UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID

ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE

INGENIEROS AERONÁUTICOS

ELABORACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO FECHA DE FECHA DE Nº DE MODIFICACIÓN

ELABORACIÓN MODIFICACIÓN
00
C-01-CC-01 20/12/2007

Responsable de elaboración Responsable de revisión Responsable de aprobación

Nombre EFRÉN MORENO BENAVIDES JOSÉ LUIS MONTAÑÉS GARCÍA
ADJUNTO RESPONSABLE DE
Puesto DIRECTOR JUNTA DE ESCUELA
CALIDAD

Firma Aprobado 19/02/2008

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ELABORACIÓN MODIFICACIÓN
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1. OBJETO

El propósito de este procedimiento es orientar y facilitar la elaboración de los

procesos/procedimientos que conforman el Sistema de Calidad de la Escuela.

2. ALCANCE

Aplicable a todos los procesos/procedimientos del Sistema de Garantía de Calidad que

se vayan a incluir en el Catálogo de Procedimientos de la Escuela. Los responsables de
elaborar procesos/procedimientos y aprobarlos previa revisión son los principales
destinatarios de este procedimiento (C-01-CC-01), son ellos los que tienen que
someterse a su cumplimiento.

3. PROPIETARIO

Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela.

4. ENTRADAS

Petición, por parte de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la

Escuela, de incorporar un nuevo proceso/procedimiento al catálogo de procedimientos
de la Escuela. Esta petición deberá incluir: motivación, nombre del
proceso/procedimiento, breve descripción del mismo y nombres de los responsables
de la elaboración, revisión y aprobación del proceso/procedimiento.

5. SALIDAS

Un nuevo proceso/procedimiento registrado en el Catálogo de Procedimientos de la

Escuela.

6. CLIENTE

La Escuela

7. PROVEEDOR

No procede.

8. INICIO

El inicio del procedimiento de elaboración de nuevos procesos/procedimientos se

producirá a petición de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la
Escuela.

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9. FIN

La finalización del procedimiento se producirá cuando el nuevo proceso/procedimiento

se haya registrado en el catálogo de procedimientos de la Escuela o bien se haya
retirado la petición de elaboración del nuevo proceso/procedimiento mediante una
petición de cese realizada por el Órgano de Gobierno y Representación que realizó la
petición que inició el procedimiento.

10. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Responsable de elaboración: Definido en la petición que inició el procedimiento. La

unidad o unidades de Trabajo implicadas son los responsables de suministrar la
información necesaria para la elaboración.

Responsable de revisión: Definido en la petición que inició el procedimiento.

Responsable de aprobación: Definido en la petición que inició el procedimiento.

Para la elaboración de un proceso/procedimiento se debe tener en cuenta las

siguientes fases:

a. Identificar el objeto del proceso/procedimiento.

b. Determinar a qué y a quienes (personas involucradas en él) afecta el
proceso/procedimiento.
c. Comunicar a los responsables de elaboración, revisión y aprobación, la
información recogida en los puntos anteriores.
d. El responsable de elaboración desarrollará el documento (hasta su aprobación
será un borrador) que tendrá en cuenta los siguientes elementos:
- Portada (Anexo 1).
- Cuerpo del documento. Contiene las distintas secciones que constituyen el
proceso/procedimiento (ANEXO. FORMATO. Sección 2).
- Anexos.
- Durante esta fase la documentación reflejará el estatus de borrador
mediante una marca de agua diagonal en la que se lea claramente la
palabra “BORRADOR”.
e. Presentar el documento a los involucrados para que puedan hacer comentarios
(no más de 15 días hábiles para ello). Al finalizar esta fase se eliminará la
marca de agua con la palabra “BORRADOR”
f. Revisión del documento por el Responsable de Revisión. En el caso de no estar
conforme con el documento lo devolverá al responsable de elaboración que
reelaborará el borrador.

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g. Aprobación del documento por el responsable de aprobación y devolución al

responsable de elaboración. En el caso de no estar conforme con el documento
lo devolverá al responsable de elaboración que reelaborará el borrador.
h. El responsable de la elaboración del proceso/procedimiento lo enviará al Comité
de Calidad una vez aprobado para su inclusión en el Catálogo de
Procedimientos de Calidad y actualización del Índice de
procesos/procedimientos. .
i. El Comité de Calidad se encargará de difundir el proceso/procedimiento a los
involucrados y en página Web.

11. FLUJOGRAMA

Debido a su extensión se incluye en el ANEXO. FLUJOGRAMA

12. INDICADOR DE SEGUIMIENTO

No procede.

13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

“Guía para el desarrollo del manual de calidad de los centros de la UPM”,

Vicerrectorado de Ordenación Académica y Planificación Estratégica, Octubre de 2007

14. EVIDENCIAS

Catálogo de Procedimientos de Calidad de la Escuela.

15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO

No procede.

16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

Órgano de Gobierno y Representación: Es cualquiera de aquellos recogidos en los

Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid.

Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de una o

varias entradas de información, dan lugar a una o varias salidas también de
información con valor añadido y un resultado que satisface plenamente los
requerimientos del cliente al que va dirigido.

Procedimiento: sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se

constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad específica
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Se trata de un soporte documental
de los procesos que describe el conjunto de actividades/tareas que se realizan en el
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mismo. Los procedimientos implican actividades y tareas del personal, tiempo de

realización.

Catálogo de procedimientos del Centro: está formado por todos los

procesos/procedimientos que se van elaborando, revisando y modificando. En él se
incluye un índice de procesos/procedimientos y un calendario de revisión de los
mismos.

Información: es aquella documentación que permite reducir la incertidumbre

existente sobre personas, materiales y servicios.

17. ANEXOS

Este documento incluye 2 anexos:

1. ANEXO. FLUJOGRAMA en el que se representa gráficamente este procedimiento.

2. ANEXO. FORMATO en el que se especifican los formatos para redactar los

procesos/procedimientos.

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ANEXO. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN DE PROCESOS/PROCEDIMIENTOS
C-01-CC-01

COMITÉ DE CALIDAD UNIDAD IMPLIC ADA

Identificar el objeto del Proceso/Procedimiento

Determinar involucrados

Responsable de Responsable de Responsable

Elaboración Revisión de Aprobación

Resto de
Elaboración Implicados
de
Borrador
BORRADOR

Inclusión de Sí
Comentarios
Comentarios
BORRADOR

No
Revisión

No

Sí

Aprobación
No
ÍNDICE DE
PROCEDIMIENTOS
Sí
Inclusión en el catálogo de Envío al PROCEDIMIENTO
procedimientos de calidad CC ELABORADO

Responsable
de Elaboración
Difusión en web Difusión a Implicados

Reciben el Documento Definitivo

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ANEXO. FORMATO

1: Portada del proceso/procedimiento.

2: Secciones.
3: Formato del cuerpo del documento.
4: Código de proceso/procedimiento.

1: PORTADA DE PROCEDIMIENTOS

Portada: compuesto por encabezado, cuadro de identificación del

proceso/procedimiento, y pie de página.
1. Encabezado:
- Incluirá los dos escudos y nombres de la Universidad Politécnica de Madrid
y la Escuela
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(Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos)

2. Cuadro de identificación del proceso/procedimiento

- Incluirá el nombre del proceso/procedimiento (Mayúsculas, negrita,
verdana 14 ptos).
- Código del documento: Área-Nº de orden-Unidad de trabajo-Nº de orden
(Anexo 4)
- Fecha de elaboración: (día/mes/año) según formato (00/00/0000)
- Fecha de modificación: (día/mes/año) según formato (00/00/0000)
- Número de modificación: (00)

NOMBRE DEL PROCESO/PROCEDIMIENTO

(MAYUSCULAS, NEGRITA, VERDANA 14 PTOS)
CÓDIGO FECHA DE FECHA DE NÚMERO DE
ELABORACIÓN MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN
Área -Nº-Unidad de trabajo -Nº
(verdana, 9 ptos) día/mes/año día/mes/año 00
00/00/0000 00/00/0000 (verdana, 9 ptos)
(verdana, 9 ptos) (verdana, 9 ptos)

3. Pié de Página de la primera hoja:

- Indicará las personas y puestos que ocupan los responsables de la
elaboración del proceso/procedimiento, revisión y aprobación. Se firmará.

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Responsable de elaboración Responsable de revisión Responsable de aprobación

Nombre y Apellidos
Nombre
(verdana 8 ptos, mayus)
Nombre del puesto
Puesto
(verdana 8 ptos, mayus)
Nombre y Apellidos Nombre y Apellidos
(verdana 8 ptos, mayus) (verdana 8 ptos, mayus)
Nombre del puesto Nombre del puesto
(verdana 8 ptos, mayus) (verdana 8 ptos, mayus)

Firma Rúbrica Rúbrica Rúbrica

2: SECCIONES

El cuerpo del documento de un proceso/procedimiento contará con las secciones que

se enumeran en este apartado. En aquellos casos donde no se considere necesario
cumplimentar alguna sección se indicará que no procede. Si en algún
proceso/procedimiento se considera necesario añadir alguna información que no
encaja en ninguna de las secciones propuestas, deberá hacerse una llamada a un
anexo que contenga dicha información.

1. Objeto: se indicará de forma breve el propósito del proceso/procedimiento.

2. Alcance: se describirá a qué es aplicable el proceso/procedimiento y quiénes son
los que se tienen que someter al proceso/procedimiento (los implicados en las fases y
sus destinatarios que pueden ser profesores, alumnos, PAS, empresas,
instituciones…..).
3. Propietario: Responsable del proceso/procedimiento.
4. Entradas: Qué requerimos para iniciar el proceso/procedimiento.
5. Salidas: Producto o servicio creado por el proceso/procedimiento.
6. Cliente: Para quién hacemos el proceso/procedimiento.
7. Proveedor: Quién abastece al proceso/procedimiento.
8. Inicio: Primera actividad del proceso/procedimiento.
9. Fin: Qué es lo último que se hace.
10. Etapas del Proceso/Procedimiento: Descripción detallada de cada fase y
responsables: primero se indicarán los responsables, luego se determinarán las
acciones precisas y ordenadas (fases) para el desarrollo del proceso/procedimiento,
señalando responsables de cada fase y la temporalización de las acciones. Cuando el
proceso/procedimiento requiera acciones de difusión se indicará el responsable de la
misma.
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11. Flujograma: Representación gráfica del proceso/procedimiento.

