MGA - Conservacion 02112017

FORMULACIÓN DE PROYECTO
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE FISCALIZACIÓN

METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA -MGA-
Implementar la estrategia de conservación de información derivada de la función de fiscalización de las actividades de explotación
y exploración, bajo las buenas prácticas de la gestión documental electrónica de archivos, que permita la búsqueda indexada de
la data y la meta data de la misma, de manera jerárquica bajo la arquitectura de datos PPDM1, con la unificación de la información
que permita el gobierno óptimo de los datos asociados al proceso de fiscalización.
1
PPDM: Professional Petroleum Data Management.
Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia
|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

CONTENIDO
I. 3
1. 4
Contribución a la Política Pública. 3
1.1. Error! Bookmark not defined.
1.2. 4
1.2.1. 4
1.2.2. 5
1.2.3. 5
1.2.4. 7
1.2.5. 7
1.3. 7
1.4. 9
1.4.1. 9
1.4.2. 9
1.4.3. 10
1.4.4. 10
1.5. 10
1.5.1. 10
1.5.2. 10
1.6. 12
1.6.1. 13
II. 13
2.1. 14
2.2. 18
2.3. Error! Bookmark not defined.
2.4. 57
2.5. 59
2.6. 63
III. 63
2

3.1. 64
3.2. 64
IV. 66
4.1. 66
4.2. 66
4.3. 66
4.4. 67
3

I. IDENTIFICACIÓN.
1. Datos básicos del proyecto.
Nombre: Implementar la estrategia de conservación de información derivada de la función de fiscalización de las actividades
de explotación y exploración, bajo las buenas prácticas de la gestión documental electrónico de archivos, que permita la
búsqueda indexada de la data y la meta data de la misma, de manera jerárquica bajo la arquitectura de datos PPDM2, con la
unificación de la información que permita el gobierno óptimo de los datos asociados al proceso de fiscalización”.
Sector: Minas y Energía.
Contribución a la Política Pública.
1.1. Contribución al Plan Nacional de Desarrollo.
Plan.
(2014-2018) Todos por un nuevo país
Estrategia Transversal.
1052 – Competitividad e Infraestructura estrátegicas
Objetivo.
10521 – Consolidar el desarrollo minero – energético para la Equidad Regional.
Programa.
2301 - Facilitar el acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en todo el territorio
nacional
1.2. Identificación y descripción del Problema.
1.2.1. Problema Central.
Desorganización de los documentos generados en el proceso de fiscalización.
2
PPDM: Professional Petroleum Data Management (PPDM).
4

1.2.2. Descripción de la situación existente con respecto al problema.
La Agencia Nacional de Hidrocarburos tiene acceso limitado a los documentos derivados del proceso de fiscalización ubicados
en las campos, debido a su desorganización y no se cuenta con la capacidad (talento humano, instalaciones, transporte,
sistematización de los archivos) para realizar dichas tareas en forma y tiempo adecuadas. Los archivos están en riesgo de
deterioro por no contar con las condiciones ideales de conservación según la norma establecida en la ley 594 de 20003.
1.2.3. Magnitud actual del problema - indicadores de referencia.
La ANH solo puede atender un volumen limitado de solicitudes de información que se encuentra en las zonas debido al estado
de conservación actual, asi como el Ministerio de Minas en su archivo central (documentos producidos al año 2012), de atender
presencialmente las consultas debido a que los archivos se encuentran digitalizados en un 0% para acceso a consultas.
3
Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
5

Imagen No.1 - Árbol de Problemas.
6

1.2.4. Causas que generan el problema.
Causas directas Causas indirectas

1.1 Volumen incontrolado de los archivos.
1. Sistema Obsoleto. 1.2 Incumplimiento de la función administrativa o de
las normas de archivo y conservación.
2. La logística insuficiente en la
2.1 . Descoordinación entre las entidades
administración de los documentos
productoras de la información de fiscalización.
de fiscalización.
1.2.5. Efectos generados por el problema.
Efefctos directos Efectos indirectos

1.1 Imprecisión en el soporte documental
que valida la información del cálculo de
regalías.
1. Baja calidad de la información.
1.2 Baja disponibilidad de consulta de la
información.
2. Baja Seguridad en el manejo de los 2.1 Bajo nivel de confidencialidad de la

documentos. información.
1.3. Participantes.
Participante Contribución o Gestión

Actor: Nacional.
7

Entidad: Agencia Nacional de Hidrocarburos.
Posición: Cooperante.
Acompañamiento con recursos técnicos,
Intereses o Expectativas: humanos y financieros para la
Garantizar el cumplimiento de los objetivos ejecución del proyecto
del proyecto de conservación del archivo de
Fiscalización.
Actor: Nacional.
Entidad: MINMINAS.
Realizando las validaciones de
Posición: Beneficiarios. seguimiento correspondientes al contenido
Intereses o Expectativas: de la información y su respectiva
Tener información oportuna, clasificada, retroalimentación de la misma.
precisa y confiable para la toma de
decisiones.
Actor: Nacional
Entidad: Archivo General de la Nación
Posición: Cooperante Apoyo técnico y normativo en la
evaluación de la política archivística.
Intereses o Expectativas:
Apoyo técnico en el proyecto.
Actor: Nacional
Entidad: UNIVERSIDADES
Posición: Beneficiarios Facilitar el desarrollar proyectos de
Intereses o Expectativas: investigación.
Poner a disposición de su comunidada
académica la documentación
correspondiente al archivo de Fiscalización.
Actor: Nacional
Entidad: MIN.HACIENDA Datos para el cálculo de los recursos de
Regalías.
Posición: Beneficiarios
8

Intereses o Expectativas:
Tener información oportuna, clasificada,
decisiones.
Actor: Nacional
Entidad: OPERADORAS DEL SECTOR
Posición: Beneficiarios Acceso a la Información oportuna,
Intereses o Expectativas: organizada y confiable.
decisiones.
Actor: Nacional
Entidad: ENTIDADES TERRITORIALES
decisiones.
Actor: Nacional
Entidad: CIUDADANOS
precisa y confiable.
1.4. Población.
1.4.1. Tipo de Población.
Personas.
9

1.4.2. Número.
- Dirección de fiscalización Ministerio de Minas y Energía: 3 personas

- Gerencia de Operaciones, Agencia Nacional de Hidrocarburos: 80 personas
1.4.3. Fuente de la información.
- Ministerio de Minas y Energía.

- Agencia Nacional de Hidrocarburos.
1.4.4. Localización.
Ubicación general.
Localización específica Región: Nación.
Departamento: Bogotá D.C.
1.5. Objetivos .
1.5.1. Objetivo General.

Organizar los documentos generados en el proceso de fiscalización.
1.5.2. Objetivos Específicos.
✓ Implementar un sistema de consulta y conservación de la información.

✓ Proveer una logística adecuada para la administración de los documentos de fiscalización.
✓ Controlar el volumen de los archivos de fiscalización.
✓ Coordinar las entidades productoras de la información de fiscalización.
✓ Cumplir la función administrativa o de las normas de archivo y conservación.
✓ Mejorar la calidad de la información para los usuarios finales.
✓ Validar la información del cálculo de regalías.
✓ Mejorar la consulta de la información para los usuarios finales.
✓ Fortalecer la Seguridad en el manejo de los documentos.
✓ Garantizar el nivel de confidencialidad de la información.
10

11

Imagen No.2 - Árbol de Objetvos.
1.6. Alternativas
Viabili
Cumple
No. Nombre de la Alternativa. Aspectos a Evaluar dad
SI/NO
SI/NO
Un solo canal de comunicación y responsable. SI
Garantiza la totalidad de la entrega de los

productos o servicios establecidos en el alcance SI
Contratar un tercero
técnico.
especializado para
1 implementar y operar el Debe cumplir con los tiempos establecidos para SI
sistema de archivo de los SI
la ejecución del contrato.
documentos de fiscalización.
Actividades realizadas con los recursos
inicialmente pactados garantizando la calidad SI
del servicio o producto.
Varios canales de comunicación. NO
Crear una dependencia que No garantiza que el personal contratado

implemente y opere el sistema directamente, cumpla con las cantidades de
2 NO NO
de archivo de los documentos productos o servicios establecidos en el alcance
de fiscalización. técnico.
Riesgo de no cumplir con los tiempos

NO
establecidos en la ejecución del proyecto.
12

No se garantiza la ejecución del presupuesto,
debido a que contratando personal
directamente, las actividades que no cumplan NO
con la calidad del producto, se deben realizar de
nuevo con presupuesto adicional.
1.6.1. Elección:
No. Nombre de la Alternativa Justificación

Contratar un tercero especializado para Para la ANH es más eficiente realizar la contratación con
implementar y operar el sistema de un tercero especializado que garantice el cumplimiento
1
archivo de los documentos de de los indicadores de productos propuestos en el alcance
fiscalización. técnico, dentro de los términos de ejecución del proyecto.
13

II. PREPARACIÓN.
2.1. Necesidades.
Desde el punto de vista del fiscalizador, la información debe ser medible por los sistemas de información que tenga la ANH, una
vez el dato se encuentre estandarizado, con la suficiente calidad y basado en la jerarquía establecida se tendrá la certeza de
cuántos metros lineales de información se tienen.
A la fecha no se tiene datos históricos y medibles de la información, dado que a medida que el país ha crecido en pozos y campos,
la información se ha incrementado sin un orden jerárquico y política de gestión de calidad. La información crece año a año sin el
sufieciente control y calidad requeridos. Se procedió a realizar un cálculo teórico para establecer aproximadamente cuántos
metros lineales se estima exiten, pero el resultado del proyecto debe establecer exactamente la medición lineal real de la
información.
2.1.1. Cuadro de Necesidades.
ACCIÓN DE
OBJETIVO BIEN y/o
INTERVENCIÓN CUANTIFICACIÓN ACTIVIDAD
ESPECÍFICO SERVICIO
POSIBLE
Recopilar los archivos.
Clasificar, ordenar,
depurar, inventariar
los archivos.
Administración de
Controlar el Implementar archivos.
Archivo
volumen de los software Digitalizar los
histórico Metros líneales.
archivos de degestion archivos.
inventariado.
fiscalización. documental. Organización de la
información.
Organización
Electronica
(Estructura PPDM)
Software.
14

Realizar la Calidad de
Información del
proyecto.
Realizar el diagnóstico
Cumplir la
del archivo.
función Desarrollar una Documentos
Determinar
administrativa o politica alineada de
Número. lineamientos de
de las normas a la existente en lineamientos
archivo.
de archivo y ANH. técnicos.
Redactar documento.
conservación.
Publicar documento.
2.1.2. Presupuesto de Costos.

(año 2017) (año 2018)
Producto Actividades Insumos Etapa Duración
Costos periodo 0 Costos periodo 1
Transporte 1 $ 39.436.000
Recopilar los Mano de obra
2 60 dias $ 13.600.000
archivos calificada
Mano de obra no
3 $ 17.800.000
calificada
Mano de obra
4 $ 37.692.308 $ 660.638.000
Clasificar, calificada
ordenar, Mano de obra no 60 dias
5 $ 126.000.000 $ 1.512.000.000
depurar, calificada
inventariar los Materiales 6 $ 42.400.000 $ 50.400.000
archivos Arriendo
7 720 días $ 14.993.608 $ 344.852.984
Edificaciones
Mano de obra
8 $ 12.730.340 $ 83.497.820
calificada
Mano de obra no
Archivo histórico 9 $ 4.200.000 $ 96.600.000
Administración calificada
inventariado, en 720 dias
de archivos Materiales 10 $ 1.300.000 $ 29.900.000
metros lineales
Transporte para
consulta y 11 $ 3.600.000 $ 82.800.000
prestamo
Mano de obra
12 $ 255.489.846 $ 1.299.478.154
calificada
Digitalizar los Mano de obra no
13 360 dias $ 121.600.000 $ 1.459.200.000
archivos calificada
Equipos
(escaneres y 14 $ 25.600.000 $ 307.200.000
computadores
Profesionales
Organización 15 $ 309.620.226 $ 2.872.562.710
especializados
de la 360 dias
informacion Técnicos 16 $ 64.000.000 $ 768.000.000
Computadores 17 $ 6.240.000 $ 74.880.000
15

Calidad de Profesionales
18 $ 625.240.672 $ 2.322.488.066
datos especializados
(Estructura Técnicos 19 $ 420.000.000 $ 5.040.000.000
PPDM) Computadores 20 $ 11.700.000 $ 140.400.000
Software 21 $ 19.354.000 $ 302.542.000
Software 720 días
Hosting 22 $ 6.200.000 $ 142.600.000
Realizar la
Mano de obra
supervisión del 23 390 dias $ 15.390.000 $ 184.680.000
calificada
proyecto
Realizar el
Mano de obra
diagnóstico del 24 30 dias $ 92.162.284 $ -
calificada
archivo
Determinar
Mano de obra
lineamientos de 25 60 dias $ 25.330.982 $ -
Documentos de calificada
archivo
lineamientos
técnicos, en Equipos 26 $ 1.050.000
numero Redactar Materiales 27 $ 1.800.000
60 dias
documento Mano de obra
28 $ 56.000.000
calificada
Publicar Mano de obra
29 30 dias $ 9.750.000
documento calificada
Totales $ 2.380.280.266 $ 17.774.719.734
Sub Total $ 20.155.000.000
16

2.1.3. Cronograma.
17

2.2. Analisis técnico.
2.2.1. Alcance.
2.2.1.1. Etapa de Planecion del Proyecto.

Una vez se suscriba el contrato, previo al acta de inicio, se desarrollará una etapa de empalme entre el Gerente del Proyecto
(Contratista) y las personas que designe la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH, en su calidad de supervisor del contrato,
con el fin de ubicar el contexto de las actividades propias del Subproceso de Conservación, Achivo de Fiscalización y el
funcionamiento del SGDEA de la ANH (Nivel Central) y reciba el archivo de gestión documental debidamente inventariado.
2.2.1.1.1. Identificación y validación de la información
Las actividades de identificación y validación de la información se realizará de manera conjunta entre la Agencia, Ministerio de
Minas y el Contratista mediante visita en cada uno de las zonas, depósitos de archivo y archivo central del Ministerio de Minas,
con el objetivo de validar la información suministrada preliminarmente y acordar la logística de traslado de manera centralizada
a la ciudad de Bogotá en la Bodega del Contratista. Por lo tanto, se debe tener en cuenta que todos los costos asociados a
estas actividades serán parte del proyecto y deben ser asumidos por el contratista.
2.2.1.2. Contratista.
Recibir la información correspondiernte a los archivos físicos de gestión existentes en las carpetas y cajas de archivo debidamente
marcadas, las cuales deben ser verificadas contra el inventario suministrado.
2.2.1.3. Objeto del Proyecto.

“Implementar la estrategia de conservación de información derivada de la función de fiscalización de las actividades de
explotación y exploración, bajo las buenas prácticas de la gestión documental electrónico de archivos, que permita la búsqueda
indexada de la data y la meta data de la misma, de manera jerárquica bajo la arquitectura de datos PPDM, con la unificación de
la información que permita el gobierno óptimo de los datos asociados al proceso de fiscalización”.
2.2.1.4. Objetivos Específicos.

✓ Realizar las actividades descritas en el alcance técnico, con recurso humano idóneo.
✓ Proporcionar los medios tecnológicos suficientes y eficientes para el logro de las metas propuestas.
18

✓ Mantener una comunicación entre la supervisión del contrato y contratista para el seguimiento, evaluación y verificación del
éxito del proyecto de acuerdo con el alcance.
2.2.2. Marco normativo.

● Decreto Ley 1760 de 2003, Artículo 5, numeral 5.6, consistente en “administrar la información técnica existente y la que
en el futuro se adquiera en el país y asegurar su preservación, integralidad y utilización como materia prima del proceso
exploratorio de los hidrocarburos”
● Ley 30 del 17 de mayo de 2012, artículo 7º, numeral 3 “Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del
Sistema General de Regalías", dispone que corresponde al Ministerio de Minas y Energía, fiscalizar la exploración y
explotación de los recursos naturales no renovables.
Artículo 13, ibidem, define la actividad de Fiscalización como: "…el conjunto de actividades y procedimientos que se llevan
a cabo para garantizar el cumplimiento de las normas y de los contratos de exploración y explotación de recursos naturales
no renovables, la determinación efectiva de los volúmenes de producción y la aplicación de las mejores prácticas de
exploración y producción, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, operativos y ambientales, como base determinante
para la adecuada determinación y recaudo de regalías y compensaciones y el funcionamiento del Sistema General de
Regalías…".
Artículo 14 de la citada Ley 30 de 2012 establece que el Ministerio de Minas y Energía, la Agencia Nacional de
Hidrocarburos y la Agencia Nacional de Minería, serán las máximas autoridades para determinar y ejecutar los
procedimientos y plazos de liquidación según el recurso natural no renovable de que se trate.
● RESOLUCIÓN 180877 DE 2012 del Ministerio de Minas y Energía, Por la cual se delegan unas funciones en la Agencia
Nacional de Hidrocarburos.
Artículo 1º. Delegar en la Agencia Nacional de Hidrocarburos la función que le compete al Ministerio de Minas y Energía,
en relación con la fiscalización de las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos, en los términos señalados
en la Ley 30 de 2012 y demás disposiciones aplicables.
Parágrafo 2º. La función de fiscalización comprende el proceso de investigación e imposición de la sanción de que trata
el artículo 67 del Código de Petróleos, modificado por el artículo 21 de la Ley 10 de 1961, en concordancia con lo previsto
en el artículo 64 de la Resolución 18 1495 de 2009 o las normas que los modifiquen o sustituyan.
● Constitución Política, artículo 23. Derechos de petición.

19

● LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
● LEY 004 DE 1993, Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.
● LEY 190 DE 1995. Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79).
● LEY 527 DE 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
● LEY 594 DE 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
● LEY 1712 DE 2014, Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
● DECRETO 2620 DE 1993, Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.
● DECRETO 103 DE 2015, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones en
lo relativo a la gestión de la información pública.
● DECRETO 805 DE 2013, Por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012. Para efectos del presente
decreto, se entiende por archivo electrónico cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado,
recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos
para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
● ACUERDO 003 DE 2015, "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la
gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo
establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del
Decreto 2609 de 2012".
● ACUERDO 008 DE 2014, Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de
la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000. ARTICULO
2 °. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los
20

servicios de que trata el artículo 14° Parágrafo 1 ° y 3° de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras
normas en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos.
● ACUERDO 007 DE 2014, Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se
dictan otras disposiciones. Art 3°. Definiciones. a) Integridad de los expedientes. Los expedientes deberán ser
conformados respetando los principios archivísticos, con la totalidad de los documentos que lo integran. b) Reconstrucción
de expedientes. Proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se
encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.
● ACUERDO 002 DE 2014, "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"
ARTÍCULO 3: Definiciones. Con el fin de facilitar la aplicación de las normas contenidas en el presente Acuerdo, a
continuación, se definen algunos de los términos objeto de
reglamentación: Documento electrónico de archivo, expediente digital o digitalizado, expediente electrónico de archivo,
expediente híbrido, expediente virtual, foliado electrónico, índice electrónico, preservación a largo plazo entre otras.
CAPITULO III: Del expediente electrónico.
● ACUERDO 056 DE 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta “del capítulo V, "ACCESO
A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. ARTÍCULO PRIMERO. -
ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS: En concordancia con el artículo 74 de la Constitución Política "Todas las
personas tienen el derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. PARÁGRAFO:
ACCESO A LA INFORMACIÓN: Toda persona interesada en obtener la información que reposa en los archivos, deberá
identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento, para tener acceso a la misma.
● ACUERDO 50 DE 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento
general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Se hace
necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo. Situación de riesgo para el material documental, Planificación de preservación, medidas
preventivas, preparación de un plan de emergencia.
2.2.3. Descripción del Alcance.

2.2.3.1. Servicio de transporte un trayecto para el traslado de la bodega actual a las
del proveedor.
2.2.3.2. Servicio de transporte un trayecto para el traslado de la bodega actual a las del
proveedor de las cajas x-100. Debe incluir descuelgue de cajas de la bodega
21

actuales y cuelgue de las cajas en la bodega del CONTRATISTA, verificación
por caja y carpeta contra el inventario entregado por el MINISTERIO DE MINAS
Y ENERGÍA.
2.2.3.3. Servicio de transporte un trayecto para el traslado de la bodega actual a las del
proveedor de las de otras referencias x-200 y x-300. Debe incluir descuelgue
de cajas de la bodega actuales y cuelgue de las cajas en la bodega del
CONTRATISTA, verificación por caja y carpeta contra el inventario entregado
por el MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.
2.2.3.4. Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos por 24
meses.
2.2.3.5. Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos en
cajas x-100, cumpliendo con las condiciones mínimas establecidas en el
acuerdo 08 de 2014.
2.2.3.6. Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos en
cajas x-200, x-300, cumpliendo con las condiciones mínimas establecidas en
el acuerdo 08 de 2014.
2.2.3.7. Administración de los documentos objeto de almacenamiento y custodia para
la atención de consultas y préstamos en sitio de bodega del proveedor y
traslado de documentos desde la bodega del proveedor a las instalaciones de
ANH, por 24 meses.
2.2.3.8. Organización física y técnica de archivos hasta 1.422 metros lineales.
2.2.3.9. Prestar los servicios de Digitalización con OCR (8.532.847 imágenes y/o folios)
e indización por tipología documental, descripción de metadatos por
expediente y tipología documental. (Hasta 11.295.670 imágenes y/o folios).
2.2.3.10. Servicio de Carga y Control de Calidad de Documentos en el Módulo de archivo
SGDFH y cruce de la documentación técnica del archivo de fiscalización
(Historia del pozo, la hoja de vida del pozo, hoja de vida de la sísmica y su
interconectividad con el dato correspondiente a CAMPO, AREA, BLOQUE,
CONTRATO, COMPAÑÍA cuya finalidad es asociarlo a PPDM implantado en la
ANH) (A las 11.295.670 imágenes digitalizadas).
2.2.3.11. Organización de la Información en la Herramienta de Gestión Documental de
fiscalización y definición de Banderas de Calidad Cuantitativas y Cualitativas
(A las 11.295.670 imágenes digitalizadas).
22

2.2.3.12. Servicio de Implantación y parametrización del módulo de gestión documental
de fiscalización de hidrocarburos MGDFH integrado para consulta en la
plataforma del SGDEA de la ANH, bajo la modalidad Software como un Servicio
(SaaS). usuarios Ilimitados.
2.2.4. Qué incluye?.
Alcance Qué incluye?

Servicio de transporte un trayecto para el traslado de
1
la bodega actual a las del proveedor.
la bodega actual a las del proveedor de las cajas x-
100. Debe incluir descuelgue de cajas de la bodega Punteo, descuelgue y cuelgue de las cajas en la
1.1. actuales y cuelgue de las cajas en la bodega del bodega del contratista. Registro fotográfico de la
CONTRATISTA, verificación por caja y carpeta contra actividad.
el inventario entregado por el MINISTERIO DE MINAS
Y ENERGÍA.
la bodega actual a las del proveedor de las de otras
referencias x-200 y x-300. Debe incluir descuelgue de Punteo, descuelgue y cuelgue de las cajas en la
1.2. cajas de la bodega actuales y cuelgue de las cajas en bodega del contratista. Registro fotográfico de la
la bodega del CONTRATISTA, verificación por caja y actividad.
carpeta contra el inventario entregado por el
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.
Arrendamiento de bodega para almacenamiento y
3
custodia de archivos por 24 meses.
Ubicada en un parque empresarial, monitoreo
custodia de archivos en cajas x-100, cumpliendo con
3.1 las 24 horas, cumplir con los estándares del
las condiciones mínimas establecidas en el acuerdo
AGN.
08 de 2014.
Ubicada en un parque empresarial, monitoreo
custodia de archivos en cajas x-200, x-300,
3.2 las 24 horas, cumplir con los estándares de
cumpliendo con las condiciones mínimas establecidas
especificaciones técnicas del AGN.
en el acuerdo 08 de 2014.
23

A todo costo, personal para la administración,
atención de consulta y préstamo de documento.
Debe contar con camioneta y conductor para
Administración de los documentos objeto de
transporte de documentos para realizar de lunes
almacenamiento y custodia para la atención de
a viernes un recorrido por dia en caso de ser
consultas y préstamos en sitio de bodega del
4 necesario. Capacidad para transporte por
proveedor y traslado de documentos desde la bodega
trayecto de hasta 25 cajas x-200 y/o 50 cajas x-
del proveedor a las instalaciones de ANH, por 24
100. Debe incluir los equipos de cómputo y
meses.
papelería para las actividades de administración
(consulta y préstamo, envío de documentos a
través del sistema de información o físico).
A todo costo, personal para la organización
física y técnica. Debe garantizar las condiciones
de seguridad en el trabajo, lugar para la
realización de actividades, equipos de cómputo
para el levantamiento de inventarios, suministro
de cajas x-200 y carpetas de cuatro aletas,
Organización física y técnica de archivos hasta 1.422
5 rótulos para cajas y carpetas para el
metros lineales.
almacenamiento de los documentos que
resulten de la organización, materiales para la
realización de actividades como lápices,
tajalápices, borradores, resmas de papel para
impresión de inventarios documentales, entre
otros.
A todo costo, elementos durante la ejecución de

Prestar los servicios de Digitalización con OCR e las actividades en calidad de préstamo en
6 indización por tipología documental, descripción de equipos como: computadores, escáner.
metadatos por expediente y tipología documental. Personal necesario para realizar las actividades
de digitalización e indización.
24

Servicio de Carga y Control de Calidad de
Documentos en el módulo de gestión documental de
fiscalización de hidrocarburos MGDFH y cruce de la
las actividades en calidad de préstamo en
documentación técnica del archivo de fiscalización
equipos como: computadores. Personal
(Historia del pozo, la hoja de vida del pozo, hoja de
7 necesario para realizar las actividades de
vida de la sísmica y su interconectividad con el dato
correspondiente a CAMPO, ÁREA, BLOQUE,
Documentos módulo de gestión documental de
CONTRATO, COMPAÑÍA cuya finalidad es asociarlo
fiscalización de hidrocarburos MGDFH.
a PPDM implantado en la ANH) (A las 11.295.670
imágenes digitalizadas).

