INFORME FINAL ETAPA PRODUCTIVA

CULMINACIÓN SEIS MESES

SOLANGEL BARRERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE INDUSTRIAS Y SERVICIOS DEL META
TEGNOLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ETAPA PRODUCTIVA
VILLAVICENCIO
SEMESTRE IIII
2017
 INFORME FINAL ETAPA PRODUCTIVA

SOLANGEL BARRERA

ENTREGADO A
INS. JOSÉ VICENTE GÓMEZ LADINO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE INDUSTRIAS Y SERVICIOS DEL META
TEGNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ETAPA PRODUCTIVA
VILLAVICENCIO
SEMESTRE IIII
2017
 CONTENIDO

CONTENIDO ..................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ....................................................................................................................................... 6
ACTIVIDADES .................................................................................................................................. 7
1. 1603 - INGRESO DE MERCANCÍA. ........................................................................................ 7
1.1 TRATO DE FACTURAS RÉGIMEN SIMPLIFICADO ................................................... 7
1.2 INGRESO DE CAMPAÑAS .................................................................................................... 7
1.3 FACTURAS SUBOCOL Y SIAS ....................................................................................... 8
1.4 RELACION Y ENTREGA DE FACTURAS DE INGRESO DE MERCANCIA ............. 8
2. 0401-SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN Y REPUESTOS .......................................... 9
3. Excel – INFORME VENTAS ÁREA DE REPUESTOS.......................................................... 10
3.1 Excel – INFORME DE CAMPAÑAS .............................................................................. 10
4. EXCEL- CICLICOS ................................................................................................................. 11
4.1 0401-COPIA DE DOCUMENTOS................................................................................... 11
5. CAMBIO DE PRECIOS ........................................................................................................... 12
6. 1316 - TRASLADOS DE BODEGA (YOPAL) ....................................................................... 13
6.1 SOLICITUD FACTURACION ........................................................................................ 13
6.2 PLATAFORMA ASONAC- INFORME .......................................................................... 13
7. CONCILIACIONES ................................................................................................................. 14
7.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ................................................................................ 14
7.2 DILIGENCIAMIENTO DE PLANILLAS ....................................................................... 14
8. 1604 – DEVOLUCIÓN EN COMPRAS. ................................................................................. 15
8.1.1 1613 – CRUSES CONTABLES. .................................................................................. 15
9. APORTE INNOVADOR AL PROCESO ADMINISTRATIVO. ............................................ 16
10. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 17
11. RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 18
12. ANEXOS............................................................................................................................... 19
FIRMA .............................................................................................................................................. 28
 INTRODUCCIÓN

Hacer las prácticas en Automotores LlanoGrande S.A., fue la oportunidad para reforzar los
conocimiento en cuanto al proceso de administrativo del departamento de repuestos,
observando que los procesos estudiados en la etapa lectiva desarrollados en el SENA,
durante un periodo de año y medio y se puede afirmar que los procesos en su mayoría son
similares a los que han venido siendo practicados en la etapa productiva.

Se profundizo en los procesos administrativos y como idea aportada se implementó un

sistema en el que las compras de los asesores se centralizaran que como resultado final se
verá reflejado mes a mes en el reporte de las partes que llevan más de doce meses
guardadas en la bodega que pasan a ser obsoletas, esto generará que el inventario sea más
sano. Mientras que a nivel general esta práctica generó una experiencia que será anexada a
la hoja de vida, además de permitir culminar el Tecnólogo en Gestión Administrativa.

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 JUSTIFICACIÓN

El presente informe se anexara toda la trazabilidad de los seis meses de practica en la

empresa patrocinadora Automotores LlanoGrande S.A., en dónde se aprendió a manejar el
sistema Dms en sus diferentes módulos, la página Asonac, la paginas SAP, el sistema de
reclamaciones por mercancía averiada, faltantes, entre otros para que la fábrica genere
Notas Crédito, el manejo de los cíclicos, el trato que se le debe dar los documentos
administrativos de los procedimientos para suministrar o recibir los repuestos, el
implemento que ayudó en la mejora de la solicitud de los pedido para que el stock fuese
más sano, entre otras cosas.

