CÓDIGO: PA-

GESTIÓN DOCUMENTAL
DO-M01
VERSIÓN: 2
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA:
9/Nov/2017

TABLA DE CONTENIDO

Objetivo del manual

Objetivos específicos
Glosario
Marco legal
1.Introducción a los archivos
1.1. Documento de archivo
1.2. Expediente
1.3. Ciclo vital de los documentos
1. 3. 1. Archivo de gestión
1. 3. 2. Archivo central
1. 3. 3. Archivo Histórico
1.4. Principio de orden original
1.5. Principio de procedencia:
1.6. La documentación y los servidores públicos
2.Tablas de Retención Documental
2.1. Formato Tabla de Retención Documental
3.Transferencias documentales
3.1. Transferencias primarias
3.2. Transferencias secundarias
3.3. Lineamientos para la Transferencia Documental
3. 3. 1. Ordenación Documental
3. 3. 2. Depuración documental
3. 3. 3. Foliación
3. 3. 4. Series con unidades documentales simples
3. 3. 5. Series con unidades documentales complejas
3. 3. 5. 1.Hoja de Control para series complejas
3. 3. 6. Retiro de material metálico
3.4. Organización expedientes de Historias Laborales
3.5. Organización de la serie Contratos
3.6. Marcación rótulo de la carpeta
3.7. Marcación rótulo de la caja
4.Inventario documental
5.Consulta de documentos del Archivo Central
5.1. Pasos para realizar préstamos documentales
5.2. Formato para el préstamo documental
Anexos
 INTRODUCCIÓN

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a través de la Dirección de Gestión Corporativa -Grupo Gestión
Documental- después del diagnóstico realizado respecto del manejo de la documentación a nivel nacional, evidencio las
falencias en que se está incurriendo por la falta de unificar criterios en el manejo de la gestión documental, y con el fin de
dar estricto cumplimiento a la Ley General de Archivo elaboro el presente Manual de Gestión Documental, el cual tiene
como propósito orientar mediante conceptos, ejemplos e ilustraciones el contenido del proceso sobre el manejo adecuado
de los documentos desde su origen hasta su disposición final.

Esta herramienta es de suma importancia, ya que busca contribuir al logro de los objetivos del Instituto en todo lo
relacionado con Gestión Documental, facilitará la ejecución de las funciones de los servidores públicos en las
dependencias, se logrará unificar los conceptos y procedimientos que se tienen para el manejo de los archivos y se
reducirán los tiempos de respuesta ante la resolución de trámites y procesos de la Institución.

Objetivo del manual

Proporcionar a las dependencias de la Sede Central, Dirección Escuela de Formación, Direcciones Regionales y
Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional y funcionarios del Instituto en general, una herramienta conformada por
una serie de parámetros y metodologías de aplicación general, que permitan un mejor desempeño en todo lo relacionado
con la Gestión Documental. Así mismo, es de vital importancia la unificación de criterios en el Instituto a nivel nacional
logrando cumplir lo establecido en la normatividad vigente de los entes que la regulan

Objetivos específicos
 Orientar a los funcionarios del Instituto en el manejo adecuado de los archivos desde su origen hasta su disposición final
con el fin de preservar la memoria institucional.

Glosario
 Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

 Archivo Central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.

 Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.

 Archivo Histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación
permanente.

 Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales,
es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el
organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
  Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

 Cara Recta: se refiere al lado inicial y único de un documento, en el cual se debe realizar la foliación.

 Fechas Extremas: se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en
cualquier unidad documental.

 Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden
consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

 Folio Recto. primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

 Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

 Principio de Orden Original:ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el
servicio activo.

 Principio de Procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenecen.

 Tabla de Retención Documental: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos
por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo.

 Transferencias Documentales:remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de
conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

 Unidad de Conservación:cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de
conservación entre otras: una carpeta, una caja, un libro o un tomo.

