INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE TEMPERATURAS CON LOS DISPOSITIVOS

TOMKEY

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para el manejo y control de temperaturas utilizando los
dispositivos Tomkey en el transporte de muestras a sede principal.

ALCANCE

Aplica a todas las sucursales de toma de muestras y al personal involucrado en actividades

de embalaje y transporte de muestras al Laboratorio Clínico en Sede Principal. Inicia con el
alistamiento de los dispositivos Tomkey en recepción de muestras de la sede principal, hasta
la entrega de las mismas para la verificación y control de las temperaturas.

RESPONSABILIDAD

ACTIVIDAD
Colocar y sacar los Tomkey de las neveras
Verificar que la nevera tiene el Tomkey y
cuidar el dispositivo
Realizar las lecturas de las temperaturas de
cada ruta, archivar la información, detectar
falla e informar, entregar Tomkey listos para
el uso
Tomar decisiones sobre fallas encontradas
Divulgar y hacer aplicar el instructivo
CARGO
Auxiliar de recepción de muestras
Bacteriólogas de sucursal, auxiliares de
laboratorio, Bacteriólogas de Analiexpres,
Mensajeros
Bacterióloga encargada de PSM
Jefe de Laboratorio
Jefe de Laboratorio, Bacterióloga de PSM,
Bacterióloga de apoyo.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento de Recolección Manejo y Almacenamiento de muestras (AL-MM-P-232)

Procedimiento de Embalaje y Transporte de muestras a sede principal (AL-MM-P-500)

REGISTROS

MATERIALES
Memorias Tomkey
Programa para archivo de datos.

PROCEDIMIENTO

1. Abrir el programa Tomkey Software ® en el computador de PSM.

2. Introducir el dispositivo Tomkey en un puerto USB.
3. Al insertar la memoria Tomkey aparece un cuadro de dialogo que dice que la memoria
ha sido reconocida, pulsar OK.
4. Seleccionar el icono STOP para detener el dispositivo.
5. Seleccionar el ícono SETUP del menú principal.
6. Aparecen recuadros de diálogo para Configurar el dispositivo Tomkey

A continuación se describe cada uno de los recuadros que aparecen al seleccionar el ícono
SETUP:

• Comentario
Hacer clic en el cuadro de texto y darle un nombre, el cual servirá para identificar al Tomkey
específico (nombre de la ruta al que pertenece el Tomkey).

• N/S
Muestra el número de serie del Tomkey.

• Nivel Batería
Muestra el estado actual de la batería Tomkey. Si el indicador está en la zona roja, se debe
cambiar la batería .

• Versión firmware TomKey

Muestra la versión firmware y la capacidad de memoria, sea 8K (8.000) o 16K (16.000)

• Unidad Temperatura
Para configurar la unidad de temperatura en la pantalla del Tomkey, seleccionar la opción que
se desee (siempre debe permanecer en grados Celsius ).

• Temperatura
Digitar los niveles de alarma Bajo o Alto deseados. Si el Tomkey graba una lectura que
excede alguno de estos niveles, la pantalla LCD del Tomkey mostrará una notificación de
alarma. Por defecto, los niveles de alarma son los extremos más bajos y altos dentro del
rango del sensor de temperatura. Hacer clic en Cancelar niveles alarma para re-establecer
los niveles por defecto.

• Intervalo (hh:mm:ss)
Esto determina el intervalo de almacenamiento o el intervalo de tiempo entre las grabaciones
sucesivas de información. El formato de tiempo es hora (hh) minuto(mm) segundos(ss).
Establecer la configuración de tiempo seleccionando un intervalo de tiempo de grabación
desde 1 segundo hasta 2 horas. Por ejemplo, para establecer un intervalo de tiempo de una
hora, cinco minutos y treinta segundos, hacer clic en las horas (hh) y digitar 1 o utilizar las
flechas para seleccionar 01. Hacer clic en los minutos (mm) y digitar 5 o utilizar las flechas y,
finalmente, hacer clic en segundos (ss) y digitar 30 o seleccionar 30 utilizando las flechas.