12. Indicador de Seguimiento: En aquellos procesos/procedimientos que lo
permitan se podrá definir, si se considera necesario, un indicador que refleje el estado
actual del proceso/procedimiento y proporcione una medida de cuánto queda hasta su
finalización.
13. Documentos de referencia: son los documentos que regulan la actividad
descrita en el proceso/procedimiento. Puede ser normativa de la UPM, o legislación
reglada, procesos/procedimientos de referencia, guías, manuales, etc.
14. Evidencias: son los documentos que registran resultados y demuestran que el
proceso/procedimiento se ha cumplido según lo establecido.
15. Revisión procedimiento: se indicará la previsión de cuando se realizará la
próxima revisión del proceso/procedimiento y quién es el responsable de la misma.
Próxima revisión: se fijará la periodicidad con la que el documento será revisado.
Responsable de la revisión: será el establecido por el Órgano de Gobierno y
Representación que inició el procedimiento de elaboración.
16. Definición de conceptos: Se definirán aquellos conceptos claves, que puedan
ser poco conocidos para los destinatarios de los procesos/procedimientos.
17. Anexo: documentación en detalle del proceso/procedimiento. Pueden ser tablas,
calendarios, diagramas de flujo. En esta sección se relacionarán los anexos que
acompañen al proceso/procedimiento. Cada anexo se comenzará en página nueva con
un epígrafe con la palabra ANEXO seguido de un punto y del nombre del anexo.
ANEXO. Nombre del Anexo: En este epígrafe y comenzando en página nueva se
añadirá aquella información que se considere oportuna para la descripción del
proceso/procedimiento.

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3: FORMATO DEL CUERPO DEL DOCUMENTO

FORMATO DEL CUERPO DEL DOCUMENTO

DIN A 4
Márgenes: izquierdo, derecho, inferior 2 cm; superior 1,5 cm
Fuente de letra: verdana 11 ptos.
Capítulos de las secciones: verdana, mayúsculas, negrita, 11 ptos.
Todas las páginas llevarán encabezado y pie de página

1. ENCABEZADO
- Incluirá el nombre y escudo de la Universidad Politécnica de Madrid, y de la
Escuela.
- Nombre Del Proceso/Procedimiento
- Código del documento: Unidad de trabajo-Área-Nº de orden (Anexo 2).
- Página: se indicará la página que corresponde con respecto al total de páginas
del documento (sin contar con la portada).
- Fecha de elaboración: (día/mes/año) según formato (00/00/0000)
- Fecha de modificación: (día/mes/año) según formato (00/00/0000).
- Número de modificación: (00).

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(Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos)
NOMBRE DEL PROCESO/PROCEDIMIENTO (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos)
CÓDIGO FECHA DE FECHA DE NÚMERO DE
ELABORACIÓN MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN
Área -Nº-Unidad de trabajo -Nº día/mes/año día/mes/año 00
(verdana, 9 ptos) 00/00/0000 00/00/0000 (verdana, 9 ptos)

2. PIE DE PÁGINA

- Incluirá: (verdana, mayúsculas, 7 ptos) nombre de la Escuela-Sistema de

Garantía de Calidad y Nombre del proceso/procedimiento-Nº de página del total
de páginas separado por una línea horizontal.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - Nº página del total de páginas

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3. FLUJOGRAMAS

Todos los flujogramas tendrán un recuadro (sombreado, espesor de línea 1 pto.) en la

posición superior derecha con el nombre del procedimiento y el código del
proceso/procedimiento (mayúsculas, negrita, verdana 6 ptos.)

Todos los flujogramas tendrán un cuadro (sin sombreado, espesor de línea 1 pto.)
identificando la unidad o unidades implicadas (mayúsculas, verdana 6 ptos.)

Los objetos que representen acciones serán sombreados. Los objetos que representen
información estarán sin sombrear. El texto de los objetos en los FLUJOGRAMAS será:
verdana 6 ptos.

Los conectores serán de línea discontinua (espesor 1 pto.) terminando en flecha

sólida.

4: CÓDIGOS DE PROCEDIMIENTO

Los procesos/procedimientos se codificarán siguiendo este esquema:

AREA Nº DE ORDEN UNIDAD DE Nº DE ORDEN

(verdana, 9 (verdana, 9 ptos) TRABAJO (verdana, 9 ptos)
ptos) (verdana, 9 ptos)

C – Área de Calidad
CC – Comité de Calidad

El resto de áreas y unidades de trabajo serán las especificadas en el organigrama del

Centro que se recoge en el Manual de Calidad del Centro.

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