TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Construcciones Díaz SAS

Dirección: Calle 12 No. 3-26
Cargo: Coordinador HSEQ
Correo coordinadorhseq@construccionesdiaz.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad
Para: Coordinación gerencial
Juan Carlos Rojas
Fecha: Abril 8 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de la Construcciones Díaz SAS.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios de Construcciones Díaz SAS del

departamento Aseguramiento de la Calidad

AUDITORIA

o Norma ISO 9001:2015 Manual de Procedimientos M-PC-002 Versión 001

o Manual de Documentos de Retención y Archivo M-DR-005
o Manual de Formatos y Registro de buenas practicas M-FR-03 Versión 001
o Manual de Calidad M-AM-001, Versión 001
o Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO,
EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO,
Reunión de Apertura: 15 de Abril 2019
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre: 17 de Abril 2019
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de Construcciones Díaz SAS consignados en cada uno de
los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada
por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador HSEQ, El Coordinador proyectos, el día 15 de Abril del
presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarnos.

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción

José Luis Díaz Suarez

Auditor Líder:
Luis Fernando Castro
Correo electrónico Luisfer@construccionesdiaz.com
Experto Tecnico Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
coordinadorhseq@construccionesdiaz.com Cualquier duda comunicarse al celular:
3107829797. Los elementos (control de documentos), (control de registros),
(Infraestructura), (ambiente de trabajo), (comunicación interna), y (acciones
correctivas y preventivas), (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y
procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación
dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de Procedimientos M-PC-002 Versión 001
2 Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo
3 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versión 001
de buenas practicas
4 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 001

6 Libros de Registro Recepción

Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo)

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de
calidad
 ¿Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de
trabajo?: Si, claramente señaladas en el manual de calidad.

 ¿Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los

empleados de Construcciones Díaz SAS?: Si, no hay evidencia de la
comunicación.

 Procedimientos operativos (Documentación nivel II):

Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?:Si

 ¿Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,

instructivos y procedimientos?: No, Se da por entendido que cada uno
conoce sus funciones, pero no se documenta

 Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III): Si

¿Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de
control de calidad?: No, Tácitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de
laboratorio están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de producción
  ¿Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.

 Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

 ¿Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.

 ¿Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los

documentos que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.

 ¿Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y

actuales?:Si, La información está en desorden.

 ¿Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que

se maneja?: No, Hay riesgo de perder información debido al desorden
respecto del servicio.

 ¿Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No

 ¿Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas
han sido erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

 ¿Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis

y mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no está
documentado.

 ¿Se emplean técnicas estadísticas?: No, satisfacción del cliente.

 ¿Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema
de gestión de calidad?: No.

 ¿Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción

del cliente?: No

e- Generación de hallazgos de auditor.

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR

FECHA:12 DE ABRIL DE 2019
GERENCIA DE CALIDAD
PROCESO AUDITADO:
AUDITADO(S):): PERSONAL
CONSTRUCCIONES DIAZ SAS
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Instructivos de Existen varias
I-EL-002 X
desarrollo copias de manuales
 no se conoce cuál es
el más reciente
2 Se diligencia a
Manual de mano, en diferentes
Formatos y M-FR-03 tintas, lo hace poco X
Registro entendible en
ocasiones
3 Formato de registro
No se escriben los
de ensayo
nombres, se usan
Manual de M-FR-03 X
siglas internas no
Formatos y
codificadas
Registro
4 Libros de
Registro Se omite
Libro de recepción Recepción y información de la X
solicitud de procedencia
Análisis

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

Conclusiones de la Auditoria:

o Se debe actualizar la Política de Gestión y crear un procedimiento para el

manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
o Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
uno solo.
o Se debe actualizar la política de gestión de recepción.
o Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros
o Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados
o Se debe establecer un manual o protocolo de actividades de investigación
que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y
mejora.
o Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:

o La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos
que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua).

o La auditoría interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y

para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico.