Instrucciones generales para la eliminación de documentos

La eliminación de documentos sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las
características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación.

Documentos relativos a personal:

Puede prescindirse de aquellos que daten de cinco años, si los antecedentes constan en libros o
tarjetas individuales. En caso contrario, deberán ser conservados, salvo el hecho de que las personas
de las que se trata no pertenezcan a la Administración (Dictamen CGR N°10588, 25.03.1994)
Adicionalmente, los antecedentes administrativos no ingresados al Archivo nacional y que
justifiquen nombramientos de personal, podrán devolverse a los interesados después de cumplidos
dos años desde la fecha de su designación, dejándose constancia de haberse retirado ( artículo 10
de la Ley N°16.436 y Dictamen de la CGR Nº 931 de 1994)
 Etapas de Eliminación de Documentos

En función de la normativa vigente, se pueden identificar cinco etapas principales para el proceso
de eliminación de documentos:

3.1 VERIFICACIÓN DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN

El responsable del archivo verifica que no existe ningún impedimento administrativo ni legal que
altere el plazo de conservación fijado para la eliminación de los documentos. Lo anterior aplica, por
ejemplo, a trámites que aún no han concluido o a documentos de una serie que, por situaciones
especiales, se considere útil ampliar su plazo de conservación.

3.2 INVENTARIO DE ELIMINACIÓN

Es el instrumento donde se registrarán los documentos que serán eliminados. El formato del
inventario de eliminación que utilice la institución debe identificar al menos la entidad productora,
así como las series documentales con las fechas extremas de estas.

3.3 ACTO ADMINISTRATIVO QUE APRUEBE LA ELIMINACIÓN

Se deberá tramitar el respectivo acto administrativo el que debe estar acompañado por el inventario
de la documentación seleccionada para eliminar, firmada por quién la elaboró, o de existir, por el
Comité de archivo.

3.4 ELIMINACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Se debe proceder a la eliminación mediante un mecanismo que garantice su total destrucción. Para
el proceso se considera como una buena práctica la utilización de aquellos medios alternativos a la
incineración, como por ejemplo, la trituración de documentos, que garanticen la imposibilidad de
reconstruir la información contenida en los documentos originales, y que sean de naturaleza
sustentable, finalizada la tarea se remite al Jefe de Archivo un certificado de eliminación firmado.

3.5 REGISTRO DE LA ELIMINACIÓN

La destrucción de todo documento debe ser registrada en un acta de eliminación, dando cuenta de
la forma en que se ha cumplido con este procedimiento y debe ser firmada por la persona encargada
de la eliminación, quién podrá ser designada en el acto administrativo respectivo.
BIBLIOGRAFIA

Dictamen CGR N°10588, 25.03.1994

Artículo 10 de la Ley N°16.436 y Dictamen de la CGR Nº 931 de 1994

Guía N° 4, PROCEDIMIENTOS PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Autor Consejo

para la Transparencia, Ministerio Secretaria General de la Republica. Gobierno de Chile

Circular Nº 28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República sobre disposiciones y

recomendaciones referentes a eliminación de Documentos

Circular Nº 051, de 2009, de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, Circular sobre

disposiciones y recomendaciones referentes a conservación, transferencia y eliminación de
documentos.