Marco legal
• Ver Normograma Instituto Nacional Penitenciario - INPEC

1. Introducción a los archivos

1.1. Documento de archivo

Es el registro de información producida por el Instituto en razón de sus actividades o funciones, que tiene un valor
administrativo, fiscal o legal, económico, histórico o cultural, el cual debe ser objeto de análisis y conservación por parte de
los funcionarios a cargo.
1.2. Expediente

Se refiere a la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora (dependencia) en la resolución de un mismo asunto.

1.3. Ciclo vital de los documentos

En base a la Ley 594 de 2000, en su artículo 23, habla de la Formación de Archivos establece: "teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico"
1. 3. 1. Archivo de gestión

Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 "Este archivo comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas y dependencias productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados"

Como ejemplos tenemos los documentos producidos por las dependencias del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
en cumplimiento de sus funciones, así como también las comunicaciones oficiales que recibe y envía para dar trámite y
respuesta a asuntos de su competencia.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación y Disposición final de los documentos
1. 3. 2. Archivo central

Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 "Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general". En este podemos encontrar los documentos transferidos de las dependencias
del Instituto a Nivel Nacional para la respectiva consulta.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

 Organización
 Consulta
 Conservación y disposición final de los documentos
1. 3. 3. Archivo Histórico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del
correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura. Actualmente este archivo se encuentra en el Archivo General de la Nación por considerarse
patrimonio cultural.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

 Organización
 Consulta
 Conservación y disposición final de los documentos

Finalmente, para el debido manejo del archivo en cualquiera de las etapas del Ciclo Vital de los Documentos es
indispensable analizar los dos principios más importantes en la organización archivística:

1.4. Principio de orden original

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo, este principio es prioritario para la ordenación de
fondos, series y unidades documentales. "Acuerdo 027 DE 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio
de 1994."

Como ejemplo nos basaremos en la Serie "HOJAS DE VIDA INTERNOS". Si tomamos una carpeta de esta Serie
correspondiente a un interno, lo primero que debemos encontrar allí es la boleta de captura, documento con el cual se
originó el expediente del interno y que posteriormente dará lugar a los siguientes documentos que hacen parte del proceso,
esto con el fin de evidenciar la secuencia del trámite.
1.5. Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por
una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. "Acuerdo 027 DE 2006 Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994."

1.6. La documentación y los servidores públicos

Según la Ley 734 de 2002, del Código Disciplinario Único, se resalta la importancia de los siguientes artículos:

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

"Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado
o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

"Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes
de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento".

2. Tablas de Retención Documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación
y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad1.

El proceso para la creación de la Tabla de Retención Documental se basa en la recopilación de la información

institucional, como los son leyes, normas, decretos, acuerdos, circulares, así como también los cambios de la
estructura organizacional, el organigrama vigente, las resoluciones, la creación de grupos de trabajo, las funciones y
manuales de procesos y procedimientos.

El paso siguiente es diseñar y realizar una encuesta a los productores documentales de las dependencias y sus grupos,
para determinar las Series, Subseries y los Tipos Documentales, al igual los tiempos de retención que se les va a otorgar
en años, ya sea en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central y finalmente decidir la disposición final que va a tener la
documentación.

Los profesionales responsables de recolectar esta información serán quienes elaboraran la TRD, quienes, a su vez,
presentaran la propuesta de TRD a los productores documentales y realizaran las correcciones y ajustes pertinentes para
presentarlas ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su aprobación. Una vez culmine este
procedimiento las TRD serán también remitidas al Archivo General de la Nación (ente regulador) para su convalidación.

Beneficios de las TRD

 Permiten racionalizar la producción documental.

 Facilita el control y acceso de los documentos debido a su tiempo de retención.
 Permiten conocer los documentos que manejan cada una de las dependencias.
 Permiten regular las transferencias documentales.
2.1. Formato Tabla de Retención Documental

Este es el formato que se definió para las Tablas de Retención Documental del Instituto. Ejemplo: Tabla de Retención de
la Dirección General (DINPE) código 8100.

