Aplicación práctica de las tablas

dinámicas para mejorar la gestión

empresarial y presentación de las
novedades del Excel 2013
Ponentes: Luis Muñiz, socio-director de Sisconges & Estrategia, Economista i experto en
control de gestión i Josep M. Gallart, vicepresidente de la comisión OSI ACCID-CEC
17-4-2013
 Puntos a desarrollar
• Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

• Principales ventajas de su utilización

• Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística

• Implantación de un sistema de reporting por áreas o departamentos y

accesible por internet

• Novedades de Excel 2013 y Powerpivot con Tablas dinámicas

Luis Muñiz 2
 Objetivos
Las Tablas Dinámicas nos proporcionan la información en diferentes formatos
y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones o
necesidades de análisis de todo tipo de datos que posee una organización.

Son una herramienta de Excel muy potente ya que permiten analizar, mostrar
y tratar los datos de diferentes formas: más resumidos o más ampliados y
desde diferentes perspectivas.

Es muy cómodo y práctico crear diferentes tipos de informes, indicadores y

gráficos de análisis interactivos con ellas.

Luis Muñiz 3
 "SI SE CREE QUE EL
CONOCIMIENTO ES
CARO, LA IGNORANCIA
AÚN LO ES MÁS"
"HAY QUE INVERTIR EN
CONOCIMIENTO E
INFORMACIÓN,
PORQUE LA
IGNORANCIA SALE
MUCHO MÁS CARA”
 “LA INTELIGENCIA Y
CONOCIMIENTO DEL
NEGOCIO, CONSISTE EN
CONVERTIR DATOS EN
INFORMACIÓN ÚTIL EN
FORMA DE INDICADORES,
Y EN UTILIZAR ESOS
DATOS PARA CONOCER Y
MEDIR EL GRADO DE
EFICACIA EN LAS
DIFERENTES ÁREAS O
RESPONSABLES DE UNA
ORGANIZACIÓN PARA
QUE TOMEN LAS
DECISIONES MÁS
ADECUADAS.”
 La gestión de la información…………………………….

“Es lo referente a conseguir la

información adecuada, en la forma
correcta, para la persona indicada,
al costo adecuado, en el tiempo
oportuno, en el lugar apropiado,
para la toma de decisión correcta.”
Lynda Woodman

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas
 Análisis de datos de diferentes  Agrupaciones especiales
fuentes
 Gráficos
 Crear análisis comparativos
 Semáforos e indicadores
 Crear rankings: ordenar
 Campos calculados
 Filtros los 10 mejores
 Formatos y colores
 Porcentajes sobre columnas

 Filtros-Segmentaciones

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

ANÁLISI ABC

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

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Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas

Luis Muñiz 16
 Principales ventajas de su utilización
 Son una herramienta contenida en Excel.

 Pueden combinar su potencial con el resto de prestaciones de Excel.

 Diseñe sus informes según sus necesidades de cada momento, con

independencia y libertad.

 Cambie el formato, ponga gráficos, indicadores, alertas de la forma

que más necesite.
Luis Muñiz 17
 Principales ventajas de su utilización
 Llévese la información a dónde quiera y comparta la información con los demás
o envíela por e mail.

 Imagine conseguir sus informes actualizados todos los días, semanas, meses o
trimestres automáticamente y en formato de hojas Excel.

 Usted elige el formato de su informe en Excel, página Web o PDF.

 Cree los informes en los diferentes formatos según necesidades y relacione datos
entre diferentes orígenes.---- POWERPIVOT

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Ejemplos prácticos aplicados al área financiera,
comercial y logística

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Ejemplos prácticos aplicados al área financiera,
comercial y logística

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Ejemplos prácticos aplicados al área financiera,
comercial y logística

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Ejemplos prácticos aplicados al área financiera,
comercial y logística

Luis Muñiz 22
Ejemplos prácticos aplicados al área financiera,
comercial y logística

Luis Muñiz 23
 Reporting
Los sistemas de reporting o de gestión de informes facilitan la distribución
de la información a los distintos niveles de la estructura organizativa, facilitan
a cada tipo de usuarios la información que requieren según las necesidades
de cada momento.

Para diseñar e implantar un sistema de reporting se requiere realizar

previamente un estudio de las necesidades de información y de las bases de
datos existentes.

Luis Muñiz 24
 Reporting

El “Business Intelligence” se refiere al proceso de convertir

datos en conocimiento y conocimiento en acciones que
aporten una ventaja competitiva al negocio.”

