GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Legislación documental en el

entorno laboral.
 Código del Programa de Formación: 51130035.
 Nombre del Proyecto: NA.
 Fase del Proyecto: NA.
 Actividad de Proyecto: NA.
 Competencia: 210601008. Organizar los documentos de la unidad administrativa,
teniendo en cuenta legislación vigente.
 Resultado de Aprendizaje:
Ordenar la documentación de archivo de acuerdo al sistema implementado por la
organización y la normatividad vigente.
 Duración de la Guía: 10 Horas.

2. PRESENTACIÓN

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA extiende un cordial saludo de bienvenida al

programa Legislación documental en el entorno laboral, durante el desarrollo de la
presente Actividad de Aprendizaje AA2 consistente en Implementar la organización del
archivo de la organización según la normatividad.

La legislación documental, es la base para el adecuado manejo de los archivos en una

empresa. Por lo anterior, en esta oportunidad se conocerán las principales normas y
reglamentaciones que permiten la conservación y correcto tratamiento de la
documentación.

A continuación, se encontrarán descritas cada una de las actividades a desarrollar

teniendo en cuenta el material de formación titulado Introducción a la ley general de

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archivos y el material de apoyo: documentos anexos, enlaces externos, entre otros,

correspondiente a la AA2.

El tiempo estimado para el desarrollo de las evidencias propuestas en la AA2 es de diez

horas; el programa ofrece el acompañamiento de un Instructor para el desarrollo de las
actividades y evidencias, las cuales se deben enviar oportunamente a través de los
enlaces establecidos para tal fin. En caso de presentar informes escritos, es indispensable
hacer uso de las fuentes bibliográficas, realizar las correspondientes referencias y citas de
autores según normas APA.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividad de reflexión inicial

Es indispensable identificar las principales normas que rigen el tratamiento de los archivos
en el país, para de esta manera, ponerlas en práctica al interior de las empresas. En esta
actividad, se propone observar y analizar el video denominado Legislación documental
SENA disponible en el enlace https://www.youtube.com/watch?v=sF7_6VsjPJo
Posteriormente, identificar cuál es la importancia de la legislación documental y reflexionar
sobre algunas leyes que la componen.

Esta actividad no es calificable, pero es importante realizarla, para la comprensión de los

contenidos del programa de formación.

3.2. Evidencia de desempeño

Foro temático: introducción a la Ley General de Archivos

El foro temático se realiza con el propósito de aproximar una introducción a la Ley General
de Archivos en Colombia, para lo cual se plantean los siguientes interrogantes:

 ¿Cuál es la diferencia entre archivo público y archivo privado?

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 ¿Cuál es la importancia del Sistema Nacional de Archivos para las empresas

privadas?

Los participantes deberán responder estas preguntas de manera clara y argumentada, a

partir de su experiencia en el campo laboral. Adicionalmente, cada uno deberá realizar
observaciones a las respuestas de dos (2) compañeros.

La ruta de participación en el foro es:

 Menú principal, Actividad 2.

 Clic en el enlace Foro temático: introducción a la ley general de archivos.
 Digitar el asunto y contenido del mensaje
 Finalmente guardar y enviar.

Nota: esta actividad es calificable.

3.3. Evidencia de producto

Mapa conceptual: legislación documental

Además de conocer las principales normas relacionadas con la legislación documental, es

indispensable saberlas aplicar de forma adecuada en el entorno laboral. Teniendo en
cuenta el estudio del material de formación #2 y las lecturas complementarias, se debe
realizar un mapa conceptual, en el que se destaquen los aspectos más importantes de la
Ley 594 de 2000.

Para realizar el mapa conceptual, se sugiere de manera libre y opcional, utilizar alguna de
las siguientes herramientas de software:
https://coggle.it
http://cmap.ihmc.us/download
https://www.xmind.net/download/win/
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Una vez realizado el ejercicio, se debe entregar la evidencia (en Word, JPG, PDF) a través
de la siguiente ruta:

Menú principal, Actividad 2.

Clic en el enlace Mapa conceptual: legislación documental.
Opción de envío de evidencia.

Si al momento de enviar la evidencia, el sistema genera el error: "Archivo inválido", esto

se debe a que el documento se encuentra abierto, se debe cerrar y probar nuevamente en
“Adjuntar archivo”, “Examinar mi equipo”.

Nota: esta actividad es calificable.

3.4. Ambiente Requerido

Ambiente virtual de aprendizaje LMS.

3.5. Materiales

Material de formación
 Introducción a la ley general de archivos.

Material de apoyo
 Video: Legislación documental SENA.
 Decreto 2609 de 2012.
 Decreto 2578 de 2012.
 Política pública de archivos.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencia de desempeño Implementa la Foro temático

Foro temático: introducción a la ley legislación archivística Rúbrica TIGRE
general de archivos. en los procesos de
documentación de la
Evidencia de producto empresa Mapa conceptual
Mapa conceptual: legislación Rúbrica de producto
documental.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo General de la Nación: es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio
de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -
SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

Circular: comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo
tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las autoridades
superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones.

Constitución: es la norma suprema de un Estado de derecho soberano, es decir, la

organización establecida o aceptada para regirlo.

Democracia: es una forma de organización social que atribuye la titularidad del poder al
conjunto de la sociedad. En sentido estricto, la democracia es una forma de organización
del Estado en la cual las decisiones colectivas son adoptadas por el pueblo mediante
mecanismos de participación directa o indirecta que confieren legitimidad a sus
representantes.

Movimiento político: grupo o conjunto de grupos con afinidad de criterios, intereses y

aspiraciones que se constituyen y accionan con el fin primordial de alcanzar el poder

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político. La idea de movimiento va asociada a la acción colectiva, a la expresión dinámica

de las demandas y a la reafirmación pública de las tendencias.

Servidor público: es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado,
incluyendo la administración pública y los entes regulados por derecho público.

Sistema Nacional de Archivo: conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas

con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al
sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las
comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la
homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de
estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

Talento humano: consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así

como también como control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del
personal, a la vez que el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar
los objetivos individuales relacionados directamente o indirectamente con el trabajo.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Archivo General de la Nación de Colombia (1997). Reglamento General de Archivos. 2ª

ed. Santafé de Bogotá.

Archivo general de la nación (2016). Política Pública de Archivos. Recuperado de

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archi
vistica/PoliticasPublicasdeArchivo_V2.pdf

Decreto 2578 (2012) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se

establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004
y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado
[Congreso de la Republica de Colombia]. Recuperado de

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http://www.defensoria.gov.co/public/Normograma%202013_html/Normas/Decreto_2
578_2012.pdf

Decreto 2609 (2012). Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
[Congreso de la República de Colombia]. Recuperado de
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

Decreto 2578 (13 de diciembre de 2012) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los
archivos del Estado. [Presidencia de la República de Colombia]. Recuperado de
http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/DICIEMBRE/13/
DECRETO%202578%20DEL%2013%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es)
Eliana del Pilar Ospina Experta Centro de Diciembre de 2013
temática Gestión
Sandra Milena Montoya Tecnológica de
López Servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Centro de Mayo- Actualización de

Autor (es) Jhon Jairo Buitrago Gestor de Gestión y 2018 actividades y Ruta
Curso Desarrollo de navegación por
Sostenible actualización en
Surcolombiano diseño de la semilla
– Regional
Huila

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