las actividades en calidad de préstamo en
Organización de la Información en módulo de gestión
equipos como: computadores. Personal
documental de fiscalización de hidrocarburos MGDFH
necesario para realizar las actividades de
8 y definición de Banderas de Calidad Cuantitativas y
Organización de la Información en módulo de
Cualitativas (A las 11.295.670 imágenes
gestión documental de fiscalización de
digitalizadas).
hidrocarburos MGDFH y definición de Banderas
de Calidad.
Servicio de Implantación y parametrización del

módulo de gestión documental de fiscalización de
hidrocarburos MGDFH integrado para consulta en la Usuarios Ilimitados por 24 meses a partir de la
9
plataforma del SGDEA de la ANH, bajo la modalidad fecha de inicio del contrato.
Software como un Servicio (SaaS). usuarios
Ilimitados.
2.2.5. Complementos.
2.2.5.1. Responsabilidades a cargo del Contratista:
✓ El recurso tecnológico proporcionado para la ejecución de las actividades contractuales es de propiedad del contratista y
deberá estar disponible por toda la ejecución del contrato.
✓ El contratista deberá garantizar las copias de respaldo para todo el repositorio de documentos y las imágenes
digitalizadas, en medios estraibles de respaldo periódicamente enviados (cada mes) a la ANH sede principal, con la
política de respaldo establecida por la ANH.
25

✓ El contratista, no será responsable de la no legibilidad de documentos digitalizados en condiciones diferentes a papel
bond, papel fotografía y papel químico en buen estado.
✓ El contratista deberá mantener el personal inicial .por el tiempo que el proyecto lo considere necesario o ampliarlo si el
proyecto así lo requiere.
✓ El contratista, debe contar para el desarrollo del contrato, mínimo con el siguiente recurso humano :
CARGO FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

Profesional en ingeniería, con Experiencia mínima de 10 años en
GERENCIA DE
postgrado en gestión documental, gestión documental.
PROYECTOS
gerencia de documentos o archivística.
COORDINADOR Experiencia general de mínimo 6 años
Profesional en ingeniería de sistemas o
GENERAL DEL en proyectos de tecnología, de
Administrador de empresas
PROYECTO (1). petróleo y gas preferiblemente
Cinco (5) años de experiencia
Profesional en: relacionada en coordinación de
COORDINADOR Ingeniería de sistemas, proyectos, en administración de
(3). Profesional en Geología, y proyectos de gestión documental
Profesional en Archivística. archivísticos preferiblemente en
entidades del sector Oil & gas.
Profesional en ingeniería o Geología, o Dos (2) años de experiencia
en Sistemas de Información, relacionada en proyectos de gestión
PROFESIONAL
Bibliotecólogo y/o Archivista y/o documental en entidades del sector Oil
ES (10).
Historiador especializado en & gas, preferiblemente
archivística.
Experiencia general de seis (6) meses
TÉCNICOS Profesionales o estudiantes de más de
en procesamiento de datos y
PROFESIONAL quinto semestre de ingeniería de
conocimiento del sector de Oil & gas,
ES (36). petróleos o geología preferiblemente.
preferiblemente preferiblemente
Experiencia relacionada de dos (2)
años certificados como técnico de
TÉCNICOS DE Técnicos en archivos o gestión archivo en actividades de supervisión
ARCHIVO (18). documental, o Técnicos en sistemas. o control de calidad de actividades de
organización y digitalización de
documentos.
AUXILIARES DE Experiencia relacionada de un (1) año
Bachiller Académico.
ARCHIVO (25) certificado como auxiliar en archivo .
26

DIGITADORES. Experiencia relacionada de seis (6)
Bachiller Académico. meses certificado como digitación.
Inventario. (20)
✓ Duración: El contratista debe realizar las actividades contractuales con un tiempo de duración de TRECE (13) meses
contados a partir de la firma del acta de inicio.
✓ Finalizado los 13 meses de ejecución del contrato, el contratista debe garantizar los servicios por 12 meses adicionales
corresospondientes a: Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos, Administración de los
documentos objeto de almacenamiento y custodia para la atención de consultas y préstamos en sitio de bodega del
proveedor y traslado de documentos desde la bodega del proveedor a las instalaciones de ANH y MÓDULO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH integrado para consulta en la plataforma DEL
GESTOR DOCUMENTAL actual de la ANH, bajo la modalidad Software como un Servicio, usuarios Ilimitados
✓ El contratista debe garantizar la entrega de los productos o servicios establecidos en el alcance, dentro del tiempo de
ejecución.
2.2.5.2. Responsabilidades a cargo de la ANH.
✓ Disponer del tiempo y los medios necesarios para la entrega de los documentos a intervenir, además de la revisión
oportuna de los trabajos entregados para el respectivo desembolso de la facturación realizada.
✓ Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de
cumplimiento expedida por el supervisor del contrato.
✓ Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución.
✓ Suministrar de manera oportuna el CONTRATISTA la información requerida por el adecuado cumplimiento de sus
obligaciones.
✓ Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.
✓ Revisar y aprobar los informes presentados en un término de tres (3) días hábiles para la revisión para proceder a la
facturación.
✓ Expedir las certificaciones a que haya lugar.
✓ Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley.
✓ Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.
2.2.6. Restricciones.
27

✓ Los productos a entregar solamente estarán considerados los establecidos en el objeto y descripción del alcance.
✓ Se establece que un (1) metro lineal equivale a cuatro (4) cajas de archivo X-200. Los documentos producto de la
depuración hacen parte de los metros lineales intervenidos en la organización física y técnica.
✓ El contratista, tiene total autonomía para la administración del talento humano y el desarrollo del proyecto, esto sujeto al
cronograma de ejecución del mismo, las sugerencias del Supervisor siempre que se ajusten y limiten al alcance del
contrato.
2.2.7. Estructura de Desglose del Trabajo.
A continuación, se especifica el alcance de la planeación del proyecto, a través de la definición de los productos finales y
actividades a realizar.
28

“Implementar la estrategia de conservación de información derivada de la función de fiscalización de las actividades
de explotación y exploración, bajo las buenas prácticas de la gestión documental electrónico de archivos, que permita
la búsqueda indexada de la data y la meta data de la misma, de manera jerárquica bajo la arquitectura de datos
PPDM, con la unificación de la información que permita el gobierno óptimo de los datos asociados al proceso de
fiscalización”.
2.2.8. Definición de
actividades.
2.2.8.1. Servicio de
Administración
Firma del
contrato y Transporte de Organización física y Digitalización, cargue, Administración de del proyecto.
transporte un trayecto
archivo.
Legalización. documentos. técnica. datos PPDM, calidad Y
Software.
para el traslado de la
bodega actual a las del
Firma del acta de Presentación del proveedor de las cajas x-
inicio. Recoger los Recibir los metros Recibir los archivos a Informe mensual de plan del
documentos de las lineales a intervenir. digitalizar. actividades. proyecto a la
interventoría.
100. Debe incluir
zonas.
descuelgue de cajas de
Digitalizar los Entrega de
la bodega actuales y
Punteo y ubicación
Apertura y conformación
de los expedientes.
documentos, OCR e productos
finales.
cuelgue de las cajas en
indización, control
en la bodega calidad y re archivar la bodega del
contratista.
CONTRATISTA,
Administració
Realizar las actividades Cargue software,
n de riesgos verificación por caja y
de organización física y organizar, calidad datos
y calidad.
Entrega Informe técnica. PPDM. carpeta contra el
Cajas transportadas.
inventario entregado por
el MINISTERIO DE
Seguimien
Entrega del Inventario Entrega de las to y MINAS Y ENERGÍA.
documental y archivo imágenes digitalizadas reportes.
organizado. y consulta en el
MGDFH.
Debe incluir descuelgue
Fin del
de cajas de la bodega proyecto.
actuales y cuelgue de las
cajas en la bodega del
CONTRATISTA, verificación por caja y carpeta contra el inventario entregado por el MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA
El contratista debe realizar el punteo de cajas y carpetas, e identificar el número de cajas que la entidad entrega a cuerpo
cierto, en el caso que no se cuenten con inventarios documentales, se realiza la descripción de cajas por zona, asunto y
marcación del correlativo de la zona.
29

2.2.8.2. Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos.
El servicio de arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia para la centralización de los archivos entregados
por el Ministerio de Minas correspondientes al proceso de fiscalización. Las cantidades y referencias de cajas se estiman
en:
12.267 cajas x-100

3,928 cajas x-200 y/o x-300, mas un crecimiento estimado a diciembre 31 de 2.019 de 1.000 metros lineales en
almacenamiento equivalente a 4.000 cajas x-200. Total: 7.928 cajas x-200.
El contratista debe cumplir con las siguientes características técnicas mínimas de la bodega para prestar el servicio de
custodia en cumplimiento del Acuerdo 008 de 2014.
a) Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

b) Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados y objetos bélicos o
terroristas.
c) Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio
y aquellas específicas establecidas por el Archivo General de la Nación.
d) La resistencia de las placas y pisos están acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar, avalado por un
informe técnico calificado; además, la estantería cumple con características de sismo resistencia aprobadas por normas
técnicas colombianas.
e) Los pisos muros y techos y puertas están construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste
mínimo a la abrasión.
f) En el área de almacenamiento, las pinturas utilizadas deben poseer propiedades ignífugas, y garantizar que han tenido un
tiempo de secado suficiente para evitar el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
g) Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos deben garantizar:
o La seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.
o La adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental (Documentos en
papel).
o La seguridad de los acervos documentales a través de mecanismos de control y aislamiento.
h) Contar con zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, separadas del área de almacenamiento.
i) Las áreas técnicas deben tener accesos controlados al área de depósito, entendiendo que la una está separada de la otra.
j) El área de almacenamiento debe contar con sistema de detección y extinción e incendio: incluyendo detectores de humo,
extintores multipropósito que no afectan los documentos o ponen en riesgo la salud del personal.
30

k) El área de almacenamiento debe contar con sistema que permite la extracción o evacuación del agua en caso de
inundación.
l) El área de almacenamiento de archivo debe cumplir con las condiciones ambientales, para ello se contará con termo
higrómetro que permite monitorear la fluctuación de la temperatura y humedad relativa con el fin mantener estabilidad entre
los mínimos y máximos recomendables para la conservación de documentos en papel, estos son:
o Temperatura entre los ˚C A 20˚C Que no exceda de los 2 ˚C por encima o por debajo del rango.
o Humedad: Entre 45 y 65 % que no exceda del 5% por encima o por debajo del rango.
m) Garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los depósitos, la estantería y de las unidades de
almacenamiento, utilizando productos que no afectan la integridad física de los documentos.
n) Debe contar con un plan de atención y prevención de desastres y se llevará un registro permanente de la aplicación de
todas las medidas preventivas y correctivas para minimizar cualquier riesgo, perdida o uso indebido de los archivos que se
custodian.
o) Debe garantizar la disponibilidad de áreas para la instalación de equipos y materiales que permiten la adecuada
intervención, así como el personal técnico para el apoyo de los procesos de almacenamiento.
2.2.8.3. Administración de los documentos objeto de almacenamiento y custodia.
El servicio de administración garantiza que las cajas recibidas en custodia, se realizarán los traslados o acomodaciones
de las cajas para la ubicación ordenada en la estantería.
• La solicitud se debe hacer por el módulo de “Solicitudes” para atender la consulta y préstamo a través del formato
respectivo. La solicitud se hace através de la plataforma SGDFH, y debe tener como mínimo los siguientes datos:
- Nombre del área u oficina.

- No. serie y Subserie (Si es el caso).
- Número de la Carpeta.
- Nombre de la Carpeta.
- Datos del Usuario.
• No se permite el acceso directo a los documentos a las personas no autorizadas, tampoco tomar unidades de
Conservación sin autorización y se prohíbe que las carpetas prestadas en nombre de una persona sean transferidas a
otros colaboradores sin informar al personal encargado del archivo.
• Para realizar el préstamo o consulta de la información, se verificará primero si la persona está autorizada por el
área dueña del proceso y si existe algún tipo de restricción, el préstamo debe ser autorizado por el Jefe de Área.
31

• El personal archivo verifica el expediente solicitado en el formato único de inventario documental del archivo o en
la base de datos, luego se dirige al sitio donde está ubicado el expediente.
• Si la carpeta no se ubica en el inventario o en la base de datos se notifica a través del módulo de archivo (Bodega
de almacenamiento y custodia).
• Se realiza el control y seguimiento del préstamo del expediente.
• Si el expediente se prestó en físico el usuario debe devolver la carpeta en el tiempo establecido para ello y en las
mismas condiciones en las que le fue entregada.
• Si la carpeta no fue devuelta dentro de los tiempos establecidos para ello, los responsables de los archivos deberán
solicitar su devolución a la persona o dependencia que lo haya retirado.
• Cuando el usuario devuelva la carpeta, esta se debe ubicar en la unidad de conservación correspondiente.
• Horario de atención de consulta y préstamo: Se garantiza la atención de consultas en días en un horario de 7:00AM
a 4:30 PM de lunes a viernes y para transporte de documentos se debe recibir la solicitud hasta las 4:00 pm.
El servicio debe incluir el transporte de documentos (Un recorrido diario ida y regreso en caso de ser necesario) para
préstamos desde la bodega del contratista a las instalaciones de la ANH. El vehículo debe tener capacidad de transporte
de por lo menos 50 cajas x-100 o 25 cajas x-200 o x-300.
2.2.8.4. Organización física y técnica.
Clasificación.
● Se clasifica el archivo de fiscalización, corresponde al histórico de documentos producidos por el Ministerio de Minas,
por lo tanto, la clasificación debe ser con base en los instrumentos archivísticos de TRD o TVD que el apliquen según
las fechas identificadas en los expedientes.
Ordenación.
● Una vez clasificados los expedientes se identifica el sistema de ordenación (onomástico, temático, numérico o
cronológico) de cada serie documental identificada como producto del proceso de fiscalización de hidrocarburos. Una
vez establecida la forma en que deberá ordenarse los expedientes, para conformar el expediente o unidad de
32

conservación único, a partir de la fecha más antigua se establecerá el orden cronológico, teniendo en cuenta que la
fecha más antigua será el primer documento que encontraremos al abrir el expediente o carpeta y la fecha más reciente
será el último documento de la carpeta o unidad de conservación. Los documentos anexos no serán tenidos en cuenta
para la ordenación cronológica ya que sobre ellos prevalece la fecha del documento que los remite o hace referencia.
Depuración.
● Una vez organizado cronológicamente el expediente se detectarán los documentos duplicados o copias que
corresponde a documentos exactamente iguales los cuales uno de ellos (prevalece el original dentro del expediente)
si es exactamente igual al original se retira para la eliminación por depuración.
● Se elabora el pre inventario de los documentos a depurar identificados, según Formato Único de Inventario
Documental de acuerdo a la ley General de Archivos y demás normatividad.
● Se presenta la propuesta de documentos a depurar al Comité de Archivo de la ANH.
Foliación física.
● Se numera utilizando lápiz de mina negra y escribiendo el número en el vértice superior derecho de cada folio,
anotando un número por folio. Si se encuentra una numeración anterior no debe corregirse a menos que se detecte
error. En tal caso se tacha la numeración anterior trazando una línea diagonal y se numera nuevamente.
● Los planos o documentos que por su tamaño deban doblarse, se folian una sola vez. Los impresos insertos en la
unidad documental tales como folletos, estudios, boletines o plegables se numeran en un solo folio y en orden
consecutivo, registrando en el campo de notas del inventario el número de folio del impreso, título, año y número total
de páginas que lo conforman.
Eliminación de materiales metálicos.

