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Guía Técnica para el Levantamiento de Procesos Fecha: XX/07/2013
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Guía Técnica para el Levantamiento de

Procesos

Unidad de Planificación
Proyecto Core Bancario

Santa Tecla Julio, 2013

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Guía Técnica para el Levantamiento de Procesos Fecha: XX/07/2013
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Contenido
Introducción ............................................................................................................................ 3
Objetivo de la Guía ................................................................................................................. 3
Definiciones ............................................................................................................................ 3
Características de los procesos .............................................................................................. 4
Estructura o jerarquía de los procesos .................................................................................... 6
Identificación y levantamiento de los procesos, subprocesos y procedimientos ...................... 7
Ficha de Levantamiento de Procesos – Formato CB-GUI001-001....................................... 8
Ficha de Levantamiento de Subprocesos – Formato CB-GUI001-002............................... 14
Ficha de Levantamiento de Procedimientos – Formato CB-GUI001-003 ........................... 17
Catálogo de Procesos del Banco – Formato CB-GUI001-004 ........................................... 23
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Introducción

Objetivo de la Guía

Proporcionar criterios uniformes y los elementos que permitan a los analistas de procesos y
a los actores (dueños, proveedores y usuarios) la identificación de los proceso, sus
variables, y jerarquía dentro de la organización; para la definición y diseño de los
procedimientos de las diferentes unidades de negocio del Banco

Definiciones

Actividad: Conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado.

Catálogo de procesos: Registro en orden lógico secuencial de todos los procesos
encontrados y subprocesos ejecutados en el Banco, a partir de los macroprocesos
definidos en el “Mapa de Procesos” del Manual de Calidad del Banco, que permite la
identificación y relación de los mismos a sus dependencias, por medio de la asignación
de un código y nombre.

Dueño (Propietario) de un proceso: Dentro de la organización, es la persona

responsable del diseño eficiente y ejecución del proceso, así como de garantizar que se
satisfagan las necesidades del cliente (interno y externo).

Entradas: Proceso, producto, servicio, información, directriz u objeto de transformación

necesaria para el inicio del proceso. Los Insumos (equipos, papel, etc.) y la normatividad
no se consideran entradas. Solo se consideraran entradas aquellas en las que el
proveedor sea externo al proceso analizado.

Macroproceso: Dentro de una organización representada de forma horizontal a través

desde una red de procesos complejos (organización orientada a los procesos), los
macroprocesos representan actividades o grupos de actividades que aportan o generan valor
al producto/ servicio recibido finalmente por el cliente. Un macroproceso está constituido por
el conjunto de procesos que contribuyen, en forma sistémica, a satisfacer los requerimientos
del cliente y lograr el cumplimiento de la misión del Banco.
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Procedimiento: Es la descripción secuencial o cronológica de acciones (actividades)

requeridas, para la realización de un trabajo o labor; detallando la forma exacta en que
se deben realizar ciertas actividades. Un procedimiento puede comprenderse como un
conjunto de técnicas o fases secuenciales que describen detalladamente cómo se lleva a
cabo un proceso de trabajo, a través de la descomposición y ordenamiento lógico de
actividades y tareas requeridas para ello.

Proceso: El proceso, es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se

caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y
tareas particulares, que interactúan para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la
entrada de otro.

Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio,

referente a las "Entradas" del proceso analizado.

Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como resultado
de la ejecución de los subprocesos o etapas del proceso. Solo se consideraran salidas
aquellas en las que el usuario sea externo al proceso analizado.

Sistema: .Conjunto de procesos que tienen por finalidad la consecución de un objetivo e

interactuando para logro de un propósito común.

Subprocesos o etapas: Describe de manera secuencial las actividades que se

desarrollan en el proceso, y constituyen un conjunto de actividades (pequeños procesos)
agrupadas de forma secuencial y lógica de forma tal, que simplifican la complejidad del
proceso que les enmarca o contiene. Todo subproceso o etapa comenzará con una
acción (verbo).

Tarea: Lo que debe hacerse en un tiempo específico recibe la denominación de tarea. Tarea
es aquella obra y trabajo que generalmente demanda de parte de quien la lleva a cabo cierto
esfuerzo y que se realizará durante un tiempo limitado.

Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio del proceso
analizado.