Los sistemas de información generan un valor añadido sólo

cuando su utilización permite ayudar a controlar la
consecución de unos determinados resultados.
Luis Muñiz 25
 Hágase estas preguntas???????????
¿Cuánto tiempo tarda en conseguir la información?

¿Tengo toda la información en el mismo sitio?, o la tengo en distinto informes.

¿Lo puedo conseguir yo solo?, O tengo que solicitar a alguien que me prepare
estos informes.

¿Cuánto tiempo se dedica a obtener esta información?

¿Está actualizada la información continuamente?

¿Es correcta en calidad y cantidad la información?

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Problemas más comunes de gestión de la información
en las empresas

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Proceso de implantación del reporting

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eReporting

El eReporting otra forma

de compartir información
desde cualquier lugar

Luis Muñiz 29
 El software que le permite actualizar y
consultar sus informes con Tablas
Dinámicas desde cualquier lugar: por
internet o red local

Permite crear consultas estándar en

Excel con tablas dinámicas para ser
analizadas rápidamente

Permite crear tantas plantillas

estándar en Excel con tablas
dinámicas por áreas o
departamentos para el usuario

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 Permite crear a Permite enviar e
partir de las mails de plantillas
plantillas anteriores predefinidas en
a cada usuario sus forma de alerta a
plantillas uno o varios usuarios
personalizadas

Permite
Permite añadir administrar el
documentación adicional sistema: crear
del eReporting de la usuarios, grupos,
propia empresa permisos, menús y
plantillas
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Una vez instalado el eReporting veamos a cuáles son sus principales ventajas:

 Permite ordenar los diferentes tipos de excels por áreas o departamentos.

 Se pueden crear grupos de usuarios para que accedan a determinada información.
 Cada usuario puede crea sus informes y guardarlos para poder ser utilizados a partir de las plantillas a las que tiene acceso.
 Los Excels una vez se consultan se actualizan previamente desde el servidor, así se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar.
Con permisos de acceso por usuarios a internet o red local.
 El acceso es restringido por usuario y pasword. Para ello se crean los grupos de usuarios con sus menús y accesos.
 Permite crear menús personalizados en cada área de consulta para poner en su interior los Excels que llamaremos de origen
plantillas. Posteriormente cada usuario puede consultar según los permisos de acceso que le han facilitado
 Se pueden crear plantillas en Excel o también consultas dinámicas interactivas que nos sirven para consultar en el momento los datos
para cubrir las necesidades de unos usuarios concretos.
 Se pueden programar envíos por e mails de Excels a uno o más usuarios en forma de alertas por ejemplo, en formato de Excel o
página web
 Se pueden añadir manuales y documentos adicionales en cualquier formato.
 Se pueden crear nuevas plantillas de consulta que agilicen el trabajo diario de los usuarios.
 El mantenimiento del software lo puede realizar un usuario determinado fácilmente, ya que todo está explicado en manuales.

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Novedades Excel 2013

Tablas Dinámicas
recomendadas

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Novedades Excel 2013

Nueva escala de
tiempo

Luis Muñiz 34
Novedades Excel 2013
Relaciones entre
Nuevos gráficos tablas

Luis Muñiz 35
Ejemplo: Relación entre dos tablas dinámicas

Luis Muñiz 36
APP de Excel ejemplo

Luis Muñiz 37
APP de Excel ejemplo

Luis Muñiz 38
 Novedades
PowerPivot en Excel 2013

Powerview en Excel 2013

Luis Muñiz 39
Powerview: una nueva forma de hacer informes

Luis Muñiz 40
Entonces la pregunta……es…..
¿Cómo aprender a utilizar las Tablas Dinámicas?

Luis Muñiz 41
…………………………………La respuesta ????????????

Luis Muñiz 42
……………………………….……La respuesta a sus necesidades

Luis Muñiz 43
El libro

Luis Muñiz 44
El libro

Parte 1: Introducción práctica a las Tablas

Dinámicas

Parte 2: Herramientas de Reporting y Business

Intelligence con tablas dinámicas

Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con Tablas

Dinámicas

Luis Muñiz 45
 Y recuerde

Muchas gracias "Si se cree que el conocimiento es caro, la

ignorancia aún lo es más"
Moltes gràcies "Hay que invertir en conocimiento e
Luis Muñiz información, porque la ignorancia sale
l.muniz@sistemacontrolgestion.com
mucho más cara

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