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 OBJETIVOS

GENERALES:

 Repasar las actividades llevadas a cabo durante el periodo de seis meses en

Automotores LlanoGrande S.A., en el cargo de Asistente Administrativo, en donde
se realizó las prácticas como aprendiz SENA.

ESPECIFICOS

 Describir las funciones administrativas en el cargo de Asistente de Repuestos.

 Aportar estrategias innovadoras para mejorar procedimientos que requieren de

mayor efectividad en menos tiempo.

 Suministrar evidencias del paso a paso de la etapa productiva con el fin de cumplir
con el resultado de aprendizaje que ha iniciado en la segunda quincena del mes de
diciembre y que ha culminado en la primera quincena del mes de junio.

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 ACTIVIDADES

1. 1603 - INGRESO DE MERCANCÍA.

DMS, opción 1603. Diligenciar campos: Nit, condición de pago (compra a fábrica 60
días), concepto, documento, código de la referencia a ingresar, cantidad, costo unitario
antes de IVA, descuentos % si los hay, actualizar, concepto de la compra (GM, RS,
Compra local), imprimir PREV generado. Este procedimiento se hace a diario, después
de haber recaudado las facturas de proveedores a excepción de la fábrica que se
relacionan en una tabla de Excel y posteriormente se le llevan a la Gerente de Post
Venta Diana Rico, quien es la encargada del área de repuestos, para que las revise y me
las devuelva, después se escanean, se separan las facturas de un millón para arriba de
las de menos valor y se relacionan aparte nuevamente para entregar a la auxiliar
contable las que están por debajo de un millón de pesos, las otras se llevan a la Gerente
Administrativa para que la señora Ángela Rincón las verifique.

1.1 TRATO DE FACTURAS RÉGIMEN SIMPLIFICADO

Se ingresan de la misma forma que las demás facturas de proveedores, posteriormente

se escriben los datos de la empresa en el consecutivo ordenado del talonario de facturas
de adquisición para régimen simplificado especificando la cantidad de IVA retenido, se
pega al respaldo. Después de hacer este procedimiento, las facturas se acumulan con las
de los proveedores locales y concesionarios, para relacionarlas y llevarlas a
contabilidad.

1.2 INGRESO DE CAMPAÑAS

Se ingresan de la misma forma que las facturas solamente que no se les pone precio ya
que al cliente no se le cobra ni el repuesto ni la mano de obra ya que son campañas que
saca la fábrica si sobre pasa la cantidad de ventas en determinado periodo de tiempo.

1.2 IMPRESIÓN DE FACTURAS GM.

Para poder ingresar al sistema la mercancia, se debe entrar a la pagina SAP para poder
imprimir las facturas ya que GM COLMOTORES envia la mercancia con remisiones, a
estas facturas se les da un trato diferente a los demas, es decir que se archivan en una
AZ en orden de PREV para que al trasnscurrir dos eses estas facturas de compra se
envien al archivo general de la organiacion.

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1.3 FACTURAS SUBOCOL Y SIAS

Cuando llegan estas facturas lo primero que se hace es ir a llevarlas a contabilidad para
que sean contabilizadas y posteriormente se ingresa al DMS opción 4112 se ingresa la
placa y se revisa el historial del vehículo, ay podemos verificar que tipo de documento
tiene y para ser ingresado debe de tener dos nombres específicos de quienes ingresan
como los asistentes de colisiones tanto de Villavicencio como de Yopal, luego se llevan
a Gerencia encargada del Área de Repuestos, para que verifique si están físicamente los
carros en el concesionario o en caso de que no se hayan ingresado algunos carros las
facturas se quedan con la Gerente hasta que las facturas queden al día.

1.4 RELACION Y ENTREGA DE FACTURAS DE INGRESO DE MERCANCIA

Las facturas de proveedores locales y de la red de concesionario después de ser

recopiladas se relacionan para ser entregadas a la Gerente encargada del Área de
Repuestos. Una vez sean revisadas y firmadas se escanean se nuevamente en donde las
facturas superiores a un millón se entreguen a la Gerente Administrativa y las inferiores
a ese valor sean entregadas a la Asistente contable para que las contabilice y las ingrese
al fuelle de facturas hasta que llegue el día de hacer el pago a los proveedores.

