Las bases del PCM - Material complementario

“PCM: Puntos principales y consejos para la

facilitación”
 Las bases del PCM

Índice

Introducción ··········································································· 2
1. Concepto Básico del Método PCM ······································· 2
1.1 Características del Método PCM ········································ 2
1.2 Pensamiento Lógico ························································ 4
1.3 Proyecto y Programa ······················································· 4
2. Pasos del Taller ··································································· 5
3. Consejos para un Taller························································ 8

Apéndice 1. Lista de Verificación del Taller ··································· 12

Apéndice 2. Material de Referencia············································· 13
 
Las bases del PCM

Introducción

Este es un material complementario al vídeo, “Las bases del PCM.” En primer lugar
vea el video en el DVD, “Las bases del PCM.” Este material explica los conceptos
básicos del método PCM. Comprenda el método PCM y utilícelo de acuerdo a sus
propias circunstancias.

1. Concepto Básico del Método PCM

PCM (Project Cycle Management) es un método para gestionar con eficacia los pasos de
un proyecto, tales como la planificación, ejecución y evaluación, de manera coherente y
eficaz.
Cuando los problemas se encuentran en la situación actual, causan condiciones
desfavorables a las personas / ciudadanos; un proyecto se formula e implementa utilizando
el método PCM ya sea para resolver estos problemas, o para que las condiciones sean más
favorables dentro de un cierto período de tiempo. Esto significa que el Método PCM
considera un proyecto como una herramienta para resolver problemas. En el Método PCM,
los problemas se resuelven mediante un proceso específico: la identificación de los
diversos problemas que causan la condición desfavorable actual; el análisis de sus causas;
la búsqueda de sus soluciones, un proyecto; hacer un plan de acción, monitoreo de los
avances del proyecto, y a continuación evaluar los resultados.

1-1. Características del Método PCM

El PCM tiene tres características:
I. Enfoque participativo

Un enfoque participativo involucra a las personas tanto de la parte ejecutiva como

a los beneficiarios con diversos antecedentes en la planificación, ejecución y
evaluación del proyecto. Los objetivos son: adquirir perspectivas más amplias
mediante la participación de personas con diferentes puntos de vista, que les
llevan a comprender los problemas más profundamente y de manera equilibrada.
Esto también les ayuda positivamente a resolver los problemas, aclarar posibles
conflictos e impactos negativos que pueden ser causados por el proyecto. Tener a
personas de diversos antecedentes interesadas con el proyecto en la etapa de
planificación se traducirá en una formación de consenso más fluida y en una
comprensión unificada.
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Las bases del PCM

II. Lógica

En el método PCM, la situación actual se analiza sobre la base de relaciones

causales: “Esta causa lleva a esa consecuencia” en el Análisis de Problemas; y
“Este medio conduce a ese fin” en el Análisis de Objetivos. La lógica “Si y
entonces” se utiliza en la Matriz del Diseño del Proyecto (PDM) para describir el
proceso para lograr los objetivos a través de un proyecto determinado. Por lo
tanto, la lógica es un principio básico de la PCM.

III. Coherencia

La Selección del Proyecto se lleva a cabo a través de Análisis de los Actores

Involucrados, Análisis de Problemas y Análisis de Objetivos. A continuación, los
objetivos y la estrategia del proyecto se describen en la PDM, una tabla para
mostrar esquema del proyecto. Además, se forma un Plan de Acción del proyecto
basado en esta PDM con el fin de implementar, monitorear y evaluar el proyecto.
Esto significa que hay coherencia, cuando todos los pasos están estrechamente
conectados. Mantener la coherencia ayuda incluso a aquellos que están
involucrados sólo en un paso específico del proyecto en tener la misma
profundidad de comprensión trabajando en el proyecto igual que los que
participan en otros pasos del proyecto.

Análisis

Otros proyectos

Proyecto actual
y segunda fase

Retroalimentación Planificación

Lecciones
Aprendidas
Recomendación
Ejecución

Evaluación Monitoreo

Fig. 1: Cíclo del Proyecto

Por medio de estas tres características, se pueden cumplir las responsabilidades sociales
del proyecto, tales como la transparencia y la rendición de cuentas.

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Las bases del PCM

1-2. Pensamiento Lógico

“Lógico” significa una condición en la que los contenidos de una historia sean
coherentes y tengan sentido. En otras palabras, significa que una cierta forma de pensar o
un proceso es consistente. Esto puede ser juzgado en el método PCM viendo si las
relaciones causales son racionales; “Esta causa lleva a esa consecuencia” en el Análisis de
Problemas y “Este medio conduce a ese fin” en el Análisis de Objetivos. Para determinar
una relación causal, es importante en primer lugar eliminar cualquier idea fija o
prejuicio.
Algunas formas de hacerlo son:

1) No contentarse con indicar sólo las relaciones causales de las que era consciente
previamente.
2) Tratar de postular otras respuestas posibles
3) Discutir el tema con otras personas.

Mejorará la logicidad al escribir el mayor número de hechos (o problemas en este caso)

como sea posible y descubrir relaciones entre ellos.

1-3. Proyecto y Programa

Programa

Objetivo Proyectos
Superior

Objetivo Objetivo Objetivo Objetivo

Específico Superior Superior Superior

Objetivo Objetivo Objetivo

Resultados
Específico Específico Específico

Resultados Resultados Resultados

Actividades

Actividades Actividades Actividades

Fig. 2 Gráfico de Correlación del Programa y Proyecto

Tal y como muestra la figura 2, cada resultado del programa corresponde a cada
objetivo del grupo de proyectos. Y el Objetivo Superior de los proyectos es el Objetivo
del programa.

Se llama “ Programa” a este tipo de marco que pretende implementar proyectos con un
Objetivo Superior común para lograr un objetivo de nivel superior.

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Las bases del PCM
2．Pasos de Taller

Participantes:
Las personas relacionadas con diversos antecedentes
(partes donantes, beneficiarios, grupos oficiales, grupos no oficiales, etc)
facilitador (a veces llamado Moderador)

Preparativos:
Tarjetas para los participantes para que escriban sus ideas
Suministros de papelería tales como rotuladores
Tableros grandes y hojas de papel para poner las tarjetas con las ideas
Etiquetas de nombre para los participantes
Otros

＜Etapa de Análisis＞

Paso 1. Análisis de los Actores Involucrados (Unidad 2)

Escribir en tarjetas “¿Quién estará involucrado en el proyecto y desde qué punto de vista”
y aclarar sus características y relaciones mutuas. Aclarar las ideas de los proyectos permite
la especificación de las personas y organizaciones involucradas. Por lo tanto, es necesario
llevar a cabo el Análisis de los Actores Involucrados en este punto.

Paso 2. Análisis de Problemas (Unidad 2)

Escribir el mayor número posible de los problemas actuales en las tarjetas, a continuación,
ponerlos en el tablero, y organizarlos de acuerdo con la relación “Causa – Fin” para hacer
un árbol. Este trabajo aclara “Cuáles son los problemas y sus relaciones”.

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Las bases del PCM
Paso 3. Análisis de Objetivos (Unidad 2)

Al reescribir los contenidos de las tarjetas adquiridas en el Análisis de Problemas,

cambiando las expresiones negativas en expresiones positivas, el árbol puede hacerse para
mostrar las relaciones existentes entre ellos; las condiciones deseables en el futuro después
que se resuelven los problemas, los medios para lograr tales condiciones y los objetivos.
Este trabajo aclara “cómo serán las condiciones después que se resuelvan los problemas”.

Paso 4. Selección del Proyecto (Unidad 2)

Identificar los proyectos potenciales del Árbol de Análisis de Objetivos y compararlos para
seleccionar un proyecto potencial para implementar. Este trabajo aclara “Cuál es el
proyecto potencial más apropiado”.

＜Etapa de Planificación＞

Paso 5. La formación de la PDM (Unidad 3, Unidad 5)

Se forma una tabla del esquema del proyecto utilizando una matriz, la cual se compone de
16 casillas, que deben completarse con la información, tales como los objetivos, resultados,
actividades, las inyecciones y los riesgos del proyecto.

Paso 6. Elaboración del Plan de Acción (Unidad 3, Unidad 5)

Se elabora un plan de acción detallado para la ejecución del proyecto, que describa las
actividades del proyecto, cronograma, ejecutivos, inyecciones, presupuesto, etc.

Los 6 pasos anteriores son trabajos a realizar durante un taller. Los otros pasos son
trabajos para hacer durante y después que el proyecto se haya completado. Aunque el
monitoreo se lleva a cabo después de comenzar el proyecto, es importante hacer una tabla
de monitoreo durante el taller, de modo que el monitoreo puede realizarse con rapidez.

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Las bases del PCM

Preparación para el Monitoreo: Formación del marco de

Monitoreo (Unidad 3, Unidad 6)
Los formatos determinan: “¿Quién monitorea, qué, cómo y
cuándo?”; “¿Qué proceso de toma de decisiones se utiliza para
reflejar el resultado del monitoreo en la gestión del cronograma?”.

＜Ejecución＞

Paso 7. Monitoreo (Unidad 3, Unidad 6)

Para entender el progreso del proyecto, se recoge información de forma continua y periódica,
a continuación, se analizan los resultados y, si es necesario, se refleja en la corrección del
rumbo del proyecto.

Paso 8. Evaluación (Unidad 3, Unidad 6)

Las consecuencias y los resultados del proyecto se evalúan durante y después del proyecto
utilizando 5 criterios de evaluación: Eficiencia, Efectividad, Impacto, Pertinencia y
Sostenibilidad.

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Las bases del PCM

3. Consejos para un Taller

A continuación se incluyen las reglas para un taller que se consideran particularmente

importantes y los puntos a recordar para un facilitador. Sin embargo, son sólo las puntas del
iceberg. Por favor, añada los elementos que crea importantes mientras esté llevando a la
práctica los talleres.

3-1 Reglas para un Taller de PCM

Las reglas que se consideran de especial importancia en la realización de un Taller PCM

son las siguientes:

Regla 1 Escritura de las Tarjetas 1

Las descripciones de las tarjetas deben ser escritas en forma de frase. Una oración por
tarjeta.

Regla 2 Escritura de las Tarjetas 2

Nunca escriba a la vez causa y efecto en una tarjeta.
Por ejemplo, cuando una tarjeta tiene una descripción como “el comité de la aldea no
está activo porque no hay suficientes hombres en la aldea”, el contenido debe ser
separado en dos tarjetas; “El comité de la aldea no está activo” y “No hay suficientes
hombres en la aldea.” Tener a la vez causa y efecto en una sola tarjeta limita el alcance
de la causa y dificulta cualquier búsqueda de otras causas.

Regla 3 La Autonomía de los Participantes es la Base de un Taller

La autonomía de los Participantes es la base de un taller PCM. Los participantes se
sienten libres para escribir sus opiniones individuales en las tarjetas. Todos los
miembros del grupo deben participar en la discusión para clasificar las tarjetas puestas
en el tablero.
Regla 4 Hacer las Tarjetas Fáciles de Identificar, usando diferentes colores,
Para facilitar la clasificación de las tarjetas después se debe introducir alguna idea, por ejemplo,
usar diferentes colores para el análisis de problemas y para el análisis de objetivos.

Regla 5 Un Árbol debe ser Formado de acuerdo con las Condiciones de la

Vida Real
Al hacer un árbol de tarjetas en el tablero, asegúrese de configurarlo de acuerdo a la vida real,
en lugar de disponerlo para que se vea bonito. También es importante que sea fácil de entender
a simple vista, por ejemplo mediante la reubicación de las tarjetas o marcando los que tienen un
contenido similar.

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Las bases del PCM

Regla 6 Mostrar Claramente la Relación entre las Tarjetas Relacionadas

Los problemas en la vida real a menudo están entrelazados entre sí. Por ejemplo, una causa en
una sección podría ser el resultado en otra; o el problema núcleo podría ser una causa
subyacente fundamental, que debe estar en la parte inferior de un árbol de problemas. Es
importante trazar líneas de conexión para mostrar también este tipo de relaciones.

Regla 7 Plantear “Establecimiento de una Unidad Administrativa” como Una de

las Actividades cuando sea necesario
Cuando se supone que la capacidad de gestión desempeñará un papel crucial en la buena
ejecución de un proyecto o de un programa, el establecimiento de una nueva unidad
administrativa / operativa se hace necesario si no hay una unidad adecuada para dicha función,
o si la unidad administrativa existente no puede manejar el nuevo proyecto o programa. Aunque
este tipo de trabajo no está incluido en el Árbol de Objetivos, asegúrese de no olvidar nunca de
plantear esto como una de las Actividades en la PDM y el Plan de Acción.

Regla 8 Nunca olvidarse de Plantear la Recopilación de Datos como Una de

las Actividades
Si no hay información disponible para medir el progreso del proyecto en la PDM, es
necesario crear información en curso del proyecto. En este caso, es necesario plantear la
recopilación de información como una de las Actividades.

3-2 Consejos para la Facilitación

Los puntos a recordar cuando actúa como Facilitador de un Taller PCM son los
siguientes: (También puede consultar el DVD, allí se mencionan los consejos del
1 al 11）.

Consejo 1 Respetar la individualidad y la independencia de los participantes

del taller
El facilitador proporciona consejos cuando sea necesario para evitar que los
participantes individuales sean demasiado dependientes o para evitar que sean muy
dominantes sobre los demás.
Consejo 2 Dejar el manejo del taller al líder
Asegúrese de que uno de los participantes se convierte en el líder para coordinar el
taller. El facilitador observa al líder, y cuando el trabajo se estanca, promueva la
discusión planteando cuestiones.

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Las bases del PCM

Consejo 3 Dar asesoramiento adecuado oportunamente

El facilitador monitorea el progreso del taller y da asesoramiento adecuado
oportunamente.

Consejo 4 Animar a todos los participantes a expresar ideas

Es necesario instar al líder y a los otros participantes para crear un ambiente donde
todos los participantes pueden expresar abiertamente sus ideas.

Consejo 5 Chequear la lógica de las tarjetas

En el análisis de problemas y análisis de objetivos, es necesario asegurarse de que la
relación entre las tarjetas es lógica. Si hay alguna inconsistencia lógica significativa
entre las tarjetas, dé consejos a los participantes para corregirlo.

Consejo 6 Asignar el tiempo adecuadamente

Especialmente, al hacer el Árbol de Problemas, trate de asignar tiempo suficiente, ya
que el análisis de problemas es el punto de partida de todos los pasos que intervienen
en el PCM.

Consejo 7 Evitar las ideas poco realistas

Si cualquier tarjeta resulta ser poco realista al convertirla desde el Árbol de Problemas
al Árbol de Objetivos, aconseje a los participantes para que reformulen los contenidos
de la tarjeta, de modo que la descripción sea realista, de lo contrario elimine las
tarjetas.
Consejo 8 Explicar de una manera amigable para aquellos que no entiendan
Si alguno de los participantes se confunde y es incapaz de entender lo que debe hacer
durante el taller, explique pacientemente la tarea requerida revisando lo que se ha
hecho hasta ese momento.
Consejo 9 Moverse alrededor
Asegúrese de moverse, para no quedarse con ningún grupo en particular; de lo
contrario, puede ejercer demasiada influencia en ese grupo.

Consejo 10 Usted es un facilitador

Recuerde a los participantes del grupo que cada uno tiene sus propias experiencias y
área de especialización. No piense que usted debe contestar todas las preguntas que se
le pregunten. Es más, ¡no debe hacerlo! Por favor, no crea que debe actuar como un
experto. Recuerde; usted es un facilitador.
Consejo 11 Experimentar y acumular muchas experiencias in situ
Las experiencias in situ con los programas y proyectos también son necesarias para ser
un buen facilitador. Si un facilitador tiene muchas experiencias prácticas, él o ella
puede ayudar a dar muchos consejos a los participantes del taller.

