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Introduction to Installation!
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Email: trainb00 (NSS) and trainb01
Password: Onbase123!
Access ID: onbase123
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17767 clientes
• Establecido en 1991
• Casa matriz en Westlake, Ohio
• 2000+ Empleados alrededor del mundo
• OnBase® una plataforma y potencial ilimitado
¿Quién es mi instructora?
PERÚ
FAMILIA
¡Comparte algo de ti!
Empresa y área en la que trabajas
Desde que Ciudad/País te conectas
¿Hace cuanto tiempo estas trabajando con OnBase?
Actor/actriz preferido(a) / Película Preferida / Grupo de música
Comida Preferida / Pasatiempo
Pero dinos algo de ti!
Tecnología en Información Oportuna ALEMAR S.A. de C.V.
Andres Ramírez Amaya
Henry Londoño Ospina
Tecnología en Información Oportuna
ALEMAR S.A. de C.V.
Aurelio Vergara Rodriguez
Carlos Cantú Agustín Vásquez
Alejandro Pérez Maldonado
Fernando Navarrete
Diana Padrino
Carlos Diaz
Jose Finlay
Hugo Calderón
Stephany Aburto
Sebastian Torres
Antonio Zapata
Horario de clases
• Lunes a Jueves
• 09:00 AM – 4:00 PM (Tiempo de Ohio – USA)
• Dos recesos: en la mañana y la tarde
• Almuerzo: 12:30 PM - 1 hora
• Viernes
• 9:00 AM – 1:00 PM
Durante la clase
Pre-Requisito
Pre-Installation
Welcome to OnBase
Completar el curso
exitósamente
Revisión del curso y Examen
33 preguntas - Selección múltiple
Dura 90 minutos
Se necesita 80% para aprobar
Se puede tener hasta 6 errores
Examen basado en conceptos
Revisión del curso y Examen
• “¿Qué pasa si no paso el examen?”
• Puedes tomar el examen online otra vez
• No hay extra costo
• Puedes tomarlo tantas veces hasta que apruebes pero ten
en cuenta que el Link es válido solo por dos semanas.
• Revisa las políticas para tomar de nuevo el examen
https://training.onbase.com/exampolicy
• Envía un email a:
ExamRetake@hyland.com
Tarea Diaria
Reporte de Implementación
Ciclo de vida del documento
• Captura
• Entrega
• Manejo
• Almacenamiento/Conservación/Eliminación
Demostración de OnBase
Recuperación de documentos utilizando los siguientes
métodos:
- Ventana de recuperación de documento (Retrieval Window)
- Consulta Personalizada (Custom Query)
- Referencias Cruzadas (Cross – Reference)
- Búsqueda por texto (Text Search)
Hyland Software Interfaces
Cliente Configuración
OnBase OnBase
Base de
datos
• Contiene data,
•
Workstation Almacena documentos y
archivos
• Contiene grupo de discos
organizados por
departamento
• Provee una estructura
Cliente Configuración organizacional de
OnBase OnBase almacenamiento
Grupo de Discos
Architectura del Cliente OnBase
Uso
• Administradores
• Configuración OnBase
• Cliente OnBase
• Soporta procesos de alto volúmen
• Procesador de Importación de documentos - DIP
• COLD/ERM, etc
Arquitectura Core de OnBase Base de
Datos
Cliente Unity
Servidor
de
Aplicaciones Grupo de
Discos
OnBase Core-Based Architecture
Uso
• Usuarios finales
• Cliente Unity
• Integración Office
• Application Enabler
• Disconnected Scanning, etc.
• Administradores
• Página personal - Group Administration
• Configuración de Políticas de administración de usuario
• Reporting Dashboards
Base de
Arquitectura Cliente Web OnBase Datos
HTTP(S)
HTTP(S) SOAP
Cliente Web
Servidor de
Servidor
Aplicaciones
Web Grupo de
HTTP(S) Discos
Cliente Unity
OnBase Web Client Architecture
Usos
• Usuarios Finales
• Acceso remoto
• Administradores
• Vista del estatus
• Administración de usuarios
• Acceso remoto
Arquitectura: conceptos claves
• Client OnBase • Arquitectura Core-based
• Administradores • Cliente Unity
• Procesos de alto volúmen • Servidor de Aplicaciones
• Conexión directa al Grupo de
discos y a la Base de Datos
• Cliente Web
• Grupo de Discos • Acceso remoto
• Los archivos estan almacenados
allí.