En él formato de TRD se encuentran los siguientes ítems, los cuales se diligencian de la siguiente forma, la numeración
corresponde a cada uno de los ítems del formato:

1. Hoja No. __ De __: se numeran las hojas consecutivamente por cada Tabla de Retención Documental.
2. Entidad productora: Aquí viene consignado el nombre de la entidad productora de la documentación.
3. Oficina productora: aquí viene registrado el nombre de la Dependencia, Oficina, o Grupo productor y responsable
de la documentación.
4. Código: hace referencia a la codificación obtenida de la estructura orgánica de la Institución.
5. Series y tipos documentales: en esta casilla encontraremos registradas las Series, Subseries y los Tipos
Documentales que maneja la Dependencia, oficina o Grupo productor y responsable de la documentación.
 6. Retención. (Archivo de Gestión): es la casilla donde se encuentra estipulado el tiempo en años en que se debe
conservar dicha Serie o Subserie documental en el Archivo de Gestión.
7. Retención. (Archivo Central): es la casilla donde se encuentra estipulado el tiempo en años en que se debe
conservar dicha Serie o Subserie documental en el Archivo Central.
8. Disposición final: hace referencia al manejo final que se le va a dar a dicha Serie o Subserie documental. Esta
disposición final tiene cuatro divisiones:
9. CT. (Conservación total): esta casilla se selecciona cuando la Serie o Subserie documental tienen valor
permanente, es decir las que lo tienen por disposición legal o las que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
10. E. (eliminación): esta casilla se selecciona cuando la Serie o Subserie documental ha perdido sus valores, ya
sean administrativos, legales o fiscales. La eliminación se realiza por medio del Comité de Archivo.
11. M. (Microfilmación - Medios Tecnológicos): esta casilla se selecciona cuando la Serie o Subserie documental
va a ser conservada en otro soporte distinto al papel, ya sea por medio de la Microfilmación o de Digitalización
para su conservación permanente debido al valor que representa para entidad.
12. S. (Selección): esta casilla se selecciona cuando dela Serie o Subserie documental se va a escoger una muestra
de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Se tiene en cuenta si esta
documentación ya perdió su vigencia, o si la Serie documental es voluminosa o su contenido se repite o se puede
encontrar en otras Series.
13. Procedimientos: se indica las actividades a realizar en la disposición final teniendo a cada serie documental.
14. Firma Responsable: el jefe de archivo deberá registrado sus Nombres y Apellidos, Cargo y Firma.
15. Fecha: se registra el día, mes y año (dd/mm/aaaa) de la última actualización de la TRD.

3. Transferencias documentales

Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de este al Archivo Histórico, de conformidad
con la Tablas de Retención Documental. Existen dos tipos de Transferencias las cuales son:

3.1. Transferencias primarias

Consiste en trasladar los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, según los tiempos de retención
establecidos en las Tablas de Retención Documental y el cronograma de transferencias que se elabora anualmente:
3.2. Transferencias secundarias

Consiste en el traslado de los documentos del Archivo Central al Archivo Histórico y tienen como fin garantizar la protección,
la custodia y la conservación total de estos

3.3. Lineamientos para la Transferencia Documental

Los siguientes pasos son los que se deben llevar a cabo antes de realizar una transferencia documental:

3. 3. 1. Ordenación Documental

La ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe
encontrarse el primer documento que generó el trámite (mas antiguo) y al final de la carpeta la última actuación del
expediente (mas reciente), de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites. Es importante mencionar que
esta ordenación se debe realizar desde nuestros archivos de gestión.
3. 3. 2. Depuración documental

Consiste en retirar de las carpetas, aquellos documentos que no son de archivo como lo son: hojas en blanco, duplicidad
documental, separadores, entre otros, siempre que no haga parte de una serie, grupo documental o que se constituya
soporte de un expediente de carácter legal. Es de resaltar que cuando exista duplicidad documental, se debe retirar siempre
y cuando sea una copia exacta de otro documento, si un documento presenta duplicidad pero uno de ellos posee más
información que el otro, se debe dejar este último. Si un documento presenta duplicidad, pero uno de los documentos
presenta ya sea firmas o sellos y el otro también, pero no son los mismos sellos o firmas, automáticamente se consideran
dos documentos totalmente distintos y dejamos los dos.