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2. 0401-SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN Y REPUESTOS
Para sacar el listado de lo que se ha de hacer seguimiento a diario se ingresa al Dms,
opción 0401- ventas- personalizados- opción 3 movimientos de inventario.

Diariamente se debe hacer una relación de cada movimiento realizado en el área de

repuestos para poder tener presente que es lo que sucede a diario ya que este ejercicio
contribuye a un mejor control de lo que se tiene en el stock físico y de plataforma,
dando espacio a que los todo se vea reflejado el día en que se realice una auditoría fiscal
y no hayan perdidas de mayor cuantía en la empresa por malos procedimientos.

El seguimiento da lugar a los ingresos de facturas a diario que se pueden verificar en un

extracto por empresa dentro del DMS opción 0701, se ingres el Nit de la empresa a la
que se le desea hacer seguimiento de facturas, y se revisa que los ingresos estén bien
hechos.

Para las devoluciones en compras de debe revisar la AZ en donde se ingresan las copias
e orden cada vez que se hace una devolución y verificar si están bien hechas con el
número de factura ingresado y de igual manera los cruces los cuales deben pegar detrás
de la factura como soporte o evidencia de que el procedimiento se realizó.

Cuando hay que hacer reclamación porque llegan más repuestos de los solicitados a la
fábrica o averiados o que no llegan estos de deben de ingresar normal y se subraya la
factura con resaltador para tener presente la novedad y después hacer el reclamo.

El seguimiento a los pires se debe hacer más minuciosamente ya que algunos de los
repuestos cargados en las órdenes son devueltos a la bodega nuevamente en donde se
debe justificar su devolución para ser ingresados nuevamente al stock. Esto solamente
se requiere para taller, colisiones y accesorios por taller ya que va encaminado con
servicios y la parte de servicios solamente se relaciona con la mano de obra mientras
que repuestos vende las piezas pero no se incluye mano de obra ya que algunos clientes
no utilizan el servicio de mano de obra y usualmente taller es el que suministra el
repuesto a los técnicos para que estos presten el servicio. Por otro lado cuando se trata
de colisiones hay repuestos que son entregados en bodega ya que hay aseguradoras que
no tienen intermediario para suministrar los repuestos, de tal manera que el
concesionario los solicita a la fábrica y estos ingresan directamente a la bodega o en
caso de no haberlos en GM son solicitados a la red de concesionarios en donde se
encuentre la referencia. Cuando la aseguradora tiene intermediarios para hacer la
compra de los repuestos cuando no los hay dentro del concesionario simplemente no
ingresan a la bodega sino que directamente los llevan a colisiones.

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 3. Excel – INFORME VENTAS ÁREA DE REPUESTOS.
MOSTRADOR: DMS, 0401, Ventas, 2-personalizado v/cio, 22-Facturación
repuestos…., Bodega 4021, Fecha, Aceptar. Exportar informe a Excel.

El dato que se debe tomar para trasladarlo al cuadro de ventas diario, es la sumatoria
total de la columna Venta Neta. Se debe separar las ventas por mostrador y accesorios,
ya que en el cuadro se reportan por separado.

TALLER: DMS, 0401, Ventas, 2-personalizado v/cio, 23-Facturación de taller….,

Bodega 5021, Fecha, Aceptar. Exportar informe a Excel.

El dato que se debe tomar para trasladarlo al cuadro de ventas diario, es la sumatoria
total de la columna Venta Neta Repuestos. Se debe separar las ventas por mecánica,
colisión y accesorios, ya que en el cuadro se reportan por separado.

GARANTÍAS: DMS, 0401, Ventas, 2-personalizado v/cio, 55-Facturación de taller….,

Bodega 5021, Fecha, Aceptar. Exportar informe a Excel.

El dato que se debe tomar para trasladarlo al cuadro de ventas diario, es la sumatoria
total de la columna Venta Neta Repuestos.

Este informe después de elaborados se envía a Gerente Administrativa, Gerente

encargada, Gerente Repuestos Yopal con copia a Asesores mostrador, taller y colisión.

Cuando inicia un nuevo mes se copea la tabla en una nueva hoja dentro del mismo
archivo de excel, y se borran los datos que se han agregado del mes anterior, despues
se envia a la gerente encargada del area para que divida el presupuesto mensual que ha
sido ya planificado. Cuando ella ingresa los valores y devuelbe el correo simplemente
se verifican las formulas por casilla para que no presente errores en las casillas a la
hora de ingresar valores a diario.

