DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Matriz
FORTALEZAS AMENAZAS DOFA

Para poder ir a algún lado,

primero tenemos que saber dónde estamos”.
Métodos Sistema de Gestión de la Calidad de RCN Radio
 Matriz
DEBILIDADES OPORTUNIDADES

FORTALEZAS AMENAZAS
DOFA
FINALIDAD: PLANEACIÓN ESTRATEGICA

•Anticipar o minimizar amenazas del medio

•Fortalecer debilidades
•Potenciar fortalezas internas
•Aprovechar oportunidades

•RESULTADO : PLAN DE TRABAJO CONJUNTO E INTEGRADO

El análisis DOFA, concepto simple y claro

que se convierte en datos, los datos en
información para tomar decisiones
 ¿QUÉ ES UNA MATRIZ DOFA D O

F A
•Método de diagnóstico y planeación estratégica
•instrumento, herramienta o método, denominado así por las primeras letras de
los elementos a analizar:

• DOFA, DAFO, FODA, SWOT EN INGLES

•,Debilidades – Oportunidades - Fortalezas y Amenazas,
•O “SWOT Matrix” en inglés.
• SWOT Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats

•Método que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación

estratégica, proporcionando la información relevante para la implementación de
acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos y mejores proyectos
de mejora

•Consiste en analizar una organización, proceso, situación, individuo, producto

etc., que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado
del tiempo para tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en
el futuro.

•Herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de

situaciones
 CARACTERISTICAS D O

F A

•Permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio

(persona, empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes
con los objetivos y políticas formulados

•Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares

de ese momento

•Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo

particular que se esté estudiando

•El objetivo primario del análisis consiste en obtener conclusiones sobre la forma
en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las
turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus
fortalezas y debilidades internas
 ANALISIS DOFA - ETAPAS D O

F A

FASE
ESTRATEGICA

Genere los
Realice una
Defina Genere una Agrupe los cruces para
ponderación
claramente el lista de cada factores para Formule la definir el tipo
de cada factor
problema a uno de los llevarlos a una matriz DOFA de estrategia
y elija los mas
analizar factores lista menor a
relevantes
implementar

1 2 3 4 5 DEFINA LA
ESTRATEGIA

FASE DIAGNOSTICA DEFINA UN

PLAN DE
ACCIÓN
 1. EL PROBLEMA D O

F A
TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO
ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN
• La primera parte de la descripción de un problema es un enunciado claro
del problema en términos de un incumplimiento especifico.

• ¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucedió que no debió haber

sucedido? ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se
cumplen? ¿Con qué frecuencia no se cumplen? ¿Cuál es el Precio del
Incumplimiento (PDI)?

• Antes de poder comenzar a resolver un problema se requiere una s una

descripción exacta de lo que está mal. Esta descripción debe ser concisa,
objetiva y sin juicios y debe concentrarse en el proceso, sin hacer conjeturas sobre
la causa.

. Describa Claramente el Problema:

Texto corto y concreto de la situación
Cual es el inconveniente, que se pretende enfrentar
· Concéntrese en los datos y no en la causa
· Especifique el incumplimiento sin buscar culpables.
· Calcule el tamaño en cantidades evitando términos vagos
1. EL PROBLEMA D O

F A

TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO

ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN

Algunos aspectos a tener en cuenta:

1. La elaboración de la matriz DOFA es parte del diagnostico , es la

primera parte del método y representa solo el 10% del trabajo
•El problema a analizar debe ser bien definido y delimitado:
identificado a cabalidad, eso evita generar una “simple lluvia de
ideas”
•¿PORQUE ES IMPORTANTE Y CONVENIENTE PARA LA EMPRESA
SUPERAR LA SITUACIÓN A ESTUDIAR?

•Los participantes deben tener claridad acerca de los conceptos

del método DOFA: Debilidad, Oportunidad, Fortaleza, Amenaza , así
como conocer y estar involucrados en el problema
1. EL PROBLEMA D O

F A

TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO

ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN

La matriz: trabaje sobre todos los componentes de la matriz. Planee la

estrategia de trabajo sobre cada punto tratado. Revise si cada una de las
ideas plasmadas en la matriz realmente tiene que ver con el problema o
con la posible solución del mismo. Valore el efecto de cada componente
y determine su relevancia

2. Defina posteriormente una estrategia de trabajo

3. Valore el efecto de la matriz
4. Defina un plan de trabajo que de respuesta a las preguntas:

QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, CUÁNTO,DÓNDE, QUIENES, COMO SE MIDE

 2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A

F FORTALEZAS Son las capacidades especiales con las que cuenta la organización y le permiten una
posición privilegiada frente a la competencia, están relacionadas con: habilidades y capacidades que se
poseen, recursos que se controlan, actividades que se desarrollan positivamente

OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben
O descubrir en el entorno en el que actúa la organización y que permiten tener ventajas competitivas, están
relacionadas con factores económicos, sociales y políticos, tecnológicos, demográficos, mercados y
competencia

DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia,
D esta asociado con los recursos de los que se carece, con las habilidades que no se poseen, actividades que
no se desarrollan positivamente como: organización y administración, operaciones, finanzas

AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso
A contra la permanencia de la organización y que se agrupan en factores económicos, sociales y políticos,
tecnológicos, demográficos, mercados y competencia
 2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A

DEBILIDADES Y FORTALEZAS:
SON VARIABLES INTERNAS QUE DEPENDEN DE LA ORGANIZACIÓN

FACTORES ELIMINAR
DEBILIDAD
NEGATIVOS DISMINUIR

FACTORES
FORTALEZA AUMENTAR
POSITIVOS

Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la

organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas
 2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
SON VARIABLES EXTERNAS QUE NO DEPENDEN DE LA ORGANIZACIÓN

FACTORES
OPORTUNIDAD APROVECHAR
POSITIVOS

FACTORES
AMENAZA NEGATIVOS NEUTRALIZAR
EXTERNOS

Las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener

inferencia sobre ellas modificando los aspectos internos.
 2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A

SIEMPRE EMPIECE POR EL ANALISIS DE

FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES, DADO
QUE ES LA PARTE POSITIVA, ESTO
PERMITIRÁ RECONOCER EL POTENCIAL
PARA ENFRENTAR LOS NUEVOS RETOS
 3. AGRUPE LOS FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
Agrupe los factores, las ideas claves de cada factor

Agrupar Agrupar
DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Agrupar Agrupar
FORTALEZAS AMENAZAS
 4. PONDERE DE FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
En este momento comienza la parte operativa del análisis , Se toma cada una de las dimensiones:
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas para valorarlas según su IMPACTO:

IMPACTO FACTOR CONSECUENCIA

DEBILIDAD PONE EN RIESGO DE FRACASO INMINENTE EL PROYECTO

AMENAZA
ALTO
FORTALEZA EVENTOS QUE DE OCURRIR PUEDEN TENER EFECTOS MUY
OPORTUNIDAD POSOTIVOS EN EL PROYECTO

IMPACTO FACTOR CONSECUENCIA

DEBILIDAD ASPECTOS QUE AFECTA POSITIVA O NEGATIVAMENTE LA
AMENAZA EJECUCIÓN DEL PROYECTO EN UN NIVEL MODERADO
BAJO
FORTALEZAS SITUACIONES QUE LE PUEDEN DAR FORTALEZA AL
OPORTUNIDADES PROYECTO

Generalmente los aspectos de alto y medio impacto en el proyecto, corresponden a las potencialidades que posee
la empresa para soportar y asegurar el éxito de un proyecto

En el caso de evaluaciones de bajo impacto se refiere a puntos que pueden ayudar (oportunidad y fortaleza) o
entorpecer (debilidad y amenaza) el desarrollo del proyecto pero al final nunca representaran los motivos de éxito o
las causas del fracaso
 5. FORMULE LA MATRIZ DOFA D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
En este paso se necesitan aquellos factores resultados de la ponderación
GUIA PARA IMPLEMENTAR LA MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA
Factores
Internos

Factores Lista de Fortalezas Lista de Debilidades

Externos
Use las fortalezas para Supere las debilidades
tomar ventaja de las tomando ventaja de las
Lista de
oportunidades oportunidades
oportunidades

Use fortalezas para Minimice debilidades y

evadir amenazas evita amenazas
Lista de
Amenazas
 GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
FASE ESTRATEGICA F A
•Generar los cruces de información
•Al cruzar cada uno de los factores se obtienen cuatro posibles caminos estratégicos

FA FO

DA DO
 GENERNE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
FASE DIAGNÓSTICA F A

1. ESTRATEGIAS FA: ¿cómo aprovechar las fortalezas

para minimizar las amenazas?

•Mejorar las debilidades

FA FO internas
ventajas
para
de
tomar

oportunidades externas
las

•Trata de disminuir al
mínimo el impacto de las
amenazas del entorno

DA DO valiéndose
fortalezas
de las
 GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
2. ESTRATEGIAS F0: ¿Cómo usar las fortalezas
para aprovechar las oportunidades?

Se basa en el uso de las fortalezas

internas de la organización con el
propósito de aprovechar las

FA FO oportunidades externas.

La organización podría partir de

sus fortalezas y a través de la
utilización de sus capacidades
positivas, aprovecharse del
mercado para el ofrecimiento de
sus bienes y servicios

DA DO
 GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
3. ESTRATEGIA DA: ¿Cómo disminuir las debilidades y
minimizar o neutralizar las amenazas

Tiene como propósito

disminuir las debilidades y

FA FO neutralizar las amenazas a

través de acciones de
carácter defensivo.

