UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

AGENCIA DE ADUANAS IMEX S.A.

CARTAGENA DE INDIAS

16 DE FEBRERO DEL 2019

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
BEATRIZ ELENA PALACIO DEL TORO

Blanca Lopera Pastrana

Jennifer Hernandez Posada

Pedro Fernández García

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 1. OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN
Nuestro objetivo general en este trabajo de investigación es Aplicar las herramientas utilizadas en el programa de formación con la
finalidad de lograr una comunicación asertiva para el logro de metas grupales. Al finalizar este trabajo esperamos que los
participantes puedan aplicar los principios las técnicas de la comunicación asertiva usando un método práctico confíale con el fin de
mejorar la comunicación con sus equipos de trabajo y demás personas.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA INVESTIGACIÓN

 Analizar los procesos de comunicación a partir de la estructura que tiene la empresa
 Aplicación de los principios gerenciales de la comunicación Organizacional
 Identificar los modelos de comunicacionales su importancia
 La importancia dela comunicación para establecer un liderazgo activo en la organicen
 Valorar la importancia que tiene la comunicación asertiva para su aplicación en la vida personal
 Identificar los principales elementos que interviene en el proceso de comunicación

3. INTRODUCCION
En este trabajo podemos ver que en la actualidad, en las organizaciones es muy raro que encontremos un solo tipo de
comunicación puesto que no todas manejan la misma ideología. La comunicación organizacional hoy día va muy de la mano con la
tecnología, ya que es muy raro que encontremos algún lugar sin acceso a internet, la cantidad de información que se tiene al alcance
con los celular, prácticamente se tiene acceso a toda la información del mundo a un clic de distancia.

La tecnología a la que en nuestra actualidad tienen los trabajadores le otorga a las empresas una ventaja con respecto a cómo se
trabajaba en el pasado, ya que esto les da un nuevo panorama a la hora de opinar para la toma de decisiones o simplemente dar
sugerencias para algo que se quiera realizar en favor de la organización.

A su vez, las empresas deben de estar preparadas para poder hacer cara a organizaciones de diferentes lugares, ya que una
empresa que está en otro país, no tendrá la misma cultura o deducción para la toma de decisiones que tienen las empresas en
Colombia.

3.1. AGENCIA DE ADUANAS IMEX S.A.

OBJETO DE ESTUDIO

(Antecedentes y evolución) Breve reseña de la organización inicios de la empresa y los principales momentos de transformación de
la misma. NO DEBE SUPERAR DOS HOJAS

IMEX S.A. surge en la ciudad de Cartagena de Indias en 1981 ante la necesidad del desarrollo del Comercio Exterior
considerado que somos puerto estratégico marítimo, con la aduana más ágil y la Zona Franca Industrial, de Servicio y
Comercial con mayor proyección en Colombia y en el exterior. Nuestro equipo humano es el principal soporte de
desarrollo de la organización, aportamos y valoramos su desarrollo personal, técnico y profesional, indispensable en el
logro de nuestros objetivos. Igualmente la infraestructura física y tecnológica que poseemos agiliza la operación, además
de cumplir con los requerimientos que nuestra actividad y legislación nos exige.
IMEX S.A. se encuentra certificada por el BASC. ¿Qué es el BASC?
Business Alliance for Secure Commerce-, Alianza Empresarial para un Comercio Seguro (BASC), es una Asociación
gremial sin ánimo de lucro, cuyo objetivo es la facilitación del comercio internacional. Promueve dentro de sus asociados
el desarrollo y ejecución de acciones preventivas destinadas a evitar que el comercio internacional legítimo sea utilizado
por terceros para actividades ilícitas tales como el contrabando de mercancías, el tráfico de drogas y el terrorismo, entre
otros.
CERTIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD (IQNET - ICONTEC)
Nos complace mucho presentar la Certificación de Gestión de la Calidad Otorgada a Imex S.A., por la
Certificadora Internacional IQNet e Icontec, en la actividad de Servicios de Agenciamiento Aduanero para las
Exportación e Importación, Customs Broker Service for Imports And Exports, conforme las normas técnicas
ISO 9001:2008.

Esta certificación es el resultado de la voluntad de servicio y deseos de mejoramiento continuo de todo el

grupo de funcionarios de Imex S.A.

Para ver los documentos en pantalla pulse sobre el nombre respectivo.

RECURSOS HUMANOS Nuestro personal se define como personas entusiastas, comprometidas y con actitud de
servicio, apoyados por el conocimiento y experiencia en el área de Comercio Exterior, y respaldados por nuestros asesores
Jurídico-Aduaneros y de Arancel.

3.2. ACTIVIDAD ECONOMICA Y MARCO LEGAL

MANEJO Y TRÁMITES DE IMPORTACIÓN

Elaboración de registros
Elaboración DIMPO y DVALOR
Aforos y pre inspecciones
Retiro y entrega al transportador
Programa Plan Vallejo
Declaración Transito Aduanero - DTA
Trámite Zona Franca - TZF
Trámite Zona Aduanera - TZA

MANEJO Y TRÁMITES DE EXPORTACIÓN

Cotización fletes
Cupo con naviera
Elaboración B/L
Certificado de Origen
Documento de exportación - SAE
Manejo Integral de la Operación Terrestre
- Retiro contenedores de los patios
- Ubicación en planta para llenado
- Supervisión unidades llenas a puertos
Aforos - Embarque contenedor
Anuncio de Zarpe

ASESORÍA EN COMERCIO EXTERIOR

Inscripción como exportador ante MINCOMEX
Inscripción en DIAN como UAP, ALTEX. Presentación y Control Plan Vallejo

SUMINISTRO CONTENEDORES POR LÍNEAS NAVIERAS

EL MARCO NORMATIVO DE LA ACTIVIDAD ADUANERA EN COLOMBIA

La actividad aduanera en Colombia se encuentra regulada al detalle en el Decreto 2685 de 1999, expedido
por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en la Resolución 4240 de 2000, por medio del cual el
gobierno nacional reguló la legislación aduanera. Sin embargo, existen disposiciones de orden constitucional
y legal que le sirven de fundamento normativo, y que son de obligatoria referencia a efectos de analizar
debidamente el fenómeno de la importación ordinaria.

3.3. MISION DE LA EMPRESA

Garantizar un servicio integral y profesional a las exportaciones e importaciones, caracterizado por alta tecnología,
confiabilidad, rapidez, atención personalizada y optimización de los costos, logrando contribuir al éxito de nuestros
clientes, bienestar de los empleados y rentabilidad para los socios. Todas las actividades corporativas serán ejecutadas en
cumplimiento de los más altos estándares de calidad, ética profesional y Considerando la seguridad como prioridad.
 3.4. VISION DE LA EMPRESA

Ser una empresa de carácter nacional, con énfasis en soluciones logísticas, comercio exterior, régimen
cambiario y tributario, reconocida por ser competitiva, con talento humano, profesional y ético.

3.5. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

 Satisfacer las necesidades de nuestros clientes con información constante, confiable y veraz de sus
cargas y haciendo entrega oportuna y segura de sus documentos y mercancías.

 Disminuir el número de eventos por fallas de seguridad en la cadena de suministro de acuerdo a las
siguientes amenazas: Narcotráfico, Lavado de Activos, Contrabando, Hurto y Terrorismo.

 Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del SG - SST
en la empresa.

 Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles del SST.

 Mantener el desarrollo de buenas prácticas para el manejo de los residuos sólidos.

 Cumplir con la normatividad nacional vigente aplicable.

 Medir el cumplimiento y el resultado alcanzado de las acciones correctivas y preventivas.

 Implementar controles que aseguren la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información.

4. COMUNICACIÓN.
4.1 COMO SE EFECTUA LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

La comunicación en la empresa se efectúa de manera organizada y de una forma asertiva, puesto que todos
pueden participar y que tienen herramienta de mucho aporte laboral la cual se utiliza de manera adecuada
dando así lugar a la transmisión de la información para identificar los requerimientos y logros de la
organización y los colaboradores de la misma. La comunicación en la empresa permite a los empleados el
conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa y la productividad en los departamentos
de trabajo.

4.2. DE LOS TIPOS DE COMUNICACIÓN QUE UTILIZA LA EMPRESA CUAL HA SIDO LA

MÁS EFECTIVA PARA LA EMPRESA Y PORQUE?

COMUNICACIÓN DECENDENTE

Por qué seda de niveles más altos y con dirección específica hacia los niveles de jerarquía inferior, tiene una
comunicación centralizada y sumamente autoritaria.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Tienen un tipo de comunicación ascendente, puesto que los trabajadores transmiten información a sus jefes.
Es decir, esta información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior.

Los medios que utilizados para la transmisión de la información son:

 Reunión periódica
 Entrevista personalizada
 Vía telefónica
 A través de encuestas
 Correos Electrónico
  Informes
 Manual de operaciones
 Folletos
 Reportes.
 Messenger internos
 Sistema de quejas y sugerencias (Buzones).

La comunicación más efectiva ha sido la que se presenta de manera ascendente, el ambiente y proceso de
comunicación en la empresa permite la participación de los empleados y mantiene políticas democráticas para
la intervención de los mismos. Aunque en cualquiera de las dos formas en las que se da la información
muchas veces no es muy efectiva o llega de manera difusa y dispersa conforme va descendiendo o
ascendiendo en la línea de mando y de los niveles jerárquicos.

4.3. CÓMO SE LOGRA QUE LO COMUNICADO, SEA REALMENTE CONOCIDO POR

TODOS Y ALLÁ UNA RETROALIMENTACIÓN? MANEJA LA EMPRESA UN PLAN DE
COMUNICACIÓN

La empresa logra que las decisiones sean conocidas por todos porque la gerencia le informa a los
coordinadores de proceso y estos a su vez le informan a sus equipos de trabajo, la empresa no maneja un plan
de comunicación

Se recomendaría implementar la norma en Colombia sobre las TLCS

El Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones es el organismo rector de las comunicaciones

en Colombia y tiene como objetivos, entre otros los siguientes:
a). Formular las políticas, planes, programas y proyectos de comunicaciones
b). Promover el acceso universal como soporte del desarrollo social y económico de la Nación
C. Ejercer la administración y control del espectro radioeléctrico y los servicios postales
d). Contribuir al desarrollo social de los colombianos a través de la promoción del acceso universal a las
tecnologías de la información y las comunicaciones.

Normatividad:

Ley 1341 de 2009 - Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la
organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC-, se crea la Agencia Nacional del
Espectro y se dictan otras disposiciones.

4.4. CLASIFIQUE LOS TIPOS DE CLIENTES EXTERNOS MANEJA LA ORGANIZACIÓN Y

CUÁLES SON LOS CANALES DE COMUNICACIÓN UTILIZA PARA COMUNICARSE CON
ELLOS?

Los tipos de cliente que maneja la empresa se dividen en dos son los clientes leales son la base de la
empresa ya que generan hasta un 50% de los ingresos y en clientes basados en las necesidades son los que
tienen una necesidad y buscan satisfacer sus necesidades y se comunican vía telefónica, por correo
electrónico, Skype y WhatsApp ofreciendo cobertura total y permanente durante las 24 horas del día, basados
en una excelente infraestructura en comunicaciones, que garantiza un absoluto control de la operación con
seguridad y eficacia.

4.5. LOS ADMINISTRADORES O GERENTE UTILIZAN CONTACTOS DEFINA CUALES SON,

ES FÁCIL CONTACTARSE CON ELLOS DESDE SU ESTRUCTURA ORGÁNICA
(DEPARTAMENTO O SECCIÓN) DE QUE MANERA SE HACE?
Los Gerentes y los empleados mantiene una comunicación puesto que la estructura de esta lo permite la
organización interna de la empresa se dividen en:

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS

www.imex.com

Relación con Clientes

Gestión Gerencial

PROCESOS OPERATIVOS

Exportaciones

Operación Logistica

I mportaciones
PROCESOS DE APOYO

Desarrollo Gestión Documental

Gestión Contable y Organizacional
Administrativa
Servicios de agenciamiento
aduanero de exportación e
importación

Infraestructura Talento Humano

Versión - 6

4.6. QUÉ MEDIO DE COMUNICACIÓN DEBERÍA IMPLEMENTAR PARA MEJORAR LA

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA?

La Comunicación cruzada ya que dentro de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información
de dirección horizontal y diagonal que se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de
comunicación forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia
entre ellas. Es muy eficaz pues la finalidad principal de la comunicación cruzada es incrementar la velocidad
en la transmisión de la información, mejorar la comprensión de la información que se transmite y la
coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa.
Hoy en día La comunicación cruzada es muy común dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo
de la información se dirige por las rutas normalmente establecidas en los organigramas.
En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicación cruzada tanto oral como escrita, con
la principal finalidad de perfeccionar el flujo en dirección vertical de la información dentro de las empresas.

5. TRABAJO EN EQUIPO Y TECNOLOGIA

5.1 ¿CÓMO SE ESTÁ PREPARANDO LA EMPRESA PARA LOS CAMBIOS TECNOLÓGICOS

DEL ENTORNO?

La empresa dispone de las herramientas y de los servicios necesarios para la prestación de los servicios de
Comex Siglo XXI para Importaciones, Muisca para Exportaciones e Internet a través de canal dedicado, con
ancho de banda acorde con sus operaciones de manera que se les brinda a los clientes rapidez y seguridad.
Siempre con los más altos estándares de calidad.

6. CONCLUSIONES
 La Empresa tiene un sistema Organizacional muy ordenado
 Siempre están a disposición de los clientes
 Siempre se están certificando en las normatividad para crear mayor confianza en sus clientes
 Tiene medios de comunicación que les crea estabilidad Organizacional
  Los empleados trabajan en equipo para lograr las metas de la compañía
 Trabajan en conjunto para mantener la satisfacción de los clientes
 En los informes que los coordinadora presentan a la gerencia, se realizan propuestas para la mejora
continua de los procesos.

7. RECOMENDACIONES

Hay maneras y herramientas de mejorar la comunicación en la empresa, a continuación relacionaremos las

recomendaciones a seguir para que la comunicación se mantenga y mejore en la organización:

1. Buscar que la comunicación jefe y empleado sea lo más fluida posible.

2. Utilizar medios audiovisuales, siempre es una buena herramienta para transmitir el mensaje de mejor
manera.

3. Como empleador siempre comunicar a los empleados los resultados de su desempeño.

4. Siempre informar lo que ocurre en la organización, tratar a los empleados con transparencia, eliminando así
cualquier posibilidad de rumor.

5. Comunicación bidireccional, escuchar ambas partes, tanto trabajador como jefaturas.

A medida que en la empresa exista una buena disposición a continuas mejoras la comunicación será una de
las herramientas más efectivas para lograrlas.

6. Realizar actividades recreativas en grupo para crear lazos de confianza y afianzar la comunicación entre las
personas. Este tipo de actividades fomentan el bienestar y el compromiso de los empleados, al tiempo que
exigen mejorar los métodos de comunicación para completar las actividades, lo cual se verá finalmente
reflejado en su propio rendimiento.

7. Solucionar los conflictos las diferencias entre compañeros de trabajo suelen presentarse con frecuencia, esto
es un asunto normal debido a la diversidad de visiones y opiniones. Lo que no debería ser normal es que esas
diferencias escalen hasta convertirse en problemas que afectan la armonía del grupo y el clima laboral de la
empresa.

8. Un tablero de anuncios para no saturar los correos electrónicos para colgar noticias puntuales e importantes,
cuestiones circunstanciales e incluso urgentes. También es interesante fomentar desde ahí la participación de
los empleados, que pueden usar este medio para comunicarse entre ellos y poner en marcha iniciativas
interesantes.

8. BIBLIOGRAFIA

http://repository.poligran.edu.co/bitstream/handle/10823/289/NucleoTematicoI.pdf?sequence=2&isAllowed=y

http://www.aldiaempresarios.com/index.php?option=com_content&view=article&id=3119:normas-tics-en-
colombia

http://www.imex.com.co/organizacion.htm

https://blog.grupo-pya.com/tipos-comunicacion-organizacional-la-empresa/
9. ANEXOS