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GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
PARA EL SEGUNDO Y TERCER AÑO DE EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS
FINANCIADOS POR FONDOEMPLEO
Índice
I. Presentación
II. Consideraciones básicas para la elaboración del POA
III. Determinación de Productos Entregables y Cronograma de Actividades
IV. Elaboración del Presupuesto del Plan Operativo
V. Formato de Presentación de POA de FONDOEMPLEO
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
PARA EL SEGUNDO Y TERCER AÑO DE EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS
FINANCIADOS POR FONDOEMPLEO
I. Presentación
El presente documento ha sido elaborado con el objetivo de orientar a las Instituciones
Ejecutoras, en la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) para el segundo y
tercer año de ejecución de los proyectos financiados por FONDOEMPLEO, y consta de 5
capítulos.
En el primer capítulo, se hace una breve presentación de la guía de elaboración de los POA
de los proyectos financiados por FONDOEMPLEO.
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II. Consideraciones básicas para la elaboración del POA
a. Cada Institución Ejecutora deberá presentar un POA para cada año de ejecución
del proyecto. Este documento deberá ser remitido para su evaluación y
aprobación 60 días antes del inicio del periodo, por ello deberá contemplar una
proyección de ejecución para estos 60 días.
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3.1. Traslado de Indicadores al "Árbol de productos":
Teniendo en cuenta la matriz de marco lógico del proyecto se debemos ubicarnos a
nivel de propósito y componente e identificar los indicadores, los cuales debemos
trasladar a la pestaña “árbol de productos” en la Matriz de determinación de productos,
sin considerar aquellos referidos a la finalidad (como ingreso y empleo).
Debemos tener en cuenta que los resultados son aquellos que están ligados
directamente a la definición del componente y generalmente son de periodicidad anual:
Componentes productivos: rendimiento, productividad por unidad productiva.
Componentes de comercialización volumen comercializado.
Componentes de organizaciones y número de productores organizados.
Finalmente se debe analizar la propuesta del proyecto a fin de identificar productos que
se encuentren implícitos en ella, para incorporarlos en la matriz.
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3.2. Ubicación de los productos en una línea de tiempo, pestaña
“Cronograma de productos”
Una vez identificados los indicadores a nivel de productos estos serán automáticamente
incorporados en la pestaña “Cronograma”.
En la matriz para cada producto existe una línea de tiempo que abarca 3 años, por lo
cual, se trabajará sólo el período por ejecutar hasta la finalización del proyecto.
Calendario Productivo
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En el “cronograma de Productos” se debe señalar la unidad de medida y la meta,
considerando el calendario productivo (de ser necesario), debemos situar los productos
en el tiempo indicando el valor de la meta física
Cronograma de Productos.
Cronograma de Actividades
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Una vez determinado técnicamente el cronograma de actividades trabajado en el
“Sistema de Elaboración Presupuestal” se debe proceder a copiar en el formato del
POA de FONDOEMPLEO, la información referida al período programado.
Luego procederemos a estimar las necesidades financieras mensuales en el “sistema de
elaboración presupuestal”, de ser necesario modificando las fechas en el cronograma de
actividades del sistema presupuestal, considerando que en el mes donde se ubique la
actividad se ubicará el gasto.
En el cuadro resumen de entregables en la línea “Meses con productos a supervisar” se
contará automáticamente el número de productos establecidos por mes.
Teniendo en cuenta la agrupación de los productos se debe seleccionar los momentos
de evaluar los entregables, en la fila “Entregables a supervisar”, numerándolos en
orden de aparición.
Estos “Entregables” se caracterizan por permitir evaluar un grupo razonable de
productos teniendo en cuenta su verificabilidad y oportunidad.
Asimismo, se debe extraer del “Sistema de Elaboración presupuestal” de la hoja
“cronograma de desembolso de FONDOEMPLEO”, y colocarlo en la fila “Monto a
desembolsar mensual” del cuadro anterior, a fin de determinar en base a los
entregables, el cronograma de desembolsos hasta la culminación del proyecto, los
cuales estarán condicionados a su verificación y aprobación, considerando lo señalado
en punto 5.7 “Cronograma de desembolsos” del presente documento.
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Gráfico N° 1
Gráfico N° 2
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Tal y como lo muestra el Gráfico N° 3, las Columnas "E-F-G-H-I” se deberán
nombrar con las denominaciones “Meta Ejecutada al Corte”, “Meta Ejecutada
Proyectada”, “Meta Ejecutada Total”, “Aumento (+) o Disminución (-) de Actividades”
y "Meta por Ejecutar" respectivamente.
Gráfico N° 3
Gráfico N° 4
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b. Concepto y Creación de Formulas:
Meta Inicial: Indica la meta total aprobada vigente (Meta convenio o meta total
reprogramada en el periodo anterior).
Periodo de corte es aquel con el que se cuenta con información de ejecución real
reportada.
Meta por Ejecutar = Meta Inicial - Meta Ejecutada Total + (Aumento) o (Disminución) de Actividades
Meta por Ejecutar para Efectos de la Proyección = Meta Ejecutada Proyectada + Meta por Ejecutar
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Meta por Ejecutar en el Periodo: Es la sumatoria de las metas físicas de
actividades y subactividades, que se ejecutarán durante el periodo
correspondiente al presente POA, la mismas que deberán ser distribuidas
previamente en el cronograma.
Gráfico N° 5
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Gráfico N° 6
e. Para el POA del año 2 la meta considerada para ejecutar para el siguiente
periodo (3er año) se asignará en los meses, de acuerdo a una estimación que
deberá establecer La Institución.
a. Estos anexos son los mismos que fueron utilizados para la elaborar el
Presupuesto para el Convenio o el POA del año 1.
b. Si alguna subactividad ya se ejecutó en el periodo anterior, y ya no queda meta
por ejecutar en los siguientes periodos, el sistema automáticamente mostrará
que la actividad quedó en cero, tal y como se muestra en el Gráfico N° 7.
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Gráfico N° 7
a. Cuadro de Validación:
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Gráfico N° 8
Fuente de Finaciamiento
Unidad de MUNICIPALIDAD
COMPONENTE/ACTIVIDAD/SUB-ACTIVIDAD Costo Parcial Meta Física Costo Total Aporte de
Medida FONDOEMPLEO IDIPS DISTRITAL DE
Beneficiarios
USQUIL
TOTAL COSTOS INDIRECTOS DEL PROYECTO 172,793.79 172,794.21 0.00 0.00 0.00
TOTAL COSTO TOTAL DEL PROYECTO 4,249,331.66 1,577,675.78 1,000.00 240,000.00 2,430,656.30
Ppto Programado
acumulado al periodo
anterior 1,933,750.10 551,553.94 18,950.00 240,000.00 1,123,246.16
Monto Proyectado
Pendiente de Ejecución en
el Año Anterior
(c) 1,347.25 1,347.25 0.00 0.00 0.00
Diferencia entre lo
Programado y Saldo por
Ejecutar 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Descripción de Conceptos:
Total Ejecutado al = Monto Ejecutado a la Fecha de Corte + Monto Proyectado Pendiente de Ejecución
Periodo Anterior
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Saldo por Ejecutar.- Se deberá incorporar la formula:
Saldo por Ejecutar = Presupuesto Versión Convenio - Total Ejecutado al Periodo Anterior
Diferencia entre lo Programado = COSTO TOTAL DEL PROYECTO - Saldo por Ejecutar
y Saldo por Ejecutar
De darse la situación de que una subactividad concluya, y sin embargo quede saldo
por ejecutar. Si la estrategia de intervención y el sustento técnico lo justifican,
dicho saldo puede reasignarse para fortalecer u crear otra actividad y subactividad.
De no justificarse el uso de dicho saldo, este deberá reasignarse a la partida
Imprevistos.
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V. Formato de Presentación de POA
A continuación se presenta y describe detalladamente el formato aprobado por
FONDOEMPLEO para la elaboración del POA de los proyectos que financia, y que deberá
ser utilizado por las Instituciones Ejecutoras de los mismos.
1. INFORMACIÓN GENERAL
POA Correspondiente al
Código del proyecto:
año ….
Período de referencia Del: al:
Fecha del presente informe (día-mes-año):
Ubicación:
Departamento Provincia(s)
Distrito(s)
Propósito (Objetivo
Central)
Institución Ejecutora:
Instituciones Asociadas
Población Objetivo
Técnico
Técnico
Técnico
Técnico
Técnico
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1.1. Puntos de atención
Referirse a los aspectos más importantes que se debe tomar en cuenta, antes de iniciar la
ejecución del periodo programado. Hacer alusión a posibles reprogramaciones debido al
cambio de la situación prevista en el momento de diseño del proyecto. Considerar los
factores externos que hayan variado respecto a la etapa de diseño.
De haber actividades que deban ejecutarse antes de la fecha prevista, indicar por qué se
requiere adelantar la ejecución.
2. COYUNTURA ACTUAL
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Componente 1. DESARROLLO PRODUCTIVO DEL PREDIO AGRICOLA
Aumento (+)
Meta Meta Meta
Unidad Meta Meta o Meta por
Meta Ejecutada por Total
Actividad / Sub actividad de
Inicial
Ejecutada
Proyectada
Ejecutada Disminución
Ejecutar
Ejecutar
Reprogra
Medida al Corte Total (-) de en el Año
(a) (b) mada
Actividades
1.1 Presentación de Proyecto
Reunión interna del equipo del
1.1.1 Reunión 1 1 0 1 0 0
proyecto
Convocatoria y
1.1.2 empadronamiento de Padrón 3 1 2 3 1 1 3 1
beneficiarios
Visita e invitación a
1.1.3 Visitas 40 17 3 20 2 22 25 12
autoridades Locales por caserío
Desarrollo del evento de
1.1.4 Evento 1 1 0 1 0 0
presentación
Este cuadro por fines de procedimiento debe ser copiado del cuadro de actividades del
Sistema de Elaboración Presupuestal. A continuación, especificar si se está realizando
algún cambio o no, en las actividades previstas, de ser el caso, detalle los motivos del
cambio propuesto y las estrategias a aplicarse en el desarrollo de la actividad para
conseguir los resultados propuestos e indicar si el cambio tiene implicancias
presupuestales.
Desembolso Monto a
Entregables Mes
del período desembolsar
1 0 Marzo 2013 S/. 88,148
2 1 Septiembre 2013 S/. 291,152
3 2 Noviembre 2013 S/. 157,134
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