Generalmente este tipo de

estrategia se utiliza solo
cuando la organización se
encuentra en una posición

DA DO altamente amenazada y
posee muchas
debilidades, en este caso
la estrategia va dirigida a
la sobrevivencia
 GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
4. ESTRATEGIA D0: ¿Cómo superar las debilidades
aprovechando las oportunidades?

Tiene por finalidad mejorar las

debilidades internas,
aprovechando las oportunidades
externas.

FA FO Una organización a la cual el

entorno le brinda ciertas
oportunidades, pero no las
puede aprovechar por sus
debilidades podría decidir invertir
recursos para desarrollar las áreas

DA DO deficientes y así poder

aprovechar las oportunidades
 4. PONDERACIÓN DE FACTORES D O
FASE DIAGNÓSTICA F A
PRESENTACIÓN DE LA MATRIZ “DOFA”
MATRIZ DOFA
Factores Lista de Fortalezas Lista de Debilidades
Internos F1 D1
F2 D2
Factores … …
Externos … …
Fn Dn
Lista de oportunidades
O1
O2 FO (Maximizar – Maximizar) DO (Minimizar – Maximizar)
… Estrategias para Estrategia para minimizar
… maximizar las F y las O las D y maximizar las O
On
Lista de Amenazas
A1 FA (Maximizar – Minimizar) DA (Minimizar – Minimizar)
A2 Estrategias para Estrategia para minimizar
… maximizar las F y las D y las A
… minimizar las A
An
ANALISIS DOFA D O

F A

PROCESO DE ES FUNCIONAL DISMINUYEN LAS

PLANEACION CUANDO DEBILIDADES

SE INCREMENTAN LAS
FORTALEZAS

SE ALCANZAN
LOS OBJETIVOS Y
MISIONES DE LA
ORGANIZACIÓN

SE APROVECHAN LAS
OPORTUNIDADES
 E J E M P L O – MATRIZ DOFA – GESTIÓN DOCUMENTAL
RCN RADIO

EL PROBLEMA LISTA DE FORTALEZAS LISTA DE DEBILIDADES

Poco espacio físico y
condiciones medioambientales
inadecuadas dificultan la
implementación y
funcionamiento de un Sistema
de Gestión Documental
F1. se cuenta con la voluntad, y aval de la alta D1.No hay suficiente espacio para el archivo
dirección para la implementación de un Sistema físico
de Gestión Documental D2. Deficiencia Tecnológica Red de Internet.
F2. Se cuenta con personal formado en Gestión D3.Se cuenta con archivo de hace más de
Documental 10 años expuestos a condiciones de
F3. Se tiene Un Sistema Integrado de Gestión deterioro medioambiental
Implementado y Certificado
F4. Se cuenta con recursos tecnológicos como
scanner, equipos de computo de ultima
tecnología.
F5. Se tiene como aliados a empresas de
correspondencia como parte del proceso de
Gestión Documental

LISTA DE OPORTUNIDADES
O1. EL personal del proceso tiene las
competencias para transferir su
conocimiento a otros procesos
O2. Hacer seguimiento y trazabilidad a
la correspondencia enviada y
recibida
• Rotación del personal de Gestión Documental para • Depurar los archivos físicos y conservar los
que todos conozcan los procedimientos del proceso de memoria institucional
• A partir de la documentación del SIG existente • Digitalizar el archivo físico depurado de los
actualizar las entradas y salidas de documentación procesos
de los procesos • Cambiar la red de internet con una mayor
• Utilizar los recursos tecnológicos para hacer capacidad de banda ancha
trazabilidad a la documentación • Aplicar técnicas y procedimientos
especiales para la conservación de
archivos físicos

LISTA DE AMENAZAS • Aplicar técnicas para prevenir y tratar los problemas •Hacer Back Ups de los equipos de Gestión
de hongos en la documentación Documental
A1. Posibles daños en el archivo físico y • Capacitar al equipo de trabajo en temas de
promoción de la salud y prevención de la
perdida de información de la
enfermedad, de la misma manera se implementará
Cadena. el uso de elementos de protección personal propia
A2.Enfermedades respiratorias y de esta actividad
dermatitis.
A3. Las bases de datos de las historias
laborales se encuentran
almacenadas en un Excel lo que
puede implicar perdida de
Información.
 ESTRATEGIA – GESTIÓN DOCUMENTAL D O

F A

“Convertir documentos en papel a documentos digitales

Compartir conocimiento, Agilizar su distribución y
Garantizar su conservación”

Nota: El Proceso de Gestión Documental presento PLAN DE TRABAJO al Comité

Estratégico el cual fue aprobado y se está ejecutando actualmente