2009, continuando con la implantación del Sistema SIIF-Nación II se
atendió lo indicado en los diferentes lineamientos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y así como con Circular No. 120-MDSGDFGAD-13 del 24 de febrero de 2009 se dio a conocer
la Circular Externa No. 005 sobre “Guía de Implantación para Entidades SIIF Nación II” suscrita por el
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Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 29 de Enero/09, en razón
a que dicho documento contenía la guía resumida de las actividades a realizar en cada Entidad.
Mediante Circular No. 115042 MDSGDFGAD-13 del 23 de diciembre de 2009, se indicó la estrategia a
seguir en el proceso de implantación del Sistema SIIF-Nación II para el año 2010, donde se
determinó, entre otros aspectos, que en el Sector Defensa todas las Unidades Ejecutoras y
Establecimientos Públicos del nivel central participarían como “Piloto” en dicho proceso. Así mismo,
se resaltó que el único interlocutor del Sector Defensa con la Administración del Sistema SIIF
Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es la Dirección de Finanzas, motivo por el
cual, cualquier requerimiento por parte de las Unidades y Subunidades Ejecutoras y Establecimientos
Públicos en materia financiera o aspectos relacionados con el Sistema SIIF Nación se deben hacer a
través de esta Dependencia.
En tal sentido, se solicita aunar esfuerzos a fin de dar cumplimiento a las directrices antes indicadas y
las que se formulen a futuro tanto del SIIF Nación I como del nuevo aplicativo (una vez el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público indique las acciones sobre el particular). Así como, en aspectos
relacionados con: la creación y modificación de usuarios, Disponibilidad de los Usuarios,
Deshabilitación y eliminación de Usuarios, Uso apropiado del Password o contraseña de acceso, entre
otros.
III. EJECUCION
A. MISION GENERAL
Las Unidades Ejecutoras, darán cumplimiento a las políticas establecidas en la presente Directiva, con
el propósito de efectuar una adecuada ejecución, registro y contabilización de los recursos apropiados
mediante la Ley del Presupuesto General de la Nación.
B. MISIONES PARTICULARES
1. Secretaría General
- Controlar el cumplimiento de las políticas y procedimientos financieros emitidos por el Despacho

del señor Ministro de Defensa Nacional, para verificar el correcto uso de los recursos apropiados y
que ejecutan directamente las Unidades Ejecutoras.
2. Viceministerios y Unidades Ejecutoras
- Impartir las instrucciones al interior de la Unidad Ejecutora para que las dependencias encargadas
de cada uno de los procesos del área financiera tengan en cuenta las políticas emitidas en la
presente Directiva. Igualmente, para que las Oficinas de Contratos, Control Interno e Inspecciones
Generales y Oficinas de Planeación realicen aquellas actividades que les corresponden en
atención a las funciones de cada una.
- Dar cumplimiento a lo dispuesto en todas las normas de carácter presupuestal, contable, de

tesorería, del Sistema SIIF Nación y demás directrices impartidas sobre la materia.
- Velar por la correcta administración, ejecución y control de los recursos asignados.

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3. Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa
- Determinar las Subunidades Ejecutoras que deben elaborar versiones de programación

presupuestal de gastos e ingresos y efectuar las gestiones para la creación de rubros
presupuestales de gastos en el sistema SIIF-Nación.
- Desagregar mediante resolución al siguiente nivel de detalle del anexo del Decreto de liquidación
las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales.
- Tramitar las modificaciones de la resolución de desagregación.
- Gestionar las resoluciones de traslados que requieren refrendación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Público Nacional.
- Tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el levantamiento de marcas de restricción

presentadas en el Sistema SIIF-Nación en los rubros de Funcionamiento y los proyectos de
Inversión.
- Gestionar el trámite de solicitud de vigencias futuras bien sean ordinarias o excepcionales.
- Coordinar y gestionar las adiciones presupuestales a que haya lugar.
4. Inspecciones Generales y Oficinas de Control Interno
- Establecer las evaluaciones y los seguimientos a la información financiera que consideren

necesarios y aquellos que expresamente hayan sido dispuestos en las normas legales vigentes.
- Presentar al Representante Legal de la Entidad y al Administrador del SIIF-Nación del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, al menos una vez al año, los resultados obtenidos del monitoreo a la
administración y operación del SIIF-Nación.
5. Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional
- Formular y gerenciar las políticas generales, procedimientos y los lineamientos específicos

emitidos por el Despacho de los señores Ministro de Defensa Nacional y Secretario General, para
la correcta ejecución que deben adelantar las Unidades Ejecutoras de los recursos asignados a
cada una.
- Centralizar y coordinar con los Entes Rectores (Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República y Administración SIIF-
Nación, entre otros) la aclaración de inquietudes o aspectos que inciden en la ejecución de los
recursos que adelantan las Unidades Ejecutoras.
- Asesorar y capacitar a las Unidades Ejecutoras en los procedimientos, conceptos y políticas

financieras así como en la utilización del Sistema SIIF-Nación.
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IV. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
Este Despacho a través de la Dirección de Finanzas siempre ha estado pendiente que las Unidades
Ejecutoras cumplan con la aplicabilidad de las normas de orden financiero así como las políticas,
lineamientos y procedimientos que se han formulado y es por ello, que en forma oportuna ha venido
ilustrando sobre las acciones a seguir para el adecuado registro de la información financiera a través
del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”, la Directiva de “Políticas Registro Información
Financiera” así como, con la Directiva de “Políticas para el Cierre de la Vigencia Fiscal”, entre otros
documentos, máxime por las mejoras que se han surtido en el Sistema SIIF-Nación.
De otra parte y como ya se mencionó, no sólo las políticas se han establecido a través de la expedición
de los documentos ya referenciados sino también, en las diferentes capacitaciones que se brindaron en
la vigencia fiscal anterior (capacitación que fue objeto de evaluación reportando un 93% de
interiorización) y que hoy día se siguen adelantando.
A continuación, se indican los aspectos que deben tener en cuenta las Unidades Ejecutoras en el
proceso financiero y que debe ser coordinado con las áreas administrativas a fin de evitar problemas a
veces de difícil recuperación, al cierre de la vigencia fiscal, así:
A. ASPECTOS PRESUPUESTALES
1. Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 30 del Decreto 4730 del 28 de
diciembre de 2005, “Por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto” y el Plan de
Cuentas establecido en la Resolución Número 013 del 7 de abril de 2009, las Unidades Ejecutoras
a través de las Oficinas de Planeación y/o Departamentos 4 deben enviar a la Dirección de
Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional el archivo en
medio magnético de la desagregación de Funcionamiento (Gastos Generales y Gastos de
Personal) a fin de que esta instancia elabore la Resolución de desagregación del Anexo del
Decreto de liquidación y para el efecto, deberán tener en cuenta los lineamientos y los plazos
dispuestos por dicha dependencia.
2. Tener presente por un lado, que de constituirse Reservas Presupuestales conllevarán a reducir el
presupuesto del año siguiente en el 100% del valor que exceda cuando las mismas superen las
apropiaciones en los topes dispuestos en el artículo 2° del Decreto 1957/07 y de otro, que la
decisión estará en cabeza de la respectiva Unidad Ejecutora, aspecto que fue comunicado
mediante Circular No. 227-MDVGIDFGAD-19.4 del 01 de agosto de 2007 “Aclaraciones Decreto
1957 del 30 de mayo de 2007 y aspectos complementarios”.
3. Como es de conocimiento, antes de iniciar cualquier proceso que afecte las apropiaciones
presupuestales se debe contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal,
el cual garantizará la existencia de apropiación suficiente para atender el gasto tal y como lo
dispone el artículo 71 del Decreto 111 de 1996.
Es procedente manifestar, que el certificado de disponibilidad presupuestal que se expida para el

proceso puede incluir diferentes rubros o fuentes de financiación.
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Igualmente, una vez se firmen los actos administrativos (llámese contrato, LOA, entre otros) se
debe proceder a solicitar la expedición del correspondiente Compromiso (Registro Presupuestal)
con el cual se perfeccionarán presupuestalmente los actos administrativos y no se podrán desviar
los recursos para ningún otro fin.
Dado lo anterior, es procedente que los diferentes Ordenadores del Gasto estén al tanto de
los procesos a su cargo con el propósito de que una vez se firme el contrato o la LOA por
mencionar algunos, inmediatamente se solicite al Departamento Financiero o su equivalente
la expedición del Compromiso (Registro Presupuestal).
Así mismo, si un contrato o acto administrativo de la vigencia es objeto de adición se debe

adicionar el certificado de disponibilidad presupuestal inicial que lo ampara siempre y cuando
corresponda a la misma vigencia fiscal, para efecto de control y por ende, el mismo Registro
Presupuestal.
De igual forma las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben siempre expedir el Compromiso
(Registro Presupuestal) identificando el beneficiario con quien se firma el respectivo contrato o
acto administrativo.
4. Efectuar en forma oportuna la solicitud y el registro de los compromisos de vigencias futuras con
cargo a las autorizaciones otorgadas.
5. Las Unidades Ejecutoras deben tener claridad que en los contratos en monedas diferentes a
pesos se debe generar Registros Presupuestales independientes tanto para el proveedor que
suministra los bienes como para lo correspondiente a los gastos de nacionalización.
Así mismo, se debe tener en cuenta que en los procesos en que las Unidades Ejecutoras incurran
en gastos de nacionalización en el Compromiso (Registro Presupuestal) se debe registrar el NIT
de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
6. Debida utilización de los rubros presupuestales los cuales deben ser acordes con el objeto de los
procesos que se van a adelantar y evitar al máximo la utilización de los rubros de “Otros Gastos
por Adquisición de Bienes” y “ Otros Gastos por Adquisición de Servicios” con el propósito de no
afectar los registros contables.
7. Implementar controles que garanticen la correcta ejecución del presupuesto al máximo nivel de
desagregación.
8. Las Unidades Ejecutoras del nivel central deben tener en cuenta la Circular No. 11-MDSGDFGAD-
19.4 del 22 de enero de 2008, mediante la cual se aclaró y se dio instrucción respecto a la
situación que se presenta en el sistema SIIF-Nación en cuanto al registro de un compromiso
asumido con cargo a vigencias futuras.
9. Es importante recordar el cumplimiento del principio presupuestal de la “Especialización” dispuesto

en el artículo 18 del Decreto 111 de 1996, el cual dispone que: “Las apropiaciones deben referirse
en cada órgano de la administración a su objeto y funciones y se ejecutarán estrictamente
conforme al fin para el cual fueron programadas”. (Subrayado fuera de texto).
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10. Como es bien sabido por las Unidades Ejecutoras, los valores constituidos en el Rezago
Presupuestal del año anterior son la primera prioridad que se debe atender en el año siguiente,
especialmente lo relacionado con las Cuentas por Pagar considerando que los bienes o servicios
fueron recibidos a satisfacción en la vigencia anterior.
Por lo tanto, no es procedente gestionar pagos para el último trimestre y mucho menos para
finales del mes de diciembre, toda vez, que éstos pueden ser objeto de bloqueo por parte de la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional por ejemplo, por endosar y/o no
endosar las Obligaciones de acuerdo con los parámetros dados por el Comité de Seguridad del
SIIF-Nación, o por mala escogencia de la cuenta entre otras situaciones, lo que traería
consecuencias funestas a la administración, en atención a que por corresponder a Cuentas por
Pagar éstas fenecerán y en consecuencia, la única forma para atender la Obligación sería con
cargo a vigencias expiradas afectando el presupuesto de la siguiente vigencia.
11. Tener en cuenta que los compromisos presupuestales legalmente adquiridos se cumplen o
ejecutan, en el caso de los contratos o convenios con la recepción de bienes o prestación de
servicios en la respectiva vigencia fiscal.
12. Con el propósito de que al final de la vigencia fiscal, no se incurra en la constitución de Rezago
Presupuestal sin corresponder, se requiere que el personal comprometido en las diferentes
etapas de la Cadena Presupuestal en forma permanente, esté verificando la información
registrada en el Sistema SIIF Nación frente a la documentación soporte con el propósito de
conocer el estado de cada uno de los procesos contractuales, a fin de determinar a ciencia
cierta aquellos que al finalizar el año deben ser objeto de constitución, bien sea en Cuentas
por Pagar o en casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos Reserva Presupuestal.
13. Teniendo en cuenta que se han recibido llamados de atención con respecto al registro del campo
“No. de referencia de pago” y los valores de cada una de las facturas para el pago de servicios
públicos, se recomienda observar lo dispuesto en el Procedimiento No. 25 “Servicios Públicos” del
Manual de Políticas y Procedimientos Financieros.
En tal sentido, el pago que se debe registrar en el sistema SIIF-Nación del servicio público, es
el correspondiente a la totalidad de la factura, es decir, no se puede parcializar este valor en
dos planes de pago. Para el efecto, las Unidades Ejecutoras (aplica para Gestión General,
Comando General, Ejército, Armada, Fuerza Aérea y Dimar) deben solicitar a la Dirección de
Finanzas Grupo Control Tesorería el PAC que requieran de tal forma que se de cumplimiento al
pago estipulado en cada factura. En cuanto a las demás Unidades Ejecutoras por ser órganos
ejecutores de PAC lo gestionarán directamente.
De igual manera se recomienda digitar cuidadosamente el número referencia de pago, toda