Características de los procesos

Un proceso es definido por un verbo de acción en infinitivo que denota la cualidad de
imperativo (terminaciones ar, er, ir). Ejemplo: Nómina no es un proceso, “Elaborar la
Nómina”, sí. Por lo tanto, el título del proceso sería “Elaboración de la Nómina”.
Además los procesos tienen las siguientes características:
 Tienen un principio y un fin (límites).
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 La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio.

 Existen para satisfacer la necesidad de un cliente (Interno y externo)
 Todo proceso tiene un dueño o propietario
 Transforman o complementan las entradas generando valor agregado para la
organización.
 Se representan en un diagrama (Bloques o de flujo)
 Debe ser evaluado (Establecimiento de indicadores del proceso)
 Debe ser mejorado ( Rediseño y mejora continua de procesos)
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Estructura o jerarquía de los procesos

Macroproceso

Procesos

Subprocesos

Actividades

Tareas

Esta jerarquía no es rígida ni compleja, ya que no necesariamente se cumple de arriba hacia

abajo. Es decir; no necesariamente un elemento deba conformarse por uno o varios
elementos del siguiente nivel. Ya que por definición un proceso es un conjunto de
actividades; los subprocesos pueden considerarse como un conjunto de actividades
(pequeños procesos) de menor complejidad o alcance que el proceso que les enmarca o
contiene; y una actividad puede estar conformada por una sola o varias tareas. Es así, que
un proceso puede o no contener subprocesos. Un proceso puede simplemente formar parte
de un macroproceso y contener una sola actividad conformada por una o más tareas.

Ejemplo de estructuración de procesos de acuerdo al Mapa de Procesos del BFA para un

Sistema de Control Administrativo y Financiero, conformado por:

1. Primer Nivel
a. Macroproceso 1: Gestión de Recursos Humanos
b. Macroproceso 2: Gestión Financiera
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2. Segundo Nivel
a. Proceso 1: Gestión Adquisición y Contrataciones (UACI) del Macroproceso 1.
b. Proceso 2: Gestión de Tesorería del Macroproceso 2.

3. Tercer Nivel
a. Subproceso 1: Adquisición por Libre Gestión Mediante orden de compra.
Depende del proceso 1.
b. Subproceso 2: Pagos a proveedores. Depende del proceso 2.

4. Cuarto Nivel
a. Actividad 1: Solicitud de Cotizaciones de orden de compra. Depende del
subproceso 1.
b. Actividad 2: Registro de facturas (previsión de pagos). Depende del subproceso 2.

5. Quinto Nivel
a. Tarea 1: Llamada a proveedor X. Depende de la actividad 1.
b. Tarea 2: Comprobación de facturas contra orden de compra y ofertas. Depende
de la actividad 2.

Identificación y levantamiento de los procesos, subprocesos y

procedimientos

Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procesos y

su jerarquía (subprocesos, actividades, tareas) dentro de la organización, con respecto a su
estrategia, objetivos estructura y funciones, para ser descritos y documentados mediante
procedimientos claros y simples. Por lo anterior y con la finalidad de contribuir a la
simplificación en el levantamiento y elaboración de procedimientos, se han diseñado cuatro
formatos secuenciales que sirven como instrumentos para la definición de las variables,
componentes y mecanismos para el desarrollo de las actividades y labores de las diferentes
áreas organizativas del Banco. Su diseño podrá ser enriquecido por los responsables del
análisis, ya sea los dueños o usuarios de los procesos y los analistas de procesos o
analistas de otras disciplinas; adecuándose al mismo tiempo a los entornos externo e
interno, como a la naturaleza y características de los procesos de negocio del Banco.

A continuación se describen estos instrumentos, sus objetivos y las instrucciones de llenado

generales para su utilización.
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Ficha de Levantamiento de Procesos – Formato CB-GUI001-001

Objetivo: Proveer de una herramienta para el levantamiento y documentación de los

diferentes procesos de negocio, estratégicos y de apoyo del Banco, mediante sesiones de
trabajo tales como, entrevistas, lluvias de ideas u observación directa; con los involucrados
en los procesos (dueños, usuarios, proveedores).

BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los procesos del Banco (estratégicos, Claves y de Apoyo) son resposabilidad de todos sus actores:
Dueños, ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-001 - Ficha de Levantamiento de Procesos

Analista de Procesos Módulo

Fechas anotaciones Horarios

Nombre Proceso

Objetivo

Usuarios

Dueño
Inicio Fin

Requisitos

Indicadores

Anexos
Proveedor Entrada Subproceso/Etapa Salida Usuarios

Notas
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BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los procesos del Banco (estratégicos, Claves y de Apoyo) es resposabilidad de todos sus actores:
dueños, ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-001 - Ficha de Levantamiento de Procesos

1
Sistema/
Analista de Procesos Jaime Romeo Franco SYSDE BANCA/Modulo de CAJA 2
Módulo
Fechas anotaciones 3 29-Jul-13 Horarios 09:00 a.m. a 1:00 p.m. 4

Nombre Proceso CONTROL DE FALTANTES EN CAJA 5

Objetivo Establecer los criterios y procedimientos para liquidación de faltantes de caja. 6

Gerente de Agencia, Jefe de Departamento de Operaciones en Agencia, Encargado de Control y Registro Contable,
Usuarios 7
Cajero, Colaborador Jurídico de Agencia

Dueño Subgerencia de Centros de Servicio 8

Inicio Cuadre de caja con reflejo de faltante 9 Fin Reconocimiento de deuda del cajero 10

Art. 136 del Código de Trabajo

Requisitos Tabla de Cobros de Faltantes de Cajero 11
Declaración Jurada de "Reconocimiento de Deuda"
Cantidad (número de veces) de faltantes por mes por cajero
Indicadores 12
Monto en concepto de faltantes por centro de servicio
Anexos Tabla de Cobros de Faltantes de Cajero, Diagrama de Bloque 13

Proveedor 14 Entrada 15 Subproceso/Etapa 16 Salida 17 Usuarios 18

Impresión de diario electrónico en el Jefe de Departamento de

Módulo de Cajas de SYSDE BANCA e Operaciones en Agencia,
Cajero Reporte de Cuadre de Caja Registro de faltante
impresión de Reporte de Cuadre de Encargado de Control y
Caja para deteción de faltante Registro Contable, Cajero
1) Comprobante de
Proceder al cobro del faltante al cajero pago del faltante
Encargado de Encargado de Control y
en tres formas : 1) Inmediato 2) Cargo 2) Autorización a
Control y Registro Registro de faltante Registro Contable y el
a cuenta de contable de bonificacion cargo a cuenta.
Contable, Cajero Cajero
del cajero y 3) Descuento en planilla 3) Reconocimiento
de deuda
1) Comprobante de pago
del faltante Encargado de Control y
2) Autorización a cargo a Partida contable Registro Contable.
Cajero Liquidación faltante
cuenta. Nuevo cuadre de Procedimiento de Cuadre
3) Reconocimiento de caja de Agencia
deuda

Notas 19 Todo faltante de registrarse no importa el monto.

Instrucciones de llenado:
El formato anterior, está constituido por diecinueve variables que en su conjunto permiten
analizar los procesos de negocio del Banco, ya sea que se interactúe o no con un sistema de
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información Bancario como SYSDE BANCA u otro sistema. Este ejemplo, fue elaborado para
el Control de Faltantes de Caja de la Gerencia Financiera. A continuación se explican los
campos del formato:

1. Analista de Proceso: Nombre de la persona del Banco designado para tal fin, y que
será responsable de apoyar a los dueños y usuarios de los procesos en la definición
eficiente, clara y sencilla de los procesos; y su representación en diagramas.
2. Sistema/Módulo: Nombre del sistema y módulo (cuando aplique) en análisis, del
cual se pretende documentar un proceso.
3. Fecha de anotaciones: Fechas en que se realizaron las sesiones de trabajo que
permitieron completar el formato para el levantamiento de procesos.
4. Horarios: Detalle de horas en que se asistió a las sesiones de trabajo que
permitieron completar el formato para el levantamiento de procesos.
5. Nombre del proceso: Título del proceso analizado, ver ejemplo en el formato
anterior y en la página 5.
6. Objetivo: Descripción breve de lo que se pretenden lograr u obtener por medio del
proceso analizado.
7. Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio del proceso
analizado.
8. Dueño: Persona responsable del proceso, del diseño eficiente y su ejecución, así
como de garantizar que se satisfagan las necesidades del cliente (interno y
externo).
9. Inicio: Estado, actividad o subproceso con que se inicia el proceso en análisis
10. Fin: Estado, actividad o subproceso con que se termina o finaliza el proceso en
análisis.
11. Requisitos: Normativa, políticas o restricciones internas o externas que determinan
la forma y tiempo de ejecución de las actividades y tareas del proceso analizado.
12. Indicadores: Una o más variables que representan los requerimientos de los
usuarios, que pueden medirse objetivamente. Pueden diseñarse indicadores para tres
aspectos: 1) los resultados del proceso (óptica del usuario), 2) evaluar la marcha del
proceso (óptica de la organización) y 3) los insumos del proceso.
13. Anexos: Formularios, diagramas, normas o políticas utilizadas por dueños y los
ejecutores de los procesos.
14. Proveedor: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio,
referente a las que se menciona en la columna de "Entradas" del proceso analizado.
15. Entradas: Proceso, Producto, servicio, información, directriz u objeto de
transformación necesaria para el inicio del proceso. Los Insumos (equipos, papel,
etc.) y la normatividad no se consideran entradas. Solo se consideraran entradas
aquellas en las que el proveedor sea externo al proceso analizado.
16. Subproceso/ etapa: Describe de manera secuencial las actividades que se
desarrollan en el proceso, y constituyen un conjunto de actividades (pequeños
procesos) agrupadas de forma secuencial y lógica de forma tal, que simplifican la
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complejidad del proceso que les enmarca o contiene. Todo subproceso o etapa
comenzará con una acción (verbo).
17. Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como
resultado de la ejecución de los subprocesos o etapas del proceso. Solo se
consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al proceso analizado.
18. Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio del proceso
analizado.
19. Notas: Comentarios, observaciones o indicaciones sobre cualquiera de los campos
del formato, ya sea para los analistas de procesos, para los dueños, ejecutores o
usuarios.

Control de Faltantes en Caja

Impresión de
Reporte de reportes de
ENTRADAS
Cuadre de Caja cuadre de caja

Cobro del
Faltante al
Cajero

Liquidación
1) Partida contable
Faltante
SALIDAS 2) Nuevo Reporte de
Cuadre de Caja
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Ficha de Levantamiento de Subprocesos – Formato CB-GUI001-002

Objetivo: Proveer de una herramienta para el levantamiento y documentación de los

diferentes subprocesos del Banco, mediante sesiones de trabajo tales como, entrevistas,
lluvias de ideas u observación directa; con los involucrados en cada uno de los subprocesos
(dueños, usuarios, proveedores).

BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los subprocesos del Banco (estratégicos, Claves y de Apoyo) son resposabilidad de todos sus
actores: dueños, ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-002 - Ficha de Levantamiento de Subprocesos

Analista de Procesos Módulo
Fechas anotaciones Horarios

Nombre Proceso
Objetivo

Usuarios

Dueño
Inicio Fin
Requisitos

Indicadores

Anexos

Proveedor Entrada Subproceso/Etapa Salida Usuarios

Notas
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BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los subprocesos del Banco (estratégicos, Claves y de Apoyo) es resposabilidad de todos sus actores:
dueños, ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-002 - Ficha de Levantamiento de Subprocesos

Sistema/
Analista de Procesos Jaime Romeo Franco 1 CAJA 2
Módulo

Fechas anotaciones 29-Jul-13 3 Horarios 09:00 a.m. a 1:00 p.m. 4

Nombre Subproceso COBRO DE FALTANTE AL CAJERO 5

Objetivo Recuperación del monto faltante detectado en el cuadre caja de un cajero 6

Jefe de Departamento de Operaciones en Agencia, Encargado de Control y Registro Contable, Cajero, Colaborador
Usuarios 7
Jurídico de Agencia
Dueño Subgerencia de Centros de Servicio 8

Inicio Registro del faltante 9 Fin Recuperación del faltante 10

Requisitos Reporte de cuadre de caja que reporte faltante 11

Cantidad (número de veces) de faltantes por mes por cajero 12

Indicadores
Monto en concepto de faltantes por centro de servicio
Anexos Diagrama de Bloques y Formularios 13

Proveedor 14 Entrada 15 Actividad 16 Salida 17 Usuarios 18

Jefe de Departamento Solicitud verbal de Efectivo faltante

de Operaciones en reintegro del efectivo Cobro inmediato Comprobante de Cajero
Agencia faltante pago del faltante