3. 3. 3. Foliación

Es el acto de enumerar los folios SOLO POR SU CARA RECTA (ver glosario), cuya numeración se aplica solamente a
esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un LÁPIZ DE MINA NEGRA Y BLANDA, en forma
legible y sin enmendaduras. La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser
transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
3. 3. 4. Series con unidades documentales simples

La componen unidades documentales donde cada una es independiente de las otras unidades de la misma serie. Estas
son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales.

Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a
continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno
es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar su producción.

SE DEBEN FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE UNA SERIE. EN EL CASO DE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES LA FOLIACIÓN SE EJECUTARÁ DE MANERA INDEPENDIENTE POR
CARPETA, TOMO O LEGAJO.

Ejemplo de series simples: Acuerdos, Resoluciones, Actas, Circulares Administrativas o Reglamentarias, oficios,
Comunicaciones Oficiales, etc
 Pasos metodológicos para su ordenación:

 Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie
documental.
 Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo con las
características de la serie.
 Aplicación del sistema de ordenación acordado.
 Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación. (Ver glosario)
 Foliación de los documentos en cada unidad de conservación.
 Identificación de cada una de las unidades de conservación.

3. 3. 5. Series con unidades documentales complejas

Cada una está compuesta por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite
determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de
conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben
dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.

SE DEBEN FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE UNA SERIE, EN EL CASO DE
LAS SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS, CADA UNO DE SUS EXPEDIENTES TENDRA UNA SOLA FOLIACIÓN
DE MANERA CONTINUA Y SI TAL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA DISTRIBUIDO EN MAS DE UNA UNIDAD DE
CONSERVACIÓN (CARPETA), LA FOLIACIÓN SE EJECUTARÁ DE FORMA TAL QUE LA SEGUNDA SERÁ LA
CONTINACIÓN DE LA PRIMERA.

Son ejemplos de unidades documentales complejas: Contratos, Ordenes de Pago, Hojas de Vida Internos, Historias
Laborales, Historias Clínicas, Investigaciones Disciplinarias, Procesos Jurídicos, Contravenciones, Licencias de Tránsito,
etc.
 Pasos metodológicos para su ordenación:

 Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea
administrativo o técnico.
 Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
 Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.
 Aplicación del sistema de ordenación de la serie.
 Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de
ordenación seleccionado.
 Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.
 Foliación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.
 Identificación de las diferentes unidades de conservación
 Los espacios destinados al archivo de estas series documentales deben ser de acceso restringido, con las
medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad.
 Los funcionarios encargados deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes mediante la utilización
del Formato de Hoja de Control

3. 3. 5. 1.Hoja de Control para series complejas

La Hoja de Control es de uso obligatorio para garantizar la integridad del contenido de los expedientes, ya que se registran
los documentos que conforman la serie y se evita el ingreso o sustracción indebida de documentos.
 Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes compuestos, mediante la utilización
del Formato HOJA DE CONTROL.

La primera actividad a seguir es ordenar los documentos de cada expediente cronológicamente de manera que el primer
documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente, realizada esta labor
se procederá a foliar a partir del No. 1 todo el expediente consecutivamente.

En el caso de existir otra foliación, ésta se anulará con una línea oblicua y quedará como válida la última realizada, la cual
debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control.

