Código: EI-PD-01

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PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Fecha: Octubre 03 de 2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
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1. Objetivo:

Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros
e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema de Gestión de Calidad es conforme con las
disposiciones planificadas, con los
os requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos esta- est
blecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los
Objetivos institucionales y de Calidad.

2. Alcance:

Este procedimiento abarca desde la planeación y ejecución de las auditorías internas del Sistema de Ges- Ge
tión de la Calidad a los procesos de la entidad a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las
Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.

3. Definiciones:

P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar

Planear: Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qué y al cómo, los cuales generalmente se
muestran en la caracterización; la política de calidad, conocimiento y aplicac
aplicación;
ión; los objetivos de calidad y
el aporte del proceso a los mismos.
Hacer: La aplicación sistemática de los procedimientos definidos aplicables.
Verificar: Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento y medi-
ción que hace el Responsable del proceso para el logro de los resultados planificados.
Actuar: Implementación dinámica, permanente y sistemática de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Auditoría: Proceso
roceso sistemático, independiente y documentado para ob obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de audi-
aud
toría
NOTA 1 Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se rea- re
lizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos
(ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestión o para obtener información para la mejora del sis- si
tema de gestión). Las auditorías internas pueden
p constituir la base para la auto declaración
de de conformidad
de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia
puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita o libre de pre-
juicios o conflicto de intereses. ISO 19011:2011(E)
NOTA 2 Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y terc terce-
ra parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés
int en la organiza-
ción, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a
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cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el
registro o la certificación de conformidad.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas (ej. calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditoría combinada.
NOTA 4 Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar
au a un único auditado,
auditado se denomina audi-
toría conjunta.
NOTE 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definición 3.9.1.
Auditoría Interna de Gestión: Análisis sistemático de los resultados obtenidos como producto de la ejecu-
ejec
ción de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y actividades, verificando el nivel de efica-
efic
cia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluación de la economía y eficiencia en la
utilización de recursos, la observancia a las normas jurídicas involucradas en cada caso y la evaluación
del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, gengene-
rando valor agregado en el proceso auditor
auditor.
Auditoría Interna de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para par obtener eviden-
cias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de
la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, efi-
ef
ciente y efectiva .

Criterios de auditoría: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra
los cuales se compara la evidencia de auditoría.
auditoría
NOTA 1 Adaptado de ISO 9000:2005, definición 3.9.3.
NOTA 2 si los criterios de auditoría son legales, se utilizan a menudo los términos ―cumple o ―no cum-
ple en un hallazgo de auditoría

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son perti-
pert
nentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA La evidencia ia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
[ISO 9000:2005, definición 3.9.4]

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3) recopilada

frente a los criterios de auditoría.
NOTA 1 Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad.
NOTA 2 Los hallazgos de auditoría pueden llevar a la identificación de oportunidades de mejora o al regi
regis-
tro de mejores prácticas.
NOTA 3 Si los criterios de auditoría son seleccionados de requisitos legales
legales o de otra índole, los hallazgos
de auditoría se denominan Cumplimiento o Incumplimiento.
NOTA 4 Adaptado de ISO 9000:2005, definición 3.9.5. ISO 19011:2011(E)

Conclusiones de la auditoría: Resultado

R de una auditoría tras considerar los objetivos de la auditoría y
todos los hallazgos de la auditoría.
auditoría
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definición 3.9.6.

Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.

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NOTA 1 En el caso de una auditoría interna, el cliente de auditoría también puede ser el auditado (o la
persona que maneja el programa de auditoría. La solicitud de auditoría externa pude venir de diferentes
fuentes tales como entes reguladores, partes contratantes
con o clientes potenciales.
NOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005, definición 3.9.7.

Auditado: Organización
rganización que está siendo auditada
[ISO 9000:2005, definición 3.9.8]

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de
expertos técnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
[ISO 9000:2005, definición
nición 3.9.10]

ersona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor

Experto técnico: Persona auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el proceso o
la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.
NOTA 2 Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.
[ISO 9000:2005, definición 3.9.11] ISO 19011:2011(E)

Observador: Persona
ersona que acompaña al equipo auditor pero no audita.
NOTA 1 Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realización de la
auditoría.
NOTA 2 Un observador pude ser una
u persona del auditado (un regulador u otra parte interesada que fue
testigo de la auditoría.

Guía: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Programa de auditoría: Conjunto

onjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo dete
deter-
minado y dirigidas hacia un propósito específico.
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definición 3.9.2.