Jefe de Departamento de
Encargado de Control y Verificación de saldo de
Operaciones en Agencia,
Registro Contable. cuenta contable de Cargo a cuenta contable de provisión
Reporte de Saldo Encargado de Control y
Jefe de Departamento bonificacion del cajero. de bonificación cajeros acumulada del
de la cuenta Registro Contable, Cajero.
de Operaciones en Autorización a cargo a cajero
Proceso de Cuadre de
Agencia cuenta.
Agencia

Reconocimiento Cajero
Colaborador Jurídico de Formato Reconocimiento Descuento en planilla de faltante al de deuda Encargado de Control y
Agencia de deuda cajero firmado por el Registro Contable
cajero Elaboración de Planilla BFA

Establecer el procedimiento que permitan registra los datos para los indicadores establecidos en el proceso
Notas 19
principal

Instrucciones de llenado:
El formato anterior, está constituido por diecinueve variables que en su conjunto permiten
analizar los subprocesos dentro de los procesos de negocio del Banco, ya sea que se
interactúe o no con un sistema de información Bancario como SYSDE BANCA u otro
sistema. Este ejemplo, fue elaborado para el subproceso “Cobro de Faltante al Cajero” que
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Guía Técnica para el Levantamiento de Procesos Fecha: XX/07/2013
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pertenece al proceso “Control de Faltantes de Caja”. A continuación se explican los campos

del formato:

1. Analista de Proceso: Nombre de la persona del Banco designado para tal fin, y que
será responsable de apoyar a los dueños y usuarios de los subprocesos en la
definición eficiente, clara y sencilla de estos; y su representación en diagramas.
2. Sistema/Módulo: Nombre del sistema y módulo (cuando aplique) en análisis, del
cual se pretende documentar un subproceso.
3. Fecha de anotaciones: Fechas en que se realizaron las sesiones de trabajo que
permitieron completar el formato para el levantamiento de subprocesos.
4. Horarios: Detalle de horas en que se asistió a las sesiones de trabajo que
permitieron completar el formato para el levantamiento de subprocesos.
5. Nombre del subproceso: Título del subproceso analizado, en el formato anterior y
en la página 7, para el nivel 3.
6. Objetivo: Descripción breve de lo que se pretenden lograr u obtener por medio del
subproceso analizado.
7. Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio del
subproceso analizado.
8. Dueño: Persona responsable del proceso que contiene al proceso analizado, del
diseño eficiente y su ejecución, así como de garantizar que se satisfagan las
necesidades del cliente (interno y externo).
9. Inicio: Estado, actividad o proceso con que se inicia el análisis del subproceso.
10. Fin: Estado o actividad o proceso con que se termina o finaliza el análisis del
subproceso.
11. Requisitos: Normativa, políticas o restricciones internas o externas que determinan
la forma y tiempo de ejecución de las actividades del subproceso analizado.
12. Indicadores: Son los indicadores definidos para el proceso principal y que estén
relacionados con el subproceso analizado.
13. Anexos: Formularios, diagramas, normas o políticas utilizadas por dueños y los
ejecutores de los subprocesos.
14. Proveedor: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio,
referente a las que se menciona en la columna de "Entradas" del proceso analizado.
15. Entradas: Proceso, Producto, servicio, información, directriz u objeto de
transformación necesaria para el inicio del proceso. Los Insumos (equipos, papel,
etc.) y la normatividad no se consideran entradas. Solo se consideraran entradas
aquellas en las que el proveedor sea externo al proceso analizado.
16. Actividad: Conjunto de tareas necesarias para la obtención del objetivo del
subproceso.
17. Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como
resultado de la ejecución de los subprocesos. Solo se consideraran salidas aquellas
en las que el usuario sea externo al subproceso analizado.
18. Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio del
subproceso analizado.
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19. Notas: Comentarios, observaciones o indicaciones sobre cualquiera de los campos

del formato, ya sea para los analistas de procesos, para los dueños, ejecutores o
usuarios.