Una vez realizado este procedimiento se procederá a diligenciar la Hoja de Control, así:

1. Nombre del expediente: debe consignarse el nombre del expediente al que corresponde la carpeta.
2. Fecha: debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a anexos de otro principal,
deberá tenerse en cuenta las fechas de estos últimos.
3. Tipo Documental: debe consignarse el tipo del documento así: Acta, Resolución, Certificado, Informes, Oficio, etc.
4. Folios: debe consignarse el número de folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado, por ejemplo: Informe
de Supervisión Enero (folios del 1 - 5), luego: Informe de Supervisión Febrero (folios del 6-10) porque este documento tiene
4 folios y así sucesivamente. Cada carpeta debe tener un promedio de 200 folios. Puede ser un poco más o un poco menos
de 200 folios, ya que no podemos fraccionar un expediente (tema) que se encuentre al final de una carpeta, por lo cual no
lo podemos dividir dejando una parte al final de una carpeta y la otra parte al iniciar la siguiente carpeta.
5. Fecha de elaboración: debe consignarse la fecha en que se diligenció el formato de Hoja de Control para cada
expediente.
6. Firma Responsable: indicar en cada Hoja de Control utilizada el nombre legible del funcionario (s) que sean asignados
para llevar el expediente.

NOTA: Esta Hoja de Control no debe ser foliada. Debe adherirse a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta y
su diligenciamiento se realizará a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.

3. 3. 6. Retiro de material metálico

Se debe de retirar todo el material metálico que se encuentre en la documentación como los son ganchos de cosedora,
ganchos mariposa, ganchos para carpeta, clips, bandas elásticas etc.
3.4. Organización expedientes de Historias Laborales

Aunque la organización de los archivos se aplica de manera general para todos los documentos, existen series
documentales que tienen un trato particular, como lo son las HISTORIAS LABORALES. La Circular N° 004 de 2003 del
Archivo General de la Nación menciona según criterios técnicos cuales son los tipos documentales que como mínimo deben
estar incluidos en el momento de la vinculación laboral con la entidad de sus funcionarios:

 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial - Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa,
suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo:
Supresión del cargo, insubsistencia, destitución

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta
para que el INPEC de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios
requerimientos documentales, complementándola.

La primera actividad, es ordenar los documentos de cada historia Laboral cronológicamente de manera que el primer
documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente, realizada esta labor
se procederá a foliar a partir del No. 1 todo el expediente laboral, de manera consecutiva. En el caso de existir otra foliación,
ésta se anulará y quedará como válida la última realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control.

De otra parte, el INPEC deberá establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias
Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.

Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o
funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de
organización de archivos, deberán verificar que:

a. En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción;
y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.

b. Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales,
de manera que, al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último
 el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de
acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación
debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Folios. 1- 200,
Carpeta 2 Folios. 201-400, etc.

c. Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo,
lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.

d. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los
expedientes bajo su custodia.

3.5. Organización de la serie Contratos

Estos expedientes corresponden a una serie documental compleja, El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Inpec
utiliza diferentes modalidades de contratación tales como: concurso de méritos, mínima cuantía, licitación pública, selección
abreviada, entre otros, para cada uno de ellos hay requisitos específicos, los cuales deben estar consignados en la hoja de
control en cumplimiento al acuerdo 05 de 2013 del AGN y respetando el principio de orden original, la disposición interna
de los documentos que conforman un expediente debe reflejar la secuencia de su trámite.

a. En cada expediente los documentos deben encontrarse ordenados atendiendo la secuencia propia de su
producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el contratista o empresa y la entidad.

b. Los documentos de cada expediente deben estar ubicados en unidades de conservación (carpetas) individuales,
de manera que, al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último
el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de
acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación
debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Folios. 1- 200,
Carpeta 2 Folios. 201-400, etc.

c. Las oficinas responsables del manejo de la organización de los contratos, deben elaborar el Inventario Único
Documental de los expedientes bajo su custodia.

d. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los
expedientes bajo su custodia.

3.6. Marcación rótulo de la carpeta

Una vez realizados los procedimientos anteriores para la Transferencia Documental se deben identificar todas y cada una
de nuestras unidades de conservación.