• Hora Comienzo
Muestra el tiempo total de grabación de acuerdo al intervalo de grabación seleccionado.

• Registro Temporizado
Seleccionar la casilla Registro Temporizado, si se desea que el Tomkey comience a grabar
en un momento determinado . Esta opción es conveniente si está utilizando varios Tomkey al
mismo momento y quiere que todos comiencen a grabar al mismo tiempo. Utilizar los
selectores de tiempo y fecha para configurar la hora de inicio.

• Registro cíclico
En el modo Registro cíclico el Tomkey sobre-escribe las mediciones anteriores (comenzando
con la información almacenada más vieja) una vez que la memoria del Tomkey está llena.
Hacer clic en la casilla Registro cíclico para que funcione en este modo. Si la casilla de
verificación no está seleccionada, el Tomkey funcionará en modo Registro normal y dejará de
grabar cuando la memoria esté llena.

• Pulsar para comenzar registro

En el modo Pulsar para comenzar registro, el Tomkey sólo comenzará a grabar información
cuando utilice el imán del Tomkey al colocarlo dentro del tablero de circuitos del Tomkey. En
consecuencia, el dispositivo comenzará a grabar información a partir de ese momento. Esto
es conveniente cuando se requiera comenzar a grabar información pronto (pero no
inmediatamente), luego de la instalación o en un momento no específico. De esta forma debe
ser activado el Tomkey para trabajar y controlar las temperaturas.

Hacer clic en Enviar Configuración para enviar las nuevas configuraciones al Tomkey y
comenzar a grabar. Esto completará la instalación. Hacer clic en Cancelar si no se desea
cambiar la configuración en ese momento. El comando Enviar Configuración borra toda la
información existente en el Tomkey.

Seleccionar el modo Pulsar para comenzar registro, el Tomkey también permanecerá en

modo de espera y mostrará la leyenda PUSH (PRESIONAR) hasta que el imán se utilice
para iniciar el grabador. Insertar el imán una sola vez y retirarlo inmediatamente para que
comience la medición.

Entregar el dispositivo Tomkey a la auxiliar de recepción de muestras para colocarlos en

cada una de las neveras de transporte de las rutas.

No se requiere de ninguna intervención hasta que el dispositivo llegue nuevamente a la sede

principal, ya que la configuración permite que el dispositivo tome la temperatura y almacene
los datos en la memoria.

Al llegar la nevera con las muestras, retirar el dispositivo y entregarlo a la Bacterióloga de

PSM quien procederá a guardar las mediciones en el archivo correspondiente.
Hacer clic en Detener (STOP) para detener la grabación. En este modo,el Tomkey mantiene
toda la información grabada, pero no graba información nueva.

Hacer clic en el ícono DESCARGAR, se descarga toda la información guardada en el

dispositivo.

Hacer clic en el ícono EXPORTAR A EXCEL, se abre un archivo en bloc de notas, hacer clic
en Archivo – Guardar como – y seleccionar la carpeta correspondiente al mes y darle nombre
al archivo con la fecha actual – y Guardar.

Luego abrir por Mi PC – Disco Local – Archivo de Programas – AES Chemunex – Tomkey – y
con clic derecho abrir con Libre Office Cal para que el archivo se abra en Excel. Aparece un
cuadro de importación de texto, dar clic en Aceptar. Guardar la información en la carpeta
correspondiente y en formato de hoja de cálculo ODF (,ods) para llevar el registro correcto de
las temperatura de cada ruta de transporte. Por cada Ruta se abrirá una carpeta y por cada
mes se van abriendo hojas, para llevar el control.

Seleccionar nuevamente el ícono SETUP para comenzar una nueva medición.

Dejar listo el dispositivo Tomkey para usar. (Ser colocado en cada nevera)