vez que por un lado, dicho número no es validado por el sistema y de otro, cuando la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional va a ordenar el pago y encuentra
que el número de referencia de pago no coincide con el de la factura procede a bloquear la
orden pago en forma inmediata.
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14. Se recomienda dar agilidad a los procesos de contratación que se van a adelantar en el año, con
el fin de no afectar el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal, toda vez, que de conformidad con
las normas legales vigentes cuando se surte el trámite de una licitación, concurso de méritos o
cualquier otro proceso de selección del contratista y cumplidos los requisitos legales así como la
disponibilidad presupuestal pero su perfeccionamiento sólo se realiza en la siguiente vigencia,
afectará el presupuesto de ésta última.
15. Es procedente recomendar a aquellas Unidades Ejecutoras que en el evento que llegaren a tener
procesos financiados con recursos de Crédito Externo, en lo posible no pactar entregas de
material o recibo de servicios para el mes de diciembre en los correspondientes a “Crédito
Comprador”.
Lo anterior, considerando que para realizar el registro del desembolso en el Sistema Integrado de
Información Financiera se deben surtir varios pasos en forma preliminar, los cuales de no
efectuarse con la suficiente antelación no permitirá cumplir la Cadena Presupuestal generándose la
constitución de Cuentas por Pagar sin corresponder.
En los procesos de Crédito Externo y Fondos Internos las Unidades Ejecutoras una vez lleguen al
estado de la Obligación y Orden de Pago deben en el Módulo CUN confirmar el pago de las
“Ordenes de Pago Sin Situación de Fondos”.
De no realizarse este procedimiento el Sistema Integrado de Información Financiera

constituirá Cuentas por Pagar, no siendo concordante con la realidad misma del proceso.
16. Control por parte de los Ordenadores del Gasto y Gerentes de Proyectos de las apropiaciones y
compromisos adquiridos a fin de solicitar las modificaciones a que haya lugar en forma oportuna
en los diferentes documentos producidos como son los Certificados de Disponibilidad
Presupuestal, Registro de Bienes y Servicios (cuando aplique), Compromisos (Registro
Presupuestal), Entrada a Satisfacción del Bien o Cumplimiento del Servicio, Obligación y Orden de
Pago.
17. Análisis y permanente seguimiento a los diferentes reportes que genera el Sistema SIIF Nación.
18. Expedir un único Certificado de Disponibilidad Presupuestal por proceso, sin querer indicar que se
expida por el valor total de la apropiación.
Así mismo, para los procesos que se lleguen a tener de Crédito Externo se debe, en el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal, considerar tanto los recursos de crédito externo como los
ordinarios, en atención a que estos procesos por lo general deben efectuar erogaciones por
concepto de Gastos de Nacionalización.
De modificarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (bien sea que se adicione o se

reduzca) se debe nuevamente imprimir, firmar por la autoridad competente y anexarlo a la
documentación soporte del proceso.
Esta actividad también se debe adelantar con los Compromisos (Registros Presupuestales) y las
Obligaciones que sean modificadas.
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19. Elaborar los correspondientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro de Bienes y

Servicios (cuando aplique) y Compromiso (Registro Presupuestal), previa solicitud escrita del
Ordenador del Gasto para aquellos procesos que contaron con autorización de vigencia futura en
el año anterior.
20. Es importante, que las Unidades y Subunidades Ejecutoras elaboren los Planes de Compras de
conformidad con los lineamientos dispuestos por la Contraloría General de la República en
atención al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.
Igualmente, el registro de la cadena presupuestal afectando los códigos a los bienes o servicios de
conformidad con el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, relacionados en los planes de
compras de los conceptos de Gastos Generales e Inversión.
21. Es pertinente, que las Unidades Ejecutoras efectúen control tanto a la apropiación como a la
ejecución de “Ingresos”. Así mismo, se debe elaborar un adecuado estudio y planeación en cuanto
a la proyección de recaudos.
22. Los Departamentos Financieros deben verificar permanentemente la culminación de la cadena

presupuestal de los recursos sin situación de fondos (Fondos Especiales y Crédito Externo) en
el Sistema SIIF-Nación, dado que efectuado el cierre del sistema a fin de año, por parte del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sin que se hubiese efectuado la confirmación y el pago
por el Módulo CUN, el Sistema reflejará que dicho presupuesto feneció, sin ser debidamente
ejecutado; información que no es real, puesto que la ejecución de los recursos se efectuó, pero
faltó concluir en forma adecuada la cadena presupuestal en el SIIF-Nación, situación que
perjudica la historia o la estadística que genera el aplicativo.
23. Efectuar la legalización definitiva de Cajas Menores que tienen normalmente dos componentes: la
legalización del gasto y reintegros a las cuentas DTN, si corresponde a rubros Con Situación de
Fondos o a cuentas de Fondos Internos si se refieren a Sin Situación de Fondos. Antes del cierre
calendario es necesario que se registre la legalización del gasto llegando hasta el pago mismo,
para evitar que éstas se constituyan en Reservas Presupuestales o en Cuentas por Pagar.
24. Atender en forma oportuna los diferentes compromisos adquiridos a fin de no llegar a incurrir al
cierre de vigencia fiscal en aspectos que puedan incidir en su ejecución y tener que asumirlos con
cargo a vigencias expiradas, toda vez, que ello conlleva a afectar el presupuesto de la siguiente
vigencia fiscal.
25. Dar cumplimiento a la normatividad y garantizar los recursos necesarios para poder adelantar en
forma adecuada y oportuna las operaciones con cargo al rubro de Gastos Reservados, para lo
cual se debe tener en cuenta lo estipulado en el Procedimiento No. 11 “Gastos Reservados” del
“Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.
26. Es procedente que las Unidades Ejecutoras en la suscripción de los contratos, actos
administrativos o compromisos, especifiquen la cantidad del bien a adquirir o que por lo menos se
fijen reglas que contengan datos que sirvan para determinarla. En atención, a que con la
implementación del Catalogo Único de Bienes y Servicios el Sistema SIIF-Nación I exige en lo
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correspondiente a la adquisición de bienes la inclusión de la “cantidad” y en SIIF Nación II si bien

es cierto, existe la opción en la “Unidad de Medida” denominada “Sin Definir” considerando que en
este caso prima el presupuesto frente a las cantidades también lo es, que al momento de recibir
los elementos en el almacén sí se debe definir la cantidad a recibir.
27. En cuanto a las donaciones en efectivo las Unidades Ejecutoras deben tener presente que:
Si los donantes consideran que las donaciones se adelanten a través del Fondo de Defensa
Nacional deben ser incorporadas en el Presupuesto General de la Nación.
Si se trata de recursos de Asistencia o Cooperación Internacional se podrían incorporar mediante
decreto expedido por el Gobierno Nacional.
Si las donaciones en dinero no corresponden a recursos de Asistencia o Cooperación
Internacional, su incorporación al Presupuesto General de la Nación debe realizarse mediante una
Ley de la República.
Las donaciones en efectivo a favor de la Nación deben incorporarse en el Presupuesto General de
la Nación.
Al suscribirse convenios no se debe establecer destinación específica para los recursos que van a
obtener las Unidades Ejecutoras como contraprestación.
28. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente por un lado, que la asignación presupuestal para la
adquisición y activación de los tokens se imputará por Gastos Generales Adquisición de Bienes y
Servicios cuenta 2 0 4 1 6 “Equipo de Sistemas” y de otro, para la adquisición de licencias se
afectará el rubro presupuestal de “Gastos Generales – Adquisición de Bienes y Servicios –
Compra de Equipo – Software” identificado como 2-0-4-1-8.
29. Si en el transcurso de la vigencia se determina que no se van a ejecutar algunos recursos

constituidos en el Rezago Presupuestal, se debe tramitar la correspondiente acta de cancelación
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Decreto 568 de 1996, la cual debe ser
remitida a la Dirección de Finanzas con el fin de gestionarla al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público-Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, indicando en la misma si los
recursos corresponden a con o sin situación de fondos según el caso.
Así mismo, en forma posterior a la elaboración del acta las Unidades deben registrar la respectiva
anulación tal y como se indicó en el Procedimiento No. 9 “CANCELACION REZAGO
PRESUPUESTAL” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.
Se recuerda, que el envío de las actas de cancelación del rezago presupuestal es cuando se
surtan las mismas y por lo tanto, deben ser enviadas durante la vigencia fiscal y No únicamente al
cierre de ésta.
30. Consecuente con el punto anterior, verificar permanentemente los diferentes estados en que se
encuentra la ejecución presupuestal, a fin de detectar aquellos valores que deben ser objeto de
reducción y/o anulación para que por un lado y fundamentado en los actos administrativos, se
proceda a utilizar tanto el PAC como la apropiación en caso de requerirse y de otro, evitar al final
de la vigencia la constitución de reservas presupuestales o cuentas por pagar indebidas con
dichos montos.
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Sobre este aspecto es pertinente tener en cuenta el Procedimiento No. 9 “Cancelación Rezago
Presupuestal” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”, siendo pertinente aclarar
que la opción de reducción se utiliza cuando se requiere reducir y/o cancelar parcialmente
el valor constituido, mientras que la opción de “anulación” permite anular totalmente el
valor constituido o el definitivo luego de surtir modificaciones, en este orden de ideas de
presentarse saldos que no van a ser objeto de constitución se recomienda utilizar la opción
“ANULACION”.
31. Se debe tener cuidado que al cierre de la vigencia fiscal No queden registradas entradas de
bienes o cumplimiento de servicios sin obligar en atención a que, el Sistema SIIF-Nación
constituye automáticamente una “Reserva Presupuestal”, lo cual no sería concordante.
32. En las “Obligaciones” las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que cuando éstas surjan por
un anticipo o un pago anticipado se debe marcar en el SIIF-Nación I el campo “anticipo” que se
encuentra dispuesto en la transacción Obligación. Debiendo manualmente efectuar el ajuste
contable cuando corresponda a un pago anticipado.
Lo anterior, para que no se vea afectada la utilización de los códigos cubs en aquellos contratos,
actos administrativos o compromisos suscritos con la figura del “pago anticipado”.
Así mismo, en la carpeta de “Deducciones” se debe tener cuidado en la selección del código de la
deducción, el cual debe ser congruente con el concepto del gasto y la vigencia.
33. Cuando una Unidad Ejecutora del Ministerio de Defensa Nacional realice un proceso de
contratación con Consorcios o Uniones Temporales se debe exigir por un lado, la expedición del
NIT del Consorcio o Unión Temporal y de otro, la apertura de la cuenta bancaria asociada a éste,
aspecto que fue ratificado con Oficio No. 28235 del 20 de junio de 2005 suscrito por la
Coordinadora del Grupo Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional y dado a conocer
a las Unidades Ejecutoras con Circular No. 170-MDVGIDFGAD-074 del 01 de julio de 2005 y
Circular No. 196-MDVGIDFGAD-074 del 10 de agosto de 2005. En consecuencia, el Registro
Presupuestal se debe realizar a nombre del Consorcio o Unión Temporal y no a uno de sus
integrantes.
34. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que el trámite de las LOA’S o Enmiendas
gestionadas por las Fuerzas Militares y Policía Nacional, que afectan recursos del Presupuesto
Nacional deben ser suscritas por el señor Ministro de Defensa Nacional por lo que se recomienda
adelantar las gestiones pertinentes en forma oportuna con la Oficina Programa de Cooperación de
Seguridad del Grupo Militar USA para recibir lo más pronto posible dichos documentos.
35. La apertura de las cuentas bancarias para el manejo de la caja menor debe surtirse al inicio de la
vigencia, de tal forma que garantice su ejecución durante el periodo fiscal. Así mismo, se
recomienda adelantar el proceso de legalización en forma oportuna para lo cual se deben seguir
los lineamientos dispuestos en el “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.
36. La nómina o adicional de nómina al rubro de “Indemnización por Vacaciones” debe ser remitida
con la Resolución motivada suscrita por el Jefe del respectivo órgano, tal y como lo dispone el
13
Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. Para efecto de la elaboración de la