• Base de Datos
• Toda la data esta almacenada allí
“¿Cuál es el concepto más
importante que haz aprendido
hasta ahora?”
“¿Cuál es la recomendación que
harías?
¡Compártelo!
Instalación de la Base de datos
• Recursos en Community
• Creación de una nueva base de datos
• Creación de una ODBC
• Uso de DBUtil
• Uso de DBRecreateUsers
Grupos de Discos
(Disk Groups)
Grupos de Discos
(Disk Groups)
System
Grupos
de discos
Cuentas
por pagar
¿Por qué tener Grupos de discos separados?
Seguridad
Procesamiento
Conversión de archivos antiguos
Retención
Diferentes ubicaciones físicas
¿Dónde están los Grupos de discos?
• Windows Explorer
• Unidades de disco con letras asignadas (Mapped drive)
• UNC (Acceso a la red)
• FTP location (Nombre de usuario/Contraseña)
• Centera/Tivoli/DDS (como OB 3.9)
Jerarquía de Grupo de discos
Disco duro
Grupo de
discos
Volumen
Documento
Volumen Almacenamiento
Masivo 1 (Mass Storage)
V1 V2
4GB 4GB
\\<machine>\obdata\apms1 Copia 1
Copias Copia 3
Sin
conexión
(Offline)
Confirmar
Copia 1 Copia 2
Human Resources Human Resources
(Disk Group) (Disk Group)
Commit=
Replication,
Backup,
V1 Recovery V1
Volume(s) V2 Volume(s) V2
V3 V3
Copy 1 Copy 2
(Secondary Mass Storage)
Promoción de un Volumen
• Grupo de Discos 101
tiene 3 copias
• Ha sido promovido 2
veces
• Los nuevos documentos
son escritos en el
Volumen 3
• Si existe una nueva
promoción se creará un
Volumen 4
OnBase.ID
103-1-1:35137
Grupo de
discos # - Volumen # - Copia # : Instalación de ID
Confirmando Conceptos
Longitud:
200 caracteres??
Grupo de tipos de documento y
Tipos de documento
• Un Grupo de tipos de documento representa una
agrupación lógica de Tipos de documentos
Tipos de
Usuario documentos y
Final tipos de
Referencias palabra clave Recursos
cruzadas
Tareas
administrativas
Seguridad
Consulta
Usuario Final Administradores
personalizada
Digitalización de documentos
(Document Imaging)
Digitalización de documentos Tipo de
archivo
Escanear Papel
Cualquier
Barrer archivo
electrónico
Escanear Solo
imagen
desde disco
3 Términos de Digitalización de documentos
Grupo de documentos
Configuración para un proceso • Número de páginas (Un
que pasarán juntos por
de escaneo o barrido documento vs. Múltiples
el proceso de
• Asignar Grupo de discos documentos)
Digitalización de
• Asignar Tipos de documento • Escáner: TWAIN, ISIS,
documentos en la cola
• Asignar acceso a usuarios KOFAX
de escaneo
Ciclo de vida de la
Escanear/Importar Digitalización de
documentos
Terminologia de Digitalizacion de documentos
• Metodos de la digitalizacion de documentos
• Escaneo
• Barrido
• Scaneo desde disco
• Lote
• Un grupo de documentos que viajan juntos a una cola de escaneo
• Cola de Escaneo
• El punto de entrada para la digitalización de documentos
• Formato de Escaneo
• La comunicación entre OnBase y tu scanner
Conceptos claves
1. Registro Workstation
2. Configuración básica de la Cola Escaneo
3. Formato de la cola de escaneo
Conjunto de palabras clave para autollenado
CPCA
(Autofill Keyword Sets)
Beneficios
• Eficiencia – Reduce tiempo de indexación
• Consistencia – Traen los mismos datos siempre
• Exactitud - Completa data correctamente
Conjunto de palabras clave para autollenado (CPCA)
Palabra Clave Secundaria Secundaria Secundaria
Primaria
10253743 4043 Dent-Starr $10,000
10253644 3004 Baseball Hats, Inc $2,256
“NEW”
“CUSTOMER:”
“PO:”
“INVOICE:”
“PATH:”
1 2 3 4 5
Factura
Company Name
Invoice #
PO #
Amount
Proceso DIP Ordenado
1 2 3 4 5
"SOFTWARE USA","10253612","2511","$2,795.00","6.tif"
"RED'S FAMOUS BAR-B-QUE","10253622","2503","$96.00","7.tif"
"BOB'S AUDIO CENTER","10253623","2502","$1,478.74","8.tif "
Proceso DIP Etiquetado
Proceso DIP etiquetado
>>Comenzar Documento;
Exclusivo
Etiqueta Nombre de cliente
Etiqueta Orden de compra
Etiqueta Factura
Nombre de archivo
Proceso DIP etiquetado
>>Comenzar Documento; inclusive:
Tipo: CUST
File Path:
“1/1/2000”,“Bob Vellasity”,“88-4588”,“c:\HR\Timecard\”,“601.TIF”
File Name:
“1/1/2000”,“Bob Vellasity”,“88-4588”,“601.TIF”
Notificaciones
•Notificar cuando un proceso fue exitoso, fallido, etc.
•Conocer el evento
•Identificar los destinatarios
•Se puede notificaciones a:
Usuarios individuales
Grupo de Usuarios
Un Email especifico
Conceptos Importantes:
1. Típicos usos
2. Formato del archivo índice
3. Se puede programar
4. Proceso Ordenado vs. Etiquetado
5. Tomar en cuenta formato de fecha y moneda
6. Se pueden enviar notificaciones por evento
COLD/ERM
COLD/ERM Use Cases
• Typical Applications
• Analyst – Now doesn’t have to wait for a mainframe report to be run
• IT Staff – No need for big print jobs just to store document
• Accounts Receivable – Look at invoice data that doesn’t just look like a text stream
• Key Features
• Automatically imports a text, PDF or print stream generated from a business application.
• The file is parsed into separate documents, assigned Document Types and automatically indexed
based on data stream content.
• While parsed into separate documents in OnBase, the original text file remains as one in the Disk
Group.
¿Cómo sabe Onbase donde separar lo documentos?
Cadena de ID del Documento:
(Document ID String)
¿Qué separa los documentos?
COLD/ERM: Key Concepts
• Typically used for
• Mainframe text ingestion
• ASCII Text File
• Can be scheduled
• Email notifications can be automatically sent based on status
• Document ID separates Documents
• Can populate an Autofill Keyword Set
• Must always format Date and/or Currency keywords
COLD Visual
Superposición
VS
Conceptos Importantes:
1. Cadena de identificación del documento
2. Formatear fecha y moneda
3. COLD Visual para configuración mas
rápida
Referencias Cruzadas
.DOC .XLS .TXT E-Forms
Left
Right
Bottom
Conceptos Importantes:
1. Saber el formato del tipo de documento
primero
2. Definir por lo menos una palabra clave
para una búsqueda más eficiente
Arquitectura
Tipos de
Usuario documentos y
Final tipos de
Referencias palabra clave Recursos
cruzadas
Tareas
administrativas
Seguridad
Consulta
Usuario Final Administradores
personalizada
Consulta
Personalizada
Conceptos Importantes:
1. Por tipo de documento vs. Por palabra
clave
2. Interface muestra columnas de palabras
clave
Arquitectura
Tipos de
Usuario documentos y
Final tipos de
Referencias palabra clave Recursos
cruzadas
Tareas
administrativas
Seguridad
Consulta
Usuario Final Administradores
personalizada
Haga un resume de
Consultas
Personalizadas en
una oración.