3.1 Excel – INFORME DE CAMPAÑAS

DMS, 0401, Inventario, 4-personalizados, 1-Reporte de campañas en Bodega.

Exportar informe a Excel.

Este informe se debe enviar los días viernes por correo a Gilly, Analista de Garantias
con copia a los Jefes de Repuestos de Villavicecio y Yopal.

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 4. EXCEL- CICLICOS
Se implementó esta actividad debido a que la última vez que se hizo revisión fiscal
hubo pérdidas de tal manera que cada uno de los asesores del área de repuestos
quedaron de acuerdo para escoger un día por semana para realizar la verificación. Por
tanto se ingresa a la opción 0401- inventario- personalizados- opción 113. Se exporta a
Excel- ordenar por ubicación- filtro- escoger ubicaciones requeridas- cortar- realizar
tabla e imprimir con nombre del responsable y fecha.

4.1 0401-COPIA DE DOCUMENTOS

Se ingresa al DMS opción 0401- Documentos- tipo- numero, también sirve esta opción
para saber quién hizo el tipo de documento en caso de los PIRV.

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 5. CAMBIO DE PRECIOS
1901 – TALLER

Se ingresa al DMS opción 1901- precios, cambio de precio 1 y cuando se requiera del
2 también se puede cambiar.

1303 – ACCESORIOS

Se ingresa al DMS opción 1303- icono carpeta- hoy – se pregunta el nombre del cliente,
dar enter- si – cambiar precio- actualizar.

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 6. 1316 - TRASLADOS DE BODEGA (YOPAL)
DMS, 1316, Destino (bodega a la cual se va hacer el traslado), Transportador, Ítems
(referencias a trasladar, Actualizar, imprimir TRBV generado. También se imprime dos
copias del correo en donde se solicita el traslado. Estos se realizan cada vez que Yopal
lo requiera y esté disponible en el stock.

Antes de generar un traslado se debe consultar a la gerencia de repuestos. Por correo se

le confirma a la persona que solicita el traslado número de TRBV generado.

6.1 SOLICITUD FACTURACION

LLANTAS: se envía correo electrónico a Alex Velazco para que facture las llantas, en
el correo se especifica la referencia, el número de pedido, nombre y cantidad. Después
se ingresa a la página SAP, se imprime y se ingresa.

ACEITES Y GRASAS: se envía correo electrónico a Alex Velazco para que facture los
aceites o grasas, después se imprime la factura y se ingresa teniendo en cuenta que no
tienen iva y que el aceite se cuenta por cuartos de modo que cuando llegan los barriles
hay que multiplicar de igual forma las cajas.

6.2 PLATAFORMA ASONAC- INFORME

DMS, 0401, Inventario, 2-personalizados, 6-Informe de inventarios para ASONAC.

BOD. 4021. Exportar informe a Excel.
Se deben eliminar las referencias que no son de fábrica (Compras locales, Ref. Propias,
las que terminan en CN Y RA, las que empiezan por letras y Campañas C) (sólo GM Y
las que empiezan por ACD), en el archivo sólo va la columna de referencias, guardar
como: CSV, nombre: CON_2360.csv y subir a la plataforma de ASONAC.

PLATAFORMA ASONAC:

Bodega virtual de repuestos

Se ingresa clave y usuario
Inventario, examinar, cargar el archivo generado en Excel, Enviar archivo.
Para verificar el envío del archivo se va por la opción Movimiento de inventarios,
Carga de inventarios.

Este informe se debe subir a la plataforma dos (2) veces por semana. En este caso son
los lunes y jueves.

13
 7. CONCILIACIONES
Dentro del archivo debe hacer una conciliación coherente entre ingresos, facturas y
notas crédito generadas tanto por la fábrica GM COLMOTORES como por proveedores
locales con el fin de mantener un inventario lo más sano posible.

7.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

El archivo se organiza por consecutivo dependiendo del tipo de documento que sea. Las
guías se organizan por fecha, mientras que los demás documentos se organizan por
consecutivo. Una vez cumplan dos meses en la oficina se deben llevar al archivo central
para que estos documentos puedan ser entregados a la persona encargada de la gestión
documental.

7.2 DILIGENCIAMIENTO DE PLANILLAS

Diligenciar planillas con el consecutivo siguiente al consecutivo en donde quedo de

facturas. Se imprimen tres hojas.

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 8. 1604 – DEVOLUCIÓN EN COMPRAS.

DMS, Nit (proveedor al cual se hará la devolución), Doc (número de factura a la cual se
hará la devolución), Concepto, Condición de Pago, Código (referencia a devolver),
Cantidad, Costo unitario (antes de IVA), % aplicar descuento si lo tiene, Actualizar,
imprimir PRDV generado.

8.1.1 1613 – CRUSES CONTABLES.

Los cruces contables se hacen para eliminar el valor de una devolución después
generarse la nota crédito elaborada por el un proveedor, en el extracto se puede
visualizar el monto que se devuelve para debitar, también sirve para restarle el valor de
la devolución a la factura si el precio de la devolución es menor al de la factura.

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 9. APORTE INNOVADOR AL PROCESO ADMINISTRATIVO.

En vista de que el proceso de centralizar las comparas era demasiado desorganizado, y no

se contaba con una plataforma eficiente en la que todos redactaran a la vez; surgió la idea
de implementar el uso de la herramienta Drive, pues la efectividad de esta herramienta en
línea de google permite que las unidades de negocio pidan lo que necesitan, así mismo en el
momento de realizar un sugerido no habrá posibilidad para hacer compras dobles y permite
que todos sepan si sus repuestos ya fueron solicitados y con qué número de pedido, además
todos tienen la capacidad de redactar a la vez sin ninguna restricción y cada vez que el
archivo excede cierto límite de espacio se acude al descargue y este si se deja en la carpeta
compartida en donde solo una persona tiene la capacidad de redactar.

Los beneficios con los que la plataforma cuenta es que todos pueden hacer trabajos como
cotizaciones para licitaciones en tiempo real y demás procesos que requiere el campo del
departamento de repuestos, también es importante recalcar que a la hora de un apagón o el
hecho de cerrar la página Drive por error la nube guarda automáticamente el trabajo
realizado.

Las desventajas hasta el momento evidenciadas es que cuando se cae el internet el

documento se congela automáticamente y no permite redactar a ninguno de los usuarios en
línea.

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 10. CONCLUSIONES

Como conclusión final del proceso de etapa productiva, se recalca la importancia del
aprendizaje obtenido en esta, pues a diferencia de los demás institutos y universidades el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA es el único que ofrece títulos con una educación
completa en el que los aprendices tienen la posibilidad no solo de demostrar sus
capacidades en el campo laboral sino que estas le son remuneradas y tienen muchísimas
posibilidades de que las empresas requieran de la prestación de servicios bien sea para el
campo en el que ingresaron o un ascenso una vez terminado el proceso.

17
 11. RECOMENDACIONES

Las recomendaciones se anexaran por la coordinadora encargada del departamento de

repuestos Carolina Martínez, en la planilla básica de evaluación de las actividades
realizadas por el aprendiz.

18
 12. ANEXOS
1. Ingreso de Mercancía.

1.1 Trato de Factura Régimen Simplificado.

1.2 Ingreso de Campañas.

19
 1.3 Facturas SUBOCOL y SIAS.

1.4 Relación y entrega de facturas.

2. Seguimiento de Documentación y Repuestos

20
3. Informes de Ventas

3.1 Informes de Campañas.

21
4. Cíclicos.

4.1 Copia de Documentos.

5. Cambio de Precios.
-Mostrador.
-Accesorios.

22
6. Traslados de Bodega.

6.1 Solicitud de Facturación.

-Llantas
-Aceites

23
 6.2 Plataforma ASONAC.

7. CONCILIACIONES.

24
7.1 Organización de Archivo.

7.2 Diligenciamiento de planillas

7.3

25
8. Devoluciones en Compras.

8.1 Cruces Contables.

26
9. Aporte innovador al proceso administrativo

27
 FIRMA

Nombre y Firma Firma del Aprendiz Nombre y Firma

Jefe Directo del Funcionario SENA

28