nómina la Unidad Ejecutora debe con base en la documentación soporte reportar las novedades a
fin de considerar el personal que se encuentra pendiente de pago de “Indemnización por
Vacaciones”.
37. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta la Circular No. 104 MDSGDFGCP-13.3 del 18 de
febrero de 2009 sobre la “Implementación Políticas Presupuestales para los Procesos de
Contratación Centralizada por el Ministerio de Defensa Nacional y Competencia Remanente”.
38. La Fuerza Pública debe dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1279/09. En tal sentido la
Dirección de Finanzas, elaboró el Procedimiento No. 61 “Acreedor Vario Personal Secuestrado
Aplicabilidad Ley 1279/09” y lo actualizó en la presente vigencia oficializándolo mediante las
Circulares Nrs. 23-MDSGDFGAD-13.3 del 26 de enero/10 y 124-MDSGDFGAD-13.3 del 20 de
abril de 2010, el cual se encuentra posicionado en la página web del Ministerio de Defensa
Nacional en el Link de la Dirección de Finanzas para consulta en especial lo atinente a la apertura
de las cuentas bancarias, la solicitud de la exención del gravamen financiero, la creación de los
códigos de deducción de nómina, entre otros aspectos.
39. Se requiere que las modificaciones presupuestales se gestionen oportunamente en razón a que de
requerirse PAC en la vigencia actual, deben efectuarse previamente las coordinaciones
pertinentes para las adiciones respectivas en los plazos establecidos para el efecto.
De igual forma, se recuerda que dichas modificaciones deben estar sujetas a los plazos
dispuestos por la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa ya que de
tramitarse traslados presupuestales fuera del tiempo señalado se corre el riesgo de perder
apropiación.
40. Dar cumplimiento a los plazos dispuestos en la Directiva Permanente “Políticas para el cierre de
la vigencia fiscal e inicio de año”, especialmente al último giro de la vigencia fiscal, así como a los
documentos complementarios de ésta.
41. Los Ordenadores del Gasto deben gestionar oportunamente la expedición de los documentos de
la cadena presupuestal relacionados con los diferentes procesos contractuales o actos
administrativos suscritos incluyendo aquellos en donde se cuente con la autorización de vigencias
futuras.
42. Impartir instrucciones precisas en la aplicación del Procedimiento No. 6 “Solicitud y Registro del
Compromiso asumido con cargo a Vigencias Futuras en el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación”, con el propósito de que la Unidad registre en forma correcta y oportuna
dicho proceso.
43. Las Unidades Ejecutoras y Subunidades tendrán cuenta que por ningún motivo es viable
modificar el rubro presupuestal de una vigencia futura autorizada, de conformidad con lo indicado
en el Oficio No. 2-2008-027006 del 18 de septiembre de 2008 suscrito por la Directora General del
Presupuesto Público Nacional y distribuido con Circular No. 429-MDSGDFGCP-15.19 del 01-
Dic/08.
14
44. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Administración SIIF-Nación ha venido

implementando específicamente para fin de año un seguimiento minucioso de todas aquellas
transacciones que deben quedar finiquitadas antes de efectuar los diferentes cierres en el Sistema
SIIF-Nación.
En tal sentido, tanto los Coordinadores SIIF como los usuarios del Sistema, deben
permanentemente hacer seguimiento a las actualizaciones realizadas al archivo que cargará el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su página web www.minhacienda.gov.co/, con el fin
de depurar cada uno de los trámites dispuestos en dicho archivo, de tal forma que se garantice la
realización de las transacciones y en las fechas previstas por dicho ente.
Así mismo, se requiere que al interior de cada Unidad Ejecutora se designen funcionarios para que
se encarguen de controlar cada una de las actividades descritas en el archivo antes enunciado a fin
de efectuar el seguimiento en forma conjunta con la Dirección de Finanzas.
45. Los usuarios del Sistema SIIF-Nación deben consultar los diferentes procedimientos dispuestos en
el “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros” antes de efectuar cualquier gestión en el
aplicativo, con el fin de adelantar su correcto registro.
46. Es necesario resaltar la importancia de no programar o dejar pagos para los últimos días del año,
ya que por el volumen de operaciones el sistema puede colapsar o las dependencias financieras
no alcanzan a adelantar todo el proceso de ejecución en el aplicativo.
47. Se recomienda a las Unidades Ejecutoras del nivel central impartir instrucciones a sus regionales
para que le indiquen a los diferentes beneficiarios que tienen pendiente por recibir algún pago por
parte de la Entidad, que hasta tanto no se realice el mismo, no es procedente cancelar las cuentas
bancarias que han suministrado.
No obstante lo anterior, de llegar a suceder dicha situación, en primera instancia se debe modificar
el acto administrativo que afectó el presupuesto incluyéndose la nueva cuenta bancaria. Así
mismo, en los procesos de la vigencia fiscal o de Reserva Presupuestal se debe crear en el
Sistema SIIF Nación la cuenta bancaria con el fin de cumplir el respectivo trámite en el sistema
financiero.
En lo atinente a los procesos que quedaron en Cuentas por Pagar el Ordenador del Gasto en
coordinación con el Director Financiero de la Unidad Ejecutora deben solicitar a la Administración
del Sistema SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la no validación de cuentas
para poder ser endosadas las obligaciones a la Tesorería Central y ésta efectuar el pago
directamente a la cuenta suministrada.
48. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente la instrucción dada por el Banco de la República
con relación a la consulta permanente de las novedades normativas expedidas por dicha instancia
siguiendo el link http://www.banrep.gov.co/reglamentación/novedades reglamentarias.
49. Las Oficinas de Planeación de las Unidades Ejecutoras que hagan parte del proceso de
programación presupuestal deben considerar la Circular Externa 08 del 18 de febrero de 2010,
suscrita por el Director General del Presupuesto Público Nacional, mediante la cual señala las
15
instrucciones que deben seguir los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación
durante el proceso de elaboración y presentación del anteproyecto de presupuesto para la vigencia
2011. Es pertinente aclarar, que los formularios y los instructivos antes mencionados junto con otra
serie de documentos puede ser consultada a través del portal:
http://www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/haciendapublica/normativa/presupuesto/Circulares
50. Fortalecer los controles para los pagos realizados a través de los diferentes sistemas electrónicos.
51. Realizar los empalmes necesarios de tal forma que antes de salir a disfrutar los turnos navideños
el personal que se quede a cargo en el Área Financiera pueda responder en forma eficiente con
los diferentes registros y controles que deban realizarse en el Sistema SIIF-Nación.
Así mismo, se recomienda a las Unidades Ejecutoras adelantar las acciones pertinentes a fin de
que se exija que el personal que labora en las áreas financieras se encuentre debidamente
entrenado en el manejo y ejecución de los recursos a través del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF – Nación y en especial en relación con el personal que va a laborar en Unidades
fuera del país y/o de la guarnición de Bogotá.
52. Las Unidades Ejecutoras que adelantan procesos de compra a través de Bolsas de Productos,
deben consultar en forma previa al registro de la información en el Sistema SIIF-Nación, el
cual está descrito en el procedimiento No. 62. “Adquisiciones Bolsa de Productos” con el fin de
garantizar su correcta ejecución y tener presente que los pagos se deben realizar a la Cámara de
Riesgo Central de Contraparte de la BNA-S.A, toda vez, que de hacerlos directamente a las
demás instancias que intervienen en el proceso conllevará por un lado, al incumplimiento de la
reglamentación de la Bolsa y de otro, a incurrir en erogación por concepto de gravamen
financiero.
53. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente que las comisiones al exterior que cobijen
varios años deben contar previamente con la autorización de cupos de vigencias futuras
aspecto que como es de conocimiento, se gestiona a través de la Dirección de Planeación y
Presupuestación del Sector Defensa.
De igual forma, se recomienda NO programar comisiones al exterior para los primeros días
de la vigencia fiscal entrante, por cuanto mientras se surten los procesos a cargo del
Administrador del Sistema SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, relacionados
con el cierre del aplicativo de la vigencia anterior y el alistamiento de la información presupuestal
para la nueva vigencia, se pueden presentar demoras en el proceso del registro del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal por parte de las Unidades Ejecutoras en el Sistema SIIF-Nación,
trámite indispensable para poder expedir el concepto presupuestal que emite la Dirección de
Finanzas.
54. Se recuerda a los señores almacenistas de las Unidades Ejecutoras responsables del registro de
la transacción “Entrada a Satisfacción de Bienes” y a las Oficinas Administrativas o quien haga
sus veces instancias que tienen a cargo el registro del “Cumplimiento del Servicio”, en el Sistema
Integrado de Información Financiera, que para el registro de la Entrada a satisfacción de
Bienes se debe exigir la Orden de Entrega o la factura de quien entrega y para el Registro
16
Cumplimiento del Servicio se debe exigir el recibo a satisfacción del mismo, expedido por el
Supervisor del Contrato.
En tal sentido, los valores reflejados en dichas transacciones son los que se encuentran
estipulados en los documentos soportes ya mencionados y éstos deben corresponder
posteriormente, a los indicados en la transacción de la Obligación, por cuanto allí se registra el
valor total del recibo de bienes y servicios. Por lo tanto, No debe haber diferencia entre unos y
otros valores.
55. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente el principio de “Anualidad” el cual dispone que el
año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.
En tal sentido, el Administrador SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, indica
expresamente las operaciones que se pueden adelantar después del 31 de diciembre de
cada año, lapso conocido como “Periodo de Transición”, dentro de las cuales se resaltan las
siguientes:
Ajuste al Rezago Presupuestal entendiéndose como ajuste el proceso de las

“REDUCCIONES” a los Compromisos y Obligaciones.
Se puede efectuar el registro de Obligaciones de los bienes y servicios recibidos a
satisfacción hasta el 31 de diciembre del año que se cierra y en los demás eventos, con el
cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago antes del 31 de diciembre.
Reducciones, modificaciones o anulaciones a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal
y Compromisos registrados hasta el 31 de diciembre del año que se cierra.
Hacer entradas de bienes y/o servicios.
Carga de Archivos planos del mes de Diciembre Unidades Fuera de línea y para el efecto,
las Regionales Fuera de Línea deben enviar a tiempo los archivos planos para que el Nivel
Central de cada Unidad Ejecutora, efectúe la carga en el sistema SIIF-Nación en forma
oportuna.
Aplicar los reintegros presupuestales de la vigencia siempre y cuando los dineros se hayan
consignado antes del 31 de diciembre.
Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las solicitudes de autorizaciones de vigencias
futuras que se encuentren en estado “En estudio” quedarán en estado “Rechazada”.
56. El Ministerio de Hacienda y Crédito a través de la Dirección General del Presupuesto Público
Nacional, emite lineamientos para el Cierre del Presupuesto General de la Nación los cuales
deben ser tenidos en cuenta por parte de las Unidades Ejecutoras, por cuanto son
complemento de las directrices emitidas por el Administrador SIIF-Nación MHCP para el cierre
de la vigencia fiscal.
57. Las Unidades Ejecutoras del Nivel Central deben dar cumplimiento a los plazos dispuestos en la
Directiva de Cierre de Vigencia e Inicio de año que emite en cada vigencia este Despacho.
17
58. Verificar que todas las actividades, operaciones y registros que se adelanten en las diferentes
etapas del proceso financiero y en general, sean realizadas de conformidad con lo dispuesto en
las normas legales vigentes.
B. ASPECTOS DE TESORERIA
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Como es de conocimiento y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 359 del 22
de febrero de 1995, los recursos de las cuentas autorizadas no pueden permanecer por más de
cinco (5) días promedio en bancos. En consecuencia, ninguna Unidad Ejecutora debe mantener
recursos ociosos en bancos, toda vez, que éstos deben ser solicitados para atender compromisos
y obligaciones previamente definidos.
En concordancia con lo anterior, se recuerda que los montos situados y no utilizados serán
reducidos del PAC del mes subsiguiente.
Por lo anterior, una vez situados los recursos a las cuentas bancarias autorizadas (CSF) las
Unidades y Subunidades Ejecutoras, deben agilizar los pagos al beneficiario final para no incurrir
en saldos promedios en bancos.
No obstante lo anterior, es preciso tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto 2001 del 15 de junio
de 2005 el cual adiciona un parágrafo al artículo antes señalado indicando: “Artículo 1°.
Adiciónese el siguiente parágrafo al artículo 15 del Decreto 359 de 1995:
Parágrafo. Los recursos destinados a gastos reservados no estarán sujetos al límite

