MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

EMPRESA
Hakuzai Ltda.

ELABORADO POR:
José Arango
Carolina Montaña

ASESORÍA TÉCNICA Y METODOLÓGICA DE

Bogotá
25 de Agosto 2017
 FECHA: 25 DE AGOSTO SG-SST
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
VERSIÓN: 1

CONTENIDO

1. OBJETIVO...............................................................................................................2
2. ALCANCE................................................................................................................3
3. DEFINICIONES.......................................................................................................3
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.........................................................................3
4.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y
OTROS....................................................................................................................3
4.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES......................................3
4.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES.................................4
4.3.1 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO..........................................................................................................4
4.4 COMUNICACIONES.........................................................................................5
4.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
LEGALES.................................................................................................................6
5. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS...............................................6
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1. OBJETIVO

Establecer una metodología para identificar, actualizar, evaluar, comunicar y dar

cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad, Salud en el Trabajo, que sean
aplicables a las empresas afiliadas, incluyendo los de otra índole que sean pertinentes.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades y proyectos desarrollados en las empresas afiliadas, en
cuanto a los requisitos legales que le conciernen en Seguridad, Salud en el Trabajo,
incluyendo aquellos que las partes interesadas requieran y los de carácter voluntario que
acoja la organización.

3. DEFINICIONES

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde

con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables.

4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

4.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a las empresas afiliadas en Seguridad, Salud en el

Trabajo, están compuestos por la normativa que se ajusta al servicio que presta cada una
de ellas y que deben cumplirse en las diferentes actividades, sedes y proyectos.
Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se
emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional, Regional y Local
que a continuación se describen, y se revisarán según la frecuencia establecida.

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados (Clientes y

usuarios, comunidad, trabajadores, accionistas, dueños, proveedores) que afecte directa
o indirectamente los procesos y proyectos de la organización.
La identificación y revisión será realizada por la dirección del sistema de gestión o por la
dirección del proyecto según sea el caso, con la asesoría de un abogado o experto
cuando se requiera.
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4.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Constantemente se revisarán las fuentes de información del Fondo de prevención de

Riesgos Laborales de la república de Colombia, Minsalud y Fasecolda y para identificar
las posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos administrativos
aplicables o cuando la organización incluya nuevas actividades en sus procesos; estos
cambios se estudiarán y quedarán consignados en el formato de “Análisis de la
aplicabilidad de la nueva normativa” (ver tabla 1 En el anexo), donde se determinará si
son aplicables a la organización.
Esta información se almacenará en medio magnético en la el servidor disponible en la
compañía para este fin, de manera cronológica y si aplica, se procederá a su inclusión en
la respectiva Matriz de Requisitos Legales.
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4.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

A continuación se indica que va a contener cada una de las matrices y como es el llenado
de cada una de las casillas.

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Para tener acceso a las normas y demás requisitos legales, la organización debe crear
vínculos directos con la Normatividad mencionada desde la Matriz correspondiente,
además de tener acceso a través de la Intranet Corporativa con las páginas WEB de las
principales autoridades. También se conservarán en medio físico aquéllas que adquiere la
empresa por medio de la suscripción con organizaciones especializadas en la publicación
de legislación nacional y otras que decida la organización adquirir. La ARL Liberty
asesoría técnica en la revisión de dicha matriz y de los soportes solicitados para su
cumplimiento

4.4 COMUNICACIONES

La Legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal de la

empresa y a clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales, autoridades
municipales, comunidades, etc.) cuando así se requiera. Esta comunicación se podrá
realizar por: carta, correos electrónicos, Intranet Corporativa, entrega de documentos
explicativos o capacitaciones si se requieren.

Así mismo, la matriz de requisitos legales, podrá ser consultada a modo de lectura, por
cualquier funcionario, a través de la intranet de la empresa.

Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo

requieran, los requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la actividad para la
cual fueron contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la
normatividad y obtener su participación en los diferentes procesos establecidos por la
organización.
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4.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

LEGALES

Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará cada uno
de los artículos identificados en las matrices para determinar su estado. Además se
podrán efectuar actividades periódicas como:
 Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos.
 Revisión de proyectos
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación
de las respectivas auditorías.
 Informes de Gestión.
 Programas y controles operativos establecidos.

En cada matriz legal quedará el registro de la evidencia de la evaluación periódica del

cumplimiento, en las respectivas casillas de “Actividades que garantizan el cumplimiento”
y “Estado de cumplimiento (70%)”.

Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de lograr

el cumplimiento de los requisitos establecidos.

La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se definirá en

cada uno de los proyectos que requieran realizar plan específico por la magnitud de los
requisitos legales que le competan. Para los demás procesos y proyectos que se ejecuten
en la compañía, se realizará de acuerdo a las necesidades de la empresa.

El seguimiento será realizado por el encargado del sistema de gestión, con la asesoría de
un abogado cuando se requiera
Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se
generará una nueva versión de la respectiva matriz.
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