PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, SEP_SST _001

EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES Versión 01
NIT. 900.266.807-3

OBJETIVO
Establecer una metodología para la adquisición de equipos, servicios, bienes o productos,
así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores que puedan afectar la
calidad de los servicios prestados por la agremiación de profesionales de la salud
ocupacional del Huila APSOH.

ALCANCE

Inicia con la identificación de productos, servicios y finaliza con la reevaluación del

proveedor, aplica para todos los servicios o productos necesarios para la operación.

METODOLOGÍA

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de

algún equipo, servicio, bien o producto que inciden en la prestación de los servicios de la
agremiación, para lo cual se aplica a los proveedores que están en listado de
proveedores, y se realiza una evaluación de proveedores.

Para compras cuyo valor sea inferior a $100.000 se podrán realizar directamente por caja
menor. En estos casos no se diligencian cotizaciones, comparativo de ofertas, ni orden de
compra.

Las compras cuyo valor sea superior a $100.000, se podrán realizar teniendo en cuenta la
solicitud de compra aprobada por el representante legal.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA

Requerimiento de compra:

Si se identifica la necesidad de la adquisición de equipo, servicio, bien o producto, se

realiza la solicitud al Representante Legal, especificando claramente las características
del requerimiento.

Solicitud de Cotización:

Por parte del Director de Operaciones se realiza la solicitud de cotizaciones teniendo en

cuenta el Listado de Proveedores Inscritos, se solicitan las cotizaciones de acuerdo a lo
establecido en las condiciones generales de este procedimiento.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

CRISTIAN OLAYA PÉREZ
Profesional en Seguridad y
Salud en el Trabajo. Magíster
en SIG.
Cód.: SEP_SST _001
NINI JOHANA MENA OLGA MIRET PÉREZ
ROJAS
Fecha: 01 de enero
Asesora SST Representante legal 2017
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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES Versión 01
NIT. 900.266.807-3

Aprobación de la solicitud:

El Director de Operaciones realiza la aprobación del requerimiento, dejando evidencia

mediante Orden de Compra, emitida al proveedor seleccionado previamente, el cual
garantice el cumplimiento de los requisitos de la compra.

Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad

presupuestal.

Verificación de la compra:

El responsable de la solicitud, deberá realizar la verificación de la compra al momento de

la recepción, garantizando que la misma cumpla con los requerimientos previamente
realizados.

Se debe verificar el estado de entrega del equipo, servicio, bien o producto de acuerdo a
la orden de compra y la factura, revisando que las características, cantidades,
especificaciones y los precios de los ítems de la orden de compra sean iguales a los de la
factura y el total de las dos coincidan con el mismo valor.

Selección de Proveedores:

La Organización, tiene como política la selección y evaluación a los proveedores de los

cuales se puedan derivar resultados negativos que afecten la calidad de los resultados de
la actividad de entrenamiento.

La base principal para la selección de un proveedor se centra en que este dentro de su

alcance de servicio, distribución disponga de lo necesario para cubrir determinada
necesidad.

Por parte de la Dirección de Operaciones, se realizará la selección de estos proveedores

los cuales serán registrados en el Listado de Proveedores, previo a la calificación de los
siguientes criterios, mediante el formato Selección, Evaluación de Proveedores
FEP_SST_ 001.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

CRISTIAN OLAYA PÉREZ
Profesional en Seguridad y
Salud en el Trabajo. Magíster
en SIG.
Cód.: SEP_SST _001
NINI JOHANA MENA OLGA MIRET PÉREZ
ROJAS
Fecha: 01 de enero
Asesora SST Representante legal 2017
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PROVEEDORES Versión 01
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Selección de Bienes, Suministros y Servicios

