TITULO DEL TRABJO

AP1-AA1-Ev1

FORMULACIÓN DE PROYECTO

INTEGRANTES

DRAOMAR CHAVEZ PALMERA

ASESOR PEDAGÓGICO

RAFAEL NEFTALÍ LIZCANO REYES

ANALISIS Y DESRROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

FICHA (1565056) FASE I-IDENTIFICACIÓN

AÑO 2017
 Contenido
1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................................... 3

1.1 La empresa .............................................................................................................................................. 3

1.2 Delimitación del proyecto ...................................................................................................................... 3

2. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................................ 4

3. OBJETIVOS ................................................................................................................................................. 5

3.1 General .................................................................................................................................................... 5

3.2 Específicos ............................................................................................................................................... 5

4. ALCANCE DEL PROYECTO ................................................................................................................... 6

5. BENEFICIARIOS ........................................................................................................................................ 6

6. IMPACTO..................................................................................................................................................... 6

6.1 Económico ............................................................................................................................................... 7

6.2 Ambiental ................................................................................................................................................ 7

6.3 Tecnológico ............................................................................................................................................. 7

7. RESTRICCIONES ....................................................................................................................................... 7

8. RIESGOS ...................................................................................................................................................... 8

9. PRODUCTOS O RESULTADOS ............................................................................................................... 9

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la empresa

como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de partida al presente proyecto, puesto

que estos posibilitan y modifican el progreso de este.

1.1 La empresa

El presente proyecto se desarrollará en la empresa Saram Artesanías, ubicada en la ciudad de

Manizales (caldas), con un promedio de 3 trabajadores, de los cuales solo 2 serán los primeros

usuarios del sistema contable acorde a esta empresa, cabe destacar también que esta empresa lleva en

funcionamiento 20 años, en los cuales la microempresa ha desarrollado procesos de inventarios y

facturación de manera manual. como otros tantos contables, como lo realizan muchas empresas a

nivel nacional, principalmente en esta zona del país, debido a la poca difusión, desarrollo e

implementación de sistemas de información acordes a las necesidades, que optimicen procesos y

solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y circunstancias como sucede en la

microempresa anteriormente mencionada.

1.2 Delimitación del proyecto

Al observar los procesos llevados en la microempresa Saram Artesanías, se pude analizar que la

mayoría de ellos, se hacen de manera manual, factor que puede hacer este sistema vulnerable a pérdida

de documentos y por otro lado centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden acceder a la

información retardando procesos de registro y control de la contabilidad, por ello se sugiere empezar

por analizar y desarrollar un sistema de información accesible, centrada en los procesos de

contabilidad, inventarios y facturación, puesto que en primer lugar la microempresa tiene demasiada
información contable archivada sin contabilizar, y para ello se hace vital que tanto el propietario, y

empleados involucrados en el proceso contable conozcan cuántos registros de su contabilidad se

encuentran archivados, para tener un control y a su vez para poder vender montar un sistema con

información ajustada a la realidad, en segundo lugar se considera que es necesario delimitar el sistema

de información puesto que se desea dar solución a la necesidad más relevante de la microempresa y

generar cambios importantes en el progreso de la misma con este sistema.

¡Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo objetivo,

el control contable!, ya que hoy en día muchas empresas desean sistematizar y automatizar procesos

contables, debido a la relevancia del control de activos en una compañía, sin embargo, este va a estar

enfocado especialmente en la contabilidad básica que maneja la microempresa.

2. JUSTIFICACIÓN

Hace treinta años no era normal que las PYME Colombianas o Latinoamericanas operaran un

software contable. Para ese entonces, los computadores eran aparatos muy costosos, haciendo que la

herramienta se saliera del alcance de las PYME. Así las cosas, era encontrar un libro de asiento

manual, donde se registraban las transacciones de una PYME. Como podrán imaginarse, el trabajo

de elaborar un resumen contable (expresado en un P&G, balance y estado de resultados) era una labor

titánica de cada periodo contable.

Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la automatización de las actividades que se

realizan en los diferentes procesos contables de la empresa, como es el registro de entradas y salidas

del inventario, cartera y proveedores, activos fijos, pasivos etc.

Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y

justificación de desarrollar un sistema contable para esta microempresa, es la de registrar y controlar

los procesos contables, para dar así una respuesta inmediata a las diferentes entidades externas que

soliciten información, en el momento en que lo requieran evitando sanciones por la demora o falta de

documentación.

El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se busca la optimización de

los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la información contable, a su vez permitirá

controlar los activos y pasivos, lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, toda esta

información es de suma importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser

suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.

3. OBJETIVOS

3.1 General

Crear un programa informático destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad en la

microempresa, Saram Artesanías.

3.2 Específicos

 registrar y procesar, las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,

control de inventarios, balances que se generan.

 Generar reportes de las operaciones de la empresa.

 Minimizar errores propios de la actividad humana como trascripción errada, asientos y

clasificaciones incorrectas.
4. ALCANCE DEL PROYECTO

El sistema por desarrollar llevará el registro controlado de la información contable existente, con el

fin de obtener todos los datos necesarios de cada proceso de una manera organizada, confiable y

correcta. Se lograrán mejoras en la microempresa Uno de los principales objetivos del software de

contabilidad será el de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en la misma,

obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el impacto a la empresa

de obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará para el uso exclusivo de Saram

Artesanías.

5. BENEFICIARIOS

 Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados directamente

con el proyecto del sistema contable, entre los cuales serían, la gerente y propietaria.

 Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de contabilidad, entre

los cuales tendríamos los proveedores, medio ambiente, empresas de mantenimiento

informático.

6. IMPACTO

Nuestro Sistema de Contabilidad HELPCONT plantea organizar de manera significativa la

contabilidad, finanzas y administración de inventarios, dé la empresa beneficiaria Saram Artesanías,

ocasionando así gran impacto en diferentes ámbitos:

6.1 Económico

Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al realizar sus

respectivas funciones brindará tiempo valioso que sería empleado en otras actividades laborales

optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias generadas en la empresa.

6.2 Ambiental

Al implementar nuestro sistema de contabilidad se anulará el uso de materiales que los empleados de

la empresa empleaban para contabilizar de forma manual como papel, bolígrafos y más. De esta

manera se disminuye posible contaminación visual o ambiental causada por el consumo de dichos

materiales.

6.3 Tecnológico

A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico, con el tiempo iremos

innovando e implementando nuevas funciones y despertando el interés en los usuarios para que

busquen satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología.

7. RESTRICCIONES

De alcance, ya que el proyecto del sistema contable se proyecta como una solución integral se

necesitaría de toda la información de activos y pasivos, requisiciones de compras, solicitud, compras,

ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y debido a que esta información actualmente es un

proceso manual podría interferir en el producto final del software.

Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en caso

de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las empresas

prestadoras de servicios.

8. RIESGOS

Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un fenómeno, es decir que se

pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de

organización, tecnológicos, físicos, también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la

empresa.

Hablando de la empresa Saram Artesanías, se pueden presentar los siguientes riesgos:

 En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes, también el colapso

de las telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa entre otros.

 Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la ejecución de los

procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema, procedimientos o personas que

participan en dicho proceso.

 También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar tanto a la

persona como a la empresa.

9. PRODUCTOS O RESULTADOS

 Software contable hecho a la medida de la empresa y su interés.

 Implementación del login o logo (en español ingresar o entrar) para el acceso al sistema.

 Implementada la facturación de ventas en el sistema.

 Creados los catálogos para el ingreso de información al sistema.