DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE

FACTURACIÓN ELECTRONICA EN LA EMPRESA “SONY” EN LA HORMIGA

PUTUMAYO.

DAYANA MARIELLY MENESES PORTILLA

COORPORACION UNIVERSITARIA AUONOMA DE NARIÑO

FACULTAD CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
LA HORMIGA
2019
DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE
FACTURACIÓN ELECTRONICA EN LA EMPRESA “SONY” EN LA HORMIGA
PUTUMAYO

DAYANA MARIELLY MENESES PORTILLA

Anteproyecto para optar el título de Contador Publico

Ing. ÉDISON VLADIMIR GAVIRIA

COORPORACION UNIVERSITARIA AUONOMA DE NARIÑO

FACULTAD CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
LA HORMIGA
2019
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diseñar herramientas para recopilar información de la cual se pueda

implementar algunos metodos de facturación electrónica en el almacén
Consolidación y análisis que permita implementar el sistema de facturación
electrónica en el almacén SONY en la Hormiga putumayo.
Plantear posibles estrategias que permitan implementar el sistema de
facturación electrónica en el almacén SONY en la Hormiga putumayo.

MARCO TEÓRICO.
En Latinoamérica el formato electrónico y sus componentes se comenzó a utilizar
en algunos países de la región en la década de los noventa y, con la entrada del
nuevo siglo, su implementación se aceleró significativamente. Las tecnologías
de la información y la comunicación (TIC) son, en la actualidad, una invaluable
herramienta en el desarrollo de todas y cada una de las actividades que ejecutan
las personas y las empresas.
Gómez1 explica que el auditor deberá tener un amplio conocimiento y una gran
variedad de técnicas automatizadas, programas y procedimientos de facturación,
que garanticen que la labor realizada tenga la mayor calidad posible, de acuerdo
con lo establecido por los más importantes estándares internacionales vigentes

A falta de preparación de algunos auditores, hay que sumarle la situación actual

de esta importante función como la automatización e implementación de
sistemas de facturación electrónica. “Es evidente que el ejercicio profesional de
la auditoría ha estado en entredicho en los últimos años.”2
En éste mismo sentído como lo expone los señores es importante destacar que
el uso de TIC en las organizaciones, en ocasiones, facilita la comisión de actos
fraudulentos e ilícitos que pueden afectar la estabilidad financiera y contable de
una compañía, aunque también es cierto que se multiplican las evidencias
digitales de tales actuaciones.

1
GOMEZ-MENESES, Fabio Enrique.Competencia digital en la auditoría. Soporte o carga en el ejercicio
profesional de los auditores. Cuad. Contab. [online]. 2014, vol.15, n.37, p 137
2
García-Benau, María Antonia & Vico-Martínez, Antonio (2003). Los escándalos financieros y la auditoría:
pérdida y recuperación de la confianza en una profesión en crisis. Revista Valenciana de Economía y
Hacienda, p.25
Según Ojeda, Rincón, Arias, Daza3 explicaron que; ahora bien, podría derivarse
como conclusión (tal vez, equivocada) ante la gran cantidad de actos
fraudulentos e ilícitos que se están presentando en las empresas en los últimos
años, que las competencias tecnológicas, las técnicas, las herramientas y los
mecanismos de control utilizados por los auditores no tienen el mismo desarrollo
tecnológico que las actividades y procesos que son objeto de evaluación en las
compañías
Aunque todavía hay países que no cuentan con una normativa de facturación
electrónica, la realidad es que la factura electrónica se ha convertido en los
últimos años en una pieza esencial en la transformación digital de las empresas
y gobiernos de Latinoamérica. “Es previsible que la evolución y el impulso de
este tipo de soluciones tecnológicas hagan que, en la década que está por venir
se masifique su uso y, también las empresas de estos países descubran los
beneficios que pueden obtener del intercambio electrónico de documentos”.4
Ahora bien y si nos adentramos más en la parte de comercialización para la
exportación e importación o bien llamado un intercambio de ideas, la cual nos
permitirá una expulsión de inversiones que generarán un gran impacto en la
determinación de proyectos de inversión. apuntando nuevas estrategias para la
elaboración de estos sistemas.
En México, para el año 2013, el Gobierno Federal designó 5.4 mil millones de
pesos en su Presupuesto de Egresos de la Federación para invertirlos en
Proyectos de Innovación Tecnológica gestionados por el CONACYT.
sin embargo, Garza-Cantú, M. (2010), en la revista Política Digital indica que a
nivel mundial los proyectos que finalizan como exitosos oscilan entre el 32% y
40%, y consideran que en México el porcentaje es aún inferior.5

3
Ojeda, Jorge; Rincón, Fernando; Arias, Miguel & Daza, Libardo (2010). Delitos informáticos y entorno
jurídico vigente en Colombia. Cuadernos de Contabilidad, 11 (28), p.56

4
Gómez, Fabio & Católico, Diego (2009). Revelación y divulgación de la información financiera y no
financiera on-line de las 500 empresas más representativas en Colombia. Cuadernos de Contabilidad,
10 (27), p.301

5
ZURITA-BARRON, Mario Alberto et al.Un modelo matemático para la optimización de
recursos de los proyectos científicos. Comp. y Sist. [online]. 2016, vol.20, n.4, pp.752
MARCO HISTORICO.
La factura electrónica se la define como el documento tributario generado por
medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico
en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de
integridad, autenticidad y seguridad no observadas, de manera que la
facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos
similares entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos)
y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados
reconocidos. Es decir, la factura electrónica no es más que la factura tradicional
o normal sino de manera electrónica, de tal manera que se pueda almacenar,
gestionar e intercambiar mediante el uso de medios digitales; dichos documentos
deben contener los mismos requerimientos legales exigidos para las facturas
tradicionales con la condición de una mayor seguridad que garantice el contenido
e integridad de los mismos.6
Para implementar la facturación electrónica:
 Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor
complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre
otros).
 Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un
ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

 Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su

integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.7
Ahora bien todos esos modelos de facturación electrónica se han convertido en
un factor innovador esencial para lograr el éxito de las empresas y,
consecuentemente, en un factor clave en el crecimiento en la economía latino
americana “En las actividades de distribución comercial, la innovación es un
concepto que se utiliza como respuesta a las demandas de los consumidores, a
las exigencias del mercado y a la competencia global (el entorno competitivo en
el que se vive actualmente empuja a las empresas a innovar más rápida y
eficientemente). Por otra parte, los procesos de globalización e
internacionalización de los mercados, la ampliación de los canales de
comunicación y la oferta de un amplio abanico de servicios plantean nuevas

6 Marya Guzman, cesiblel Mendiet(2009). Análisis del proceso de implementación de la

facturación electrónica en el Ecuador. Tesis previa a la obtención del título de Contador Público
Auditor,n.1, pp. 43.
7 Marya Guzman, cesiblel Mendiet(2009). Análisis del proceso de implementación de la
facturación electrónica en el Ecuador. Tesis previa a la obtención del título de Contador Público
Auditor,n.1, pp. 18.
posibilidades para la utilización de las tecnologías de la información (TIC) en el
sector comercial”8
El desenvolvimiento de la distribución comercial en el sector de la tecnología era
muy ligero y se basaba fundamentalmente en la imitación de otros sectores. El
panorama se modifica radicalmente en las dos últimas décadas. Las invenciones
se convierten en innovaciones y éstas se difunden en el ámbito del comercio. La
tecnología intangible del autoservicio se extiende –convirtiéndose en un
vendedor silencioso pero implacable– y va acompañada de nuevos diseños
tecnológicos (en la fase logística, en el punto de venta…). Las nuevas cajas
registradoras, los sistemas de lectura óptica, las balanzas electrónicas, los
equipamientos de etiquetado, los ordenadores de gestión, el B2C (comercio
electrónico, Business to Consumer), etc., conforman un mundo nuevo que
origina ferias del equipamiento comercial y acontecimientos similares.9
Es muy difícil llegar a un acuerdo sin que el Estado colombiano imponga las
directivas de construcción del formato de facturación electrónica y notas crédito.
Sin embargo, y de forma independiente a esta situación, “el formato de
facturación electrónica debe como mínimo presentar tres características
fundamentales: ~ Información básica de facturación: relacionada con el
adquiriente, el obligado a facturar, el valor total de la factura y el valor total de los
impuestos. ~ Extensibilidad: las facturas varían considerablemente de empresa
a empresa. Por lo tanto, se deberán proveer los mecanismos para soportar
información específica para una empresa dada. ~ Firma digital: para dar trámite
a las directivas de ley y garantizar la integridad, autenticidad y no repudiación de
contenidos.”10

MARCOS CONCEPTUAL.

El objetivo de este ante proyecto es desarrollar y probar modelos a mejorar los

sistemas de facturación electrónica orientados a optimizar los costos de los
proyectos de innovación tecnológica. Y bien podría ser modelos estadísticos.
Estos modelos estadísticos se mostrarán en tablas basadas en datos reales de
evaluación de proyectos.

Cada proyecto incluye: recursos materiales (infraestructura e inmuebles que

serán tratados como costos fijos del proyecto), recursos humanos (dedicados al
desarrollo de diversas actividades del proyecto dependiendo de sus habilidades
y nivel de conocimiento), y las actividades requeridas por el proyecto. La función

8
Javier Ripol, Víctor, Martín. (2011). Creatividad, innovación y tecnología en la distribución
comercial. n.5 p. 2.
9
Javier Ripol, Víctor, Martín. (2011). Creatividad, innovación y tecnología en la distribución
comercial. n.5 p. 11.
10
Jorge Clavo, Alexander Chacón. La factura electrónica en Colombia: visión integral. Revista Punto de
Vista 3.indb 215. 2011, p.13
objetivo es minimizar el costo del proyecto de innovación tecnológica. En forma
general comprende la suma de todos los costos implicados, y cada costo
individual se obtiene al multiplicar cada costo de determinada actividad por los
costos fijos que emplee y por el tiempo ejercido para cumplir con dicha actividad.
Función Objetivo se formula de la siguiente manera11

donde Cpi corresponde al costo del proyecto, Ak corresponde a las actividades del
proyecto, t corresponde al tiempo de las actividades involucradas en el
proyecto, i corresponde al número de proyecto seleccionado para apoyo
y p corresponde al proyecto y k corresponde al número de las actividades
programadas en el proyecto.12

Ejemplo de una instancia probada.

Esta tabla de entrada de datos de una instancia se obtiene mediante fórmulas de

Excel basadas en datos reales. Posteriormente sus resultados alimentan el modelo
simplificado en AIMMS para optimizar costos. Al final de la experimentación se
incluyen las estadísticas de comparación entre lo propuesto por los investigadores y
lo propuesto por el algoritmo.13

11
Cornell-Pereira (2010). La implicación de los educandos en la obtención de algoritmos
matemáticos. España: Revista Científico Pedagógica. Educación y Sociedad.p.56
12
Cornell-Pereira (2010). La implicación de los educandos en la obtención de algoritmos
matemáticos. España: Revista Científico Pedagógica. Educación y Sociedad.p.62
13
ZURITA-BARRON, Mario Alberto et al. Un modelo matemático para la optimización de recursos de los
proyectos científicos. Comp. y Sist. 2016, vol.20, n.4.pp.752
http://www.scielo.org.mx/img/revistas/cy 1

