Sistemas y ProcedimientosContables

Tema Nº 6 Manuales de Sistemas

Manuales: los manuales son por excelencia los documentos

organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y
documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la
organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo
el esquema de una especie de libro actualizable.

Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales

Ventajas:
 Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales
y sectoriales de la empresa.
 Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de
nuevos empleados.
 Logran y mantienen un sólido plan de organización.
 Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros
puestos de la organización.
Limitaciones:
 Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los
problemas administrativos que se puedan presentar.
 Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
 Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado
los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es
notoria.
 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
los integrantes.
 Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.

Necesidad de los Manuales

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes
circunstancias:
 Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
 Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
 Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de
usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos
para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
 Grandes flujos de información entre unidades administrativas o
funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la
captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios
turnos de trabajo.

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En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales

como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de
estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a
sus necesidades.

Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
 Tabla de contenido
 Introducción
 Instrucciones para el uso del manual
 Cuerpo del manual
 Flujogramas
 Glosario de términos
 Conclusiones
 Recomendaciones
 Anexos

Importancia de los manuales

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.

Tipos de Manuales: dentro de las técnicas para documentar una

empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un
determinado fin.
Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización es la
siguiente:
 De sistemas, métodos y procedimientos manuales.
 De sistemas computarizados.

 Manuales de Sistemas, Métodos y Procedimientos Manuales:

Se pueden subdividir en:
1. Específicos: a. Manuales de Técnicas.
b. Manuales de Actividades.

2. Genéricos: a. Manuales de organización.

b. Manuales de políticas.
c. Manuales de normas y procedimientos.

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Manuales de Técnicas: son aquellos en los cuales se explican las

pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica
específica. Por ejemplo un manual de operación de un equipo o maquinaria
debe ser clasificado en este grupo. El uso y objetivo de este tipo de manuales es
por lo general limitado.

Manual de Actividades: son aquellos que muestra todos los pasos a

seguir en diferentes situaciones de trabajo. Un ejemplo típico de este manual,
está representado por los manuales de inducción al personal en el cual se
explica a los empleados el horario de trabajo de una compañía.

Manual de Organización: incluye todos aquellos aspectos que

detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y
cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista
formal. Son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las
instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas. Estos manuales contienen información detallada
referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una
organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual
se refiere a una unidad administrativa en particular.

Manual de Políticas: son aquellos que documenta todas las guías de

acción generales que tiene una empresa en distintas áreas tales como: recursos
humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras. Las políticas se enuncian en
forma declarativa y deben guiar la pauta de acción de los empleados para cada
una de las áreas que se desee documentar.

Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los

ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la
descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos
claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Manual de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de

los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento
básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma, detalla todos los
procedimientos que se vienen realizando en la empresa, este tipo de manuales
establecen las pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma
general o específica para los procedimientos identificados en la organización.

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 Manuales de Sistemas Computarizados:

Estos manuales documentan los sistemas que contemplan el uso
significativo de un computador en un alto número de operaciones o
procedimientos. Dentro de esta clasificación podemos encontrar manuales de:
Manuales de Usuarios: explican en forma general cómo funciona un sistema
mecanizado e instruyen al usuario sobre la forma de interactuar con el sistema,
es decir, le informan como puede utilizar y obtener del sistema información que
requiere.
Manuales de Operación: son similares a los manuales de usuarios, la
diferencia radica en el mayor nivel de detalle que muestran los manuales de
operación de sistemas. Un manual de operación es por lo general utilizado por
usuarios expertos en el manejo de un sistema.
Manuales de Documentación de sistemas: estos manuales plasman todo
el proceso de análisis y desarrollo de un sistema que forma parte del ciclo de
vida y desarrollo de los sistemas (CVDS). Los manuales de documentación
sirven para efectuar modificaciones y mejoras en los sistemas y representan una
de las herramientas críticas para ser usadas por los analistas y programadores.

Manuales de Contabilidad
Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente
amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del
departamento de contabilidad. Específicamente los manuales aplicables en el
área contable son:
 Manual de políticas contables: detalla todas y cada una de las
políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables.
Las políticas deben estar siempre de acuerdo con principios de
contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los
manuales. Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser
organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las
partidas en los estados financieros y a las que son asociadas
 Manual del Código Contable: también llamado manual de
codificación de cuentas, clasificador de cuentas o sencillamente manual
de cuentas. Este manual detalla todas y cada una de las cuentas, su
naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Este
manual es uno de los que tienen mayor uso en el área contable y que
ayudan a explicar los movimientos que se manejan por cada una de las
cuentas.

 Manual de Normas y Procedimientos Contables: detalla bajo el

esquema de responsable/acción todos los procedimientos contables.

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