● Se elimina todo tipo de material metálico como ganchos de cosedora, ganchos legajadores, clips, etc.
Material afectado biológicamente.

● El material afectado biológicamente (por roedores, hongos o insectos) debe separarse e inventariarse.
Recuperación básica.
● Los documentos que se encuentren rasgados se le adhiere cinta mágica al respaldo para su mayor resistencia y los
que tengan las orillas desgastadas y quebradas se les perfilará (evitando quitar información que posiblemente se
33

encuentre en las orillas de la hoja) con el fin de evitar que la hoja se continúe desgastando y se rasgue por alguno de
sus lados.
Cambio de Unidades de Conservación.

● Se realiza el cambio de unidades de conservación las cuales se almacenarán en carpetas cuatro aletas de 320 gr y
cajas x-200.
Rotulado.
Las carpetas deberán marcarse con los siguientes datos:
FONDO (Nombre de la Entidad)

SECCIÓN (Unidad Administrativa)
SUBSECCIÓN (Oficina Productora)
SERIE (Código y Nombre de la Serie)
SUBSERIE (Código y Nombre de la Subserie)
NOMBRE DE LA CARPETA (Título de la carpeta)
FECHAS EXTREMAS (Fecha inicial – Fecha final)
No. DE FOLIOS
No. CAJA
Ubicación física de las unidades documentales.

Las unidades documentales se distribuirán secuencialmente en las bandejas de estantería de la entidad contratante de
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Levantamiento de Inventario Documental.
● Se diligenciará el Formato Único de Inventario Documental de acuerdo a la ley General de Archivos y demás
normatividad.
● El inventario debe ser capturado en el módulo SGDFH.
2.2.8.5. Prestar los servicios de Digitalización con OCR e indización por tipología
documental, descripción de metadatos por expediente y tipología documental.
34

Etapa 1: PREPARACIÓN Y ALISTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Retirar el material metálico (grapas, clips, gancho legajador, argollado) y no metálico (ganchos plásticos, velobind, pastas duras,
anillados) incluye desempaste de aquellos documentos que estén empastados y/o argollados.
Si se identifican documentos que requieran un proceso de reparación (Unir partes rotas), se debe contemplar esta acción, que
consiste en disponer los documentos para su digitalización utilizando material adecuado para no dañar el documento (uso de
cinta mágica) y perfilar los folios que tengan alguna rotura para así evitar que se acentúe el deterioro al momento de realzar el
escaneo.
Etapa 2: DIGITALIZACIÓN con OCR.

La digitalización debe contemplar, respetar y asegurar la integridad, completitud y el ordenamiento de los documentos. Si en el
proceso se evidencia que hay información mal organizada, se debe consultar con el gestor técnico del contrato para validar esta
situación (si se digitaliza en el estado en que se encuentran los documentos entregados o si se debe realizar la corrección).
El CONTRATISTA debe asegurar que el archivo PDF final sea copia fiel del documento físico.
Técnicas de digitalización:
● Escala de grises.
● Tamaño de acuerdo con la tipología documental.
● Resolución a 300 dpi.
● Procesamiento de OCR.
● Formato PDF/A.
● Tamaño del papel: media carta, carta, oficio y extra oficio.
● No incluye digitalización de planos.
Variables de recuperación de información (Indexación).

● Hasta CINCO (5) campos de recuperación de información por expediente o carpeta, los cuales serán definidos con la
supervisión del contrato y según la serie documental digitalizada.
Captura de metadatos (Digitación).

La captura de metadatos comprende la abstracción de información de cada unidad de información, la cual se debe realizar en
letra mayúscula sostenida sin tildes ni caracteres especiales.
El CONTRATISTA debe homologar los metadatos con el estándar para captura de metadatos para la ANH, es decir, comparar
cada uno de los metadatos existentes por tipo de información para establecer una equivalencia de contenido.
35

El formato de los metadatos se establecerá según la tipología documental identificada en las SERIES DOCUMENTALES
correspondientes a los documentos del proceso de fiscalización. Estos se parametrizan y se diligencian en el módulo del SGDFH,
el cual previamente ya tiene asociada las imágenes a la estructura de la SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, METADATOS
y DATOS, estos dos últimos bajo el concepto País, Cuenca, Bloque, Área, Campo, Pozo, Pozo Formación y el modelo PPDM
implementado en la ANH
Se debe asegurar la normalización de títulos para cada tipo de información así:
✓ Para Historias de pozo: colocar HISTORIA DE POZO y el NOMBRE DEL POZO.

✓ Para Reporte del Observador colocar REPORTE DE OBSERVADOR Y NOMBRE DEL PROGRAMA O DE LA LINEA
SISMICA.
✓ Para Informes Técnicos colocar INFORME TECNICO y el NOMBRE DEL CAMPO.
✓ Para Registros de Pozo colocar el nombre del REGISTRO y el NOMBRE EL POZO.
✓ Para Secciones Sísmicas colocar el nombre de la SECCION, NOMBRE DE LA LINEA y el NOMBRE DEL PROGRAMA
SISMICO.
✓ Para Mapas colocar MAPA, TEMA y el NOMBRE DEL MAPA. (Mapas que no supere el tamaño extraoficio)
Por expediente o carpeta se describirán las observaciones del estado físico en que se encuentran los documentos objeto de la
digitalización. Ejemplo: Documento mutilado, documento ilegible, documento manchado, documento rasgado, entre otros.
Control de calidad.
● Verificación de la visualización de las imágenes (la calidad de la imagen depende de estado natural del documento físico).
● Re Digitalización de documentos que no cumplen con el proceso de calidad.
● Corrección de datos en base de datos.
Entrega de los documentos

Se deben entregar los expedientes una vez digitalizados y efectuado el control de calidad, en forma secuencial como fueron
recibidos en la etapa de digitalización.
● Entrega de imágenes.
Las imágenes digitalizadas e indexadas se migrarán al servidor dispuesto por el contratista para el cargue en el nuevo módulo
de gestión documental de fiscalización de hidrocarburos SGDFH como servicio de hosting. EL CONTRATISTA deberá cumplir a
36

partir del segundo mes de ejecución del contrato con volúmenes de entregas mensuales de digitalización de 711.070 imágenes
y/o folios.
Lo anterior para que la Entidad revise las imágenes digitalizadas y emita las observaciones o aprobación del proceso.
Nombre de los archivos.

Se debe nombrar cada uno de los archivos de imágenes digitalizadas (documentos, registros, mapas) de acuerdo a la
nomenclatura ilustrada en la tabla definida para tal fin, teniendo en cuenta el referenciación de anexos, y así manejar un orden
que permita la identificación de cada tipo documental para la posterior captura de metadatos.
La identificación de los archivos digitales, debe permitir remitirse al documento físico en caso de requerir ajuste y/o revisión.
Tabla de Nomenclatura de los archivos

Historia de Pozo HPOZ – Nombre del pozo – según ordenamiento del dato
Reportes de Observador ROBS – Línea sísmica -
Informes Técnicos ITEC – Nombre del Informe
Registros de Pozo REGP – Nombre de pozo - fecha
Sección Sísmica (revisar) SISM – Nombre línea
Mapas MAP – Tema - Nombre del mapa
El CONTRATISTA puede sugerir otra opción para el nombramiento de los archivos, previa validación y aceptación de la ANH.
Etapa 3: ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA.
Se debe asegurar que el documento quede en las mismas condiciones iniciales teniendo en cuenta la completitud y coherencia
de la información. En el caso de documentos des argollados o desempastados, luego de su digitalización, deben ser ordenados
en carpetas para su devolución física.
Una vez los documentos sean ordenados (en carpetas para los documentos si aplica) se deben reubicar en las cajas donde
inicialmente estaban almacenados, validando que el inventario inicial se mantenga o dejando las novedades correspondientes.
Si se evidencia la necesidad de reemplazar cajas por su deterioro o si existe información que no esté en cajas, se debe disponer
de hasta 400 cajas x-300 para tal fin.
Etapa 4: CLASIFICACIÓN, INDIZACIÓN POR TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DE LA INFORMACIÓN DIGITAL.
37

Se procede con la clasificación digital de acuerdo a la tipología definida, y al tipo de documento digitalizado, preservado y
disponible para el proceso de indizado por tipología documental, de acuerdo a los parámetros y definiciones del SGDEA de la
entidad.
La bolsa tipológica se anexará en el momento de oficializar el proceso de contratación de este servicio. Se presenta una fracción
de la misma, como ejemplo de algunas de ellas:
NOMBRE
● INFORMES DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN.

● INFORMES DE RECURSOS Y RESERVAS.
● INFORMES DE PQRS.
● INFORMES DE OPERACIONES.
● INFORMES DE EVALUACIÓN (TÉCNICA, FINANCIERA Y JURÍDICA).
● INFORMES ANUALES (GEOLOGÍA, GEOFÍSICA Y DE INGENIERÍA).
● INFORME TÉCNICO ANUAL.
● INFORME TÉCNICO.
● INFORME SEMESTRAL.
● INFORME SEGUIMIENTO A COMPROMISOS.
● INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN ANTE COMITÉ.
● INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN.
● INFORME PREELIMINAR RENDICIÓN DE CUENTAS SECTORIAL.
● INFORME PREELIMINAR RENDICIÓN DE CUENTAS.
● INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES.
● INFORME MENSUAL.
● INFORME FINAL RENDICIÓN DE CUENTAS SECTORIAL.
● INFORME FINAL RENDICIÓN DE CUENTAS.
● INFORME FINAL DE EVALUACIÓN ANTE COMITÉ.
● INFORME FINAL DE EVALUACIÓN.
● INFORME FINAL.
● INFORME EJECUTIVO SEMESTRAL.
● INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA.
● INFORME DIARIO DE PERFORACIÓN (DIGITAL)
● INFORME DEFINITIVO (TÉCNICO, FINANCIERO Y JURIDICO).
● FORMULARIO 9 CR INFORME MENSUAL DE PRODUCCIÓN DE POZOS DE PETRÓLEO Y GAS.
38

● FORMULARIO 8 CR - INFORME SOBRE PRUEBAS DE PRESIÓN.
● FORMULARIO 7 CR PERMISO PARA TRABAJOS POSTERIORES A LA TERMINACIÓN (*).
● FORMULARIO 6 CR - INFORME DE TERMINACIÓN OFICIAL.
● FORMULARIO 5 CR - INFORME QUINCENAL.
● FORMULARIO 4 CR INTENCIÓN DE PERFORAR.
● FORMULARIO 30 INFORME MENSUAL SOBRE PRODUCCIÓN, PLANTAS Y CONSUMOS DE GAS NATURAL Y
PROCESADO.
● FORMULARIO 25 CR PRUEBAS DE POZO DE GAS.
● FORMULARIO 21 INFORME MENSUAL SOBRE MANTENIMIENTO DE PRESIÓN (INYECCIÓN DE GAS).
● FORMULARIO 20 INFORME MENSUAL SOBRE INYECCIÓN DE AGUA Y PRODUCCIÓN.
● FORMULARIO 17 INFORME MENSUAL SOBRE PRODUCCIÓN DE POZOS DE GAS.
● FORMULARIO 16 INFORME MENSUAL SOBRE ENSAYOS DE POTECIAL DE POZOS DE PETRÓLEO.
● FORMULARIO CR PERMISO PARA RECOBRO MEJORADO.
● ÓFORMULARIO A INFORME MENSUAL DE INYECCIÓN DE VAPOR Y PRODUCCIÓN ADICIONAL DE PETRÓLEO.
● FORMULARIO 12 CR PERMISO PARA INSTALACIONES DE BOMBEO NEUMÁTICO - GAS LIFT.
● FORMULARIO 11 CR INFORME DE TERMINACIÓN MÚLTIPLE.
● FORMULARIO 10 CR INFORME DE TRABAJOS POSTERIORES A LA TERMINACIÓN.
● FORMULARIO 10 A CR - INFORME DE TAPONAMIENTO Y ABANDONO.
Etapa 5: DESCRIPCIÓN DE METADATOS POR EXPEDIENTE Y TIPOLOGÍA DOCUMENTAL.
Para este proceso la ANH requiere que el CONTRATISTA realice la revisión y completamiento de la información descriptiva de
cada una de las tipologías asociadas a los documentos informes, reportes, mapas y demás detalle de la información física
recuperada, digitalizada, organizada y disponible para la carga en el gestor documental.
Como ejemplo de tipología de informes, a continuación se presenta los datos a capturar según la metadata.:
INFORMES DE E&P
Informes técnicos de campo, bloques, regionales, etc.
Metadatos Metadatos Tamaño Tipo Requerido Observación
Document Title Título del Documento 250 Char Si
E&P Report Type Tipo de Informe E&P 40 List Si
Date Fecha 8 Date Si
39