MARCO LEGAL
Existen tres hitos importantes en el proceso evolutivo de la factura electrónica en
Colombia. “La primera referencia se remonta al año de 1996 en el cual se
reglamentó el uso de la factura electrónica como un documento computacional
que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios.
Por otro lado, México y Chile responden a dos paradigmas estratégicos en la
adopción de nuevas tecnologías en sus procesos mercantiles y tributarios que
les permitió a las industrias de ambos países aumentar la competitividad,
reduciendo los costos de facturación y los niveles de evasión de impuestos”14
A. Decreto 1094 de 1996 “Fue el primer intento del Gobierno colombiano en el
uso de medios totalmente electrónicos para soportar las operaciones mercantiles
de compraventa de productos y/o servicios. Para esta primera versión de factura
electrónica se definió el estándar EDIFACT como el lenguaje universal de
transferencia e intercambio de información. EDIFACT (Electronic Data
Interchange For Administration, Commerce and Transport) representa un
estándar desarrollado por las Naciones Unidas para el intercambio de
documentos comerciales. Se encuentra estructurado jerárquicamente por una
serie de segmentos de información que siguen reglas de sintaxis definidas. A su
14
Jorge Clavo, Alexander Chacón. La factura electrónica en Colombia: visión integral.
Revista Punto de Vista 3.indb 215. 2011, p.4
vez, estos segmentos se encuentran conformados por elementos de datos
(simples o compuestos). Un elemento de datos compuesto se encuentra
conformado, a su vez, por elementos de datos simples que pueden estar
codificados o no codificados. Un elemento de datos codificado toma sus valores
de una lista de códigos determinada”15
COLOMBIA, FUNCIÓN PÚBLICA NACIONAL16Finalmente, en el artículo No. 3
del decreto 1094 de 1996 se definió el concepto de las Empresas
administradoras de redes de valor agregado las cuales, previa autorización del
Ministerio de Comunicaciones y registro ante la Subdirección de Fiscalización de
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), podían intermediar en
el intercambio de mensajes de datos electrónicos. Adicionalmente, estos
intermediarios autorizados debían disponer ante la DIAN de un buzón electrónico
fiscal en el cual existiría registro, custodia y organización de todos los mensajes
electrónicos (facturas) para los cuales sirvieron como puente de comunicación.
Afortunadamente la legislación descrita en la resolución 14465 de 2007 permite
la generación de facturación electrónica tanto en entornos netamente
empresariales (B2B), en donde el adquiriente es una persona jurídica, como en
entornos comerciales (B2C), en donde el adquiriente está representado por una
persona natural. Dada esta característica, un sistema de facturación electrónica
deberá soportar de manera adecuada un conjunto de casos de uso que les
permitan a
los dos tipos de actores (empresa y persona natural) llevar a cabo las siguientes
operaciones:
 Recuperar las facturas electrónicas
que se les han emitido por los diferentes obligados a facturar.

 Aceptar o rechazar las facturas electrónicas.

 Generar los informes correspondientes al anexo No. 3 de la resolución

14465 del 2007

15
Jorge Clavo, Alexander Chacón. La factura electrónica en Colombia: visión integral.
Revista Punto de Vista 3.indb 215. 2011, p.6

16
COLOMBIA, GESTOR NORMATIVO, FUNCIÓN PUBLICA NACIONAL
Referencias
GOMEZ-MENESES, Fabio Enrique.Competencia digital en la auditoría. Soporte o
carga en el ejercicio profesional de los auditores. Cuad. Contab. [online]. 2014, vol.15,
n.37, pp.135-151. ISSN 0123-1472.
García-Benau, María Antonia & Vico-Martínez, Antonio. Los escándalos financieros y
la auditoría: pérdida y recuperación de la confianza en una profesión en crisis. Revista
Valenciana de Economía y Hacienda,2003 7,p.25-48
Gómez, Fabio & Católico, Diego. Revelación y divulgación de la información financiera
y no financiera on-line de las 500 empresas más representativas en
Colombia. Cuadernos de Contabilidad,2009, 10 (27), p.269-318

Ojeda, Jorge; Rincón, Fernando; Arias, Miguel & Daza, Libardo. Delitos informáticos y
entorno jurídico vigente en Colombia. Cuadernos de Contabilidad,2010, 11 (28), p.41-
66.

Zurita,Barron, Mario Alberto et al.Un modelo matemático para la optimización de

recursos de los proyectos científicos. Comp. y Sist. 2016, vol.20, n.4, pp.749-761.
Marya Guzman, cesiblel Mendiet. Análisis del proceso de implementación de la
facturación electrónica en el Ecuador. Tesis previa a la obtención del título de
Contador Público Auditor,2009,n.1, pp 1-89.
Jorge Clavo, Alexander Chacón. La factura electrónica en Colombia: visión integral.
Revista Punto de Vista 3.indb 215. 2011, p.1-19
Javier Ripol, Víctor, Martín. Creatividad, innovación y tecnología en la distribución
comercial.2011, n.5 p. 2-21.
Cornell-Pereira. La implicación de los educandos en la obtención de algoritmos
matemáticos. España: Revista Científico Pedagógica. Educación y Sociedad.2011.
p.12-132

COLOMBIA, GESTOR NORMATIVO, FUNCIÓN PUBLICA NACIONAL