TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN

LA ORGANIZACIÓN

EVELIA ROSA CASTELLAR YEPES

ALFONSO HERRERA YEPES

MARINA REYES PEÑA

MARIA ISABEL RODRIGUEZ BARRIOS

CESAR RODELO

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS III

SAN JUAN NEPOMUCENO (BOLÍVAR)

2.019
LA ORGANIZACIÓN

CONCEPTO

Una organización es un sistema definido para conseguir ciertos objetivos.

Estos sistemas pueden estar compuestos por otros subsistemas vinculados
que desempeñan funciones concretas, es decir, es el diseño de una
estructura formal, en donde se establecen las funciones a desempeñar y sus
relaciones, la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo con las
actividades y objetivos de la empresa. También se puede definir como un
grupo social integrado por personas, tareas y administración, que se
relacionan entre sí dentro de una estructura sistemática con el propósito de
alcanzar unas metas.

¿QUE ES LA ORGANIZACIÓN SOCIAL?

La organización social es un sistema inserto en otro más amplio, que es la

sociedad con la cual interactúa; ambas se influyen mutuamente. La
organización está constituida por un grupo de individuos que unen
actuaciones para alcanzar determinados propósitos.

Por lo tanto, lo que caracteriza a las organizaciones sociales es que, para

alcanzar sus objetivos, cada uno de sus integrantes debe desempeñar una
función o cumplir un papel particular que, de alguna manera, es diferente
de los demás y que los roles del resto de sus integrantes demandan, con el
fin de llevar a cabo las funciones propias. La organización social se
constituye, entonces, en una red de relaciones de interdependencia entre
sus componentes que cumplen funciones diferentes, lo que se denomina
Patrón Sinérgico.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen

para alcanzar un fin. Esas actividades se dan en dos etapas; una primera
llamada mecánica que involucra las fases de planificación y organización, y
una segunda etapa más dinámica que comprende las fases de dirección y
control.
1. Planificación: La planificación del proceso administrativo es la parte del
proceso donde se establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto,
mediano y largo plazo. También se establecen las estrategias más idóneas
para alcanzar esos objetivos y se construye un plan donde se clarifique las
actividades a realizar, los recursos materiales que se necesitan y el perfil o
las competencias de las personas más idóneas para realizar cada actividad.
Esta es una función que debe cumplir el alto mando administrativo de la
organización, puesto que está totalmente relacionada con la misión y visión
de la empresa.

2. Organización: Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han

planificado dentro del proceso administrativo, estructurando mejor cada
actividad, asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las
personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades
asignadas.
En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase
es la coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta
etapa resulta esencial para poder dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas
precisas y concretas. De nada serviría definir una serie de objetivos si
posteriormente, el equipo es incapaz de poder redirigirlos hacia su
consecución.

3. Dirección: Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un

gerente que motive, comunique y supervise las actividades planeadas y
coordinadas.

En la dirección del proceso administrativo, la persona que ejerce el cargo de

gerente debe tener la potestad de decidir y también una excelente
inteligencia interpersonal, debido a que será el director de la empresa. No
hay que olvidar que necesitará relacionarse eficazmente con cada miembro
del equipo, y ser capaz de transmitir en todo momento el objetivo necesario.

4. Control: Es la fase del proceso administrativo de una organización donde

se busca medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar aquello
que sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una
planeación más inteligente que la anterior.

El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar

los puntos débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura
organizacional. En esta fase se compara lo planeado con lo obtenido y se
observa la desviación existente en caso de que exista.
Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de
control, y es justo en ese momento que termina un primer ciclo para
comenzar de nuevo en la fase de planificación. Esta fase también resulta
imprescindible, porque sin ella resultaría imposible poder conocer los
aspectos necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso
administrativo.

SISTEMA ORGANIZACIONAL

Es un sistema compuesto de seres humanos, dinero, materiales, equipo,

etc.; relacionado con el logro de algún objetivo u objetivos.
Los componentes básicos del sistema organizacional son:
1) Estructura Organizacional.
2) Especialización del Trabajo.
3) Cadena de mando.

TIPOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES

Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales

que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o
magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

- Lineal o militar: Esta centralizada en una sola persona y se da en

pequeñas empresas.

Ventajas:

 Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.

 No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
 La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

 Es rígida e inflexible.
 La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
 No fomenta la especialización.
  Los ejecutivos saturados de trabajo no realizan funciones de
dirección, solamente son operativos.

- Funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el
obrero, ejecuten el menor número de funciones.

Ventajas:

 Mayor especialización.
 Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
 La división del trabajo es planeada y no incidental.
 El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
 Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número
de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

 Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que

afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores
por contradicción aparente o real de las órdenes.
 Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión
y conflictos.
 La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre
jefes.

- Organización Líneo – Funcional: En ésta se combinan los tipos de

organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando
las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional
la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la
autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe
por cada función en especial.