establecido en el inciso 1° del presente artículo”. (Negrilla y subrayado fuera de texto).
1.2 Las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento a lo establecido en la Circular No. 19-
MDSGDFGCT-28.3 del 28 de enero de 2008 suscrita por este Despacho y recabada por la
Dirección de Finanzas - Grupo Control Tesorería, mediante Circular 468-MDSGDFGCT-6 de
diciembre 22 de 2008, en las cuales se indicaron los lineamientos para las consignaciones de los
recursos correspondientes al Fondo de Defensa Nacional en la cuenta corriente No. 268 - 00801-
8 del Banco de Occidente denominada MDN - Venta de Activos, Donaciones, destinada al
recaudo de los recursos por concepto de: Venta de Activos de propiedad del Ministerio de
Defensa Nacional, Donaciones destinadas al Fondo de Defensa Nacional, reintegro de recursos
del Fondo de Defensa Nacional, Cobros Coactivos de la Cuota de Compensación Militar o
cualquier otro concepto del Fondo de Defensa Nacional.
1.3 Las Unidades Ejecutoras deben enviar anualmente, en el mes de enero la información actualizada
de los Tesoreros y Ordenadores del Gasto de cada Unidad Ejecutora o cada vez que alguno de
los datos allí consignados se modifique, para lo cual se debe diligenciar el formulario creación y/o
actualización de pagadurías establecido en el Procedimiento No. 50 “Cuentas Bancarias” del
“Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.
1.4 Con respecto a las consignaciones que se efectúen en las cuentas de Fondos Especiales (Fondo
Interno, Fondo de Defensa Nacional, Fondo de Salud) y aquellos ingresos producto de los
18
contratos, actos administrativos o compromisos que celebren las entidades de orden nacional, se
debe efectuar por parte de las Unidades y Subunidades Ejecutoras el registro de las
consignaciones diariamente en el Sistema SIIF-Nación.
1.5 Con el fin de que los Estados Financieros reflejen la situación real es necesario que las Unidades
en Línea con el Sistema SIIF-Nación adicional al cargue de las consignaciones también registren
aquellos valores que producto de la conciliación no fueron identificados. En consecuencia, es
recomendable que las conciliaciones con la Entidad Financiera se realicen mensualmente y en
todo caso antes del 31 de diciembre para identificar oportunamente las partidas conciliatorias y
proceder a clasificarlas en el sistema.
1.6 Realizar el registro de los ingresos en el Sistema SIIF-Nación para dar cumplimiento al artículo 32
del Decreto 2789/04. Así mismo, analizar la clasificación de los ingresos y efectuarla por el rubro
concepto pertinente, evitando clasificar los recaudos en rubros conceptos que no correspondan.
De igual manera, enviar a la Dirección de Finanzas los informes con el análisis dispuesto en la
Circular No.1102-MDFCT-049 del 10 de junio de 2003.
1.7 Las Unidades Ejecutoras a través del perfil “Pagador” deben efectuar constante verificación al
estado de las órdenes de pago presupuestales y no presupuestales (Deducciones, Acreedores
Varios, Provisiones) hasta que las mismas queden en estado “Pagado”, para recursos Con
Situación y Sin Situación de Fondos.
1.8 Tener presente el Procedimiento No. 56 “Consulta Pagos Proveedores SIIF-Nación” el cual se
puede consultar a través de la página web del Ministerio de Defensa Nacional en el link de la
Dirección de Finanzas, mediante el cual se indicó entre otros aspectos, que los proveedores o
contratistas que hayan suscrito un contrato o acto administrativo con las Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Defensa Nacional que se encuentren conectadas en línea con el Sistema SIIF
Nación, podrán consultar los pagos efectuados a beneficiario final en el SIIF Nación en un
Sistema de Información diseñado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público denominado
“Consulta de Pagos”.
En tal sentido, las Unidades Ejecutoras deben comunicar a los proveedores o contratistas la
existencia de dicho sistema, por medio del cual pueden consultar la información de los pagos
recibidos en un periodo determinado. Lo anterior, con el fin de facilitar la comunicación entre la
Unidad y los usuarios que contratan con la Nación.
1.9 Las Unidades Ejecutoras y Subunidades deben tener en cuenta el artículo 6 de la Ley 1106 del 22
de diciembre de 2006 relacionado con la contribución equivalente al 5% del valor total del contrato
de obra o de la respectiva adición a favor de la Nación.
Consecuente con lo anterior, las Unidades Ejecutoras del Sector Defensa deben dar cumplimiento
a la Circular No. 57 MDSGDFGCT-13.3 del 24 de febrero de 2010 a través de la cual se solicita el
envío trimestral a la Dirección de Finanzas de la información relacionada con las consignaciones
por concepto de la Contribución equivalente al 5% en Contratos de Obra Pública dentro de los
primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente del trimestre a reportar. Se resalta que la
19
anterior información, debe contener el valor y la fecha así como el envío de los comprobantes de
las consignaciones realizadas.
1.10 Se recuerda que fue cancelado el servicio de tesorería en el Banco de la República de Neiva, por
lo cual las Unidades Ejecutoras en caso de requerir adelantar cualquier operación en dicha
sucursal deben comunicar previamente a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro
Nacional para efecto que dicha instancia indique la Entidad Bancaria en que se puede adelantar.
1.11 Los Tesoreros de las Unidades, deben realizar el registro de la confirmación del pago a través
del Módulo CUN de las órdenes de pago presupuestales Sin Situación de Fondos en el sistema
SIIF-Nación I, una vez los recursos son girados a las cuentas de los proveedores, para evitar la
constitución de cuentas por pagar que no correspondan y que por el contrario, sí afectan la
historia y estadística del aplicativo.
1.12 Tener cuidado en el proceso de pago correspondiente a las Cuentas por Pagar constituidas en la
vigencia fiscal, toda vez, que el pago de las mismas debe efectuarse una vez se encuentren
legalmente constituidas y no antes de dicho aspecto.
1.13 Verificar que los conceptos OAT’S (deducciones) correspondan a cada una de las Ordenes de
Pago Presupuestales, antes de efectuar el pago.
1.14 Distribuir desde el comienzo del año el presupuesto de la Unidad Ejecutora correspondiente a
Fondos Internos con el propósito que las Subunidades puedan asumir los respectivos
Compromisos.
1.15 Las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento al plazo definido por la Dirección de Finanzas
para la recepción de documentos a fin de transferir los recursos del Fondo de Defensa Nacional
el cual se estipuló para el día 18 de cada mes. De igual forma, informar a la Dirección de
Finanzas la programación de giros del Fondo de Defensa Nacional para el mes siguiente a más
tardar el tercer día hábil antes del cierre del mes, aspectos que fueron comunicados mediante
Circular No. 127 MDSGDFGCT-6 del 14 de abril de 2008.
Así mismo, se debe agilizar el proceso de pago de los recursos girados por concepto del Fondo
de Defensa Nacional de tal forma, que una vez se encuentren consignados se proceda al
respectivo pago. Es importante resaltar, que los saldos de estas cuentas también se deben tener
en cuenta para calcular la inversión forzosa.
Igualmente, enviar fotocopia a la Dirección de Finanzas del extracto bancario a más tardar el 10
de cada mes con el fin de analizar la ejecución de los recursos consignados.
1.16 Tener cuidado en caso que se elaboren cheques a cualquier persona con el fin de evitar
enmendaduras, tachones, textos incorrectos o cualquier causal que genere la devolución del
cheque, en atención a que conlleva a una sanción pecuniaria del 20% del importe del mismo,
cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en los
artículos 714 y 731 del Código de Comercio.
20
1.17 Es procedente que las Unidades Ejecutoras tengan en cuenta que para la selección de entidades
financieras se debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 359/95 relacionado con
los criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia, que se indicó en el
Procedimiento No. 50 del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.
1.18 El registro del cargue de las consignaciones y la clasificación de los ingresos en el Sistema
SIIF-Nación se debe adelantar a diario de tal forma que al cierre de vigencia sólo se clasifique lo
correspondiente a lo consignado al final del año para no ocasionar incremento de los valores por
clasificar al cierre de la vigencia.
1.19 Cuando las Unidades Ejecutoras requieran reclasificación de las consignaciones por
corresponder a Acreedores Varios Sujetos a Devolución, se recomienda que en el
diligenciamiento de las consignaciones del Banco de la República registren como código de
portafolio “000”. Ahora bien, si la consignación se realizó en el Banco Popular o en el Banco
Agrario se debe informar previo al cierre y con suficiente tiempo a la Dirección de Finanzas, con
el propósito de solicitar su reclasificación en forma oportuna.
Así mismo, es de resaltar que la solicitud que se realice una vez cerrada la vigencia fiscal no se
reconocerá como Acreedor Vario Sujeto a Devolución, por cuanto la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional la reconocerá como un ingreso para la Nación, y en
el evento de presentarse algún requerimiento por parte de funcionarios, se debe acudir al
mecanismo de la vigencia expirada castigando el presupuesto del año en que se adelanta
esta gestión.
1.20 Las Tesorerías de las Unidades Ejecutoras deben efectuar y verificar que al Cierre de la Vigencia
queden confirmadas las deducciones, para que contablemente se reconozcan las
retenciones practicadas.
1.21 Se recomienda tener especial cuidado con el proceso de modificación de los planes de pagos de
las obligaciones con DIP otras monedas, en cuanto a la verificación de las fechas indicadas
tanto en la carpeta “Otras monedas” (fecha de validez y fecha de giro) como en la carpeta
“Valores y fechas” (fecha límite de pago y fecha de giro) para que queden iguales.
En la carpeta Valores y Fechas En la carpeta Otras Monedas

Concepto (fecha) Acción Concepto (fecha) Acción
La actualiza SIIF Nación Se actualiza
Fecha límite pago automáticamente Fecha de Validez modificando el DIP
Otras Monedas en la
Obligación
Se actualiza modificando La actualiza SIIF
la línea respectiva en el Nación
Fecha giro plan de pagos del Fecha giro automáticamente (con
compromiso la actualización del
compromiso)
Nota: Si el sistema modifica la fecha para un día diferente al que se le diligenció deben coordinar
con la Dirección de Finanzas que se habilite el día requerido como fecha de giro.
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1.22 En las obligaciones que respaldan operaciones en dólares y que se vayan a constituir en cuentas
por pagar no se debe diligenciar la carpeta “Dip Otras Monedas” del sistema SIIF-Nación.
2. REINTEGROS
2.1 Los Reintegros generados por Orden de Pago Presupuestal u Orden de Pago OAT (Provisión de
Fondos) de recursos situados en la vigencia actual deben ser objeto de verificación en el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF-Nación, con el propósito fundamental de determinar si
éstos fueron cargados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional debiendo
inmediatamente después las Unidades Ejecutoras efectuar su aplicación considerando que estos
Reintegros liberan apropiación y PAC para la vigencia y en el mes que se aplicó. Se recomienda
realizar esta tarea a comienzos de mes para evitar afectar los indicadores de PAC y/o de ingresos
(reintegros).
2.2 Con respecto a los reintegros de órdenes de pago OAT (Provisión de Fondos) el efecto es una
reducción de PAC en la vigencia y aumento en el Rezago año siguiente.
2.3 Al cierre de la vigencia fiscal se debe tener cuidado de no dejar reintegros pendientes por aplicar,
toda vez, que tendrían que clasificarse como un “Ingreso” con cargo a la siguiente vigencia fiscal,
aspecto que no es lo ideal puesto que en su momento la Dirección General de Crédito Público y
del Tesoro Nacional efectuó el giro de los recursos, pero por no realizarse la aplicación del
reintegro antes del 31 de diciembre de la vigencia correspondiente, se debe dar el tratamiento ya
mencionado.
2.4 Es pertinente que se tenga en cuenta, que si el reintegro fue de una Regional Fuera de Línea no
se debe seleccionar el código de la Regional, para este caso se debe escoger como Unidad
Subunidad Ejecutora de Gestión el nivel central 000. Así mismo, se debe seleccionar la opción
“Causación y Recaudo”.
En consecuencia, se insiste en la necesidad de aplicar en la vigencia fiscal los reintegros

una vez hayan sido cargados.
2.5 Al aplicar un reintegro de órdenes de pago presupuestal es necesario verificar en forma previa la
documentación soporte para garantizar la consistencia de la cadena presupuestal. Es de aclarar,
que esta transacción no es objeto de corrección una vez aplicado.
2.6 En los Reintegros, las Unidades Ejecutoras deben tener cuidado que si éste se originó por una
Orden de Pago Presupuestal de la vigencia actual, debe aplicarse por el Módulo de Egresos del
Sistema SIIF-Nación. Si se trata de una Orden de Pago OAT (Provisión de fondos) u Orden de
Pago Presupuestal Vigencia Anterior, se aplicará por el Módulo de Ingresos.
2.7 Si la Unidad Ejecutora determina que han sido cargados Reintegros o Ingresos que no
corresponden a la misma, deben informar inmediatamente y puntualmente a la Dirección de
Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, para que ésta coordine con la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional la reclasificación de ese valor.
22
2.8 En el momento de aplicarse un reintegro de órdenes de pago presupuestal de las Cuentas por
Pagar constituidas en la vigencia anterior y que están en ejecución, se debe tener cuidado de no ir
a reducir el saldo por obligar en el Compromiso (Reserva Presupuestal año anterior). Ello cuando
el Compromiso esté amparando tanto Reserva Presupuestal como Cuentas por Pagar de la
vigencia anterior.
2.9 La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, en el momento de efectuar la
carga de los extractos y las consignaciones, registra el reintegro a la Unidad Ejecutora que lo
originó para ello es necesario que la Unidad diligencie en el recibo de consignación el código de
portafolio (Banco de la República) o el rentístico (Banco Popular) que le corresponde.
2.10 Cuando se ajusten apropiaciones de las Asignaciones Internas Funcionales Fuera de Línea (en
caso que aplique en la Unidad Ejecutora) contra las cuales se haya hecho provisiones de
fondos, se debe revisar si éstas fueron legalizadas mediante informes de ejecución (archivo
plano del aplicativo Resolución 036) o se encuentran pendientes de reintegro, puesto que si se
reducen pueden ocasionar inconsistencias al quedar con PAC pagado sin soporte presupuestal o
en el peor de los casos ejecutando más apropiación de la aprobada.
2.11 Imprimir agilidad al proceso de reintegro de los recursos no utilizados correspondientes al Fondo
de Defensa Nacional (Cuenta No. 26800801-8 Gestión General “Venta de Activos, Donaciones,
Reintegros, Cobros Coactivos del Fondo de Defensa Nacional” Banco Occidente), e informar a la
Dirección de Finanzas conforme lo establecido en la Circular No. 19 MDSGDFGCT-28.36 del 28
de enero de 2008 y 468-MDSGDFGCT-6 del 22 de diciembre/08.
2.12 Se recuerda que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional dispone entre
tres (3) y cuatro (4) días hábiles para cargar de manera masiva las consignaciones, en dicho
sentido, las Unidades Ejecutoras deben prever los tiempo requeridos por dicha Instancia y
efectuar con suficiente tiempo las consignaciones que afecten reintegros.
2.13 Con el fin de dar cumplimiento con el requerimiento efectuado por la Dirección General de
Crédito Púbico y del Tesoro Nacional, es importante que todos los reintegros que se hagan en
las cuentas de la Dirección General de Crédito Púbico y del Tesoro Nacional, tanto en pesos
como en dólares deben ser informados de inmediato a los correos aramos@minhacienda.gov.co
y rrinconv@minhacienda.gov.co y confirmar en los teléfonos 3 81 17 00 ext. 3180 – 2041.
3. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC
3.1 Para efectuar la ejecución presupuestal de compromisos o provisión de fondos se deben tener en
cuenta los cupos asignados de PAC, los cuales deben ser distribuidos a nivel de asignación
interna funcional.
3.2 Se podrán pactar anticipos únicamente cuando cuenten con Programa Anual Mensualizado de
Caja -PAC aprobado.
3.3 Se debe tener en cuenta, que las distribuciones de PAC por asignación interna se deben hacer por
lo menos con tres (3) días de anticipación al giro.
23
3.4 Las solicitudes de PAC adicional deben ser consecuentes con la necesidad real de pago de la
Unidad Ejecutora y con la capacidad administrativa y financiera para concluir la cadena
presupuestal.
3.5 Para las Unidades Regionales que entraron en línea con el Sistema SIIF-Nación, se debe tener
presente que además de asignarles apropiación también se les debe distribuir el PAC, tanto para
recursos con y sin situación de fondos, con el propósito de registrar oportunamente los
compromisos en el sistema.
3.6 Una vez se realice la “cancelación o anulación” sobre una Cuenta por Pagar, inmediatamente se
estará modificando el PAC y la apropiación definitiva, por ello es importante que las Unidades
Ejecutoras en forma previa se aseguren de la operación que van a realizar por cuanto no es
posible su recuperación.
3.7 Se debe recordar que para ordenar pagos Con Situación de Fondos (CSF) en el SIIF-Nación, es
necesario programar los cupos de giro a través del sistema, para ello el jueves (antes de las 3:00
pm) de la semana inmediatamente anterior, las Unidades Ejecutoras deben registrar las
obligaciones con fechas de pago futuras, o en su defecto solicitar a la Dirección de Finanzas que
programe cupos no programados.
3.8 Con relación al presupuesto asignado para alimentación soldados las Unidades Ejecutoras deben
cargar el PAC en el rezago año siguiente con el fin de que las Unidades en línea con el SIIF-
Nación puedan celebrar contratos, actos administrativos o compromisos de suministro y cuando
requieran efectuar pagos solicitarán la adición en el mes respectivo, mediante el procedimiento
establecido para tal fin.
3.9 Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta las Políticas sobre la Administración de PAC para
la vigencia 2010 dispuestas en la Circular No. 25-MDSGDFGCT-13.3 del 27 de enero de 2010,
aclarándose que con respecto a la fecha máxima para efectuar aplazamientos oportunos serán
dentro de los 7 primeros días hábiles del mes. Adicionalmente, se deben tener en cuenta las
siguientes disposiciones:
El monto de PAC no utilizado es la sumatoria de: PAC disponible, PAC gestionado (comprometido,
obligado y ordenado pagar no pagado) y los cupos anticipo plan de pagos aprobados no utilizados,
los cuales afectarán el indicador de PAC no utilizado.
Los montos de PAC de la vigencia actual están registrados en el SIIF-Nación en menor porcentaje
al aprobado en los oficios de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y se
irán adicionando en la medida que se ejecuten los cupos cargados, en ese sentido cuando las
asignaciones internas en línea con SIIF-Nación, requieran registrar compromisos con planes de
pagos de meses futuros, deberán solicitar los cupos de PAC CSF en el año siguiente y una vez
necesiten cancelar estos compromisos en la vigencia actual la Unidad Ejecutora deberá solicitar las
adiciones de PAC el mes inmediatamente anterior de acuerdo al calendario de modificaciones de
PAC. Se recuerda que dicha situación no debe generar costos adicionales por financiación.
Las Unidades Ejecutoras deben priorizar los pagos (especialmente los compromisos con cargo a
vigencias futuras) que efectuarán con cargo a Gastos Generales e Inversión CSF teniendo en
24
cuenta, que en la presente vigencia el Ministerio cuenta con el 60% de PAC en Gastos Generales y
28% de PAC en Inversión con respecto a la apropiación inicial; lo anterior, a fin que las Unidades
Ejecutoras programen muy bien los escasos cupos de PAC asignados y no queden sin atender
compromisos de importancia estratégica o que generen intereses de mora o incumplimiento de no
ser cancelados dentro de la vigencia 2010.
Es responsabilidad de los Directores Financieros y de los Administradores de PAC que los cupos
de PAC que soliciten mensualmente queden en estado pagado en el mes respectivo.
Es importante resaltar, que para contar con indicadores de ejecución de PAC eficientes es
necesario que todas las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional se comprometan
a:
Mantener bajos porcentajes de PAC mensual no utilizados, entiéndase Máximo el 5% del PAC
aprobado al Ministerio.
Mínimos porcentajes de reintegros de recursos.
Efectuar aplazamientos oportunos, es decir, comunicarlos a la Dirección de Finanzas en las
fechas establecidas para las modificaciones del mes siguiente (en los casos que aplique).
Optima utilización de los anticipos planes de pago aprobados.
Que el PAC asignado en el mes quede en estado pagado dentro del mes respectivo, tanto para
los recursos de la vigencia actual como para el rezago año anterior, con situación y sin
situación de fondos.
Ejecución de Saldos en Bancos acorde con lo establecido en el Decreto 359 del 22 de febrero
de 1995.
3.10 Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que si bien es cierto, la programación de los
pagos a realizar por la Entidad en el mes inmediatamente siguiente debe ser radicada en la
División de Giros y Cuentas Corrientes a más tardar el día veinte (20) de cada mes también lo
es, que se ha dispuesto que el envío de la información a la Dirección de Finanzas se debe hacer
tres días hábiles antes de la fecha mencionada, para consolidación y posterior envío a dicha
instancia, motivo por el cual se le debe dar cabal cumplimiento por parte de las Unidades
Ejecutoras que gestionan a través de esta Dirección.
3.11 Es pertinente indicar, que los aplazamientos que se requieran por fuera del plazo se entenderán
extemporáneos y por ende, sujetos de reducción por mala ejecución, salvo que otra Unidad
Ejecutora los pueda utilizar dentro del mismo mes.
Con relación a los reintegros de órdenes de pago presupuestales que se apliquen en el mes, si
no se van a pagar dentro de éste, deberán aplazarse dentro de los siete (7) primeros días
hábiles del mes.
3.12 Las Unidades Ejecutoras deben fortalecer los controles administrativos de tal forma que se
garantice el correcto registro en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación,
especialmente en lo concerniente a la confirmación de pagos cuando éstos correspondan a
recursos del Fondo de Defensa Nacional.
25
Lo anterior, en consideración a que algunas Unidades Ejecutoras están efectuando solicitudes de

giro de recursos del Fondo de Defensa Nacional, soportadas con obligaciones y órdenes de pago
en estado “pagada”. En dicho sentido, la Dirección de Finanzas no autorizará el giro de
recursos cuando los mismos se encuentren en la situación antes planteada.
3.13 Realizar la obligación en el momento en que se reciben los bienes o cumplimiento de servicios a
fin de cumplir el principio de causación independientemente que exista o no el PAC en el mes en
donde se tiene previsto pagar.
3.14 Las Unidades Ejecutoras deben tener presente que al realizar las deducciones (Retefuente, ICA,
IVA, entre otros) no se debe efectuar aproximaciones al valor resultante de las mismas.
3.15 Programar únicamente como pagos no programados los cupos referentes a provisión de fondos
de Unidades Fuera de Línea y deducciones, es decir, los pagos que se realizan mediante
operaciones auxiliares de Tesorería OAT. Así mismo, verificar que las obligaciones tengan fecha
posterior a la de la programación de giros efectuada por la Dirección de Finanzas (jueves de
cada semana).
3.16 Efectuar mayor seguimiento por parte de los Administradores de PAC de las Unidades Ejecutoras
en el proceso de asignación de los cupos de PAC aprobados a los diferentes Ordenadores del
Gasto.
3.17 Distribuidos los cupos de PAC a las Asignaciones Internas Fuera de línea, las Unidades
Ejecutoras del nivel central no deben reducir las apropiaciones que soportan el PAC y las OAT
pagadas, hasta que se legalice la ejecución o se aplique el reintegro en el Sistema SIIF-Nación.
3.18 Establecer los mecanismos necesarios para dar cumplimiento a los plazos dispuestos para
realizar giros y para aplicar reintegros que liberan apropiación y PAC. De esta forma, se evitarán
contratiempos con la gestión de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y
del Banco de la República.
3.19 La Unidades Ejecutoras deben tomar las acciones pertinentes a fin de evitar desfinanciamientos
en el momento del giro de los recursos en las obligaciones en otras monedas a causa de la
proyección de la Tasa de Cambio.
3.20 Se recuerda a las Unidades Ejecutoras que en primera instancia se debe agotar el PAC
disponible para luego anticipar los planes de pago.
3.21 Se debe tener presente que los ajustes al presupuesto deben adelantarse en forma oportuna de
tal forma que al cierre de la vigencia este proceso se encuentre gestionado y de esta forma
facilitar la carga del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC.
4. OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERIA
4.1 Para ordenar el pago de las deducciones, mediante Operaciones Auxiliares de Tesorería – OAT
(tipo acreedor), se requiere que previamente se haya solicitado a la Dirección de Finanzas la
programación del cupo de giro respectivo semanalmente a más tardar el jueves entre las 15:00 y
26
las 17:00 horas por parte de las Unidades Ejecutoras Gestión General, Comando General,
Ejército, Armada, Fuerza Aérea y Dimar. Las demás Unidades Ejecutoras por ser órgano ejecutor
de PAC no deben tramitar dicha programación a esta Dirección.
4.2 Cuando se carguen archivos planos las Unidades Ejecutoras (nivel central) deben cerciorarse que
cuenten con provisiones de fondos por los diferentes conceptos del gasto OAT (tipo deudor)
suficientes que respalden la ejecución. Lo anterior, para evitar saldos negativos por los diferentes
conceptos OAT.
4.3 Antes de pagar los conceptos de retenciones (Retefuente, IVA, e ICA, entre otros) se debe
consultar el saldo pendiente por pagar con el fin de proceder a elaborar las correspondientes
órdenes de pago OAT tipo Acreedor. Para los recursos con situación de fondos se debe tener el
cupo de giro y para los recursos sin situación de fondos se debe contar con la disponibilidad de los
mismos.
Es de aclarar, que las órdenes de pago OAT se deben realizar en el mes en que se van a pagar
con el fin de no superar los saldos promedio en bancos.
44. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente la información relacionada con la creación de los
códigos de descuento por concepto de “Retención en la Fuente” en el catálogo de pagos no
presupuestales creados en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, aspecto
que se comunicó mediante Circular No. 688 MDSGDFGAD-13 del 17 de noviembre de 2009.
5. PAGO A BENEFICIARIO FINAL
5.1 Como es de conocimiento y de conformidad con lo establecido en el Decreto 2789 del 31 de

agosto de 2004 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-
Nación”, desde el 2 de enero de 2006 los pagos a través del aplicativo se hacen al beneficiario
final.
5.2 Cuando se vaya a afectar una cuenta de un beneficiario cuenta y si por algún motivo, ésta
presenta alguna causal que impida su utilización, se debe dar solución a la misma y no acudir a la
figura de escoger la cuenta de la Tesorería Principal, por cuanto se presentaría una información
incorrecta ya que los contratos, actos administrativos o compromisos fueron celebrados con
terceros (proveedores) además, porque el endoso sólo procederá en los casos autorizados por el
Comité de Seguridad del SIIF Nación y de no estar autorizado las órdenes de pago serán
bloqueadas.
5.3 Realizar permanente seguimiento a las cuentas de los beneficiarios con el fin de verificar que su
estado sea “activa”, a fin de no tener problemas al crear la “Obligación”.
5.4 Incluir oportunamente la información del beneficiario, en atención a que el proceso de validación de
las cuentas dura aproximadamente dos (2) días hábiles en el Sistema SIIF-Nación.
5.5 Si el beneficiario fue creado en el Sistema SIIF-Nación y el mismo no es utilizado, es decir,

registrado en el Compromiso (Registro Presupuestal) y/o en una Obligación u Orden de Pago,
27
pasados tres (3) meses, el Sistema lo deshabilita y en este caso se debe enviar nuevamente a
validar.
5.6 Si pasados seis (6) meses de estar creado el beneficiario y no ha sido asociado a un Compromiso
(Registro Presupuestal) y/o a una Obligación y Orden de Pago el sistema lo borra.
5.7 Tener cuidado en no endosar las obligaciones y órdenes de pago que sean de beneficiario final,
toda vez, que de hacerlo serán bloqueadas por la Dirección General de Crédito Público y del
Tesoro Nacional. El mismo caso se presentará para aquellos pagos que estén exentos del pago a
beneficiario final y no hayan sido previamente endosados.
5.8 Como ya se indicó, las entidades en línea deben efectuar el pago de sus obligaciones
directamente a los beneficiarios a través del Sistema SIIF-Nación con abono a una cuenta
bancaria previamente registrada y validada.
En tal virtud, las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento a esta funcionalidad estipulada en
el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación que entró en producción desde el 1 de
junio de 2007 sobre el pago a Beneficiario Final al Fondo Nacional del Ahorro, con ocasión del
pago de los aportes de cesantías de los funcionarios afiliados que conforman el nivel central de la
Administración Pública.
5.9 Los pagos que no se harán a beneficiario final son los que se indican a continuación y para lo cual
se deberá tener presente lo indicado en los Ordinales 5.10 y 5.11 subsiguientes.
a. Nómina.
b. Contribuciones inherentes a nómina (fondos administradores de cesantías y pensiones y empresas
promotoras de salud privadas y públicas así como, las administradoras públicas y privadas de
aportes que se destinan para accidentes de trabajo y enfermedad profesional).
c. Nóminas de Pensiones.
d. Pagos de deducciones.
e. Pagos de órdenes de pago OAT.
f. Pagos a entidades en el extranjero que no posean cuentas en Colombia.
g. Pagos a entidades que adelantan actividades financieras (Cooperativas por mencionar un ejemplo)
que no posean cuentas corrientes en bancos comerciales.
h. Pagos a personas naturales no residentes en Colombia que no posean cuentas bancarias en el
país.
i. Pagos de gastos reservados asociados al pago de informantes, recompensas y operaciones de
inteligencia.
j. Pagos exceptuados por el Comité de Seguridad.
5.10 Los compromisos a los cuales se les debe asociar el Nit de la Unidad Ejecutora con el fin de que
ésta realice la obligación y pago sin llegar a endosar la obligación independiente de la fuente de
financiación, son:
a. Pago de nómina de activos, soldados profesionales y bonificación soldados.