Operator Operador 40 List No
Contractor Contratista 40 Char No
Author Autor 40 Char No
Comments and
Comentarios y Palabras Clave 250 Char No
Keywords
Field Name Campo 40 List Si
Acreage Bloque 40 List Si
Basin Cuenca 40 List Si
Province Provincia 40 List Si
Country País 40 List Si
Team Dependencia 40 List Si
Number ID Código del Documento 40 Number No
Container Código del Contenedor 40 Char No
Activo -
Status Estado 40 List No
Inactivo
N° Caja, N°
Location Ubicación 40 Char No
Tubo
2.2.8.6. Servicio de Carga y Control de Calidad de Documentos en el Módulo de archivo

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE
HIDROCARBUROS - SGDFH y cruce de la documentación técnica del archivo
de fiscalización (Historia del pozo, la hoja de vida del pozo, hoja de vida de la
sísmica y su interconectividad con el dato correspondiente a CAMPO, AREA,
BLOQUE, CONTRATO, COMPAÑÍA cuya finalidad es asociarlo a PPDM
implantado en la ANH).
La cantidad de documentos digitalizados de acuerdo al alcance del contrato, se dispondrá para proceder a realizar la carga de
esta Información al Repositorio o Módulo de de Gestión Documental de Fiscalización de Hidrocarburos - SGDFH , con el fin de
conseguir tener la disponibilidad, centralización y relacionamiento y cruce con la información técnica del Archivo de Fiscalización
de la ANH.
Una vez se tenga la disponibilidad de la información, se hace en paralelo y con Control de Calidad, el cruce de esta información
digital, bases de datos, y demás fuentes de información de la ANH, con el fin de lograr la unificación de la información soporte de
40

cada uno de los datos, y lograr tener la completitud, y banderas de calidad cualitativas y cuantitativas de completitud, dependiendo
del tipo de información, compromisos y demás ítems de seguimientos contractuales de las compañías con la ANH.
Asuntos que serán objeto de digitalización hasta completar la cantidad estimada de imágenes y/o folios:
● CONTRATOS DE CONCESIÓN Y ASOCIACIÓN.

● FORMAS DE PRODUCCIÓN.
● INFORMES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN.
● INFORMES DE PROGRAMAS SÍSMICOS.
● INFORMES TÉCNICOS.
Definir reportes de Calidad Cualitativos y Cuantitativos, en completitud de tipologías, de acuerdo al manual de entrega de
información oficial de la ANH, el cual será anexo al momento del inicio del proceso de este servicio, y se referencia en el siguiente
Link:
http://www.anh.gov.co/Paginas/Manual-de-Entrega-de-Informacion-T%C3%A9cnica-de-Exploracion.aspx
2.2.8.7. Organización de la Información en la Herramienta de Gestión Documental

SGDFH y definición de Banderas de Calidad Cuantitativas y Cualitativas.
En el MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH, se aplicará el modelo de

datos requerido en el proceso de fiscalización y de acuerdo a los documentos digitalizadas, información que se debe integrar de
una manera efectiva con el bus de integración y la centralización de datos con el esquema PPDM que se ha implementado en la
ANH.
En la siguiente Figura, se especifica el mapa de Procesos y Flujo de Información Física y Digital orientada a servicios, que está
desarrollando la ANH y su integración posterior con el Modelo PPDM y MGDFH.
En la primera fase, correspondiente a la documentación histórica de las compañías operadoras que reposa actualmente en el
archivo central del Ministerio de Minas, se procede a realizar la identificación de la información MGDFH Estructurada y no
Estructurada.
Para el caso de la información No Estructurada, se procede a realizar el proceso de Extracción de Datos y Metadatos MÓDULO
DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH requeridos y acordes al tipo de
41

información, con base al Manual de Entrega de Información de la ANH, los cuales deben ser diligenciados y preservados en
nuevo MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS – MGDFH, bajo el concepto País,
Cuenca, Bloque, Área, Campo, Pozo, Pozo Formación y el modelo PPDM implementado en la ANH
2.2.8.8. Servicio de Implantación y parametrización del MÓDULO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS -
MGDFH integrado para consulta al SGDEA de la entidad.
2.2.8.8.1. Características técnicas no funcionales del Software.
Arquitectura: Arquitectura WEB (.NET, XML, GEL-XML) y de múltiples capas.
Cliente: El cliente web del SISTEMA permitir la visualización de datos y el procesamiento de los mismos a través de
web.
Navegadores: permite el acceso para consulta a usuarios autorizados, desde todos los navegadores conocidos en el
mercado, (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla, Chrome, etc.).
Integración con motores de base de datos: Debe permitir trabajar con motor de base de datos, SQL SERVER U
ORACLE.
Cobertura: La cobertura del SISTEMA de acuerdo al alcance del contrato, se establece el cubrimiento geográfico de
acceso (nivel nacional a través de conexión por IP publica, considerando las políticas de seguridad que debe adoptar
la entidad), licenciamiento de uso modalidad de arrendamiento anual (por dos años) a usuarios ilimitados en Colombia
y consulta a usuarios autorizados previamente registrados en el sistema por el administrador.
Plan de despliegue: en la ejecución del contrato se presentará un plan de implantación y despliegue en la ciudad de
Bogotá. Las actividades de implantación se realizarán por un periodo de máximo DOS (2) MESES a partir de la
implantación se programa la salida a producción del MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE
HIDROCARBUROS - MGDFH parametrizado para el cargue de imágenes digitalizadas del archivo de fiscalización
entregado por el Ministerio de Minas, catalogación y demás establecido en el alcance del contrato.
42

Idioma: las ayudas, herramientas, documentación y los sitios de soporte operan en idioma español, utilizando términos
ajustados al sector.
Código de barras: permite la lectura de códigos de barras.
Logs: permite realizar un registro de fallas del sistema (log de eventos), que incluya caídas del servicio total o parcial
con reporte de los mismos describiendo el tipo de falla, hora y origen. Así mismo permite reflejar las transacciones de
los usuarios.
Integridad de la información: debe proveer información integral, real, confiable y oportuna de los datos registrados
en el sistema.
Administración: El SISTEMA debe ser administrado y mantenido de manera centralizada. Deber tener facilidades de
administrador de los logs de la base de datos, en donde se registren los tipos de transacciones realizadas por un
usuario, fecha y hora, dependencia, tipo de usuario y transacción realizada, logs de auditoría, administración y
Operación del aplicativo y realizar la administración general del sistema.
Almacenamiento de imágenes El SISTEMA debe seleccionar el almacenamiento de la base de datos y de las imágenes
en el servidor o repositorio (file system).
Conectividad: Debe ser totalmente independiente de la topología de red utilizada, es decir, el sistema funciona en
múltiples esquemas de comunicación, tanto para equipos conectados remotamente, como para equipos conectados
por una red LAN o WAN, y todas las combinaciones.
Protocolos: La solución debe contar con los protocolos necesarios para integrarse con la arquitectura actual de la
ENTIDAD. Los protocolos mínimos de cumplimiento son:
o WSDL- WebServicesDescriptionLanguage: Permite proporcionar servicios web a través de internet.

o XML- Extensible MarkupLanguage: es una tecnología que permite expresar información de manera estructurada,
extracta y bien definida. Permite el intercambio de datos altamente estructurados entre aplicaciones.
o SOAP/HTTP- Simple Object Access Protocol/Hypertex Transfer Protocol: Es un protocolo de intercambio de
información estructurada, para implementación de servicios web en redes informáticas.
43

o HTTPS-Hypertex Transfer Protocol Security: Transferencia segura de datos (Utilizado para el envío de datos
personales o contraseñas).
o LDAP- LighweightDirectory Access Protocol: protocolo a nivel de aplicación que permite el acceso a un directorio
ordenado y distribuido para buscar diversa información en un entorno de red. Los protocolos mencionados
anteriormente garantizan las especificaciones de interoperabilidad y colaboración que establece la Estrategia de
Gobierno en Línea.
Componentes: El SISTEMA debe estar basado en una arquitectura por componentes para su implementación o
actualización por fases y permite la integración de futuros componentes.
Seguridad:
o El SISTEMA debe contar con cifrado para los passwords, incluso al ser transmitidos por la red o almacenados en el
aplicativo (servidor).
o El SISTEMA debe contar con inicio de sesión único y se autentica con una cuenta de dominio de Windows en el
Directorio Activo, para los usuarios internos.
o El SISTEMA debe garantizar la no modificación de los documentos digitalizados una vez estén guardados en el
repositorio designado para estos fines, de acuerdo al perfil del usuario.
o El SISTEMA debe contar con un mecanismo de aseguramiento de integridad de la información registrada en la base
de datos. Esta integridad es estructural, referencial y de restricción funcional.
o El SISTEMA debe permitir implantar encriptación de datos y administración de llaves encriptadas.
o El SISTEMA debe proteger los documentos a través de listas de control de acceso, etiquetas de seguridad y privilegios.
o El SISTEMA debe contar con un mecanismo para separar los usuarios de ambientes de pruebas, desarrollo,
capacitación y producción.
Integración:
● El SISTEMA debe permitir la integración con el servidor de correo electrónico de la ENTIDAD (Exchange)
● El SISTEMA debe permitir la integración con el Directorio Activo de la ENTIDAD.
● El sistema debe permitir el empleo de las herramientas de correo electrónico y portal web.
● Proporcionar un soporte para seguridad SSL.
● Garantiza las especificaciones de interoperabilidad y colaboración que impone la estrategia de GEL.
Integración con otros sistemas
44

● El SISTEMA debe permitir programar eventos para acceso a diferentes fuentes de datos, aplicando reglas de negocio
y procesando información para actualizar el modelo de gestión o de otros sistemas que exponen servicios.
● El SISTEMA debe permitir establecer conexiones a fuentes de datos externas a través de la ejecución de consultas
SQL, que pueden visualizarse desde el editor de Formas electrónicas y formularios XML. Con ella desde un formulario
XML debe tenerse acceso para consultar el contenido de una o varias tablas relacionadas e insertar y actualizar datos
sobre ese modelo relacional.
● El SISTEMA debe permitir establecer conexiones a fuentes de datos externas a través de cadenas de conexión ODBC,
OLEDB, JDBC a los sistemas de información de la ENTIDAD (bases de datos POSTGRES, ORACLE, SQL SERVER,
MYSQL) y a fuentes de datos externas con el estándar GEL-XML.
● El SISTEMA debe permitir establecer atributos a tablas de fuentes de datos externas para consultar e insertar
información a las tablas.
● El SISTEMA debe permitir establecer conexiones con otros sistemas en forma sincrónica y asincrónica para consultar
y tomar una decisión de cierre de etapas con base en el resultado obtenido.
● El SISTEMA utiliza llamado en forma Sincrónica o Asincrónica
2.2.8.8.2. Características (Hosting): Arrendamiento Servidor – Máquina virtual.
Asignación de direcciones IP del servidor:

● Asignada una vez se formalice el contrato y de acuerdo a solicitud de la entidad.
Certificado SSL seguro https:
● El contratista deberá proporcionar certificado seguro Essential SSL Certificate por los 2 años de duración del
arrendamiento de software como servicio.
El servicio de arrendamiento de software del MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE

HIDROCARBUROS - MGDFH, mediante modalidad SaaS, se debe proporcionar por el tiempo de dos años con
licenciamiento de usuarios ilimitados.
2.2.8.8.3. Características funcionales.
La ANH y el Ministerio de Minas, recibe una gran cantidad de información Estructurada y No Estructurada, que las generan las
compañías operadoras en sus procesos de Exploración, Producción y Desarrollo de los Bloques y contratos respectivos
asociadas al proceso de Fiscalización. Esta información estructurada y no estructurada, es entregada a la ANH, de acuerdo al
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Manual de Entrega de Información de la ANH y del EPIS, y debe ser preservada por la ANH como parte del aseguramiento de la
información.
En la primera fase, el MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH

especializado debe estar orientado al manejo de la información Histórica, producto de los archivos digitalizados e indizados con
su respectiva caracterización. Debe permitir la administración, catalogar y preservar la información asociada al proceso de
Fiscalización que está incluido en las actividades de Digitalización con OCR e indizado por tipología documental, descripción por
expediente y tipología documental, Carga al Repositorio SGDEA de la entidad., y cruce de la documentación técnica del archivo
de fiscalización, y por medio de la cual se podrá realizar el proceso de manejo documental MGDFH, de acuerdo a los
requerimientos necesarios en la ANH y con los estándares, procesos y buenas prácticas del sector petrolero.
Se requiere por parte de la empresa contratista desarrollar dentro de este proyecto dos frentes de trabajo especializado, y
engranados de acuerdo a las siguientes definiciones:
✓ Servicios de consultoría especializados para la parametrización, implementación e implantación del modelo MÓDULO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH en la solución de SGDEA de la entidad,
su configuración, implantación y su interacción con el Modelo PPDM existente de la ANH.
✓ La Parametrización del MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH,

está enfocado en el proceso del manejo de la información SGDFH Asociada al proceso de Fiscalización de acuerdo a los
tipos de información.
✓ Digitalización con OCR e indizado por tipología documental, descripción por expediente y tipología documental, Carga al
Repositorio SGDEA de la entidad., y cruce de la documentación técnica del archivo de fiscalización de la ANH y la
interconectividad con el modelo PPDM de la ANH.
✓ Capacitación oficial en el MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS –

MGDFH.
✓ Documentación Asociada a los entregables del proyecto donde se describirán procedimientos realizados, manuales,
definiciones generales asociadas al proyecto.
2.2.9. Presupuesto.
46

Descripción Alcance Unidad Meses Cantidad Valor Unitario Valor Total
Servicio de transporte un trayecto para el

1 traslado de la bodega actual a las del $ - $ -
proveedor.
traslado de la bodega actual a las del
proveedor de las cajas x-100. Debe incluir
descuelgue de cajas de la bodega
Caja x-
1.1. actuales y cuelgue de las cajas en la 12.267 $ - $ -
100
bodega del CONTRATISTA, verificación
por caja y carpeta contra el inventario
entregado por el MINISTERIO DE MINAS
Y ENERGÍA.
traslado de la bodega actual a las del
proveedor de las de otras referencias x-
200 y x-300. Debe incluir descuelgue de Caja x-
1.2. cajas de la bodega actuales y cuelgue de 200 o x- 7.928 $ - $ -
las cajas en la bodega del 300
CONTRATISTA, verificación por caja y
carpeta contra el inventario entregado por
el MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.
Arrendamiento de bodega para
2 almacenamiento y custodia de archivos $ - $ -
por 24 meses.
almacenamiento y custodia de archivos en
Caja x-
2.1 cajas x-100, cumpliendo con las 24 12.267 $ - $ -
100
condiciones mínimas establecidas en el
acuerdo 08 de 2014.
almacenamiento y custodia de archivos en Caja x-
2.2 cajas x-200, x-300, cumpliendo con las 200 o x- 24 7.928 $ - $ -
condiciones mínimas establecidas en el 300
acuerdo 08 de 2014.
47

Administración de los documentos objeto
de almacenamiento y custodia para la
atención de consultas y préstamos en sitio
3 de bodega del proveedor y traslado de Mes 24 $ - $ -
documentos desde la bodega del
proveedor a las instalaciones de ANH, por
24 meses.
Organización física y técnica de archivos Metro
4 1.422 $ - $ -
hasta 1.422 metros lineales lineal
Prestar los servicios de Digitalización con Imagen

5 8.532.847 $ - $ -
OCR y/o folio
Prestar los servicios de indización por

tipología documental, descripción de
Imagen
6 metadatos por expediente y tipología 11.295.670 $ - $ -
y/o mapa
documental. (Hasta 11.295.670 imágenes
y/o folios)

Documentos MÓDULO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE
HIDROCARBUROS - MGDFH y cruce de
la documentación técnica del archivo de
fiscalización (Historia del pozo, la hoja de
Imagen
7 vida del pozo, hoja de vida de la sísmica y 11.295.670 $ - $ -
y/o folio
su interconectividad con el dato
correspondiente a CAMPO, ÁREA,
BLOQUE, CONTRATO, COMPAÑÍA cuya
finalidad es asociarlo a PPDM implantado
en la ANH) (A las 11.295.670 imágenes
digitalizadas).
Organización de la Información en la
Herramienta de Gestión Documental
Imagen
8 MGDFH y definición de Banderas de 11.295.670 $ - $ -
y/o folio
Calidad Cuantitativas y Cualitativas (A las
11.295.670 imágenes digitalizadas).
Servicio de Implantación y
parametrización del MÓDULO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL DE
FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS
- MGDFH integrado para consulta en la
9 Mes 24 $ - $ -
plataforma DEL GESTOR DOCUMENTAL
actual de la ANH, bajo la modalidad
Software como un Servicio. usuarios
Ilimitados, incorporarando la migración de
los datos e imágenes que actualmente se
48

encuentran en ORFEO y el SGDEA
actual.
Sub Total $ -
IVA 19% $ -
Total $ -
2.2.10. Nivel de acuerdo de servicios ANS (Tiempos de Respuesta):
El oferente deberá cumplir los siguientes niveles de acuerdo de servicios:

ALTO MEDIO BAJO NULO
MATRIZ PRIORIDADES
IMPACTO IMPACTO IMPACTO IMPACTO
ALTA URGENCIA Prioridad 1 Prioridad 2
MEDIA URGENCIA Prioridad 2 Prioridad 2 Prioridad 3 Prioridad 4
BAJA URGENCIA Prioridad 3 Prioridad 3 Prioridad 4 Prioridad 4
NULA URGENCIA Prioridad 4 Prioridad 5
PRIORIDAD TIEMPO DE RESPUESTA INICIAL

1 2 HORAS
2 6 HORAS
3 2 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES
4 4 DÍA HÁBILES SIGUIENTES
5 5 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES
2.3. Localización.
La centralización de los archivos a la ciudad de Bogotá, permite la recuperación de los documentos, su unificación y depuración
que se puedan identificar como duplicidad, debido a que los documentos al estar dispersos en diferentes ubicaciones del país
pueden presentar este tipo de novedad o puede estar representando en documentos faltantes de los expedientes que actualmente
49

se encuentran organizados en el archivo central del Ministerio de Minas y que está sujeto a verificación, integración al final de
cada expediente, para evitar la alteración de lo que ya se encuentra organizado y proceder posteriormente a su digitalización y
aprovechamiento de la información a través de la captura de los datos relevantes y que se definan en el MÓDULO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH, bajo una estructura fundamentada en la aplicación de
buenas prácticas de la industria, como es el modelo de datos - PPDM.
Por lo tanto, es necesario que los documentos sean recopilados y centralizados en Bogotá, debido a que es donde se encuentran
ubicados la mayor parte del volumen (archivo central del Ministerio de Minas), documentación que será entregada por la entidad
para centralizar en una bodega exclusiva para el almacenamiento de los documentos y con el espacio suficiente para ubicar al
personal que realizará las actividades establecidas en el alcance técnico.
Como fuentes de Información Documental para integrar y tener en cuenta en el contexto de este proyecto se tienen los siguientes
datos aproximados, los cuales fueron reportados por cada una de las zonas, archivo central del Ministerio de Minas y Gestión
documental de la ANH:
Cuadro resumen
Indización
Cantidad (Cantidad de Imágenes);
Digitalizar
de metros Servicio de Carga y Control
Transporte Almacenamiento (Cantidad
lineales a de calidad
(Cantidad de Cajas) (Cantidad de Cajas) de
Ubicación organizar (Cantidad de Imágenes),
Imágenes)
(ML) Organización electrónica
(Cantidad de Imágenes)
x- x-
x-100 x-200 x-100 x-200
300 300
Zonas 1323,8 2 176 1323,8 2 176 1.237.533
206 1.237.533
Archivo ANH N/A N/A N/A N/A 2.598.540
3.459 291 3.459 291
Archivo Central
N/A N/A 10943 N/A N/A 7.295.313
Min Minas 10.943 1.216 7.295.313
EPIS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 164.283
Crecimiento
archivo ANH a 4.000 4.000
Dic 2019.
TOTAL 12.267 7.461 467 12.267 7.461 467 1.422 8.532.847 11.295.670
50

Datos reportado por las zonas
CANTIDAD
CAJAS CAJAS CAJAS
No. ZONA RESPONSABLE OBSERVACIONES
X-100 X-200 X-300
2 - GUAJIRA/Sandra
1 No registra información
Montoya
51

2 3 - COSTA NORTE No registra inforamción
EDNA ROCIO
Diferentes documento de exploración y producción. Desde 1985 a
3 4 - ARAUCA GUTIERREZ 250
2015
CORONADO
5 - BARRANCA- MARTHA Desde año 2006, 148X59X110 aproximadamente. Temas varios

4 65
CANTAGALLO CADENA en Papel y medio magnetico. Estado bueno. Sin digitalizar.
5 6 - PROVINCIA No registra inforamción

JHOAN
SEBASTIAN
Informacion relacionada adjunta, menos 18 cajas ubicadas en las
JIMENEZ/
6 7 - CASANARE 250 1 oficinas. Temas varios, de difenrente indoles concernientes a
ESTEFANIA
exploración y explotación de hidrocarburos.
CADENA/ ELVIS
DIAZ
La zona 8 Cusiana, Cupiagua & Piedemonte, sólo tiene archivo del

minminas en las oficinas del CPF Cusiana, la información recibida
8 - CUSIANA - y tramitada a partir de la delegación de la función de Fiscalización
CUPIAGUA- Luis Gabriel a la ANH, reposa en el archivo de la ANH. La revisión del archivo
7 658
PIEDEMONTE Sánchez del Ministerio de Minas y Energía ubicado en las oficinas del CPF
CASANARE Cusiana se realizó el 29 de Julio de 2015 por la Ing. Kelly Johanna
Gonzalez Arias, conforme a la Comunicación Interna
20155110114803 de Octubre 19 de 2015
KELLY JOHANA
9 - META_ CAMPO No se cuenta con la relación de la información almacenada y el
8 GONZALEZ 1 11
RUBIALES contenido de la misma
ARIAS
CAMPO VELASQUEZ SE TIENE 4 ESTANTES EN EL ARCHIVO

IVAN DARIO DE CAMPO VELASQUEZ ASIGNADOS AL MINMINAS CUYAS
10 - CAMPO
9 GOMEZ 48 DIMENSIONES SON 0.94 X 2.26 X 0.41 mts Y CADA ESTANTE
VELAZQUEZ
SALAZAR TIEN 5 COMPARTIMIENTOS
SE TIENE 48 CAJAS GRANDES
52

CAMPO TECA SE TIENE 4 ESTANTES EN EL ARCHIVO DE
TECA ASIGNADOS AL MINMINAS CUYAS DDIMENSIONES
IVAN DARIO
SON 1.10 X 2.10 X 0.38 mts Y CADA ESTANTE TIENE 6
10 10 - CAMPOS TECA GOMEZ 16 52
COMPARTIMENTOS
SALAZAR
SE TIENE 52 CAJAS GRANDES PARA ARCHIVO Y 16 CAJAS
PEQUEÑAS.----
En el mes de noviembre de 2014, la ANH a traves de un Contrato

(Tercero), realizo el embalaje, manipulo y transporto hacia bogotá
11 11 - HUILA Marcela Lagos
la documentación de la zona; la persona encargada de este
proceso fue Sandra Ximena Tinjaca
En el mes de noviembre de 2014, la ANH a traves de un Contrato

Marcela Peña (Tercero), realizo el embalaje, manipulo y transporto hacia bogotá
12 12 - Tolima
Ramirez la documentación de la zona; la persona encargada de este
proceso fue Sandra Ximena Tinjaca
El archivo aùn se encuentra en Zona , en la instalaciones de

Hugo Jamir
13 13 - PUTUMAYO 150 Ecopetrol S.A. En Orito - Putumayo. A ´PARTIR DE 2007 AL 2014,
Vaquiro Ch.
DIFENRENTES DOCUMENTO.
13 -TIBU/MANUEL
14 No registra información
ALDAN
TOTAL CAJAS 1323,8 2 176
Convertir a metros lineales - ML por organizar 147,1 0,5 58,7 206,3
Imágenes a digitalizar 1.237.533
Un (1) metro lineal es

igual a:
3 cajas x-300
4 cajas x-200
9 cajas x-100
6.000 Imágenes y/o folios
53

Detallado Archivo ANH
CANTIDAD
CAJAS CAJAS CAJAS
No. UBICACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES
X-100 X-200 X-300
La ANH tiene en custodia, radicada y
1 Archivo ANH. Bogota Edilson Arenas 3436 291 digitalizada. Vigencias: 2013 al 2017. 528,66 ML
Corresponden a registros eléctricos.
2 Archivo ANH. Bogota Edilson Arenas 23 El archivo de gestion
TOTAL CAJAS 0 3459 291
Convertir a metros lineales – ML. Ya
0,0 864,75 97,0 961,8
Organizado
Estimado en imágenes a indizar, Control de
2.598.540
Calidad y organización electrónica.
Las imágenes estimadas, se debe tener en cuenta que registros electricos no se
Digitalizan.
Se estima un crecimiento de 1.000 metros o su equivalente a 4.000 cajas x-200 para transporte y almacenamiento a diciembre de 2.019 por solicitud del área de gestión
documental.
Resumen Cantidades Archivo Ministerio de Minas
REPOSITORIO 4 METROS NIVEL 1 321,6511111

METROS NIVEL 2 506,49
METROS NIVEL 3 311,84
SUB TOTAL METROS LINEALES:
1.140,0
REPOSITORIO 2 SUB TOTAL METROS LINEALES: 75,9
683 x100 repositorio
4
TOTAL METROS LINEALES ARCHIVO CENTRAL MINISTERIO
DE MINAS - FISCALIZACION 1.215,9
Equivalente total en cajas x-100 10.943
Equivalente en imágenes 7.295.313
54

