RECOMENDACIONES INICIALES
Es esencial que siga al pie de la letra y sin omisiones las instrucciones de este manual, y que las
aplique desde el momento de la preparación de la aplicación hasta el momento en que le devuelve
el material de examen aplicado al operador de transporte.
Usted deberá permanecer en la oficina del delegado
custodiando y ejerciendo estricta vigilancia y control sobre
el material de examen con el propósito de evitar la pérdida,
extravío, fotocopiado o sustracción parcial o total de este
material, y desalentar o detectar posibles fraudes o intentos
de copia. Si descubre que se está presentando alguna
situación que ponga en riesgo la custodia del material o de
sus preguntas, deberá avisarle de inmediato al delegado,
puesto que este material tiene el carácter de documento
confidencial del Estado y es de uso exclusivo del Icfes.
Recuerde que:
Cualquier pérdida de material o fuga de información dentro del sitio de
aplicación será responsabilidad del operador de logística de aplicación, al
cual usted representa en el sitio, por lo que es importante que esté atento a:
Importante:
Identificar cualquier conducta sospechosa que se presente el día de la prueba.
No permitir la entrada a personal ajeno o no autorizado a la oficina
del delegado.
Garantizar que no se haga uso de elementos no permitidos por parte
de los examinandos o examinadores.
Impedir la manipulación del material de examen por parte de
personas no autorizadas.
Cualquier otra conducta que atente contra la custodia del material de examen.
Una vez inicie la prueba, ningún examinador tiene permitido abandonar
el sitio de aplicación, incluido usted.
A continuación se hace una descripción de los elementos que
tendrá a cargo, ante cualquier duda, solicite orientación al
delegado, quien es la persona que le brindará todo el apoyo
que necesite y a la cual usted deberá reportar sus actividades.
1 Material de examen
Cuadernillos. Para las sesiones de aplicación
del examen, cada examinando recibirá un
paquete individual (bolsa plástica sellada) que
contiene un Cuadernillo, con su respectiva Hoja
de respuestas y Hoja para operaciones
El material de examen se almacena en tres tipos de empaque:
Contenedores. Estos vienen debidamente sellados con
precintos de seguridad identificados con un código único y
contienen tulas asignadas al sitio de aplicación, dentro de las
cuales se encuentra el material de examen. Cada contenedor
está identificado con un rótulo en el que se muestran los datos
del sitio de aplicación, la sesión de examen y la cantidad
total de contenedores asignados al sitio de aplicación. Por
su contenido, se clasifican como contenedor de material de
examen o de hojas de respuestas.
Tulas de seguridad. Vienen debidamente selladas con
precintos de seguridad identificados con un código
único y contienen las bolsas de seguridad asignadas
por salón al sitio de aplicación, las cuales tienen, en su
interior, el material de examen en cada sesión.
Bolsa de seguridad. Contiene los paquetes de cuadernillos
organizados por salón. Usted también deberá verificar
que las bolsas de seguridad estén debidamente selladas.
2 Recibos, formatos y aplicativo (APP)
Estos son los documentos y el módulo que usted
manejará el día de la prueba. Recuerde verificar
su contenido, controlar su uso, garantizar
su adecuado diligenciamiento y registrar las
firmas de los responsables en cada caso.
Recibos y formatos:
Guía de entrega y recolección de contenedores.
Recibo de entrega y recolección de material de examen
(este recibo tiene dos partes: la de Entrega por parte del
transportador, que se utiliza antes del inicio de cada sesión
para recibir los contenedores y verificar su contenido; y
la de Recolección, que se utiliza para llevar el control del
material que se retorna durante y después de cada sesión).
Recibo de entrega y recolección de kits tiflológicos.
Aplicativo:
El operador de logística de aplicación le hará entrega de
un enlace y unas credenciales para acceder al APP de
seguimiento de la operación por parte del Icfes, usted deberá
estar muy atento a las alertas que irán apareciendo con el
fin de dar respuesta positiva o negativa en cada caso. Las
alertas están programadas para aparecer en ciertas horas
y cuentan con intervalos de 15 a 30 minutos para dar la
respuesta, algunas de las alertas que deberá responder son:
 4 PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN

¿Todo bien?: Si / No. Esta alerta aparecerá a las 6:00 a.m.,
refleja que el grupo de examinadores pudieron entrar al sitio de
aplicación y a la oficina del delegado sin mayores contratiempos.
¿El operador de transporte ya hizo entrega del material?:
Si / No. Esta alerta aparecerá entre las 6:15 a.m. y
6:30 a.m. en primera sesión y entre las 12:45 p.m. y
1:00 p.m. en la segunda sesión. Con ella se busca
identificar los sitios de aplicación donde el transportador
no se ha hecho presente, de modo que se pueda
realizar una gestión rápida desde el Icfes en Bogotá.
¿Se presentaron novedades con el material?: Si/No. Esta
alerta estará disponible entre las 6:30 a.m. y las 6:45 a.m.
en primera sesión, y entre la 1:00 p.m. y la 1:15 p.m. en
segunda sesión; busca identificar problemas relacionados con
el material registrado en los recibos o formatos, o cuando este
no coincide con las cantidades efectivamente recibidas en el
sitio de aplicación. Si usted identifica una novedad de este
tipo, deberá realizar el recuento como mínimo dos veces más,
con el fin de asegurar que efectivamente hay un faltante.
. ¿Ya se dio apertura al sitio?: Si/No. Esta alerta aparecerá
entre las 7:00 a.m. y las 7:30 a.m., en primera sesión y
entre la 1:30 p.m. y las 2:00 p.m. en segunda sesión. Busca
identificar los sitios de aplicación que por alguna razón no
se han abierto, de este modo el coordinador de nodo se
pondrá de inmediato en contacto con el coordinador del sitio
para que se proceda a abrir las puertas.
Informe la cantidad de ausentes: Registrar cantidad. Esta
alerta aparecerá entre las 9:00 a.m. y las 10:00 a.m.,
usted deberá tener consolidada la cantidad de ausentes en
el sitio para registrar el valor en el APP.
¿El operador de transporte ya recogió el material?: Esta
alerta aparecerá entre las 12:30 p.m. y la 1:30 p.m. al
finalizar la primera sesión y entre las 6:30 p.m. y las 7:30
p.m. al finalizar la segunda sesión.
De igual forma, el APP cuenta con un módulo para reportar
las novedades como cambios de material de examen,
asignación de holguras, reporte de anulados, entre otros,
que le serán presentados durante el taller práctico.
Es importante que tenga en cuenta que usted deberá ejecutar
algunas funciones administrativas que le asignará el operador
de logística de aplicación.

PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN

Recuerde que, como requisito para ejercer el rol de encargado de aseguramiento y control,
usted debe haber realizado las siguientes actividades antes de la aplicación:
Completar el proceso formativo virtual en la plataforma Moodle y aprobar la evaluación
para ser invitado al taller práctico.
Descargar el certificado que lo acredita para tomar el taller práctico.
Leer y estudiar su manual, elaborando un listado de las dudas e inquietudes que se le
presenten durante el curso virtual.
Asistir al taller práctico con el coordinador de nodo , donde recibirá el manual y la credencial
con su escarapela, además de los datos del sitio de aplicación, del operador de transporte y del
delegado asignado al sitio, de la cantidad de examinandos citados, cantidad de salones, etc.

El día anterior a la aplicación, póngase en contacto telefónico

con el delegado y con el representante del operador de
transporte y lleve a cabo las siguientes actividades:
Sostenga una charla informativa con cada uno de
ellos para ultimar detalles.
Indague, con el delegado, si la institución ha establecido
algún esquema especial para el ingreso del material
de examen, con el fin de que no se presenten demoras
y no se contradigan las instrucciones que el Icfes tiene
establecidas para este proceso.
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones, las
cuales le ayudarán a prepararse para el día de la prueba:
La noche anterior a la aplicación debe dormir bien y relajarse.
Tenga en cuenta que la presentación personal refleja su rol, por lo que es
importante que use ropa cómoda, pero acorde con su responsabilidad.
Asegúrese de llevar el manual, su documento de identidad, su credencial
y los demás implementos necesarios para la aplicación.
Salga de su lugar de residencia con tiempo suficiente para llegar a las
6:00 a.m. al sitio de aplicación y, así, iniciar el día sin contratiempos.

Verifique, con el operador de transporte, las condiciones Recuerde que está prohibido el uso de celulares o aparatos electrónicos
y horarios de llegada y entrega del material de examen dentro del sitio y durante toda la jornada de aplicación. Es por ello que,
al sitio de aplicación. para el control de tiempos, debe utilizar reloj de pulso.