El siguiente es el formato de "Rotulo de Carpeta" establecido para dicha tarea que debe de ir ubicado en cada una de las
carpetas. Se sugiere que sea ubicado en la parte superior.
A continuación, se describe el diligenciamiento del rotulo:

a. Código: registramos el código de nuestra dependencia o grupo.

b. Fondo: aquí por defecto siempre vendrá consignado (INPEC), ya que es el productor de la documentación.
c. Sección: registramos el nombre de la dependencia de mayor jerarquía que la nuestra y de la cual dependamos.
d. Subsección: registramos el nombre del grupo o dependencia productora de la documentación.
e. Serie: aquí registramos el nombre de la Serie documental (asunto o tema) del que trata nuestra carpeta.
f. Subserie: si en nuestro anterior ítem (Serie) posee una subdivisión, ésta vendrá consignada aquí. De lo contrario
quedará en blanco.

Ejemplo:
Serie: ACTAS
Subserie: Actas de Comité

g. No. Expediente: independiente de la Serie documental que estemos manejando algunas de nuestras carpetas se
convierten en expedientes que superan los 200 folios debido a su complejidad y que es necesario distribuirlas en
más de una carpeta. Es cuando debemos utilizar este ítem de la siguiente manera:

Ejemplo: de la Serie CONTRATOS tenemos el contrato 101 del 2010 entre 4-72 Servicios Postales de Colombia
y el Inpec, contrato el cual culminó y del que se obtuvieron 580 folios, lo quiere decir que tendría que distribuirse
en 3 carpetas de la siguiente manera: la primer carpeta contendrá 200 folios aproximadamente. La segunda
contendrá 200 folios aproximadamente y la tercera contendrá los folios restantes que serán 180 folios. Ver imagen:
 h. No. de Folios del___ al ___: aquí registramos la cantidad de folios por cada una de nuestras carpetas.
i. No. de Carpeta: se debe consignar el número que le haya correspondido a la carpeta dentro de la caja.
j. No. de Caja: debe ir registrado el número asignado de la caja en relación a todas las cajas que se tengan.

3.7. Marcación rótulo de la caja

El siguiente es el Formato de Rotulo de Caja" establecido para dicha tarea.

Es de resaltar que las cajas del Instituto ya traen este rótulo pre impreso y no hay necesidad de imprimirlo y pegarlo. Las
cajas de archivo que se manejan son de las siguientes referencias: X-200, éstas actualmente se vienen utilizando en los
Archivos de Gestión. Por otro lado, tenemos las cajas X-300 las cuales se vienen utilizando en el Archivo Central. En ambos
casos las cajas deben venir diligenciadas por su tapa o cara lateral con los siguientes datos generales:

a. Código: registramos el código de nuestra dependencia o grupo.

b. Fondo: aquí por defecto siempre vendrá consignado (INPEC), ya que es el productor de la documentación.
c. Sección: registramos el nombre de la dependencia de mayor jerarquía que la nuestra y de la cual dependamos.
d. Subsección: registramos el nombre del grupo o dependencia productora de la documentación.
e. Carpetas del No. _______ AL No. _______: en este ítem se registrará el número total de carpetas contenido en
la caja. Es necesario aclarar que la numeración de carpetas dentro de cada caja debe ser de manera
independiente.

Si la caja se encuentra marcada por este lado quiere decir que este es el frente de ella y que siempre será consultada por
el mismo. Las carpetas se acomodaran de izquierda a derecha; de tal forma que la carpeta No. 1 será la primera que se
debe encontrar a mano izquierda y la última a mano derecha y su numeración será independiente de las otras cajas que
existan.

f. No. Caja: debe ir registrado el número asignado de la caja en relación a todas las cajas que se tengan.

g. Fechas extremas del _______ al _______: aquí debe ir registrada la fecha inicial de la primera carpeta de la caja
y la fecha final de la última carpeta de la caja. Cabe mencionar que para la fecha final de la última carpeta de la
caja se debe tomar la fecha del último proceso, más no la fecha del último folio, ya que este último folio podría no
ser la última actuación de la carpeta si no que podría tratarse de un anexo.
4. Inventario documental

Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un Fondo, Sección o Subsección,
siguiendo la organización de las Series Documentales, este se debe diligenciar para llevar el control de las carpetas en
Archivo de Gestión y en el momento de la Transferencia al Archivo Central:

A continuación, se describe el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID), la numeración
corresponde a cada uno de los ítems del formato

1. Entidad remitente. debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a

transferir.