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Consejo 12 Si los participantes no entienden los “supuestos importantes” de

la PDM
Un buen número de participantes puede confundirse con las descripciones en la PDM.
Respecto a la lógica “si y entonces”, se puede usar una explicación simple utilizando
un ejemplo familiar para promover la comprensión de los participantes. Existe alguna
condición externa supuesta que podría dificultar el logro de los objetivos, como por
ejemplo “quedarse atascado en el tráfico”. Los supuestos importantes son suposiciones
cuando dichas condiciones obstaculizadoras no ocurren. Por ejemplo, “No quedarse
seriamente atascado por el tráfico”. Es mejor prepararse ejemplos familiares de este
tipo antes del taller.

Consejo 13 Cuando el significado de un enunciado no sea claro, hacer

comentarios para inducir una explicación para que todos los
participantes lo entiendan
Un taller está formado por las discusiones entre los participantes. Si el significado o
intención de una declaración de un participante no está claro, es necesario que el
facilitador haga comentarios para inducir una explicación que aclare la declaración por
medio de plantear cuestiones, etc..
Consejo 14 Mantener el horario del taller en cuenta
Para gestionar horario del taller, dará por ejemplo una sesión informativa sobre el
horario a los participantes al inicio. También es necesario ser flexible para cambiar el
programa, de acuerdo con el progreso del trabajo.

Consejo 15 Escuchar primero

La actitud necesaria para un facilitador es escuchar con atención a los participantes. Si
un participante no es bueno explicando, el facilitador debe plantear diversas cuestiones
para ayudar al participante a expresar sus intenciones.
Consejo 16 Adaptarse a las diferencias culturales
Una de las características de un taller PCM es hacer un plan de un proyecto o
programa reuniendo a personas de diferentes orígenes y puntos de vista. Hay que
adaptarse a los diferentes puntos de vista para crear un mejor entorno para alentar a los
participantes a expresarse.

Consejo 17 Ser creativo para utilizar los recursos disponibles

Varios elementos son necesarios para un taller, tales como tarjetas (ej. Post-it), tableros
para poner las tarjetas, utencilios de escritura y etiquetas de nombre. Es importante ser
creativo para utilizar cualquier cosa que esté disponible para usted.

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Lista de verificación del taller

Aprox. dos meses antes

□ Reunión Preparatoria
Tener una reunión sobre el programa de taller entre los miembros de la secretaría
del taller.

Agenda de la reunión:
- Descripción del grupo meta
- Objetivos de aprendizaje del taller
- Calendario previsto
- Los temas específicos que usted desea que cubra el orador
- Folletos
- Instrucciones de participación para los participantes
- Examen de las posibles sedes del taller
- Otros

Aprox. un mes antes

Comprobar que:
- Se han distribuido las instrucciones de participación a los participantes
- Se ha organizado el alojamiento, restauración y transporte
- Se ha destinado financiamiento para el taller
- Se han preparado los equipos y materiales

Una semana antes

- Sala de formación
- Folletos y papelería
- Alojamiento, transporte y restauración (tiempos de descanso y comida, si es
necesario)
- Horarios
- Determinación de los funcionarios para abrir y cerrar el curso
- Tarjetas de nombre para los participantes

El día del taller

- Papel A4
- Papelería para los participantes
- Tarjetas de nombre o Placas de nombre
- Tablero
- Notas Post-it o tarjetas
- Cubo de la basura

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Apéndice: Material de referencia

PCM – Project Cycle Management (Gestión del Ciclo del Proyecto)- Manual: PCM Tokyo
http://homepage3.nifty.com/pcm/public/PCM-Handbook-E0406.pdf

HERRAMIENTA DE GESTIÓN PARA LA ASISTENCIA AL DESARROLLO -

Planificación Participativa: FASID (Fundación de Estudios Avanzados en Desarrollo
Internacional)
http://www.fasid.or.jp/english/

Kits de herramientas: Save the Children

http://www.savethechildren.org.uk/

Herramientas para el Desarrollo: DFID (Departamento para el Desarrollo Internacional)

http://www.dfid.gov.uk/

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