Cobro de Faltante

1. Cobro Inmediato

1) Comprobante de pago del faltante, o

Registro del faltante ENTRADAS 2. Cargo a cuenta de SALIDAS 2) Reporte de saldo de la cuenta, o
3) Reconocimiento de deuda
comisiones de cajeros

3. Descuento en planilla

Ficha de Levantamiento de Procedimientos – Formato CB-GUI001-003

Objetivo: Proveer de una herramienta para el levantamiento y documentación de los

diferentes procedimientos del Banco; mediante sesiones de trabajo tales como, entrevistas,
lluvias de ideas u observación directa; con los involucrados en cada uno de los
procedimientos (usuarios, proveedores, procesos y/o procedimientos).
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Guía Técnica para el Levantamiento de Procesos Fecha: XX/07/2013
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BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los procedimientos del Banco es resposabilidad de todos sus actores:
dueños, ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-003 - Ficha de Levantamiento de Procedimientos

Analista de Procesos Módulo

Fechas anotaciones Horarios

Nombre Procedimiento

Objetivo

Inicio Fin

Entradas Salidas

Subprocesos que lo
invocan
Requisitos

Anexos

Realizado por # Actividad/Tarea Documentos

Notas
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BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los procedimientos del Banco es resposabilidad de todos sus actores: dueños,
ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-003 - Ficha de Levantamiento de Procedimientos

Sistema/
Analista de Procesos Jaime Romeo Franco Caja
Módulo
Fechas anotaciones 30/07/2013 Horarios 2:00 - 4:00 p.m.

Nombre Procedimiento Cargo a cuenta contable del faltante de cajero

Objetivo Aplicara la cuenta contable establecida para ello el monto faltante de un cajero

Archivar reporte de
Verificación de saldo de cuenta contable de
Inicio Fin saldo de cuenta y
bonificacion del cajero.
envío de copia
Saldo de la cuenta contable de bonificacion del Emisión de partida
Entradas Salidas
cajero. contable
Procsos/Subprocesos que
COBRO DE FALTANTE AL CAJERO
lo invocan
Requisitos Autorización a cargo a cuenta contable de bonificacion del cajero

Anexos Diagrama de Flujo

Realizado por # Actividad/Tarea Documentos

Consulta saldo de la cuenta contable de
Encargado de Control y
1 bonificacion del cajero en SYSDE BANCA e
Registro Contable.
Informa disponiblidad.
Jefe de Operaciones de Autoriza cargo a cuenta contable de
2
Agencia bonificacion del cajero.
Encargado de Control y Genera comprobante de cargo a cuenta y lo Recibo/comprobante de cargo a
3
Registro Contable. impirme cuenta
Cajero 4 Firma comprobante Recibo/comprobante de cargo a
Aplica cargo a la cuenta y consulta saldo de
Encargado de Control y Reporte de saldo cuenta contable
5 la cuenta. Imprime reporte de saldo y lo
Registro Contable. de bonificacion del cajero.
entrega
Jefe de Operaciones de
6 Revisa reporte, lo firma y lo sella
Agencia
Encargado de Control y Reporte de saldo cuenta contable
7 Archiva reporte y envía copias
Registro Contable. y comprobante de cargo a cuenta

Copia del reporte de saldo de la cuenta se envía al Departamento de Operaciones en

oficina central.
Notas
Copia del comprobante de cargo a cuenta se envía al Departamento de Personal para
anexarlos al expediente del empleado.
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Instrucciones de llenado:
El formato anterior, está constituido por dieciocho variables que en su conjunto permiten
describir los procedimientos y analizar subprocesos dentro de los procesos de negocio del
Banco, ya sea que se interactúe o no con un sistema de información Bancario como SYSDE
BANCA u otro sistema. Este ejemplo, se elaboró el procedimiento para el subproceso “Cobro
de Faltante al Cajero” que pertenece al proceso “Control de Faltantes de Caja”. A
continuación se explican los campos del formato:

1. Analista de Proceso: Nombre de la persona del Banco designado para tal fin, y que
será responsable de apoyar a los dueños y usuarios de los subprocesos en la
definición eficiente, clara y sencilla de estos; su descripción a través de
procedimientos representación en diagramas de flujo.
2. Sistema/Módulo: Nombre del sistema y módulo (cuando aplique) en análisis, del
cual se pretende describir el procedimiento.
3. Fecha de anotaciones: Fechas en que se realizaron las sesiones de trabajo que
permitieron completar el formato para el levantamiento del procedimiento.
4. Horarios: Detalle de horas en que se asistió a las sesiones de trabajo que
permitieron completar el formato para el levantamiento del procedimiento.
5. Nombre del procedimiento: Corresponde al título del proceso o subproceso que
describa.
6. Objetivo: Descripción breve de las actividades descritas y de lo que se pretenden
lograr u obtener por medio de estas.
7. Inicio: Estado, actividad o proceso con que se inicia el análisis del procedimiento.
8. Fin: Estado o actividad o proceso con que se termina o finaliza el análisis del
procedimiento.
9. Entradas: Proceso, Producto, servicio, información, directriz u objeto de
transformación necesaria para el inicio del procedimiento. Los Insumos (equipos,
papel, etc.) y la normatividad no se consideran entradas. Solo se consideraran
entradas aquellas en las que el proveedor sea externo al procedimiento analizado.
10. Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como
resultado de la ejecución de las actividades y tareas del procedimiento. Solo se
consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al procedimiento
analizado.
11. Procesos/Subprocesos que lo invocan: Es el nombre de proceso o subproceso
con los cuales el procedimiento descrito tiene una relación de pertenencia (forma
parte de un procedimiento más complejo); o los procesos con los que el
procedimiento descrito posee una relación de dependencia obligatoria o eventual.
12. Requisitos: Normativa, políticas o restricciones internas o externas que determinan
la forma y tiempo de ejecución de las actividades del procedimiento analizado.
13. Anexos: Formularios, diagramas de flujo, tortuga, normas o políticas utilizadas por
dueños y los ejecutores de los procedimientos.
14. Realizado por: Título del cargo de la persona que ejecuta la actividad o tarea dentro
del procedimiento.
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Guía Técnica para el Levantamiento de Procesos Fecha: XX/07/2013
No. Página 14/27

15. #: Número secuencial de la actividad o tarea dentro del procedimiento.

16. Actividad/Tarea: Descripción corta de la actividad o tarea a realizar dentro del
procedimiento.
Actividad: Conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado.
Tarea: Lo que debe hacerse en un tiempo específico recibe la denominación de
tarea. Tarea es aquella obra y trabajo que generalmente demanda de parte de quien
la lleva a cabo cierto esfuerzo y que se realizará durante un tiempo limitado.
17. Documentos: Título completo de los formularios o documentos indicados de forma
corta, en la columna mencionado en la columna “Actividad/Tarea”.
Ejemplo: Procedimiento de Reintegro de Efectivo a la Bóveda
Realizado #
por: Actividad/Tarea Documentos
Cajero 1 Determina que tiene en su
poder fondos en exceso al límite
autorizado
2 Define cantidad de Efectivo por
denominación a entregar a la GF-FO-031- Recibo y Entrega
bóveda y llena formato GF-FO- de Efectivo
O31
3 Entrega original y copia de GF-
FO-031 al Jefe de
Departamento de Operaciones
de Caja, según sea el caso…
4 Accede a transacción AJ400-
Reintegro de efectivo, completa
datos e imprime validación en
formato GF-FO-031
… …
n  Arqueo de Caja o Tesorería
Imprime reportes
 Diario Electrónico

18. Notas: Comentarios, observaciones o indicaciones sobre cualquiera de los campos

del formato, ya sea para los analistas de procesos, para los dueños, ejecutores o
usuarios.
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Cargo a cuenta contable del faltante de cajero

Jefe de Operaciones Encargado de Control y

Cajero
de Agencia Registro Contable

Inicio

Consulta saldo
de la cuenta

Autoriza cargo
a cuenta
contable

Genera comprobante
de cargo a cuenta y lo
imprime

Comprobante

Aplica cargo a Firma

la cuenta comprobante

Consulta saldo de la
Reporte cuenta e imprime
reporte

Revisa reporte, lo Archiva reporte

firma y lo sella y envía copias

Fin
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Catálogo de Procesos del Banco – Formato CB-GUI001-004

BANCO DE FOMENTO AGROPECUARIO

Proyecto Core Bancario
El levantamiento de los subprocesos del Banco (estratégicos, Claves y de Apoyo) es resposabilidad de todos sus actores:
dueños, ejecutores, usuarios y proveedores.

FORMATO CB-GUI001-004 - Catálogo de Procesos del Banco

Analista de Procesos: Jaime Franco Módulo: Caja

MACROPROCESO PROCESOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS

Código Descripción Código Descripción Subprocesos Código Descripción
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Instrucciones de llenado:
El formato anterior, está constituido por dieciocho variables que en su conjunto permiten describir los procedimientos y analizar
subprocesos dentro de los procesos de negocio del Banco, ya sea que se interactúe o no con un sistema de información Bancario como
SYSDE BANCA u otro sistema. Este ejemplo, se elaboró el procedimiento para el subproceso “Cobro de Faltante al Cajero” que pertenece
al proceso “Control de Faltantes de Caja”. A continuación se explican los campos del formato:

19. Analista de Proceso: Nombre de la persona del Banco designado para tal fin, y que será responsable de apoyar a los dueños y
usuarios de los subprocesos en la definición eficiente, clara y sencilla de estos; su descripción a través de procedimientos
representación en diagramas de flujo.
20. Sistema/Módulo: Nombre del sistema y módulo (cuando aplique) en análisis, del cual se pretende describir el procedimiento.
21. Fecha de anotaciones: Fechas en que se realizaron las sesiones de trabajo que permitieron completar el formato para el
levantamiento del procedimiento.
22. Horarios: Detalle de horas en que se asistió a las sesiones de trabajo que permitieron completar el formato para el levantamiento
del procedimiento.
23. Nombre del procedimiento: Corresponde al título del proceso o subproceso que describa.
24. Objetivo: Descripción breve de las actividades descritas y de lo que se pretenden lograr u obtener por medio de estas.
25. Inicio: Estado, actividad o proceso con que se inicia el análisis del procedimiento.
26. Fin: Estado o actividad o proceso con que se termina o finaliza el análisis del procedimiento.
27. Entradas: Proceso, Producto, servicio, información, directriz u objeto de transformación necesaria para el inicio del procedimiento.
Los Insumos (equipos, papel, etc.) y la normatividad no se consideran entradas. Solo se consideraran entradas aquellas en las que
el proveedor sea externo al procedimiento analizado.
28. Salidas: Producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como resultado de la ejecución de las actividades y tareas
del procedimiento. Solo se consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al procedimiento analizado.
29. Procesos/Subprocesos que lo invocan: Es el nombre de proceso o subproceso con los cuales el procedimiento descrito tiene
una relación de pertenencia (forma parte de un procedimiento más complejo); o los procesos con los que el procedimiento descrito
posee una relación de dependencia obligatoria o eventual.
30. Requisitos: Normativa, políticas o restricciones internas o externas que determinan la forma y tiempo de ejecución de las
actividades del procedimiento analizado.
31. Anexos: Formularios, diagramas de flujo, tortuga, normas o políticas utilizadas por dueños y los ejecutores de los procedimientos.
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32. Realizado por: Título del cargo de la persona que ejecuta la actividad o tarea dentro del procedimiento.
33. #: Número secuencial de la actividad o tarea dentro del procedimiento.
34. Actividad/Tarea: Descripción corta de la actividad o tarea a realizar dentro del procedimiento.
Actividad: Conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado.
Tarea: Lo que debe hacerse en un tiempo específico recibe la denominación de tarea. Tarea es aquella obra y trabajo que
generalmente demanda de parte de quien la lleva a cabo cierto esfuerzo y que se realizará durante un tiempo limitado.
35. Documentos: Título completo de los formularios o documentos indicados de forma corta, en la columna mencionado en la
columna “Actividad/Tarea”.
Ejemplo: Procedimiento de Reintegro de Efectivo a la Bóveda
Realizado #
por: Actividad/Tarea Documentos
Cajero 1 Determina que tiene en su
poder fondos en exceso al límite
autorizado
2 Define cantidad de Efectivo por
denominación a entregar a la GF-FO-031- Recibo y Entrega
bóveda y llena formato GF-FO- de Efectivo
O31
3 Entrega original y copia de GF-
FO-031 al Jefe de
Departamento de Operaciones
de Caja, según sea el caso…
4 Accede a transacción AJ400-
Reintegro de efectivo, completa
datos e imprime validación en
formato GF-FO-031
… …
n  Arqueo de Caja o Tesorería
Imprime reportes
 Diario Electrónico
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36. Notas: Comentarios, observaciones o indicaciones sobre cualquiera de los campos del formato, ya sea para los analistas de
procesos, para los dueños, ejecutores o usuarios.
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