2. Entidad productora. debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los
documentos.

3. Unidad administrativa. debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor

jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. Oficina productora. debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. Objeto. debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. Hoja No. se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.

7. Registro de entrada. se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

8. N° de orden. debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos
descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

9. Código. sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las
series, subseries o asuntos relacionados.

10. Nombre de las series, subseries o asuntos. debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las
ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las
unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en
ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el
inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

11. Fechas extremas. debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento dd/mm/aaaa), deben
colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se
anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará S.F.

12. Unidad de conservación. se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna
"otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes.

13. Numero de folios. se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

14. Soporte. se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V),
Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DVD), etc.

15. Frecuencia de consulta. se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo
o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación.

16. Notas. se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para
la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se
anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo
en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas
de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene),
ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
 Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de
deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y
soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. Elaborado por. se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario,
así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. Entregado por. se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. Recibido por. se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario,
así como el lugar y la fecha en que se recibió.

5. Consulta de documentos del Archivo Central

5.1. Pasos para realizar préstamos documentales

Los préstamos se realizan en el momento en que los servidores de las dependencias productoras de documentación del
Instituto, solicitan por medio del Grupo de Gestión Documental los expedientes necesarios, ya sea para su consulta, análisis
o sustanciación.

Por lo anterior, los servidores de las dependencias, áreas, oficinas o grupos de las sedes del INPEC que quieran solicitar
alguna referencia documental que repose en el Archivo Central, deberá enviar la solicitud al correo:

correspondencia@inpec.gov.co

El Grupo de Gestión Documental contará con 3 días hábiles para atender y responder las solicitudes que se realicen,
Excepto Tutelas o Desacatos que se deben contestar en el término de la distancia.

Las unidades documentales solicitadas serán digitalizadas y serán enviadas por correo electrónico. A menos que el trámite
o proceso al cual se le quiera dar respuesta necesite de la unidad documental en original o copias auténticas; éstas se
entregarán personalmente al responsable encargado por oficina, grupo, dependencia o área que haya realizado la solicitud.
 En caso que el responsable de la oficina, área, dependencia o grupo, requiera anexar documentación a la carpeta o unidad
documental, deberá registrar mediante oficio dicha información, especificando el tipo de documentación, el número de folios
y el porqué de dicha acción.

Cada una de las áreas, grupos, oficinas y dependencias, podrán permanecer con las unidades documentales durante un
periodo no mayor a 8 días hábiles contados a partir de la fecha de entrega del expediente por parte del funcionario del
Grupo de Gestión Documental.

Cuando las unidades o referencias documentales sean requeridas por entes externos al Instituto, ésta solicitud también
deberá realizarse vía correo electrónico al correo correspondencia@inpec.gov.co único autorizado y deberá contar con
los soportes jurídicos que sustenten tal requerimiento. El tiempo de respuesta y devolución serán los mismos, 3 días hábiles
para dar respuesta por parte del Grupo de Gestión Documental y 8 días hábiles para devolver la unidad o referencia
documental prestada. En caso de requerirlo más tiempo, deberá ser soportada tal necesidad.

Lo anterior en aras de minimizar los tiempos de respuesta a los requerimientos, y cumplir con la Directiva Presidencial 04
de 2012, referente a la "Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública" y
ejercer control por parte del Grupo de Gestión Documental de las solicitudes realizadas y las referencias documentales
prestadas.