Resumen Cantidades ubicadas en el EPIS
1. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 003 DE 2010 ANH-ECOPETROL, firmado el 28 de enero de

2010 y finalizado el 31 diciembre de 2012
2. CONVENIO MARCO 058 DE 2013 ANH-ECOPETROL, firmado el 15 de marzo de 2013 y finalizado

el 15 marzo de 2017 el cual ampara los siguientes convenios específicos:
-CONVENIO ESPECÍFICO No. 1 al convenio Marco 058 de 2013 (247 de 2014), firmado el 22
de octubre de 2014 y finalizado el 22 diciembre de 2015
-CONVENIO ESPECÍFICO No. 2 al convenio Marco 058 de 2013 (281 de 2014), firmado el 19
de diciembre de 2014 y finalizado el 19 diciembre de 2015
La siguiente es una relación de la información entregada tanto en formato análogo como digital, la
cual reposa en su totalidad en el Servicio Geológico Colombiano (EPIS).
INFORMACIÓN FÍSICA INFORMACIÓN DIGITAL

CONVENIOS
DISTRITOS CANTIDAD
ANH CANTIDAD DE REGISTROS /
DOCUMENTOS TIPO REGISTRO
CAJAS X300 ARCHIVOS
CODIFICADOS
BOGOTÁ 483 21800 387 Anexos
APIAY 103 3653 470 Informes técnicos
Reportes de
CASTILLA 9 55 16
observador
Documentos Historias
3203
de Pozo
34 Imágenes de Sísmica
Imágenes Registro de
003 DE 2010 1289
Pozo
37 Imágenes VSP
6 Imágenes Checkshot
775 Mapas
1090 Anexos
1087 Informes técnicos
Reportes de
2
observador
55

Documentos Historias
235
de Pozo
1603 Imágenes de Sísmica
Imágenes Registro de
3642
Pozo
17 Imágenes VSP
96 Imágenes Checkshot
2831 Mapas
SUBTOTAL 595 25508 16820
TIBU 142 7574 23403 Documentos de pozo
EL CENTRO 36 2649 661 Mapas
Imágenes registros de
CASABE 180 7965 11491
058 DE 2013 pozo
TIBU (segunda
16
entrega)
CICUCO
SUBTOTAL 374 18188 35555
Informes
LA CIRA
227 8782 71497 Técnicos/Historias de
INFANTAS
Pozo
Informes
247 DE 2014 PALAGUA 55 1607 457 Técnicos/Informes
Técnicos
COCORNA 30 659 7043 Mapas
PROVINCIA 38 1739 10569 Registros
DINA 210 785 Anexos
SUBTOTAL 560 12787 90351
Informes
ICP 7 15329 Técnicos/Historias de
Pozo
Informes
281 DE 2014 ORITO 150 338 Técnicos/Informes
Técnicos
2552 Mapas
3000 Registros
338 Anexos
SUBTOTAL 157 21557
Estimado en imágenes
a indizar, Control de
TOTAL 1.686 56.483 164.283
Calidad y organización
electrónica.
56

2.4. Cadena de valor.
CADENA DE VALOR (año 2017) (año 2018)

INDICADOR UNIDAD
OBJETICOS
PRODUCTOS DE DE ACTIVIDADES INSUMOS Costos periodo 0 Costos periodo 1
ESPECÍFICOS
PRODUCTO MEDIDA
Transporte $ 39.436.000
Recopilar los Mano de obra

$ 13.600.000
archivos calificada
Mano de obra
$ 17.800.000
no calificada
Mano de obra
$ 37.692.308 $ 660.638.000
calificada
Clasificar,
ordenar, Mano de obra
$ 126.000.000 $ 1.512.000.000
depurar, no calificada
Controlar el inventariar los Materiales
Archivo archivos $ 42.400.000 $ 50.400.000
volumen de los Documentos Metros
histórico Arriendo
archivos de inventariados líneales $ 14.993.608 $ 344.852.984
inventariado Edificaciones
fiscalización
Mano de obra
$ 12.730.340 $ 83.497.820
calificada
Mano de obra
$ 4.200.000 $ 96.600.000
no calificada
Administración
de archivos Materiales $ 1.300.000 $ 29.900.000
Transporte
para consulta y $ 3.600.000 $ 82.800.000
prestamo
Digitalizar los Mano de obra

$ 255.489.846 $ 1.299.478.154
archivos calificada
57

Mano de obra
$ 121.600.000 $ 1.459.200.000
no calificada
Equipos
(escaneres y $ 25.600.000 $ 307.200.000
computadores
Profesionales
$ 309.620.226 $ 2.872.562.710
especializados
Organización
de la Técnicos $ 64.000.000 $ 768.000.000
informacion
Computadores $ 6.240.000 $ 74.880.000
Profesionales
$ 625.240.672 $ 2.322.488.066
especializados
Calidad de
datos
Técnicos $ 420.000.000 $ 5.040.000.000
(Estructura
PPDM)
Computadores $ 11.700.000 $ 140.400.000
58

Software $ 19.354.000 $ 302.542.000
Software
Hosting $ 6.200.000 $ 142.600.000
Realizar la
Mano de obra
supervisión del $ 15.390.000 $ 184.680.000
calificada
proyecto
Realizar el
Mano de obra
diagnóstico del $ 92.162.284 $ -
calificada
archivo
Cumplir la
Documentos
función Documentos Determinar
de Mano de obra
administrativa o de lineamientos $ 25.330.982 $ -
lineamientos Número calificada
de las normas lineamientos de archivo
técnicos
de archivo y técnicos
realizados
conservación
Equipos $ 1.050.000
Redactar Materiales $ 1.800.000
documento
Mano de obra
$ 56.000.000
calificada
Publicar Mano de obra
$ 9.750.000
documento calificada
TOTALES $ 2.380.280.266 $ 17.774.719.734
TOTAL $ 20.155.000.000
59

2.5. Riesgos.
FACTOR
PLAN DE MEJORA
No. RESPONSABLE PROCESO /FUENTE DE CAUSAS CONSECUENCIAS RIESGO
ASOCIADO
RIESGO
Organizaci Metros Falta de No tener la cantidad Levantamiento del
Entidad/Gestió ón técnica lineales terminación de los de metros diagnostico para
1 Desconocimiento.
n Documental. de los totales sin metros lineales estipulados en el identificar los metros
archivos. identificar. totales. proceso. lineales reales..
Desastres
La entidad no
naturales o acción La información que
tiene acceso a la
Entidad/Gestió Perdida de humana, hurto, se pierde sea Implementar políticas y
2 General información en el
n Documental información ataque bélico, utilizada para otros medios de seguridad .
momento que se
falsificación, fines de forma ilegal
requiere
traspapeleo .
Alteración de la
Conservación información, Obsolescencia de Perdida de Programación de
y continuos los equipos, información auditorias para verificar
Migración,
preservación cambios de soportes y esencial para la que la información este:
Entidad/Gestió Digitalizaci
3 de los tecnología y no programas continuidad de las disponible para la
n Documental ón e
documentos contar con un informáticos para actividades y consulta, que sea fiel
indexación
electrónicos y plan de migración la lectura de la funciones de la reflejo del documento
digitales . de la información información. entidad. original.
a otros medios .
Retrazos en los
Entidad/Gestió Organizaci La información se Perdida o extravio
Centralizació tiempos implementar un plan de
n ón técnica encuentre en el traslado de la
4 n de la establecidos en el traslado o transferencia
Documental/Co de los dispersa a nivel información si esta
información cronograma de de la documentación.
ntratista archivos nacional la hace la entidad.
entregas.
Sitios de
Documentación
almacenamiento Perdida de la
Organizaci Estado de la con riesgo
que no cumplen información por
Entidad/Gestió ón técnica documentaci biologico y Plan de fumigación de los
5 los estandares ataque biologico
n Documental de los ón a agentes que archivos entregados.
requeridos para la (hongos, acaros
archivos organizar deterioran el
conservación de etc.)
documento.
los documentos.
No permita el
SGDEA el carge La información
de información procesada Realizar pruebas de
Digitalizaci Carga de No tener la
Entidad/sistem por algún tipo de (digitalizada e cargue de información
6 ón e información información
as cierre en la indexada) no se que permitan migrar lo
Indexación al SGDEA. disponible
conectividad de pueda migrar al procesado.
este sistema de SGDEA.
información.
Digitalizaci visualización de los
Digitalización mapas en estado mala Realizar primeros auxilios
7 Contratista ón e mapas de forma
de mapas de deterioro preservación en a los planos.
Indexación identica al original
60

el sitio de
almacenamiento
No tener la
Documentaci
Falta de información
Entidad/Gestió Administrac ón interna del No tener los
completitud en los completa cuando Identificar los expedientes
n ión de la expediente, expedientes
8 procesos de se realice un y dar aviso a la entidad de
Documental/Co documenta objeto de completos al
ordenación y prestamo o se los documentos faltantes.
ntratista ción consulta para interior.
demas. consulte la
préstamo
información.
No entregar
la
información
Por horarios
según el Alteración del Establecer
Traslado de autorizados de atrazo en el
Entidad/Gestió cronograma cronograma en comunicaciones con los
9 la entregas, cronograma
n Documental de tiempos de responsables y
información incapacidades del general.
recolección entrega. seguimientos.
personal.
de la
información
fisica
No establecer
el margen de incumplimientos en
error con un las entregas
Devoluciones
Entidad/Gestió plan de retrazos en las mensuales y por
Cargue y constantes y
n calidad para entregas y por ende en cambios Determinar los % de
10 control de reiterativas de las
Documental/Co determinar ende las en la facturación aceptación.
calidad. imágenes y los
ntratista los aprobaciones. que permita la
metadatos.
porcentajes liquidez del
de error y proceso.
aceptación
Problemas en el
Cargue y software y Detención de los No tener la Realizar pruebas para
Entidad/Sistem Cargue de
11 control de hardware a la procesos de información detectar posibles errores y
as información.
calidad. hora de realizar migración disponible. poder corregirlos.
este proceso
Implementa El SGDEA no
No tener la Verificar las condiciones
ción de la permita integral el
Entidad/sistem Compatibilida información técnicas del SGDEA que
12 plataforma módulo de
as d disponible para la permita la integración con
del gestion
consulta desarrollos adicionales.
SGDEA. documental.
61

Adquisición de
Deficiencias
un bien o servicio
en la
que no cumple
Entidad/Gestió evaluación de Detrimiento Definir muy bién los
Evaluacion con los
n las Necesidades mal patrimonial al requerimientos y
13 de verdaderos
Documental/Co alternativas evaluadas adquirir un bien o especificaciones de los
Proyectos requerimientos y
ntratista que dan servicio innecesario productos.
especificaciones
solución al
para cumplir el
problema
objetivo.
Inaplicabilidad
Desconocimi ddel bien o
Proporcionar
Entidad/Gestió Evaluacion ento o servicio prestado, Sanciones
Capacitacion y normatividad y solicitar
n juridica y inaplicabilida dado que no esta disciplinarias a la
14 conocimiento de seguimiento y
Documental/Co administrati d de la acorde con los entidad y a
la norma cumplimiento de dicha
ntratista va normatividad lineamientos servidores público
normatividad.
vigente gubernamentales
.
La evaluación del perfil de

las personas que
Personal
Resultados ejecutarán las actividades
idóneo
Entidad/Gestió Proceso de Falta de erroneos no para lograra el
con experien Retrazos en la
n selección y aplicación del acordes con el objetivos es un criterio de
15 cia y ejecución del
Documental/Co contratació plan de seleccion objetivo del evaluación necesario, se
conocimiento contrato
ntratista n y contratación proyecto, deben realizar revisiones
del objeto del
incumplimientos. a las hojas de vida y de
contrato
certificaciones de
experiencia del personal.
Verificar las
Dificultad o
características técnicas
Imposibilidad de
del hardware y software
obtener los datos Perdida de tiempo
Insuficiencia destinado por los recursos
Producto no requeridos en las en la ejecución del
Entidad/Contrat Evaluacion de que realizarn las
16 acorde con la condiciones proyecto, lo que
ista Tecnica herramientas actividades y realizar o
necesidad técnicas mínimas deriba en perdida
tecnologicias exigir los ajustes y
necesarias para economica
cambios necesarios que
lograra el
faciliten la obtención de la
objetivo.
información.
62

Errores Realizar comites de
Afectación en el
cometidos en segurimiento para la
Diseño y Analisis de desarrollo normal Perdida de objetivo
Entidad/Gestió la Revisión de la ejecución
17 delimitación necesidades mal de las actividades prinipal del
n Documental elaboración del contrato conforme a
de proyecto ejecutado y entregables no proyecto
del alcance los entregables y plazos
deseados
del Proyecto acordados
Tener disponible un
Falta de
cronograma en donde se
gestion y
identifiquen plenamente
Entidad/Gestió presentación falta de
Gerencia Retrazos en la las etapas estándar de un
n tardia de cronograma de Incumplimieto del
18 de ejecución del proyecto (Inicio,
Documental/Co informes y actividades y contrato
Proyecto Proyecto Planeación, ejecución,
ntratista entragas de seguimiento
Seguimiento y cierre), así
la etapas del
como hitos identificados
proyecto.
en cada etapa.
Falta de definición
en la información
Información
correspondiente
errónea, Lineamientos básicos
al proyecto, que
desactualizad para establecer las
puede generar
a o ausencia condiciones del bien o
Organizaci incumplimientos
de Falta de Incumplimiento en servicio a adquirir,
Entidad/Gestió ón técnica en las
19 información administración los tiempos Definición de un
n Documental de los actividades, u
necesaria documental contractuales cronograma de trabajo,
archivos obtención de
para Audiencia de aclaración
productos o
adelantar las de riesgos y términos de
servicios
etapas del referencia
diferentes a los
proyecto
requeridos en el
objetivo.
2.6. Ingresos y beneficios.
- Ahorro en tiempo de personal dedicado a la búsqueda de documentos.

- Ahorro en tiempo para el envío de los documentos.
- Ahorro en el transporte de documentos físicos, debido a que se encuentran sistematizados y disponibles para su consulta.
- Ahorro en arrendamientos en cada zona de ubicación de los archivos, debido a que se centralizan en un solo lugar donde
serán procesados para su organización, digitalización, cargue en el MGDFH y organización de la información y calidad de los
datos bajo la estructura PPDM..
63

III. EVALUACIÓN.
3.1. Ver Flujo de Caja.
Ver Resolución ANH No. 454 del 17 de agosto de 2017, “Por la cual se modifica la resolución 350 del 23 de junio de 2017 “se
incorpora al presupuesto de la ANH el valor de los recursos asignados del sistema general de regalías para Fiscalización y
se hace una desagregación de saldos.
SUBC OBJG ORD CONCEPTO VALOR EN PESOS

Otros Gastos por Adquisición de
2 2 18 $20.396.083.272
Servicios
3.2. Indicadores y Decisión.
3.2.1. Costos por Capacidad
Producto Actividades TOTAL

Recopilar los archivos $ 70.836.000
Clasificar, ordenar, depurar,
$ 2.788.976.900
inventariar los archivos
Administración de archivos $ 314.628.160
Digitalizar los archivos $ 3.468.568.000

Archivo histórico inventariado, en
metros lineales Organización de la
$ 4.095.302.936
informacion
Calidad de datos (Estructura
$ 8.559.828.738
PPDM)
Software $ 470.696.000
Realizar la supervisión del
$ 200.070.000
proyecto
Realizar el diagnóstico del
$ 92.162.284
archivo
Determinar lineamientos de
Documentos de lineamientos técnicos, $ 25.330.982
archivo
en numero
Redactar documento $ 58.850.000
Publicar documento $ 9.750.000
TOTAL $ 20.155.000.000
64

65

IV. PROGRAMACIÓN.
4.1. Indicadores de producto.
PRODUCTO INDICADOR
Cantidad de cajas transportadas / cantidad de cajas por transportar (12,267cajas x-100).
Cajas transportadas.
Cantidad de cajas transportadas / cantidad de cajas por transportar (7,928 cajas x-200 o x-300).
Cantidad de cajas custodiadas / cantidad de cajas por custodiar (12,267 cajas x-100).
Cajas en custodia.
Cantidad de cajas custodiadas / cantidad de cajas por custodiar (7,928 cajas x-200 o x-300).
Metros lineales organizados. Cantidad de metros lineales organizados / Cantidad de metros lineales por organizar (1.422 ml).
Cantidad de imágenes digitalizadas (8.532.847 imágenes)
Imágenes digitalizadas y procesadas en
Cantidad de Imágenes indizadas, procesadas en base de datos PPDM y calidad / Cantidad de imágenes
base de datos PPDM y calidad.
por digitalizar y procesar en base de datos PPDM y calidad (11.295.670 imágenes).
Software de gestión documental de
fiscalización de hidrocarburos Software MGDFH implantado: 1
implantado.
4.2. Indicadores de gestión.

● Seguimiento mensual al cumplimiento del cronograma de actividades.
● Ejecución mensual del presupuesto.
4.3. Fuentes de Financión.
Fuentes de Financiación MES 1 SUB TOTAL
PERIODO 0 $ 8.062.000.000 $ 8.062.000.000
Fuentes de
MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12 MES 13 SUB TOTAL
Financiación
PERIODO 1 $ 1.007.750.000 $ 1.007.750.000 $1.007.750.000 $1.007.750.000 $ 1.007.750.000 $1.007.750.000 $ 1.007.750.000 1.007.750.000 $ 1.007.750.000 $ 1.007.750.000 $1.007.750.000 $1.007.750.000 12.093.000.000
TOTAL $ 20.155.000.000
66

Nota: Se calcula el 40% como primer pago a la formalización del contrato, planes de trabajo y cronograma, con el fin de realizar
las actividades que corresponden a la adecuación de la infraestructura y logísticia necesaria para el transporte, centralización,
ubicación y ejecución de las actividades en el periodo 0 y los tres primeros meses del periodo 1.
4.4. Resumen del Proyecto.
MARCO LÓGICO
INDICADORES MEDIO DE
RESUMEN NARRATIVO SUPOSICIONES IMPORTANTES
OBJETIVAMENTE VERIFICABLES VERIFICACIÓN
Mejora en la calidad de la información. Cantidad de
OBJETIVO GENERAL: Organizar los documentos
Fortalecer la seguridad en el manejo de consultas
generados en el proceso de fiscalización.
los documentos. atendidas.
El gobierno, los estudiantes y entidades del
Cantidad de metros lineales sector entre otros, tendrán acceso a la
Objetivo del Proyecto: Controlar el volumen de los
organizados . Informe final del información correspondiente al histórico de
archivos de fiscalización, Cumplir la función administrativa o
Imágenes digitalizadas y procesadas en proyecto. fiscalización en tiempo real, de acuerdo a
de las normas de archivo y conservación.
base de datos PPDM y calidad. las directivas de seguridad y acceso que se
definan.
Resultados:4
R1. Cajas transportadas a la bodega centralizada en
Bogotá. (12,267cajas x-100 y 7,928 cajas x-200 o x-300).
R2. Archivos organizados física y técnicamente (1,422

metros lineales).
R3. Imágenes digitalizadas con OCR (8.532.847

imágenesy/o folios).
R4 Imágenes indizadas con los respectivos metadatos por % de metros lineales organizados. informe mensual El acceso a la información permitirá la
expediente 11.295.670 imágenes y/o folios de avance. validación referente al cálculo de regalías,
% de imágenes digitalizadas, indizadas, permitirá mejorar la consulta de la
con OCR, metadatos, calidad de datos información a usuarios finales bajo las
R5. Informes mensuales de actividades de administración PPDM, control de calidad. condiciones de seguridad y
(atención de consulta y préstamo en sitio o transporte de confidencialidad.
documentos o envío por e-mail).
R6. Cantidad de imágenes procesadas (11.295.670

imágenes y/o folios) Carga y control de calidad de
documentos en MGDFH asociado al PPDM.
67

R7. Cantidad de imágenes procesadas para Organización
de la información MGDFH definición de banderas de calidad
cuantitativas y cualitativas. (11.295.670 imágenes y/o
folios).
R8. SGDFH implantado, el sistema debe incorporar la

migración de los datos e imágenes que actualmente se
encuentran en ORFEO y el SGDEA actual.
Actividades:
R1. Transportar cajas a la bodega centralizada en Bogotá.

(12,267cajas x-100 y 7,928 cajas x-200 o x-300).
R2. Organizar física y técnicamente los archivos (1,422 Actividades realizadas mes a mes.
metros lineales). De los metros lineales intervenidos por lo
menos un 15% del volumen es duplicidad.
R3. Digitalizar con OCR (8.532.847 imágenesy/o folios). Cronograma de La supervisión del contrato dará visto bueno
actividades, de actividades realizadas las que no
R4 Indizar con los respectivos metadatos por expediente ejecución del superen en porcentaje el 5% en error en el
11.295.670 imágenes y/o folios presupuesto. control de calidad aleatorio.
R5. Elaborar Informes mensuales de actividades de

administración (atención de consulta y préstamo en sitio o
transporte de documentos o envío por e-mail).
R6. Procesar imágenes (11.295.670 imágenes y/o folios)

para carga y control de calidad de documentos en el
MGDFH asociado al PPDM.
R7. Procesar imágenes para Organización de la

información en el módulo de archivo SGDFH definición de
banderas de calidad cuantitativas y cualitativas.( 11.295.670
imágenes y/o folios).
R8. Implantar el SGDFH incorporarando la migración de los

datos e imágenes que actualmente se encuentran en
ORFEO y el SGDEA actual.
CRONOGRAMA PRELIMINAR
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Mes 13
0 Planeación del Proyecto
68

Presentación del plan de proyecto y cronograma.
Visitas a las zonas, validación del estado de conservación y cantidad de archivo reportado.
1 Servicio de transporte un trayecto para el traslado de la bodega actual a las del proveedor.
Servicio de transporte un trayecto para el traslado de la bodega actual a las del proveedor de las
cajas x-100. Debe incluir descuelgue de cajas de la bodega actuales y cuelgue de las cajas en la
1.1.
bodega del CONTRATISTA, verificación por caja y carpeta contra el inventario entregado por el
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.
Servicio de transporte un trayecto para el traslado de la bodega actual a las del proveedor de las
de otras referencias x-200 y x-300. Debe incluir descuelgue de cajas de la bodega actuales y
1.2.
cuelgue de las cajas en la bodega del CONTRATISTA, verificación por caja y carpeta contra el
inventario entregado por el MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.
2 * Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos por 24 meses.
Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos en cajas x-100, cumpliendo
2.1
con las condiciones mínimas establecidas en el acuerdo 08 de 2014.
Arrendamiento de bodega para almacenamiento y custodia de archivos en cajas x-200, x-300,
2.2
cumpliendo con las condiciones mínimas establecidas en el acuerdo 08 de 2014.
* Administración de los documentos objeto de almacenamiento y custodia para la atención de

3 consultas y préstamos en sitio de bodega del proveedor y traslado de documentos desde la bodega
del proveedor a las instalaciones de ANH, por 24 meses.
4 Organización física y técnica de archivos hasta 1.422 metros lineales
5 Prestar los servicios de Digitalización con OCR
Prestar los servicios de indización por tipología documental, descripción de metadatos por
6
expediente y tipología documental. (Hasta 11.295.670 imágenes y/o folios)
Servicio de Carga y Control de Calidad de Documentos MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH y cruce de la documentación técnica del
archivo de fiscalización (Historia del pozo, la hoja de vida del pozo, hoja de vida de la sísmica y su
7
interconectividad con el dato correspondiente a CAMPO, ÁREA, BLOQUE, CONTRATO,
COMPAÑÍA cuya finalidad es asociarlo a PPDM implantado en la ANH) (A las 11.295.670 imágenes
digitalizadas).
Organización de la Información en la Herramienta de Gestión Documental MGDFH y definición de
8
Banderas de Calidad Cuantitativas y Cualitativas (A las 11.295.670 imágenes digitalizadas).
*Servicio de Implantación y parametrización del MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS - MGDFH integrado para consulta en la plataforma DEL
9 GESTOR DOCUMENTAL actual de la ANH, bajo la modalidad Software como un Servicio. usuarios
Ilimitados, incorporarando la migración de los datos e imágenes que actualmente se encuentran en
ORFEO y el SGDEA actual.
*Finalizado los 13 meses de ejecución del contrato, el contratista debe garantizar los servicios por 12 meses adicionales corresospondientes a: Arrendamiento de bodega para
almacenamiento y custodia de archivos, Administración de los documentos objeto de almacenamiento y custodia para la atención de consultas y préstamos en sitio de bodega
del proveedor y traslado de documentos desde la bodega del proveedor a las instalaciones de ANH y MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE FISCALIZACIÓN DE
HIDROCARBUROS - MGDFH integrado para consulta en la plataforma DEL GESTOR DOCUMENTAL actual de la ANH, bajo la modalidad Software como un Servicio, usuarios
Ilimitados
69

MGA - Conservacion 02112017

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FORMULACIÓN DE PROYECTO

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE FISCALIZACIÓN

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|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

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Sector: Minas y Energía.

Contribución a la Política Pública.

1.1. Contribución al Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. Identificación y descripción del Problema.

1.2.1. Problema Central.

Desorganización de los documentos generados en el proceso de fiscalización.

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Causas directas Causas indirectas

1.2.5. Efectos generados por el problema.

Efefctos directos Efectos indirectos

2. Baja Seguridad en el manejo de los 2.1 Bajo nivel de confidencialidad de la

Participante Contribución o Gestión

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|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

1.4.1. Tipo de Población.

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

- Dirección de fiscalización Ministerio de Minas y Energía: 3 personas

1.4.3. Fuente de la información.

- Ministerio de Minas y Energía.

1.5.1. Objetivo General.

1.5.2. Objetivos Específicos.

✓ Implementar un sistema de consulta y conservación de la información.

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|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

Garantiza la totalidad de la entrega de los

Varios canales de comunicación. NO

Crear una dependencia que No garantiza que el personal contratado

Riesgo de no cumplir con los tiempos

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

No. Nombre de la Alternativa Justificación

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

2.1.1. Cuadro de Necesidades.

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

2.1.2. Presupuesto de Costos.

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

2.2.1.1. Etapa de Planecion del Proyecto.

2.2.1.1.1. Identificación y validación de la información

2.2.1.3. Objeto del Proyecto.

2.2.1.4. Objetivos Específicos.

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

2.2.2. Marco normativo.

● Constitución Política, artículo 23. Derechos de petición.

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

● LEY 190 DE 1995. Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79).

● DECRETO 2620 DE 1993, Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

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2.2.3. Descripción del Alcance.

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|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

2.2.4. Qué incluye?.

Alcance Qué incluye?

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321

A todo costo, elementos durante la ejecución de

|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321