TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: Megamarket Nobsa. Dirección: Calle 5 #9-23, Jerónimo Holguín,
Nobsa, Boyacá,
Representante: Delcy Urbano Tel: +57 320 3218439 Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Para: Coordinación representante QHSE Jairsinio Niño Fecha: Octubre 12 de 2018
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad Megamarket Nobsa, en los
procedimientos de prestación de servicios. Alcance: Verificar la prestación de los
servicios Aseguramiento de la Calidad de la empresa Megamarket Nobsa

Criterios de Auditoria
• SGC
• Política de Gestión Financiera.
• Política de Logística y Servicio al Cliente
• Manual de Procedimientos
• Políticas Corporativas
• Norma ISO 9001:2015
• Manual de Procedimientos
• Instructivos de desarrollo
• Manual de Documentos de Retención y Archivo
• Manual de Formatos y Registro
• Manual de Calidad
Reunión de Apertura: 13 de octubre de 20138 Hora 7:45 am Reunión de Cierre: 13
de octubre de 2018 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para
informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna
de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este
documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestación de servicios del supermercado
consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de
auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y
debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador, el día 13 de octubre del
presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del supermercado.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del
30 de septiembre de 2018. Por favor indique en la columna correspondiente, el
nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo,
para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas
relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de
disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional
aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal
necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será
tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y
su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y
Producción
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria:
• Oficina Asesora de Control interno
• Responsable Área:
• Superintendencia de Logística
• Asistentes:
• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia
• Personal
• Contador
ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Lina Daraviña Chaparro firma:
Lizeth Martinez Rodriguez firma:
Jairsinio Niño firma:

AUDITADOS
Delcy Urbano firma:
Lucila Urbano firma:
Sebastian Alfonso firma:

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y
cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail xxxxxxxxxxxxxx
Cualquier duda comunicarse al celular: 00000000000. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de Logística y Servicio Última actualización 23 de
al Cliente septiembre 2018
2 Política de Gestión Financiera Última actualización 20 de
septiembre 2018
Instructivos Carpetas de Protocolos e
Instructivos
3 Manual de Procedimientos. Última actualización 13 de junio
Cap. Compras y Logística 2018
Manual de Documentos de Libros de registro
Retención y Archivo
Manual de Calidad Versión Marzo de 2018
c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
 La escucha activa.
 Reuniones periódicas y actas de la reunión con los temas principales.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

 Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas

y escritas
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha:13 octubre de 2018 Auditor (es): Lizeth Martines, Lina
Daraviña
Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Logistica, gerencia,
personal
Criterios
Evidencias de Hallazgos de
No. de C NCM NCm
Auditoría Auditoría
Auditoría
1 Procedimientos política de
Falta agregar x
de costos en gestión implementación de
materiales en financieraprocedimiento
bodega y stand- para costos en
by materiales de
bodega y stand-by
2 Formato único Cap. No se tiene en x
de despachos, Compras y cuenta el formato
Manual de logística único de
procedimientos despachos y
recibo de
mercancía en el
procedimiento

3 Cambios Política de Falta actualización x

organizacionales logística y de la política de
servicio al logística, cuya
cliente última
actualización fue
el 18 de julio 2011
y no se han
agregado los
cambios
 organizacionales
del año 2012

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-
by.
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
 Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el
diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario
mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de
datos y resultados de análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo
de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan
generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe
aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.