Alcance de la auditoría: Extensión

xtensión y límites de una auditoría
NOTA El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de
la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.
[ISO 9000:2005, definición 3.9.13]

Plan de auditoría: Descripción

ipción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
[ISO 9000:2005, definición 3.9.12]

Riesgo: Efecto
fecto de la incertidumbre en los objetivos
NOTA Adaptado de la Guía ISO 73:2009, definición 1.1.
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Competencia: Habilidad
abilidad para aplicar conocimientos
conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados
ISO 19011:2011(E)
NOTA Habilidad implica la aplicación apropiada de comportamiento personal durante el proceso de audit
auditor-
ía

Conformidad: Cumplimiento
umplimiento de un requisito
[ISO 9000:2005, definición 3.6.1]

No conformidad: Incumplimiento de un requisito

[ISO 9000:2005, definición 3.6.2]

Sistema de gestión: Sistema para establecer políticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos
NOTA Un sistema de gestión de una organización
organización puede incluir diferentes sistemas de gestión, tales como
sistema de gestión de calidad, un sistema de gestión financiero o un sistema de gestión ambiental.
[ISO 9000:2005, definición 3.2.2]
4. Generalidades del procedimiento:

Enfocar la realizaciónn de las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad del Ministerio a la
mejora continua cumplimiento del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Las Auditorías Internas del Sistema de Gestión de la Calidad se realizan a los procesos de la entidad que
se consideren como auditables por parte del Señor Ministro, el Representante de la Alta Dirección para el
Sistema de Gestión o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los
procesos por auditar, así
sí como los resultados de auditorías previas, sin embargo cada proceso debe audi-
aud
tarse por lo menos una vez al año. La planificación de las auditorias se efectúa al inicio de cada año tte-
niendo como fundamento lo anteriormente expuesto.
El Ministerio forma y mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditoría Interna
del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales
para determinar el número mínimo de integrantes.
Los Auditores Internos de Calidad no realizan auditorías a las áreas de las cuales hacen parte el desarrollo
de sus procesos y funciones.
Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejerci-
ejerc
cio, así como utilizar exclusivamente los formatos definidos en éste.
Durante el inicio del proceso de auditoría se deben contemplar los riesgos de la auditoria según el proce-
proc
dimiento de Gestión de riesgos de la entidad Gestión de Riesgos ASIG-PD-05
Todo el personal vinculado al Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y demás formas de
contratación, están sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.
Si el Responsable del proceso auditado no está de acuerdo con el resultado de la auditoría y no se logra
conciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de
Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisión correspondiente.
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5. Descripción de las actividades

Registro
No. Actividad Responsable
/documento
Elaborar Programa de Auditorías
Auditorías, estableciendo objeti- PROGRAMA DE
vo y alcance de la auditoría.
auditoría AUDITORÍAS IN-
Jefe Oficina de
1 TERNAS
Control Interno
NOTA: Este programa también incluye las auditorias de
segunda y tercera parte. EI-PD-01-F-08

Jefe Oficina de PROGRAMA DE

Control Interno AUDITORÍAS IN-
Presentar en Comité de Coordinación del Sistema de TERNAS
Comité Coordi-i-
2 Control Interno, el Programa de Auditorías para su EI-PD-01-F-08
nador del Siste-
e-
conocimiento y aprobación.
aprobación
ma de Control ACTA DE REUNIÓN
Interno
ASIG-F-05

Remitir all Grupo de Comunicaciones el Programa de Jefe Oficina de Solicitud de Apoyo –