- Organización staff: Este tipo de organización no disfruta de

autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como
consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología,
proporciona información experta y de asesoría.
Ventajas:

 Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de

resolver los problemas de dirección.
 Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad
indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

 Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan

claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una
confusión considerable en toda organización.
 Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones
o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus
recomendaciones.
 Pueden existir rozamientos con los departamentos de
la organización lineal.

- Organización por Comités: Consiste en asignar los diversos asuntos

administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para
discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten

los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las

labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos

emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:

 Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción

de varios criterios.
 Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité,
no recayendo aquella sobre una sola persona.
 Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
 Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

 Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.

 Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
 En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen
del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

- Organización Matricial: Consiste en combinar la

departamentalización por productos con la de funciones, se distingue
de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la
unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

 Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el

producto como para satisfacer el programa y el presupuesto
requeridos por el gerente del departamento.
 Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y
los productos.
 Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando
sea necesario.
 Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para
lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

 Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede

originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de
autoridad.
 Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como
del gerente de producto.
 Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de
tiempo.
 El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia
directamente su experiencia y capacidad.
 Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
TEORIA ORGANIZACIONAL

La Teoría de la Organización es el campo del conocimiento humano que se

ocupa del estudio de una forma de agrupamiento de los seres humanos: las
organizaciones en general.

Así como existe la denominación “homo sapiens”, la Teoría de la

Organización parte del supuesto de identificar al hombre como un ser que
se comporta con relativo sentido común o racionalidad en la búsqueda de
resultados satisfactorios (hombre administrativo). Existe también para la
disciplina un hombre económico que es reconocido como alguien que actúa
también racionalmente, pero con otra orientación: busca maximizar el
beneficio.

La “teoría” intenta aportar a esa racionalidad del hombre administrativo, a

través de su capacitación, incentivación, motivación, o bien rehaciendo o
modificando el esquema o trazado en donde se desenvuelve, es decir: la
organización.

NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

La naturaleza de las organizaciones radica principalmente en las actividades

que realiza como organismo para ubicarse en la sociedad, y se refiere al
modo de interactuar entre sus grupos de trabajo, así como la cultura que
practica y los procesos organizacionales que forma desde su creación.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización

son:
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado
que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes
(expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades. Es la estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales
y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos señalados.

CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

Las organizaciones para llegar a ser competitivas deben asumir ciertas

características que le ayudaran a llegar hasta el nivel deseado. Algunas de
estas características son:

1. Objetivos concretos: Las organizaciones tienen metas u objetivos hacia

los cuales se dirige la actividad de la organización, y estos nunca
deben ser perdidos de vista.
2. División del trabajo: La idea en toda organización es potenciar las
capacidades y trabajar mancomunadamente, para ello es preciso
definir roles y responsabilidades para cada integrante de la
organización.
3. Perduran en el tiempo: En general las organizaciones se proyectan con
una visión que va más allá de un objetivo puntual, ya que hay
acciones que deben sostenerse en el tiempo para crear conciencia y
provocar un cambio de fondo.
4. Dinámicas: Si bien las organizaciones perduran en el tiempo, a
menudo requieren ajustes para adaptarse a una realidad cambiante,
como la que caracteriza a estos tiempos.
5. Diversos niveles de complejidad: Las organizaciones pueden tener una
estructura relativamente simple (por ejemplo: una salita de primeros
auxilios), o una estructura muy compleja, con muchos empleados,
sucursales en distintos lugares, contadores, abogados, etc. (por
ejemplo, un banco).
 6. Son sistemas sociales: En toda organización cada persona asume un
rol específico asociado a la actividad que se compromete a
desempeñar. Esto significa que deben existir algunas personas que
determinen previamente cuáles van a ser las tareas que se realizarán
y cuáles serán los mecanismos de control, así como quiénes serán los
encargados de efectuarlo. En las organizaciones es fundamental que
se respeten siempre ciertos principios de convivencia humana.
7. Pueden adoptar personería jurídica: Aunque las organizaciones pueden
surgir de manera más bien informal y mantenerse así por tiempo
indeterminado, es recomendable que obtengan lo que se llama
personería jurídica. Así, quedan bien delimitados sus derechos y
obligaciones como institución frente a todos los ciudadanos y puede
ser representada judicial y extrajudicialmente.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los objetivos de la organización son aquellos elementos materiales,

comerciales, sociales y económicos hacia los que las organizaciones orientan
sus recursos y energías. Hacen referencia sobre todo a la buena imagen,
rentabilidad, utilidad, productividad, responsabilidad social, buena
percepción del consumidor y la obtención de un servicio o artículo de
calidad.

Es por ello, que muchos autores sostienen que los objetivos que persigue la
organización de la empresa se centrarían en la consecución de:

Efectividad: alcanzar las metas de la empresa de todas maneras, logrando

beneficios y excedentes. Todo ello redundará a favor de los empleados,
accionistas y la compañía, que ayudarán en el desarrollo de la entidad.

Eficiencia: consiste en la óptima utilización de los recursos disponibles, ya

sean económicos, materiales o humanos, para alcanzar con eficacia
los objetivos empresariales con el mínimo coste en el tiempo previsto.