5.2. Formato para el préstamo documental

El formato de "Préstamo y Devolución de Expedientes" se utiliza en el momento en que cualquiera de las dependencias
productoras de la documentación solicita al Grupo de Gestión a manera de préstamo alguno de los expedientes o carpetas
transferidos al Archivo Central para su consulta. Este formato cumple dos funciones esenciales:

 Regular el control de los expedientes de la Institución, manteniendo la trazabilidad de los mismos.

 Reducir el consumo de papel, siguiendo la Directiva Presidencial 04 de 2012 que refiere: "Eficiencia administrativa
y lineamientos de la política cero papel en la administración pública". Es por eso que este formato será
implementado para su uso exclusivo por medio del correo electrónico institucional.
A continuación se describe el diligenciamiento formato de "Préstamo y Devolución de Expedientes"

a. Dependencia: en este espacio ingresamos la dependencia del funcionario que solicita el expediente.

b. Nombre del solicitante: ingresamos el nombre completo del funcionario quien solicita el expediente.

c. Fecha de solicitud: digitamos la fecha en la que se hace la solicitud del expediente.

d. Expediente a solicitar: ingresamos la información lo más completa posible que se tenga del expediente, para facilitar
su búsqueda.

e. Salida del expediente: datos que diligencia el encargado del área de Gestión Documental en el momento del
prestamos del expediente,(N° de caja, N° de carpeta, rango de folios al entregar, fecha del préstamo)

En la parte inferior encontramos:

f. Novedades de Salida: allí el funcionario que solicitó el expediente ingresará información adicional sobre el préstamo
que no registró en el campo de "Expediente a Solicitar"

g. Funcionario quien Entrega de Gestión Documental: allí quedara registrada la firma del funcionario del grupo de
gestión Documental. quien entregó el expediente para su préstamo.

h. Nombre de Funcionario que Recibe: allí consignara su firma el funcionario quien solicitó el expediente. En el
momento de la devolución del préstamo, llenaremos los campos restantes que son:

i. Entrada de Expediente: datos que diligencia el encargado del área de Gestión Documental en el momento de recibir el
expediente, (N° de caja, N° de carpeta, rango de folios al recibir, fecha de su devolución).
j. Novedades de Entrada: allí el funcionario que solicitó el expediente ingresará información sobre el expediente al
momento de su devolución. (Si lo requiere)

k. Funcionario quien recibe de Gestión Documental: allí quedara registrada la firma del funcionario del grupo de
gestión Documental quien recibió el expediente después de su préstamo.

l. Nombre de Funcionario que Entrega: allí consignara su firma el funcionario quien devolvió el expediente.

BIBLIOGRAFIA

Mini/Manual No 4. Archivo General de la Nación, Tablas de Retención y Transferencias Documentales (Directrices

básicas e instructivos para su elaboración)

Cartilla de Ordenación, Archivo General de la Nación. Sistema Nacional De Archivos Bogotá - Colombia 2003

Manual de Archivística (Primera Fase) Guía Para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. (Anexo 4:
Foliación. Página 119)

Guía N° 1, "Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel" del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones Dirección de Gobierno en línea.

Anexos
• PA-DO-M01-F01 Formato Único de Inventario Documental
• PA-DO-M01-F03 Préstamo y Devolución de Expedientes
• PA-DO-M01-F04 Rotulo de Carpeta
• PA-DO-M01-F05 Rotulo de Caja
• PA-DO-M01-F06 Tabla de Retención Documental
PA-DO-M01-F07 V01 Hoja de control

1www.archivogeneral.gov.co/tablas-de-retención-documental

Lista de Versiones
Fecha de Motivo de la
Versión Modificaciones
Emisión Modificación
Creación del
1 31/Jul/2015 No aplica
documento
Se dan lineamientos para la creación de la Hoja de Control para
2 23/Oct/2017 Actualización series documentales compuestas. Se elimina el formato PA-DO-
M01-F02 Hoja de Control Historias Laborales