Seguridad en OnBase
• Grupos de usuarios
Seguridad OnBase
• Todos los privilegios de seguridad son asignados al grupo de usuarios
• Derechos de productos
• Funcionalidades a las que los miembros de ese grupo tienen derechos (Cliente, Configurador,
COLD, DIP, etc…)
• Privilegios
• ¿Cuáles miembros del grupo pueden realizar tareas en un documento o carpeta (Imprimir,
Eliminar, Reindexar, etc…)?
• ¿A qué funcionalidades del Cliente tienen acceso (Recuperación, Configurador de barra de
herramientas, etc…)?
• Anular privilegios
• Tipos de documentos
• Miembros
• Usuarios que pertenecen al Grupo de usuarios
• Un usuario puede pertenecer a varios Grupos de usuarios
• Un usuario tiene derechos a través de todos los Grupos de usuarios
• Mínimo acceso restringido
OnBase Security Terminology
• User Groups • Override Privileges
• Most security is assigned to groups • Define security specific to Document Type(s)
Grupo de
usuarios Derechos de
Privilegios producto
Seguridad restringida mínima
+ =
Derechos de Producto: Cliente
Privilegios: Recuperar/Ver Y
Derechos de Producto: Cliente Derechos de Producto: Cliente Imprimir
Privilegios: Recuperar/Ver Privilegios: Recuperar/Ver Y Tipos de Doc.: HR –
Imprimir Applications y HR – Offer
Tipos de Doc.:HR – Applications Letters
Tipos de Doc.:HR – Offer Letters
Integrated Authentication
• Consolidates how/where Administrators manage Users.
• Support for:
• Active Directory: Basic
• Active Directory: Enhanced
• ADFS
• LDAP
• Check out the Authentication Module Reference Guide for more
configuration information.
Grupos de usuarios y Derechos
• Grupos de usuarios
• Todos los privilegios de
seguridad son
asignados al grupo de
usuarios
Derechos de Producto
• Funcionalidades a
las que los
miembros de ese
grupo tienen
derechos (Cliente,
Configurador,
COLD, DIP, etc…)
Grupos de usuarios y Privilegios
• Grupos de usuarios
• Todos los privilegios de
seguridad son
asignados al grupo de
usuarios
Privilegios
• ¿Cuáles miembros
del grupo pueden
realizar tareas en
un documento o
carpeta?
• ¿A qué
funcionalidades
del Cliente tienen
acceso?
Grupos de usuarios y Derechos
• Grupos de usuarios
• Todos los
privilegios de
seguridad son
asignados al grupo
de usuarios
Tipos de Documento
Anular privilegios
Usuarios y Contraseñas
Anular Privilegios
Palabras Claves de Seguridad
• Método opcional para PREVENIR ACCESO a específicos documentos y
folderes
Reading Group
Mary Nelson
Administrator <<USERNAME>>
Palabras Claves de Seguridad
Filtra documentos Seguridad en el Documento
1 - El usuario es válido?
2 – Solicite grupos AD/LDAP
3 – Solicite Grupo de usuarios OnBase
5 – Mapeo exitoso
6 – Ingresar (Login)
Conceptos Importantes:
1. Seguridad es acumulativo
2. LDAP/NT/AD disponible para la mayoría
de soluciones
3. Los tipos de documento tienen la opción
de anular privilegios
Tareas Administrativas
Informes de Opciones de
configuración Registros de Mantenimiento Opciones
Bloqueos estaciones de
transacciones de documentos del usuario
trabajo
Administración de platos
Administración de platos
•Analisis de Volúmenes
Compara una copia de un volumen consigo mismo o con otra
copia
•Crear respaldo de Volúmenes
•Eliminación de Volúmenes (y exportación)
Administración de platos
•REQUERIMIENTOS PARA COLAS DE RESPALDO
El Volumen debe ser cerrado
La copia de respaldo debe ser configurada
•RECOMENDADO
Confirmar lotes
Analizar el Volumen