3 Auditorías aprobado para gestionar su divulgación y Control Interno Comunicaciones
publicación mediante el correo institucional. CI-F-01
Convocar el equipo auditor, para comunicar las directri-
ces sobre la ejecución de las auditorías internas.
internas LISTADO DE ASIS-
Nota: Ell equipo auditor se conformará de acuerdo a los Jefe Oficina de TENCIA A REUNIO-
4 requisitos establecidos en el numeral 8.1 Anexo perfil Control Interno NES GTH-F-05
del auditor, de este procedimiento. Memorandos remiti-
Nota: En el caso de auditoria externa se seguirán los dos al Equipo Auditor
requisitos de los procedimientos de contratación.
Revisar los
os criterios asociados a los procesos objeto de
auditoria,, tomando como referente el anexo 8.2 de este
procedimiento. PLAN AUDITORIAS
Elaborar y presentar el plan de auditorías al Jefe de la INTERNAS
Oficina de Control Interno para su aprobación y poste-
post EI-PD-01-F-04
5 auditar, con mínimo Equipo Auditor
rior socialización a los procesos a auditar
ocho (8) días de anticipación
anticipación. Memorandos remiti-
dos a Responsables
Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de Audito-
Audit de procesos
ria, será devuelto al equipo auditor para su respectiva
modificación.
Preparar los formatos, formularios y listas de chequeo a
6 Equipo Auditor LISTA DE CHEQUEO
utilizar en la auditoría. R
Relacionando en la Lista de
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Registro
No. Actividad Responsable
/documento
Chequeo los criterios a evaluar durante el desarrollo de AUDITORIAS IN-
la auditoría. TERNAS
EI-PD-01-F-03
Realizar Reunión de Apertura con los auditados y part
parti-
ACTA DE REUNIÓN
7 cipantes invitados al proceso informando sobre el obje- Equipo Auditor
ASIG-F-05
tivo, alcance de la auditoría y demás consideraciones.
Ejecutar el Plan de Auditoría Interna, aplicando técn
técni-
cas de auditoría, tomando
ando como referente el anexo 8.3
de este procedimiento y diligenciar el formato LISTA
DE CHEQUEO
eterminar la conformidad de los requisitos evaluados
Determinar
con base en la evidencia proporcionada por los audita-
dos.
Nota 1:: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Co Con- LISTA DE CHEQUEO
formidad, Observación y No Conformidad. Revisar def defi- AUDITORIAS IN-
8 Equipo Auditor TERNAS
niciones del numeral tres (3) de este procedimiento.
Nota 2: Para
ara el caso de auditoria de segunda y tercera EI-PD-01-F-03
parte los tipos
pos de hallazgos se deben aprobar junto con
el proveedor.
Nota 3: En caso de que el Equipo Auditor necesite es-
clarecimiento de eventuales dudas que surjan durante
la ejecución de la auditoría y en la solución de posibles
problemas es necesario consultar un experto técnico
para así definir de manera precisa los eventuales
hallazgos.
Realizar reunión de cierre presentando a los auditados
los resultados de la auditoría,
auditoría destacando fortalezas
encontradas en el ejercicio, informando los
lo hallazgos y
las conclusiones de la auditoría. ACTA DE REUNIÓN
9 Equipo Auditor
Si el auditado no está de acuerdo con la relación de las ASIG-F-05
desviaciones,, es el momento para discutirlo con el au-
a
ditor
tor y llegar a una conciliación,
conciliación si no se da, se deja
consignado en el informe Fina
Final.
Elaborar y presentar el informe de auditoría interna al Equipo Auditor
Informe de Auditorías
Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprob
aproba- Interno
10 ción, soportado en el análisis de la información recolec-
recole Internas
Jefe Oficina de
tada y los hallazgos detectados, suministrando una EI-PD-01-F-06
Control Interno
clara descripción de los eventos que se presentaron
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Registro
No. Actividad Responsable
/documento
durante la auditoría.
Nota: En caso de presentarse
present observaciones por parte
del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuará
los ajustes pertinentes
es y remitirá nuevamente el Infor-
Info
me de Auditorías Internas al Jefe de la Oficina de Con-
trol Interno.

Informe de Auditorías
Remitir Informe de Auditoría Interna al auditado
auditado, requi- Internas de Calidad
riendo la elaboración de los Planes de Mejoramiento Jefe Oficina de EI-PD-01-F-06
11
correspondientes para subsanar los hallazgos efectua-
efectu Control Interno. Memorandos remiti-
dos en la Auditoría. dos a Responsables
de procesos

REGISTRO DE AC-
Revisar el Informe de Auditoria Interna y formular el Responsable del CIONES CORREC-
Plan de Mejoramiento conforme al “PROCEDIMIENTO proceso
TIVAS,
12 FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CO- Director Territo- o-
PREVENTIVAS Y DE
RRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG- rial
MEJORA
PD-02”
Director Técnico
ASIG-PD-02-F-01

Consolidar los resultados de las auditorías internas Funcionario Informe Consolidado

13 adelantadas y presentar al Jefe de la OCI para revisión Oficina de Con-
n- de las auditorías in-
y aprobación. trol Interno ternas de calidad.

Acta de reunión
Presentar los resultados del informe consolidado de ASIG-F-05.
auditorías internas de calidad al Representante de la Jefe Oficina de
14 Presentación de re-
Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión – Control Interno
SIG y a las demás partes interesadas. sultados Auditorías
Internas de Calidad.