Eficacia: este término se refiere a la capacidad de la entidad para responder

de una manera rápida y adecuada a las situaciones que se producen en un
momento concreto y cumplir con las metas y satisfacer las necesidades de
los clientes o usuarios de un servicio o producto.
La efectividad pasa por alcanzar los objetivos y si eso se realiza con
eficiencia, utilizando los recursos de forma óptima, se habrá sido eficaz. La
eficacia es la suma de efectividad y eficiencia bajo un concepto de sinergia.

PROCESO ORGANIZACIONAL

Los procesos organizacionales son el conjunto de pasos que deben llevar

a cabo los miembros de una organización para lograr las metas, objetivos
establecidos por la misma. Dichos procesos son los siguientes:

- Autoridad: tiene que ver normalmente con el puesto que ocupa una
persona dentro de la organización, se considera el derecho inherente
de un puesto gerencial para dar órdenes y esperar que éstas se
cumplan. Para facilitar este proceso se elabora una cadena de mando
y se le otorga a cada gerente cierto grado de autoridad.

- Poder: según Mintzberg es la capacidad para generar efecto o afectar

los elementos de la organización, es decir, es cualquier cualidad que
posee una persona sobre los demás miembros de la organización,
quien ejerce el poder se considera un líder.

- Liderazgo: “es el proceso de dirigir e influir en las actividades de los

miembros del grupo” (Stoner. 1996 p. 513), se considera las
capacidades y habilidades para reconocer, hallar, usar y motivar a
todo el talento humano de la organización hacia el logro de las metas
y objetivos.

- Toma de decisiones: es el proceso de contestar a una dificultad

eligiendo una salida viable la cual todos los miembros de la
organización puedan acceder y la respeten.

- Comunicación: es el proceso de transmitir la información a quienes

tienen que tomar las decisiones, a su vez posibilita la coordinación y
el control de las actividades de la organización, siendo importante en
todas sus maneras.
 - Conflicto: surge siempre que los intereses se enfrentan y cada parte
ajustará su posición a lo que sea coherente, el conflicto es inevitable
y muy importante dentro de las organizaciones porque es allí cuando
se hace notar cuales son los procesos que tiene la organización para
resolverlos, bien sea desarrollando nuevos métodos de resolución o
aplicando algunos ya presentes, por ejemplo, la negociación que a su
vez es un proceso de comunicación.

- Innovación: es el resultado de la imaginación, se basa en la

transformación de una idea en un producto negociable o en otro caso
en un proceso eficiente para la organización.

- Cambio: es la modificación de señalada estructura, procedimiento,

costumbre, comportamiento, actitudes, normas para adquirir otras
que permitan la adaptación de la organización al contexto (ambiente
externo e interno) en el cual se encuentra la organización.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es la serie de actividades que deben

desempeñarse en un puesto determinado por un individuo que cubre un
perfil especifico para llevarlas a cabo con profesionalismo. Además, en la
estructura se establecen niveles jerárquicos de autoridad y comunicación,
necesarios para el buen desempeño de las tareas. Con base en las técnicas
correspondientes al diseño de la organización.

Así mismo, se deben diseñar las actividades de la mejor manera posible,

para que su ejecución sea adecuada. De este modo, cada empleado cumplirá
con sus funciones, pero sin perder de vista el objetivo del grupo.

Por lo tanto, la estructura organizacional cumple con tres funciones básicas:

1. Producir resultados y objetivos.

2. Superar las diferencias individuales, es decir, hacer que las personas
se adapten a las exigencias que les impone la organización.
3. Ser medio para ejercer el poder.
PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN

Las organizaciones presentan un sin numero de problemas, los cuales,

pueden ser ocasionados desde la fase inicial del proceso administrativo, es
decir, desde la planeación. Algunos de los problemas mas frecuentes de las
organizaciones son:

1. La organización carece de una misión o, en caso de tenerla, no se

comprende y, por tanto, nadie se compromete con ella.

2. No existen valores ni una visión compartidos; la organización carece

de una misión, o bien no hay una profunda comprensión de ésta ni
un compromiso con ella en todos sus niveles.

3. Alineamiento deficiente; mal alineamiento entre la estructura y los

valores compartidos, entre la visión y los sistemas; la estructura y los
sistemas de la organización sirven y refuerzan de forma deficiente los
rumbos estratégicos.

4. Estilo equivocado; o bien la filosofía de la gerencia es incongruente

con la visión y con los valores compartidos, o el estilo encarna de
forma incoherente la visión y los valores de la declaración de misión.

5. Malas técnicas; o bien el estilo no armoniza con las técnicas, o los

gerentes carecen de las técnicas que necesitan para implementar el
estilo.

6. Poca confianza; el personal tiene poca confianza, una cuenta bancaria

emocional sin fondos, y eso provoca que la comunicación esté
bloqueada, que haya poca capacidad para solucionar problemas y
escasa cooperación y trabajo en equipo.

7. Falta de integridad; los hábitos no son iguales a los valores; no hay

correlación entre lo que creo y valoro y lo que hago.