b. Pago de nómina de Pensionados.
28
c. Pagos de gastos reservados asociados al pago de informantes, recompensas y operaciones de

inteligencia.
d. Gastos de viaje de soldados.
e. Devolución alimentación soldados.
5.11 Las Obligaciones que se deben endosar al NIT de la Unidad Ejecutora y por ende, los
Compromisos asociados a estas obligaciones deben tener el respectivo beneficiario, son:
a. Contribuciones inherentes a nómina (fondos administradores de cesantías y pensiones y empresas

promotoras de salud privadas y públicas así como, las administradoras públicas y privadas de
aportes que se destinan para accidentes de trabajo y enfermedad profesional).
b. Impuestos.
c. Pagos a entidades que adelantan actividades financieras (Cooperativas por mencionar un
ejemplo) que no posean cuentas corrientes en bancos comerciales.
d. Anticipos.
e. Institución que no posee cuentas recaudadoras.
f. Pagos a entidades en el extranjero que no posean cuentas en Colombia, siempre y cuando la
Unidad no posea cuentas de compensación en el exterior.
5.12 En caso de requerirse la utilización de una cuenta y ésta se encuentra ya creada por otro
usuario, es decir en otra Unidad Ejecutora, se debe exigir nuevamente los documentos soportes,
a fin de constatar que efectivamente corresponde al beneficiario final y que los documentos se
encuentren en regla.
5.13 La cuenta bancaria debe estar asociada a un único beneficiario.
5.14 Las cuentas bancarias no utilizadas en cien (100) días el sistema las “Inactiva” por falta de
movimientos.
5.15 En el pago a beneficiario final los Contadores deben constatar que el mismo haya extinguido el
pasivo (operación de enlace), sino, debe ser corregido manualmente por el Área Contable de la
Unidad Ejecutora o Asignación Interna en Línea con el Sistema SIIF-Nación y proceder a
informar a la Administración SIIF-Nación Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
5.16 Cuando existan proveedores con los cuales se suscriben contratos, actos administrativos o
compromisos y éstos no poseen cuentas bancarias en Colombia la Unidad Ejecutora debe
solicitar al mismo la expedición de una certificación de esta situación la cual se debe anexar a la
solicitud y justificación suscrita por el Jefe del Departamento Financiero dirigida al Administrador
SIIF-Nación, para que autorice el levantamiento de la marca que exige cuenta bancaria, motivo
por el cual se debe prever con antelación. Este aspecto también debe ser tenido en cuenta por la
Agencia de Compras de la Fuerza Aérea Colombiana.
5.17 Se reitera la importancia de que las Unidades Ejecutoras exijan los documentos requeridos para
efecto del registro de las cuentas bancarias de los beneficiarios y tener presente, que los
mismos deben formar parte integral del acto administrativo que afecte las apropiaciones
presupuestales, toda vez, que eventualmente la Dirección General de Crédito Público y del
29
Tesoro Nacional puede solicitar copia de los documentos soportes con los cuales se registró la
cuenta en el Sistema.
5.18 En consideración a que el Comité de Seguridad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no
autorizó la excepción de pago a beneficiario final para el pago de viáticos en pesos, las Unidades
Ejecutoras y Asignaciones en Línea con el Sistema SIIF-Nación I, deben adelantar la ejecución
de la cadena presupuestal de dicho proceso afectando el beneficiario final y para el efecto, se
debe tener en cuenta el Procedimiento No. 19 “Ejecución Partida Viáticos” del “Manual de
Políticas y Procedimientos Financieros”.
C. ASPECTOS CONTABLES
ACTIVIDADES A REALIZAR Y VERIFICAR DURANTE LA VIGENCIA FISCAL POR PARTE DEL

AREA CONTABLE
Con el propósito de presentar información contable que atienda los objetivos de la contabilidad pública,
se requiere que los funcionarios de las áreas comprometidas en los procesos administrativos y
financieros, realicen su mejor esfuerzo en la ejecución de las diversas operaciones; aplicando la cultura
del autocontrol, de tal forma que se verifique, revise y evalúe, que cada proceso se ajusta a la realidad
económica, financiera, social y ambiental, de la Unidad a la cual prestan sus servicios.
Considerando que las operaciones que realizan las diferentes áreas administrativas y financieras,
tienen un impacto contable, se recomienda al interior de la Unidad establecer las coordinaciones
necesarias entre éstas áreas, con el fin de dar cumplimiento a las normas contables, respecto de la
veracidad y oportunidad de la información.
En la medida de que los actores que intervienen en los procesos administrativos y financieros, realicen
sus labores con calidad, se presentará una disminución en los procesos de ajustes y reclasificaciones
contables, para ello es necesario que cada Contador evalúe los asientos manuales que se realizan con
el fin de verificar si corresponden a debilidades del sistema o por el contrario, obedecen a la
inobservancia de los procedimientos financieros establecidos para el SIIF Nación I.
Es importante resaltar, la labor de liderazgo que deben asumir los señores Contadores de las Unidades
buscando que se registren y revelen todas las operaciones económicas, financieras, sociales y
ambientales en forma oportuna, dando cumplimiento a los Principios de Contabilidad y al Manual de
Procedimientos Contables.
Asimismo, se recomienda que durante la vigencia fiscal se dé cumplimiento a las políticas impartidas
por la Dirección de Finanzas, tales como:
Registrar oportunamente ajustes, reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones,

valorizaciones o provisiones.
Conciliar mensualmente la información contable con las diferentes dependencias (presupuesto,

almacén, personal, tesorería, jurídica, entre otras).
30
Realizar mensualmente la conciliación de los traslados efectuados entre las Unidades de la

misma Fuerza y Unidades Ejecutoras.
Verificar e incorporar con anticipación los movimientos contables de las Asignaciones internas
Fuera de Línea (cuando aplique).
Verificar mensualmente la correlatividad entre los códigos contables de los diferentes procesos.
Efectuar las coordinaciones con las Entidades Públicas con las cuales se realicen
transacciones financieras, a fin de conciliar las operaciones recíprocas a reportar.
Informar a la Dirección de Finanzas sobre inconsistencias en matriz contable, a fin de elevar

solicitud a la Contaduría General de la Nación para mantenimiento de las mismas, y evitar la
realización de registros contables de reclasificación o ajustes.
Respaldar con soportes documentales todas las cifras incorporadas en la contabilidad de la

Unidad.
Garantizar el registro total de la información de conformidad con el cronograma de cierres

contables establecidos por el Administrador SIIF Nación - Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
D. SISTEMA SIIF-NACION
1. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta lo informado en el Procedimiento No. 51

“Administración de Usuarios y sus restricciones en el Sistema SIIF-Nación” del Manual de Políticas
y Procedimientos Financieros a través del cual se indicaron, entre otros aspectos, el cumplimiento
del Rol Control Entidad SIIF que recae en las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces.
2. Teniendo en cuenta, que para llevar a cabo el proceso de implantación del Sistema SIIF Nación I,
en el año 2002 se conformó un “Equipo de Multiplicadores” en el nivel central de cada Unidad
Ejecutora, con el propósito de apoyar la conexión de las Regionales al sistema mediante la
capacitación y seguimiento al registro de la información financiera y considerando que el Sistema
SIIF Nación II está en proceso de implantación, es necesario que las Unidades Ejecutoras que aún
no han hecho lo reactiven para que sea en primera instancia el que atienda a los usuarios de la
Unidad Ejecutora.
Así mismo, en los Establecimientos Públicos del Sector Defensa se debe designar un grupo de
trabajo con integrantes de los diferentes perfiles que contempla el Sistema SIIF Nación II para que
se desempeñen como tutores durante el proceso de implantación del Sistema SIIF Nación II al
interior de la Entidad y se conviertan por ende, en el “Equipo de Multiplicadores”, cuyas
actividades consisten en brindar capacitación, hacer seguimiento y apoyar a los demás
funcionarios de la Entidad que van hacer uso del sistema tanto del nivel central, como de sus
respectivas Regionales (cuando aplique), en el proceso del registro de la información financiera,
una vez el Ministerio de Hacienda y Crédito Público imparta las acciones para el efecto.
31
En igual sentido, se requiere la participación y el apoyo permanente del personal de las Unidades
Ejecutoras que fue seleccionado en años anteriores como tutores ante la Administración del SIIF-
Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, quienes serán los encargados de ser efecto
multiplicador en cuanto al Sistema SIIF-Nación II en el Ministerio de Defensa Nacional.
3. Los usuarios del Sistema SIIF-Nación deben tener presente las diferentes herramientas que ha
elaborado la Dirección de Finanzas para contribuir con el aprendizaje, conocimiento y manejo del
Sistema SIIF-Nación denominada “Manual Problemas Solución y Preguntas Frecuentes SIIF
Tercera Edición” la cual se dio a conocer a las Unidades Ejecutoras con Circular No. 148-
MDVGIDFAD-13 del 20 de junio de 2006. Así mismo, consultar el link de preguntas frecuentes que
se creó en la página web del Ministerio de Defensa en el link de la Dirección de Finanzas.
De igual forma, las Cartillas de “Sistema SIIF Nación en el Ministerio de Defensa Nacional” y “ABC
Financiero”.
4. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta lo dispuesto en el Procedimiento No. 53 “Plan de
Contingencia Sistema SIIF-Nación entre Entidades, Unidades Ejecutoras (Nivel Central) o
Regionales” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, por medio del cual se indicó el
procedimiento de contingencia para que una Unidad se conecte al Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF-Nación a través de otra Entidad, Unidad Ejecutora (Nivel Central) o
Regional en Línea cuando la primera presente fallas por problemas de comunicación, de
conformidad con los lineamientos dispuestos por la Administración SIIF Nación del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
5. Teniendo en cuenta que algunas Unidades Ejecutoras tienen pendientes por ingresar Asignaciones
Internas en Línea al Sistema SIIF-Nación I, se solicita continuar el proceso de conexión de las
Regionales que hacen falta.
6. Las Unidades Ejecutoras deben prever el proceso de contratación con CERTICAMARA para la
renovación de los certificados digitales antes de que se surta el vencimiento de los mismos.
Es procedente manifestar, que una vez vencido el Certificado Digital éste no podrá ser utilizado en
el Sistema SIIF-Nación.
7. En atención a que mediante las Resoluciones Nos. 1282 del 10 de noviembre de 2004 y 4317 del
22 de diciembre/06, se dispuso la designación de funcionarios como Coordinadores SIIF Entidad
en el Ministerio de Defensa Nacional, las Unidades Ejecutoras deben gestionar ante la Línea de
Soporte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Administración de Usuarios y sus
Restricciones, la Administración de Terminales y las Solicitudes de Soporte a través del
Coordinador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora, motivo por el cual deberán seguir los
lineamientos que se han establecido y divulgado sobre el particular.
8. Se resalta, que para las solicitudes de soporte (en caso de no poderse solucionar al interior de la
Unidad y previo agotamiento de los niveles dispuestos para el Ministerio de Defensa Nacional) el
procedimiento se efectúe a través del Call Center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
32
9. Dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 36 del Decreto 2789 de 2004, relacionado con el
reporte de novedades del personal usuario del Sistema SIIF-Nación.
Por lo anterior, los Coordinadores SIIF Entidad de cada Unidad Ejecutora, deben informar a las
Oficinas de Personal o quien haga sus veces, qué funcionarios y contratistas son usuarios del SIIF
Nación, con el fin que éstas les reporten las novedades de personal asociadas a tales
funcionarios, de forma que se deshabiliten o inactiven cuando por alguna razón se ausenten de la
institución temporal o permanentemente.
10. Se reitera a las Unidades Ejecutoras dar cumplimiento a las medidas de seguridad del Sistema
SIIF-Nación, dispuestas en el Procedimiento No. 52 “Medidas Seguridad Sistema SIIF-Nación” del
“Manual de Políticas y Procedimientos Financieros” así como, lo contemplado en las Circulares
Nrs. 126-MDSGDFGAD-19.4 del 14 de abril de 2008 y 099 MDSGDFGAD-13 del 29 de marzo de
2010. Igualmente, lo correspondiente al proceso de Call Center, Solicitudes de Soporte Técnicas,
Certificados Digitales, entre otros aspectos, establecidos en el Procedimiento No. 54 “Soporte
SIIF-Nación” del manual antes mencionado.
11. Mediante Circular No. 186-MDSGDFGAD del 27 de marzo de 2009 se dio a conocer que en la
página web del Ministerio de Defensa Nacional en el link de la Dirección de Finanzas en lo
atinente a “Procedimientos” se creó el correspondiente a SIIF-Nación I y II.
Es pertinente señalar, que con respecto al SIIF-Nación II a la fecha se ha estructurado seis (6)
procedimientos que pueden ser consultados en el link de la Dirección de Finanzas.
12. De acuerdo con lo indicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los perfiles que hoy día
requieren firma digital para adelantar transacciones en el sistema SIIF-Nación son: Entidad
Gestión Presupuesto de Gastos, Entidad Beneficiario Cuenta, Entidad Gestión Contable, Entidad
Pagador Central y Entidad Pagador Regional, Registrador Usuarios, Consolidador Programación
Presupuestal y Parametrizador.
13. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la dirección www.minhacienda.gov.co/siifnacion

(icono)/implantación SIIF tiene material de apoyo publicado para el registro de la gestión en el
SIIF-Nación II en cuanto a simuladores del sistema, aspectos específicos a tener en cuenta, entre
otros. Igualmente y como es de conocimiento, al ingresar al aplicativo del sistema SIIF-Nación II
en cada una de las transacciones está disponible en la parte superior derecha la carpeta “Manual
de Usuario” el cual al activarlo trae la ayuda en línea de la consulta que se está adelantando.
14. En el evento en que se presenten dificultades de conectividad por parte de una Unidad o
Subunidad Ejecutora se puede acudir al plan de contingencia establecido en la Dirección de
Finanzas o en su defecto, en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público previa coordinación para
el efecto.
15. Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa deben tener presente
que para ningún usuario se deberá registrar solicitudes que involucre al tiempo dos de los
siguientes perfiles en el SIIF-Nación II:
• Entidad - Gestión Presupuesto de gastos

33
• Entidad – Gestión Contable

• Entidad – Pagador Central
Entidad – Pagador Regional
Salvo justificación previa del Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, una persona puede
tener una de las siguientes combinaciones:
1. Entidad – Pagador Central y Entidad - Beneficiario Cuenta

2. Entidad – Pagador Regional y Entidad - Beneficiario Cuenta
3. Entidad – Pagador Central y Entidad – Gestión PAC
4. Entidad – Gestión Contable y Entidad – Central de Cuentas por Pagar
5. Entidad - Gestión Presupuesto de Gastos y Entidad – Gestión PAC
El perfil “Registrador” se puede combinar con alguno de los perfiles teniendo en cuenta, las
restricciones mencionadas.
Es pertinente aclarar, que para poder acceder a los reportes se requiere que al usuario,
además del perfil que tendrá de gestión se le adicione el perfil “Entidad – Consulta”.
V. ASPECTOS GENERALES
1. Al interior de las Unidades Ejecutoras debe existir una permanente coordinación entre las
diferentes áreas vale decir: Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, teniendo en cuenta, que el
proceso financiero requiere de la interrelación de estas instancias así como, con las áreas
administrativas.
2. La incorporación de la información en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación,

debe ser con fundamento en los documentos soportes requiriéndose la congruencia de éstos con
la información a registrar en el aplicativo.
3. Establecer controles permanentes y revisiones periódicas para confirmar el estado y procesamiento

de la información en las diferentes etapas de la cadena presupuestal y el registro contable que se
debe adelantar a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación.
4. Se sugiere que las Oficinas de Control Interno o Inspecciones Generales en atención a sus
funciones de evaluación y seguimiento consulten a través del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF-Nación, los diferentes reportes que arroja dicho sistema y realicen los análisis que
ha bien tengan, con el fin de establecer la consistencia en la información.
5. Es responsabilidad de todo funcionario de cuidar la información a la que tenga acceso, evitar su

destrucción o utilización indebida.
6. Teniendo en cuenta, que en las Unidades Ejecutoras (nivel central) así como en sus respectivas
Regionales se presenta rotación del personal militar y ocasionalmente civil, quienes en su
momento fueron capacitados en el manejo del Sistema SIIF-Nación, dicho aspecto incide
negativamente en el normal funcionamiento de la administración, toda vez, que el personal nuevo
desconoce los procedimientos financieros.
34
Por lo anterior, se solicita a los Jefes de los Departamentos Financieros gestionar lo pertinente
ante las Jefaturas de Desarrollo Humano o quien haga sus veces para que en la medida de las
posibilidades se pueda disminuir la rotación del personal de las Áreas Financieras y
Administrativas que fue capacitado y en caso de ser reubicado sea en una área afín.
Con respecto al personal que por primera vez va a ser usuario del Sistema SIIF Nación debe ser
previamente capacitado labor que adelantará el “Equipo de Multiplicadores” de la respectiva
Unidad Ejecutora y de requerirse, se puede contar con el apoyo de la Dirección de Finanzas previa
coordinación para el efecto.
7. Es pertinente resaltar el comunicado enviado con Circular No. 58 MDVGIDFGCP-074 del 05 de

marzo de 2007, mediante el cual se indicó que a partir de la expedición de la misma no se deben
enviar los informes mensuales de ejecución presupuestal, toda vez, que la información será
tomada directamente del SIIF-Nación por parte de la Contraloría Delegada para el Sector Defensa,
Justicia y Seguridad, Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas y Ministerio de
Hacienda y Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Público Nacional.
En cuanto a la información relacionada con el cierre de año, deberá enviarse de acuerdo con lo
establecido en la Directiva Permanente “Políticas para el cierre de vigencia fiscal e inicio de año”
vigente, y en el evento en que se solicite cualquier aclaración o requerimiento por parte de los
Entes Externos o éste Ministerio, se solicita brindar la colaboración oportunamente.
Así mismo, se estableció que dentro de los tres primeros días hábiles de los meses de abril, julio,
octubre y enero, se debe enviar el Informe de Ejecución Presupuestal Regionalizado de Inversión
con destino al Departamento Nacional de Planeación.
8. Para el cierre de vigencia fiscal, tomar las medidas a que haya lugar para contar con el personal
suficiente y su disponibilidad a fin de garantizar el cumplimiento total de los procedimientos en el
sistema SIIF-Nación y por ende, en la rendición de la información dentro de los plazos estipulados.
9. A las capacitaciones que brinde el Ministerio de Hacienda y Crédito Público o la Dirección de

Finanzas, es obligatoria la asistencia del personal designado (aplica cuando sea presencial), en
atención a la incidencia que la misma puede tener para el registro de las transacciones en el
sistema, toda vez, que de no tenerse la suficiente claridad puede afectar las demás áreas y por
consiguiente, la confiabilidad de la información del Sector Defensa.
Igualmente, adelantar los cursos en que se haya inscrito el personal para las capacitaciones
cuando se disponga bajo la modalidad virtual por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
10. Como es de conocimiento, la Dirección de Finanzas se encuentra empeñada en capacitar y

actualizar en forma permanente al personal, máxime por las mejoras del Sistema SIIF Nación y la
nueva versión del mismo, labor que realiza a través del Plan Estratégico de Capacitación que
formula anualmente con miras a transmitir y afianzar los conocimientos y procedimientos que se
deben adelantar en las Unidades Ejecutoras, por lo tanto, se solicita la participación activa de
todos los funcionarios.
35
Para el efecto, se sugiere consultar como fue el porcentaje de participación por Unidad Ejecutora,
en el proceso de capacitación que adelantó la Dirección de Finanzas y que se dio a conocer con la
Circular No. 74-MDSGDFGAD-13 del 3 de marzo de 2010 “Boletín Gestión Financiera Vigencia
2009”.
11. Cualquier aclaración, inquietud o gestión en materia financiera que se deba efectuar ante los Entes
Externos, vale decir: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contaduría General de la Nación,
Administración SIIF-Nación (en cuanto a excepciones o ampliación de horarios, cambios en la
funcionalidad del sistema, mejoras a realizar, entre otros), se debe informar a la Dirección de
Finanzas, dependencia que se encargará de canalizarlas, evaluarlas, solucionarlas o en su
defecto, gestionar ante la Entidad competente tal y como se indicó en la Circular No. 101
MDVGIDFGAD-13 del 10 de mayo de 2006 y que se ratificó con la Circular No. 115042-
MDSGDFGAD-13 del 23 de diciembre de 2009.
12. Las solicitudes que tengan las Unidades Ejecutoras de crear rubros conceptos de ingresos en el
Sistema SIIF-Nación se deben tramitar exclusivamente por la Dirección de Finanzas. Es pertinente
aclarar, que dicha instrucción ya fue acordada con el Administrador del Sistema SIIF-Nación del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
13. Los usuarios del Sistema SIIF-Nación a quienes les fue asignado el manejo de los tokens deben
tener en cuenta que en el evento de pérdida o destrucción de dicho dispositivo en primera
instancia, es la Entidad la que asume el costo, sin desconocer, que se adelantará la acción
correspondiente, contra el funcionario encargado del mismo, considerando que se afectarán las
apropiaciones de la Unidad Ejecutora.
Igualmente, cuando el funcionario se desvincule de la Entidad debe devolver el dispositivo al

Coordinador SIIF de la Unidad Ejecutora en atención que el token es propiedad del Ministerio de
Defensa Nacional y de los Establecimientos Públicos y por consiguiente, están en los inventarios
de dichas instancias.
14. Se solicita a las Unidades Ejecutoras la mayor colaboración con el personal de la Dirección de
Finanzas que efectuará visitas periódicas con el fin de fortalecer el seguimiento y los
procedimientos financieros.
15. Consultar el link de la Dirección de Finanzas a través de la página Web del Ministerio de Defensa
www.mindefensa.gov.co seleccionando “Sobre el Ministerio-Dirección de Finanzas”, en donde se
observan las opciones de consulta tales como: Normatividad Financiera, Manuales Financieros,
Boletines, Ejecución PAC, Estados Contables, Aportes y Sugerencias, Presentaciones, Preguntas
Frecuentes y Descentralizadas. Es de resaltar, que en forma permanente se viene incorporando
no sólo la normatividad que incide en el área financiera en general si no también los conceptos,
políticas y procedimientos objeto de aplicación, que deben ser tenidos en cuenta principalmente
por el personal de esta área.
Por lo anterior y como ya se indicó, se solicita su consulta permanente para lo cual se recomienda
que los soportes técnicos de cada Unidad y Subunidad Ejecutora, adelanten las acciones
pertinentes a fin garantizar que cada usuario tenga acceso a dicho link.
36
16. Las Unidades Ejecutoras deben prever las acciones a que haya lugar respecto los Hallazgos
encontrados por la Contraloría General de la República durante el lapso comprendido entre el 2006
al 2009.
Igualmente, dar cumplimiento tanto las Unidades Ejecutoras como los Establecimiento Públicos
del Sector Defensa a los diferentes requisitos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público para garantizar la funcionalidad del SIIF-Nación II una vez se disponga la entrada en
producción por parte de dicha instancia.
17. Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa deben tomar las medidas
de control en el proceso de selección de contratistas a fin de que los mismos no se encuentren
incursos en casos de ejercicio ilegal de la actividad financiera, en especial de la captación ilegal o
recaudo no autorizado de recursos del público de conformidad con la información que diera a
conocer la Superintendencia Financiera de Colombia con comunicado No. 110010 del 21 de enero
de 2010.
18. Se recomienda a las Unidades Ejecutoras en la etapa precontractual velar para que los
intervinientes en el proceso de adquisiciones a través de las Bolsas de Productos no se
encuentren reportados en la denominada “lista Clinton”.
19. Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa deben garantizar la
adecuada ejecución y contabilización de los recursos apropiados y para el efecto, se debe
consultar el análisis comparativo que realizó la Dirección de Finanzas en cuanto a las
“Disposiciones Generales Decretos de Liquidación Presupuesto General de la Nación 2009-2010”
que se dio a conocer con la Circular No. 27-MDSGDFGAD-13.3 del 02 de febrero de 2010.
20. Con el propósito de facilitar la consulta del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros” la
Dirección de Finanzas modificó la estructura del mismo estableciendo los procedimientos de forma
independiente y asignándoles un número a cada uno, aspectos que se dieron a conocer mediante
la Circular No. 101-MDSGDFGAD-19-4 del 31 de marzo de 2008, los cuales pueden ser
consultados en la página web del Ministerio de Defensa a través del link de la Dirección de
Finanzas y adicionalmente, se han venido actualizando algunos por cambios normativos y
lineamientos de la Administración SIIF-Nación como de la Dirección de Planeación y
Presupuestación del Sector Defensa así como, por las mejoras realizadas al Sistema SIIF-Nación
por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, informándose a través de las Circulares
Nos. 172-MDSGDFGAD-13 del 12 de mayo de 2008, 209-MDSGDFGAD-13.3 del 06 de junio de
2008, 244 MDSGDFGAD-13.3 del 10 de julio de 2008, 258-MDSGDFGAD-13.3 del 23 de julio de
2008, 353-MDSGDFGAD-13.3 del 26 de septiembre de 2008, 386-MDSGDFGAD-13.3 del 24 de
octubre de 2008, 454-MDSGDFGAD-13.3 del 17 de diciembre de 2008, 082-MDSGDFGAD-13 del
11 de febrero de 2009, 186-MDSGDFGAD-13 del 27 de marzo de 2009, 360 MDSGDFGAD-13.3
del 18 de junio de 2009, 561 MDSGDFGAD-13.3 del 21 de septiembre de 2009, 774
MDSGDFGAD-13.3 del 22 de diciembre de 2009, 023 MDSGDFGAD-13.3 del 26 de enero de 2010
y 124 MDSGDFGAD-13.3 del 20 de abril de 2010, por lo que se solicita su aplicación.
21. El cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva es responsabilidad de los Directores

Financieros o quien haga sus veces de cada Unidad Ejecutora, por lo tanto, la misma debe ser
divulgada en reunión administrativa en la que participen los Ordenadores del Gasto, Jefes de
37
Presupuesto, Contadores, Tesoreros y demás funcionarios que intervienen o tienen permanente

contacto con el área financiera, documento que también se encuentra en el link de la Dirección de
Finanzas en la página web del Ministerio de Defensa Nacional.
22. La Dirección de Finanzas a través de sus diferentes Grupos se encuentra presta a atender
cualquier inquietud o aclaración que se requiera por parte de las Unidades Ejecutoras, por lo que
se espera igualmente, la máxima colaboración y compromiso del personal de las Áreas
Financieras y administrativas de las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos.
VI. DEROGATORIA DE DOCUMENTOS
La presente Directiva deroga lo dispuesto en la Directiva Permanente No. 23-MDSGDF-23.1 del 16

de julio de 2009 “Políticas registro información financiera”, así como, aquellos documentos que le sean
contrarios.
Finalmente es de mencionar, que este Despacho se encuentra empeñado por una parte, en optimizar
la utilización de los recursos apropiados al Sector Defensa y por otra, garantizar el registro de la
información y por ende, la confiabilidad de la misma, lo cual se logrará con el compromiso de los
funcionarios que participan en las diferentes actividades financieras y administrativas, por lo que se
espera que al interior de las Unidades Ejecutoras se tengan en cuenta las políticas aquí descritas así
como los procedimientos que se han venido emitiendo a través del “Manual de Políticas y
Procedimientos Financieros”, entre otros, para lograr los objetivos encaminados al cumplimiento de la
Política de Consolidación de la Seguridad Democrática.
Atentamente,
GABRIEL SILVA LUJÁN

Ministro de Defensa Nacional
DISTRIBUCION:
COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES
Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares

Inspector General Comando General
Directora Administrativa y Financiera Comando General
Jefe de Oficina de Contratos Comando General
Director Telemática Comando General
Jefe Jefatura Planeación Estratégica CGFM
38
EJÉRCITO NACIONAL
Segundo Comandante Ejército Nacional

Inspector General Ejército Nacional
Director Financiero Ejército Nacional
Jefe Oficina Planeación Ejército Nacional
Jefe de Oficina de Contratación Ejército Nacional
Jefe Oficina Informática Ejército Nacional
ARMADA NACIONAL
Segundo Comandante Armada Nacional

Inspector General Armada Nacional
Director Economía y Finanzas Armada Nacional
Jefe Oficina Planeación Armada Nacional
Jefe de Oficina de Contratos Armada Nacional
Jefe Oficina Informática Armada Nacional
FUERZA AÉREA COLOMBIANA
Segundo Comandante Fuerza Aérea Colombiana

Inspector General Fuerza Aérea Colombiana
Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana
Jefe Oficina Planeación Fuerza Aérea Colombiana
Jefe de Departamento de Contratos Fuerza Aérea Colombiana
Jefe Dirección de Tecnología Fuerza Aérea Colombiana
GESTIÓN GENERAL
Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional

Director de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa
Coordinador Grupo de Sistemas Dirección Administrativa
Jefe Oficina Control Interno Ministerio de Defensa Nacional
Directora de Gestión de Información y Tecnología
Directora Contratación Estatal MDN
Viceministro para la Estrategia y Planeación
Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales
Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa
39
SILOG
Gerente General Grupo SILOG-CNMC
COMISION COLOMBIANA DEL OCEANO
Secretario Ejecutivo Comisión Colombiana del Océano

Director Financiero Comisión Colombiana del Océano
Jefe Oficina Informática Comisión Colombiana del Océano
Jefe Área Control Interno Comisión Colombiana del Océano
Jefe Oficina Planeación Comisión Colombiana del Océano
Oficina de Contratos Comisión Colombiana del Océano
FONDELIBERTAD
Director Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal

Jefe Oficina Informática Fondelibertad
Jefe Oficina Control Interno Fondelibertad
Director Financiero Fondelibertad
Jefe Oficina Planeación Fondelibertad
Jefe de Oficina Contratos Fondelibertad
POLICIA NACIONAL
Subdirector General Policía Nacional

Director Financiero Policía Nacional
Jefe Oficina de Contratos Policía Nacional
Jefe Oficina de Planeación Policía Nacional
Jefe Oficina Control Interno Policía Nacional
Jefe Oficina Informática Policía Nacional
FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACIONAL
Director Fondo Rotatorio de la Policía Nacional

Director Financiero Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Contratos Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Planeación Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina Control Interno Rotatorio de la Policía Nacional
Jefe Oficina Informática del Fondo Rotatorio de la Policía Nacional
40
CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL
Director Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Director Financiero Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Contratos Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina de Planeación Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina Control Interno Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
Jefe Oficina Informática de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
DIRECCION GENERAL MARITIMA
Director General Marítimo

Director Administrativo DIMAR
Jefe Oficina Control Interno DIMAR
Jefe Oficina Planeación DIMAR
Jefe de División Administrativa - Contratos DIMAR
Jefe Oficina Informática DIMAR
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
Superintendente Vigilancia y Seguridad Privada

Director Financiero Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Jefe Oficina Planeación Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
División Administrativa Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
Jefe Oficina Control Interno Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
Jefe Oficina Informática Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada
DIRECCION GENERAL DE SANIDAD MILITAR
Director General Sanidad Militar

Jefe División Financiera DGSM
Jefe Oficina Planeación Dirección General de Sanidad Militar
Jefe División Administrativa - Contratos Dirección General de Sanidad Militar
Jefe Oficina Informática Dirección General Sanidad Militar
Jefe Oficina Control Interno DGSM
SANIDAD POLICIA NACIONAL
Director Sanidad Policía Nacional

Jefe División Financiera Sanidad Policía Nacional
Jefe Oficina Planeación Sanidad Policía Nacional
41
Jefe oficina Contratos Sanidad Policía Nacional

Jefe Oficina Informática Sanidad Policía Nacional
Jefe Oficina Control Interno Sanidad Policía Nacional
HOSPITAL MILITAR CENTRAL
Directora Hospital Militar Central

Director Financiero Hospital Militar Central
Jefe Oficina Informática Hospital Militar Central
Jefe Oficina Contratos Hospital Militar Central
Jefe Oficina de Control Interno Hospital Militar Central
Jefe Oficina de Planeación Hospital Militar Central
AGENCIA LOGISTICA
Director Agencia Logística

Director Financiero Agencia Logística
Jefe Oficina Informática Agencia Logística
Jefe Oficina Contratos Agencia Logística
Jefe Oficina de Control Interno Agencia Logística
Jefe Oficina de Planeación Agencia Logística
CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES
Director Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

Subdirector Financiero Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Coordinador Grupo Informática Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Jefe Oficina Contratos Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Jefe Oficina de Control Interno Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
Jefe Oficina de Planeación Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
INSTITUTO CASAS FISCALES DEL EJÉRCITO
Director Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional

Director Financiero Instituto de Casas Fiscales del Ejército Nacional
Jefe Oficina Informática Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional
Jefe Oficina Contratos Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional
Jefe Oficina de Control Interno Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional
Jefe Oficina de Planeación Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional
42
CLUB MILITAR
Director Club Militar de Oficiales

Director Financiero Club Militar de Oficiales
Coordinadora Grupo Sistemas Club Militar de Oficiales
Jefe Oficina Contratos Club Militar de Oficiales
Jefe Oficina de Control Interno Club Militar de Oficiales
Jefe Oficina de Planeación Club Militar de Oficiales
DEFENSA CIVIL
Director Defensa Civil Colombiana

Director Financiero Defensa Civil Colombiana
Jefe Oficina Asesora Planeación Defensa Civil Colombiana
Jefe Oficina Contratos Defensa Civil Colombiana
Jefe Oficina de Control Interno Defensa Civil Colombiana
Jefe Oficina de Informática Defensa Civil Colombiana
DIRECCION FINANZAS
Coordinador Grupo Control Presupuestal

Coordinador Grupo Control Tesorería
Coordinador Grupo Contabilidad General
Coordinadora Grupo Análisis y Difusión
Responsable: LUIS MANUEL NEIRA NUÑEZ

Secretario General
Proyectó: CR. DIEGO E. BECERRA CORNEJO

Director Financiero
23 de abril de 2010.
43

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

DIRECTIVA PERMANENTE Mayo 3 de 2010

No. DIR10-6 / MDSGDF-23.1

ASUNTO : Políticas registro información financiera

1. Constitución Política de Colombia.

2. Ley 48 del 03 de Marzo/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y Movilización”.

19. Decreto de Liquidación del Presupuesto para la Vigencia.

La presente Directiva rige a partir de la fecha de su expedición.

- Controlar el cumplimiento de las políticas y procedimientos financieros emitidos por el Despacho

2. Viceministerios y Unidades Ejecutoras

- Dar cumplimiento a lo dispuesto en todas las normas de carácter presupuestal, contable, de

- Velar por la correcta administración, ejecución y control de los recursos asignados.

3. Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa

- Determinar las Subunidades Ejecutoras que deben elaborar versiones de programación

- Tramitar las modificaciones de la resolución de desagregación.

- Tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el levantamiento de marcas de restricción

- Gestionar el trámite de solicitud de vigencias futuras bien sean ordinarias o excepcionales.

- Coordinar y gestionar las adiciones presupuestales a que haya lugar.

4. Inspecciones Generales y Oficinas de Control Interno

- Establecer las evaluaciones y los seguimientos a la información financiera que consideren

- Presentar al Representante Legal de la Entidad y al Administrador del SIIF-Nación del Ministerio de

5. Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional

- Formular y gerenciar las políticas generales, procedimientos y los lineamientos específicos

- Asesorar y capacitar a las Unidades Ejecutoras en los procedimientos, conceptos y políticas

IV. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

Es procedente manifestar, que el certificado de disponibilidad presupuestal que se expida para el

Así mismo, si un contrato o acto administrativo de la vigencia es objeto de adición se debe

9. Es importante recordar el cumplimiento del principio presupuestal de la “Especialización” dispuesto

De igual manera se recomienda digitar cuidadosamente el número referencia de pago, toda

De no realizarse este procedimiento el Sistema Integrado de Información Financiera

De modificarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (bien sea que se adicione o se

19. Elaborar los correspondientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro de Bienes y

22. Los Departamentos Financieros deben verificar permanentemente la culminación de la cadena

correspondiente a la adquisición de bienes la inclusión de la “cantidad” y en SIIF Nación II si bien

29. Si en el transcurso de la vigencia se determina que no se van a ejecutar algunos recursos

Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. Para efecto de la elaboración de la

44. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Administración SIIF-Nación ha venido

Ajuste al Rezago Presupuestal entendiéndose como ajuste el proceso de las

Parágrafo. Los recursos destinados a gastos reservados no estarán sujetos al límite

En la carpeta Valores y Fechas En la carpeta Otras Monedas

En consecuencia, se insiste en la necesidad de aplicar en la vigencia fiscal los reintegros

3. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC

Lo anterior, en consideración a que algunas Unidades Ejecutoras están efectuando solicitudes de

4. OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERIA

5. PAGO A BENEFICIARIO FINAL

5.1 Como es de conocimiento y de conformidad con lo establecido en el Decreto 2789 del 31 de

5.5 Si el beneficiario fue creado en el Sistema SIIF-Nación y el mismo no es utilizado, es decir,

a. Pago de nómina de activos, soldados profesionales y bonificación soldados.

c. Pagos de gastos reservados asociados al pago de informantes, recompensas y operaciones de

a. Contribuciones inherentes a nómina (fondos administradores de cesantías y pensiones y empresas

5.13 La cuenta bancaria debe estar asociada a un único beneficiario.

ACTIVIDADES A REALIZAR Y VERIFICAR DURANTE LA VIGENCIA FISCAL POR PARTE DEL

Registrar oportunamente ajustes, reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones,

Conciliar mensualmente la información contable con las diferentes dependencias (presupuesto,

Realizar mensualmente la conciliación de los traslados efectuados entre las Unidades de la

Informar a la Dirección de Finanzas sobre inconsistencias en matriz contable, a fin de elevar

Respaldar con soportes documentales todas las cifras incorporadas en la contabilidad de la

Garantizar el registro total de la información de conformidad con el cronograma de cierres

1. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta lo informado en el Procedimiento No. 51

13. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la dirección www.minhacienda.gov.co/siifnacion

• Entidad - Gestión Presupuesto de gastos

• Entidad – Gestión Contable