Jefe Oficina de
Control Interno.
Programar los seguimientos a los planes de mejor
mejora-
15 Memorando
miento documentados. Profesional Ofi-i-
cina Control
Interno

16 Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones Profesional Ofi-i- Formato seguimiento

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Registro
No. Actividad Responsable
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definidas dentro de los planes de mejoramiento, con-co cina Control a las acciones Co-
forme al “PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y S SE- Interno rrectivas, Preventivas
GUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PR PRE- y de Mejora
VENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG-PD-02 -.”
(ASIG-PD-02-F-02)
Nota 1: El equipo auditor interno de calidad verifica el
cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.

6. Requerimientos Técnicos (puntos de control de las actividades del numeral 5).

Actividad 2: Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Auditorías Internas, ajustando las inclusiones
o exclusiones determinadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
Interno
Actividad 5: Revisar y aprobar el plan de auditoría interna de gestión y en caso de ajustes gestionar las
modificaciones correspondientes.
Actividad 12: Revisar informe de auditoría interna y formular e implermentar el plan de mejoramiento co-
c
rrespondiente.
Actividad 16: Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones, con
on el fin de verificar la eficacia de
las acciones tomadas para mantener el sistema.
Aspectos a considerar
En la reunión de apertura de la auditoria se:
• Presenta el equipo auditor
• Presenta el objetivo de la auditoria
• Presenta el plan de auditoria
• Presenta metodología de la auditoria
• Confirman los canales de comunicación.
• Responden inquietudes de los auditados.

En la reunión de cierre de la auditoria se debe explicar:

• Que la evidencia recopilada se basó en una muestra de la información disponible.
• El método de presentación de la información.
• La forma de tratamiento de los hallazgos
• Presentación de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora.
• Forma de tratamiento de actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: implementación de
acciones correctivas,
orrectivas, tratamiento de quejas de auditoria.
Los planes de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas y de mejora) las deben enviar los auditados
en un lapso máximo de 15 días hábiles.
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Las competencias del equipo auditor deberán ser evaluadas de acuerdo a su desempeño y es importante
tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.

7. Anexos

7.1 Anexo perfil del auditor

El Auditor Interno debe tener conocimientos de las áreas señaladas a continuación.

• Principios, procedimientos y métodos de auditoria
• Sistemas de gestión y documentos de referencia
• Contexto de la organización
• Requisitos legales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado.
• Conocimientos específicos en auditoría.

PARÁMETRO REQUISITOS

Educación - Formación Técnica, Tecnológica o Funcionario en cualquier disciplina.

- Certificado de auditor interno expedido por una entidad autorizada y

Conocimientos aprobada.
- Normas de los sistemas de gestión implementados en el Ministerio

- Comunicación verbal y escrita.

- Observación
- Buenas relaciones interpersonales
Habilidades - Pensamiento analítico y abierto a diferentes puntos de vista
- Planificación y organización del trabajo.
- Responsabilidad
- Mantener confidencialidad y seguridad
seguridad de la información.

El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:

• Elaborar el plan de auditorías.
• Preparar los documentos necesarios para la realización de la auditoría.
• Revisar previamente la documentación relacionada con el Sistema Integrado de Gestión.
• Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados.
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• Presentar ante los auditados los resultados de las auditorías y concertar las diferencias que se
puedan presentar.
• Presentar a la Oficina de Control Interno los resultados de las auditorías realizadas.
• Solicitar la formulación de las acciones, y realizar el seguimiento y verificación de la eficacia y efe
efec-
tividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, según corresponda.
• Las demás que le sean asignadas
asignadas para la adecuada gestión de las auditorías internas en el Minis-
Mini
terio del Trabajo
• Para el caso de auditorías de segunda y tercera parte, la competencia del auditor se deja consig-consi
nada en Estudios previos Contratación Directa diferente a prestación de serviciosser profesionales
GC-PD-02-F-03

7.2 Anexo Documentación asociada a los procesos objeto de auditoria

El equipo auditor deberá como mínimo revisar los siguientes documentos:

• Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditoría.
• Documentación publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestión
• Mapa de Riesgos del Proceso
• Plan de Acción del Proceso
• Requisitos del cliente
• Indicadores
• Planes de Mejoramiento
• Resultado de auditorías anteriores

7.3 Técnicas de Auditoría

Dentro de las técnicas de Auditoría que pueden ser empleadas para obtener evidencias suficientes
suficien sobre las
cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y
recomendaciones respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoría esta-
est
blecidos, son:
• Encuestas
• Entrevistas
• Bases de datos con información
• Observación y análisis de actividades y procedimientos
• Pruebas selectivas
• Revisión documental y de registros
• Resultados de retroalimentación con el cliente
• Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño