Instituto de Ciencias y Estudios Superiores de Tamaulipas, A. C.

Educación a Distancia

“Elabora una investigación en donde explique mediante un

ejemplo el uso de la base de datos de Access. "

Morelia, Mich. 09 de Abril 2019

I
 Investigación del uso de la base de datos Access

Introduccion:
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El
programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar
tareas de oficina.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron
diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software.
Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes
y consultas, que incluso puede importar información creada con otro software
(como Microsoft Excel).

 Proporcionar una introducción de la importancia de Access (Mínimo una cuartilla).

 La investigación se debe de desarrollar con base a un ejemplo (Se deben de tocar
todos los temas y subtemas de la carta descriptiva, siempre usando un ejemplo).
 Se describe la definición exacta el uso de los elementos básicos del Access.
 El ejemplo mencionado anteriormente debe de realizarse por el alumno,
comprobándolo mediante impresiones de pantalla.
 La bibliografía y fuentes consultadas deberán estar citadas de acuerdo al formato
APA 5ª. Edición.
Elementos básicos de Access

Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que
se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como
tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema
de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro,...

Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro Grande C/ Germanías,
1 Luis 46723
1 Lilos 23
Registro Fran
2 Marta C/ Mayor, 34 46625
2 Dardeno
Registro
3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
3
C/
Registro Huesca
4 María Franciscano, 46521
4 Buevo
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Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas.

Formularios
Un formulario es el objeto diseñado para la introducción, visualización y modificación
de los datos de las tablas.

Informes
Un informe es el objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos
y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.
Macros
Una macro es el objeto que define de forma estructurada las acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.
Módulos
Un módulo es el objeto que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programación con Access.

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de
ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos
redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan
errores e incoherencias.

El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si

la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de
la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que
tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos
redundantes.
 Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las
tablas cuando así se precise.
 Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
 Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de
informes.

El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
 Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
 Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los
nombres de productos o los números de pedidos.
 Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o
Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
 Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en
un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados
podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
 Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para
identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
 Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás
tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones
según sea necesario.
 Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con
datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas.
Realice los ajustes necesarios en el diseño.
 Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están
estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

EJEMPLO DE BASES DE DATOS DE UN GRUPO

1.- SELECCIONAR UNA PLANTILLA. Las plantillas de Acces tienen tablas,

consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse.
Al iniciar Acces, lo primero que veras en una selección de plantillas y se pueden
buscar más en línea.

1.1. EN ESTE CASO aremos una plantilla de alumnos

1.- CREAR UNA BASE DE DATOS utilizando la plantilla nueva
Seleccionamos crear
Nos aparecerá una tabla en blanco
-Le indicamos donde queremos que guarde la base de datos y le asignamos un
nombre DESPUES LE DAMOS CREAR
Nos aparecerá la tabla en blanco ya con el nombre que le asignamos lista para crear
la base de datos

Seleccionamos la pestaña de tabla (botón derecho)

- vista diseño.-
donde le asignaremos en este caso los datos que se ingresaran la nombraremos
ALUMNOS y le damos aceptal

Ahora ya nombrada nuestra tabla ALUMNOS empezaremos a darle nombre a los

campos

Despues daremos formato al tipo de datos de cada campo indicando :

-tamaño del campo (indicando el número de caracteres que necesitamos en cada
celda
-formato

Cerramos la pantalla y guardamos los cambios

Ahora creamos una nueva tabla

Acemos el mismo proceso que la anterior para crearla y nombrarla

En este caso crearemos una que se llame (CALIFICACIONES)
E igual indicaremos los nombres del campo y el tipo de datos que necesitaremos
Le damos guardar y ya contamos con 2 bases de datos.

Ya con estas dos BASES DE DATOS

Ingresamos los datos de cada uno
Empecemos con ALUMNOS

Ahora con CALIFICACIONES