# Aspecto Criterio Puntaje % Evaluación
Entre 0 ≤ 2
6,25 %
Años
Entre 2 ≤ 5
12,5 %
Antigüedad Califica la experiencia y el tiempo de Años
1 Comercial permanencia del proveedor en el mercado. Entre 5 ≤ 10
25%
18,8 %
Años
Mayor a 10
25 %
Años
Califica la tenencia de un Sistema de No cuenta con
Gestión de Calidad (SGC) sobre el 16,7 %
SG
servicio que el proveedor ofrece y es
Está en
2 Calidad objeto de evaluación. Este sistema puede
Proceso
33,3 % 50%
asegurar que las cosas funcionan bien y
que el proveedor puede responder Cuenta con un
50 %
rápidamente a los problemas que surjan. SG
Este criterio califica el servicio post-venta,
Regular 8,3 %
la asesoría y la garantía que ofrece el
proveedor a la hora de suministrar un bien
3 Post-venta
o servicio. Estos son servicios
Bueno 16,7 % 25%
complementarios que agregan valor al
Excelente 25 %
producto o servicio adquirido.

Evaluación de Bienes, Suministros y Servicios

# Aspecto Criterio Puntaje % Evaluación
Más de 10 Días
10 %
Evalúa el cumplimiento del proveedor en de la Pactada
Cumplimiento cuanto a la puntualidad en la entrega, 10 Días
1 en tiempo teniendo en cuenta las fechas y/o el después de la 20 %
30%
tiempo pactado. Pactada
Fecha Pactada 30 %
Menos de un
Evalúa el cumplimiento del proveedor en 10 %
50 %
cuando a la entrega de la totalidad de los
Cumplimiento Entrego un 70
2 en Ítem Pedidos
productos solicitados o del servicio
%
20 % 30%
requerido, en la fecha estipulada para el
mismo. Entrego un 100
30 %
%
3 Producto y/o Evalúa la conformidad de los productos No Cumple con 20 % 40%
Servicio y/o servicios requeridos, es decir, si los los
Conforme productos fueron entregados con la Requerimientos

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cód.: SEP_SST _001
CRISTIAN OLAYA PÉREZ NINI JOHANA MENA OLGA MIRET PÉREZ
ROJAS
Profesional en Seguridad y Fecha: 01 de enero
Salud en el Trabajo. Magíster Asesora SST Representante legal 2017
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calidad especificada o si por el contrario Cumple con los

40 %
el producto fue devuelto Requerimientos

Escala de Calificación para Selección y Evaluación de los

proveedores:

La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores, siendo
Independiente si es de equipo, servicio, bien o producto, se realiza sobre la base de una
escala continua de 0 a 100 %, obtenido de los puntajes ponderados de los criterios
parciales del tipo de proveedor evaluado.

El puntaje Máximo de evaluación corresponde al 100%, quedando Clasificados como

sigue:

Calificación (%) Plan de Acción Condición

Se aconseja mantener como
Mayor o Igual a 70 % “ CALIFICADO”
Proveedor
Se aconseja condicionar su
permanencia en el Registro de
Entre 50 % y 69,9 % “CALIFICADO CON RESERVA”
proveedores, a la espera de las
mejoras en su desempeño.
Se aconseja que no sea
Considerado como proveedor, ya
que no cumple con los
Menor que 50 % “DESCALIFICADO”
requerimientos establecidos por la
empresa para el bien o servicio a
solicitar

Frecuencia de Re-Evaluación de Proveedores

La Re-Evaluación de los proveedores se realizará cada doce meses, y se tendrán en

cuenta los mismos criterios de evaluación. Si el proveedor no alcanza el puntaje
establecido para esta re evaluación, saldrá automáticamente del listado de Proveedores
confiables salvo que la Dirección de Operaciones consideren lo contrario después de
presentado un plan de acción por parte del proveedor.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

CRISTIAN OLAYA PÉREZ
Profesional en Seguridad y
Salud en el Trabajo. Magíster
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NINI JOHANA MENA OLGA MIRET PÉREZ
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Fecha: 01 de enero
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